Меню

Должностная инструкция как документ смк

Должностные инструкции: Что? Как? Зачем?

Все мы очень любим определенность, особенно если речь идет о работе. Занимая вакантную должность в компании, мы прежде всего расчитываем получить четкие и понятные разъяснения относительно будущих обязанностей, прав и возможностей. И это вполне резонно: ни один человек не сможет работать по-настоящему эффективно, не зная, что именно от него требуется и что он за это получит. Поэтому чем четче и подробнее компания опишет свои ожидания от сотрудника, тем лучше будем всем.

Что такое должностная инструкция

Должностная инструкция — это документ, который определяет обязанности работника компании на занимаемой должности, его полномочия, ответственность, права, требования к его квалификации и формы его поощрения. Стоит отметить, что инструкция пишется не на конкретного человека, а на должность, то есть она не именная.

Должностные инструкции разрабатывают и согласовывают с юристами (юридическим отделом) руководители отделов или их заместители. Также должностная инструкция может быть разработана кадровой службой. В таком случае их необходимо согласовывать с соответствующими подразделениями или должностными лицами, курирующими соответствующее направление организации.

Инструкция обязательно составляется в трех экземплярах: один экземпляр хранится в отделе кадров, второй — у руководителя отдела, третий — у работника. Совокупность должностных инструкций должна охватывать все функции отдела и равномерно распределять нагрузку между работниками с учетом их квалификации. Контроль обеспечения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.

Как написать должностную инструкцию

Нет ни единого правового акта, устанавливающего порядок составления должностной инструкции, ни стандарта, регламентирующего содержание и процедуру разработки должностной инструкции. Однако есть несколько рекомендаций по написанию и пунктов, общих для всех инструкций.

Во-первых, при составлении должностных инструкций необходимо принимать во внимание уставные документы учреждения, в которых описаны его задачи и функции, имеющиеся квалификационные характеристики и требования к должности, нормативы трудозатрат на выполнение работы.

Во-вторых, при распределении между работниками обязанностей не должно быть их дублирования, должна сохраняться последовательность выполнения работ, при этом более сложные операции должны закрепляться за работниками с более высокой квалификацией.

В-третьих, каждый работник должен быть наделен всеми полномочиями и правами, необходимыми и достаточными для успешного выполнения возложенных на него обязанностей.

В-четвертых, у работника должен быть только один непосредственный начальник. Наличие двух и более руководителей приводит к снижению работоспособности и подчиненного, и руководителей.

Обычно должностная инструкция содержит пять разделов:

1. Общие положения:

— точное и полное наименование должности работника;

— уровень оплаты труда, условий премирования, методы поощрения;

— подчиненность работника и наличие у работника подчиненных;

— порядок замещения работника в случае его отсутствия (отпуск, командировка, болезнь и т д.);

— перечень документов, которыми руководствуется работник в своей деятельности (законодательные акты РФ, устав учреждения, инструкции, рекомендации и т п.).

2. Основные задачи:

— задачи, выполнение которых возлагается на работника;

— конкретные обязанности работника, выполнение которых обеспечивает решение поставленных перед ним задач.

— перечень прав, предоставляемых работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

— ответственность работника за невыполнение обязанностей;

— ответственность данного работника за действия его подчиненных, если таковые есть.

5. Требования к работнику:

— требования к уровню образования, квалификации, стажу работы и иным характеристикам, позволяющим успешно выполнять обязанности по должности.

Зачем нужна должностная инструкция

Без грамотно составленных должностных инструкций невозможны эффективное управление персоналом, разрешение конфликтов, связанных с расхождением в определении обязанностей работника, и деятельность организации в целом.

Ведь должностная инструкция — это:

  • основа для оценки результатов деятельности работника, информация для проведения обоснованного отбора работников при найме и оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности;
  • важная информация для самого работника: в ней сообщается, по каким критериям будут оценивать результаты его труда и каких действий от него ожидают, она дает ориентиры для повышения уровня образования и квалификации работника;
  • эффективные организационные методы, помогающие наладить работу отдела;
  • документ, без которого, например, нельзя списывать в расходы амортизацию автомобиля, так как для этого использование машины должно быть прописано в должностной инструкции владельца машины или работника, которому она временно выдана в пользование.

Должностные инструкции должны быть не просто данью бюрократии, а продуманным и серьезно составленным документом, тогда они смогут выполнять свои основные функции: наладить работу в организации и помогать в решении правовых и экономических споров.

Источник



Должностные инструкции

Должностная инструкция – это локальный документ распорядительного характера, фиксирующий обязанности трудящихся. Перечень этот зависит от множества факторов: особенности производственного процесса, требования к должности, степень ответственности сотрудников.

Функции

ДИ характеризуется этими функциями:

  • Определение требований к квалификации, к конкретной должности. В числе этих требований может быть образование, необходимость в специальной подготовке, опыт работы на той же должности.
  • Установление обязанностей. В числе обязанностей может быть перечень исполняемых работ, объем работы, степень ответственности сотрудника.

Цели формирования инструкции:

  • Документ является основанием для отказа в приеме на должность. В частности, работодатель может отказать соискателю, если тот не отвечает квалификационным требованиям.
  • Распределение профессиональных функций между штатом сотрудников.
  • Оценка качества деятельности работника на протяжении испытательного срока.
  • Оценка качества исполнения сотрудником своей работы.
  • Установление несоответствия сотрудника занимаемой им должности.

На основании положений должностной инструкции работодатель может накладывать на сотрудника дисциплинарное взыскание. Основание для его наложения – невыполнение или ненадлежащее выполнение своих рабочих функций.

Читайте также:  Особенности и характеристики кофемашин DeLonghi Magnifica

Формы должностной инструкции

Существует 2 формы должностных инструкций:

  • Типовая. Касается определенной должности. Такая инструкция является универсальной. То есть, она относится ко всем сотрудникам, работающим на одной и той же должности. С документом нужно ознакомить работников под роспись. Должностные обязанности в инструкции и трудовом договоре должны совпадать.
  • Отдельная. Оформляется отдельным документом. В нем прописываются должностные инструкции, особенности взаимодействия, подчиненность. Бумага является приложением к трудовому соглашению. В этом соглашении также указываются обязанности сотрудника. Но они должны быть прописаны со ссылкой на должностную инструкцию.

Типовая форма более удобна. Позволяет уменьшить документооборот.

Разделы инструкции

Инструкция подразделяется на различные разделы. Рассмотрим их особенности.

Общие положения

В этом разделе прописывается основная информация:

  • Должность сотрудника.
  • Наименование подразделения.
  • Подчиненность сотрудника.
  • Порядок назначения на должность и отстранения от нее.
  • Особенности замещения основного сотрудника временным.
  • Требования к подготовке и знаниям: образование, опыт.

Необходимо также указать перечень нормативных актов, на основании которых работает сотрудник (ТК, внутренние акты, приказы и прочее).

Задачи

В этом разделе фиксируются задачи сотрудника, работающего на определенной должности. Указывается участок работы.

Обязанности

Указываются обязанности работника на определенной должности. Они могут быть специфическими и типовыми, универсальными. Рассмотрим универсальные обязанности:

  • Соблюдение сроков подготовки документации.
  • Следование правилам взаимодействия в коллективе.
  • Соблюдение внутреннего распорядка.

Для некоторых должностей принципиальным является обязанность по соблюдению конфиденциальности информации.

Права

Здесь перечисляются права сотрудника, необходимые для исполнения должностных обязанностей. К примеру, это могут быть следующие права:

  • Принятие решений в установленных рамках полномочий.
  • Получение конфиденциальных сведений, если они нужны для исполнения должностных функций.
  • Согласование и утверждение документации.

В этом разделе имеет смысл зафиксировать порядок реализации этих прав.

Ответственность

Здесь фиксируются формы ответственности сотрудника за неисполнение должностных требований и положений. На работника могут накладываться различные виды ответственности: материальная, административная и прочее.

Взаимодействие

Здесь фиксируется порядок взаимодействия сотрудника с подразделениями/ руководством.

Утверждение

Инструкции обычно создаются кадровым отделом. На документе ставится подпись руководителя отдела. Рекомендуется согласовать его с руководителями подразделений, где работает сотрудник, для которого формируется инструкция. Документ утверждается руководителем компании.

После того, как инструкция утверждена, нужно ознакомить с ней сотрудника под роспись. Работник ставит свою роспись в одном из следующих мест:

  • Отдельный лист под роспись.
  • Специальный журнал.
  • Графа в самой инструкции.

Ознакомление может подтверждаться и иными способами, если они не противоречат закону.

Источник

Должностная инструкция как документ смк

Рассылка закрыта

При закрытии подписчики были переданы в рассылку «360 градусов» на которую и рекомендуем вам подписаться.

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

Статистика

ИСО 9001, ИСО 13485, ИСО 15189 Ответственный за СМК часть 1

Мы начинаем серию рассылок, посвященных организации работы ответственного за систему менеджмента качества.

В данной рассылке мы приводим пример реально действующей должностной инструкции ответственного за систему менеджмента качества в лечебном учреждении, СМК которого создана с учетом требований ГОСТ Р ИСО 9001-2008.

Данную должностную инструкцию, на наш взгляд, полезно использовать для создания собственной инструкции ответственного за СМК. Слепое копирование данного документов нецелесообразно.

УТВЕРЖДАЮ

Главный врач Руководитель отдела кадров

. ______________ФИО ______________ФИО

«_____» _______________20__г. «_____» _______________20__г.

Должностная инструкция

Ответственного представителя руководства в области качества

1. Общие положения

1.1 Ответственным представителем руководства в области качества может быть как сотрудник, выполняющий исключительно функции ответственного за систему качества, так и сотрудник, занимающий любую должность в наименование организации , и выполняющий работу по СМК дополнительно

1.2 В рамках работы по системе менеджмента качества подчиняется непосредственно Главному врачу.

1.3 В своей деятельности руководствуется трудовым и хозяйственным законодательством, правилами и нормами охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты, правилами внутреннего трудового распорядка, приказами и распоряжениями главного врача, настоящей должностной инструкцией, руководством по качеству, документированными процедурами организации, Политикой в области качества, требованиями стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2008.

2. Должностные обязанности

2.1 Руководить ответственными за СМК в подразделениях наименование организации .

2.2 Обеспечивать:

— разработку, внедрение, анализ результативности и эффективности, внесение изменений и поддержание работоспособности СМК в соответствие с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001-2008, законодательными и внутренними требованиями.

— повышение квалификации сотрудников и обучение новых сотрудников в рамках, касающихся СМК

2.3 Разрабатывать, внедрять и выполнять внутренние требования и отслеживать выполнение этих требований сотрудниками наименование организации (рабочие инструкции, внутренние стандарты, распоряжения и приказы, требования, описанные в документированных процедурах, руководстве по качеству, законодательные требования).

2.4 Содержать все документы по СМК в сохранности. Обеспечивать их быструю доступность по запросам.

2.5 Контролировать внутренние процессы наименование организации , устанавливать периодичность и формы внутренней отчетности по функционированию основных и вспомогательных процессов.

2.6 Выявлять существующие проблемы, анализировать причины их возникновения, разрабатывать и контролировать выполнение соответствующих действий, направленных на предотвращение повторения подобных проблем.

2.7 Организовывать взаимодействие между отделами и сотрудниками наименование организации .

2.8 При выполнении должностных обязанностей руководствоваться рабочей инструкцией ответственного представителя руководства в области качества.

3. Ответственный представитель руководства в области качества имеет право

3.1 Вносить предложения по улучшениям и изменениям функционирования наименование организации

3.2 Повышать свою квалификацию

4. Ответственность

За неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин должностных обязанностей, установленных данной инструкцией, включая невыполнение законодательных и внутренних требований, несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенным трудовым законодательством.

Ознакомлен:

ФИО:_________________________

Дата:_________ Подпись:________

В следующей рассылке мы приведем пример рабочей инструкции ответственного за СМК, которая раскрывает общие положения должностной инструкции.

Источник

Читайте также:  Термоэлектрический автохолодильник AVS CC 24WBC

Как структурировать рабочие инструкции в СМК по ISO 9001?

Источник: автором статьи на английском языке является Марк Хаммар – сертифицированный в ASQ (American Society for Quality, – ред.) специалист по качеству и деловому совершенству. В сфере качества эксперт трудится с 1994 года. У него есть опыт работы в сфере аудитов, улучшения процессов, написания процедур для систем управления качеством и систем экологического менеджмента. Марк Хаммар – сертифицированный главный аудитор по стандартам ISO 9001, AS 9100, ISO 14001.

Пропасть в понимании того, когда нужно писать рабочие инструкции и что именно в них заносить обычно служит одним из препятствий, которые заставляют отказываться от внедрения системы менеджмента качества (СМК, – ред.). Так как ISO 9001 эти вопросы не освещает вообще – они целиком ложатся на вас, но есть некоторые рекомендации, которые могут быть приняты во внимание при создании ваших рабочих инструкций.

А нужны ли вам вообще рабочие инструкции?

Я говорил это много раз, но, видимо, стоит повторить еще раз: не всегда разумно, а иногда просто-напросто глупо документировать все и вся. Не так давно я смотрел вебинар Марка Эймса (Mark Ames, – ред.), где он довольно наглядно показал, как люди часто ошибаются, принимая решение о том, что необходимо документировать. Когда люди, взявшиеся за внедрение СМК, рассматривают три типа процессов: с низким, средним и высоким уровнями сложности и риска, они, как правило, почему-то приходят к заключению, что, чем сложнее и рискованнее процесс, тем больше на него нужно документированных процедур. Совсем наоборот. Проиллюстрируем это примером.

  • Низкий уровень сложности процесса: выпекание пирога с использованием полуфабрикатов, на которых описан способ приготовления.
  • Средний уровень сложности процесса: управление автомобилем. Четкой последовательности действий не предписано, однако существуют правила дорожного движения, в рамках которых вы свободны. Добавьте к этому обучение.
  • Высокая сложность. Хирургия мозга. Тут вы поседеете, если доктор будет запрашивать у вас процедуру, да в момент операции вы будете находиться на анестезии. Вместо этого предполагается, что вас будет оперировать отлично обученный профессионал, который при любой проблеме сможет самостоятельно принять решение, а не полезет в какие бы то ни было руководства.

Я хочу сказать, подумайте как следует, стоит ли процедура, которую вы собираетесь документировать формализованного процесса. Быть может, будет лучше, если вы наймете хорошо обученного оператора, опыт которого поможет принимать нужные решения и без документов. Если вы решаете, что задокументированная рабочая инструкция все-таки вам требуется, то первое, что стоит иметь в виду: что в инструкции нужно написать, чтобы направить работу ваших специалистов в нужное русло.

Определите, какая информация для документации вам требуется

В статье « Семь шагов в подготовке политик и процедур по ISO 9001» я повествовал о методах, дающих возможность определить, какую именно информацию стоит закрепить в политиках и процедурах, получить одобрение руководством этих документов и обучить по ним соответствующий персонал. Следуя тем семи шагам, предприниматели могут не только отделить нужную информацию от не нужной для документирования, но и «подравнять» ваши новые документы по остальным. Применяйте следующие шаги, чтобы удостовериться, что введение вами новой документации окажется результативным мероприятием.

Какой уровень информированности о процессе практически необходим работникам? Это первый и главный вопрос. К примеру, если у вас есть понятная простая форма, которую несложно заполнять, поскольку вы можете каким-то образом легко объяснить, как ее заполнять. То зачем вам рабочая инструкция, рассказывающая, как заполнять данную форму? Но если в вашей компьютерной системе предприятия сложно найти какую-либо информацию, то, возможно, как раз стоит принять рабочую инструкцию, рассказывающую как можно найти необходимую сотруднику информацию. Нужный уровень информированности делает рабочую инструкцию эффективной для ваших рабочих.

Что можно сделать, чтобы рабочие инструкции были доступнее для понимания? Ответ, как кажется, лежит на поверхности, но это только на первый взгляд. На каком языке должны быть написаны инструкции: французский, английский, испанский, какой-нибудь еще? Возможно, вам нужны двуязычные документы…

Нужны ли потоковые диаграммы (flowcharts, – ред.) или другие формы графического представления данных? К предыдущему. Просто это может быть одним из способов, делающих ваши рабочие инструкции более понятными для ваших специалистов. По практике известно, что многим людям потоковые диаграммы кажутся легкодоступными для восприятия. Но всем ли работникам, до которых надо довести информацию хватит данных потоковых диаграмм? Понадобится ли обучение, чтобы рабочие поняли графические способы представления данных?

Определите правильную структуру, которая подойдет организации и работникам

Только поймите правильно. По сути, не существует «правильной» структуры рабочей инструкции. Правильнее говорить о структуре, которая является подходящей для вашего персонала. Если вы нашли индивидуальный способ составить инструкцию, удостоверьтесь, что в организации ее действительно понимают все. Также персоналу должно быть ясно, почему вы избрали такой способ документирования, а не другой. Предусмотрите непременно обратную связь со специалистами по рабочим инструкциям, они должны знать, как можно довести до вас информацию о том, что в инструкции надо сделать то или иное изменение или улучшение. Тут скрыт, на самом деле, один из рисков использования инструкций. Они становятся помехой улучшениям, если работники боятся менять документацию. Хотите получить максимум отдачи от вашей СМК? Сделайте изменение инструкций делом легким. В конце-то концов, улучшение – одна из главных причин по которым вы вообще взялись за внедрение СМК.

Читайте также:  Решено Радиотелефон PANASONIC KX TGA820RU статика

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.

Источник

Должностные инструкции СМК ИСО

Разработка должностных инструкций

В системе Business Studio на основе сформированной реализована возможность автоматического формирования регламентирующей документации, в том числе регламентов и процедур, положений о подразделениях, а также должностных инструкций. Автоматическая разработка должностных инструкций позволяет значительно сократить время, затрачиваемое на подготовку этих документов. При этом должностные инструкции формируются по единону шаблону, то есть имеют унифицированную структуру, что делает их более удобными для восприятия работниками. Чтобы обеспечить доступ сотрудников к разработанным должностным инструкциям, в системе Business Studio предусмотрены следующие возможности:

  • Формирование пакета документов в формате Microsoft Word для печати, передачи и ознакомления под роспись сотрудниками предприятия;
  • . Это пакета регламентирующих документов, предназначенная для размещения на внутреннем портале организации. позволяет проводить быстрый поиск и анализ информации благодаря поддержке гиперссылок между документами.

Таким образом, в системе Business Studio реализованы удобные возможности разработки должностных инструкций и ознакомления с ними перонала организации.

Шаблон должностной инструкции

Информация о документе:

  1. Настоящий документ устанавливает требования к структуре и содержанию должностной инструкции работника предприятия (компании);
  2. Должностные инструкции, разрабатываемые на основе данного шаблона, должны соответствовать актам РФ, субъектов РФ и органов местного самоуправления, а также документам предприятия (компании), включая документы в области обеспечения качества (документы системы менеджмента качества предприятия);
  3. Шаблон представляет разделы, подлежащие обязательному включению в должностную инструкцию работника. При необходимости, в должностную инструкцию могут быть внесены дополнительные положения.

1. Квалификационные требования

1.1. Общие положения

1.1.1. Информация об области применения должностной инструкции, с указанием должности работника (согласно штатному расписанию), обязанности, права и ответственность которого она регулирует.

Пример
Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Администратора

1.1.2. Порядок назначения на должность и освобождения от должности работника

Пример
Бухгалтер назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия.

1.1.3. Непосредственное подчинение работника

1.1.4. Требования к уровню образованию, опыту и навыкам работника

1.1.5. Требуемые области компетенции работника (необходимый объем знаний), включая требования системы менеджмента качества предприятия

Пример
Бухгалтер должен знать:

  • Законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, руководящие, методические и нормативные материалы по организации бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций и составлению отчетности;
  • Формы и методы бухгалтерского учета на предприятии;
  • План и корреспонденцию счетов;
  • Организацию документооборота по участкам бухгалтерского учета;
  • Порядок документального оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств, ценностей и денежных средств;
  • Методы экономического анализа деятельности предприятия.

1.1.6. Сведения о замещении работника в период его временного отсутствия

1.2. Функциональные обязанности

1.2.1. Общие принципы утверждения, дополнения и изменения функциональных обязанностей работника

1.2.2. Перечисляются действия, выполняемые работником в процессе осуществления своих трудовых обязанностей (с указанием процедур, участником которых является сотрудник), включая процедуры в области обеспечения качества

Пример
Администратор:

  • Осуществляет работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий;
  • Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей;
  • Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг;
  • Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций;
  • Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, проводит необходимые мероприятия;
  • Осуществляет контроль за соответствующим оформлением помещений, следит за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании.

1.3. Права

1.3.1. Перечисление действий работника, которые он может осуществлять в целях эффективного и качественного выполнения своих функциональных обязанностей

Пример
Начальник бюро имеет право:

  • Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности;
  • Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

1.4. Ответственность

1.4.1. Действия (бездействия), за которые работник несет дисциплинарную ответственность

1.5. Условия работы

1.5.1. Общая характеристика условий работы сотрудника

Пример
Режим работы Технолога определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии

1.5.2. Особые условия работы, связанные со спецификой занимаемой должности (служебные командировки, ночные и сверхурочные часы ).

2. Должностные обязанности

2.1. Описание действий сотрудника

Действия Требования к срокам
1 Описание действий сотрудника (в соответствии с описанием процедуры управления) Требования к срокам (в соответствии с описанием процедуры управления)
2

2.2. Управление отклонениями

Ответственность за регулирование
1 Описываются действия сотрудника в случае, если он отвечает за регулирование отклонений в рамках процедуры
2

2.3. Участие в документообороте

Документ Действия Требования к срокам
1 Наименование документа Описание действий сотрудника Требования к срокам
2

Таблица заполняется в том случае, если сотрудник во время выполнения своих функциональных обязанностей использует документы, не вошедшие в описание регламентов процедур.

Источник

Adblock
detector