Меню

Должностная инструкция юридического секретаря

Приложение N 30. Должностной регламент секретаря-референта

Приложение N 30
к приказу Министерства
иностранных дел
Российской Федерации
от 26 декабря 2018 г. N 24949

Примерный должностной регламент федерального государственного гражданского служащего центрального аппарата Министерства иностранных дел Российской Федерации

(наименование должности представителя нанимателя

либо лица, уполномоченного нанимателем)

(подпись) (фамилия, инициалы)

от «___»_____________201__ г.

Должностной регламент секретаря-референта

(указать наименование отдела и департамента)

I. Общие положения

1. Должность федеральной государственной гражданской службы (далее — гражданская служба) секретаря-референта (указать наименование отдела и департамента) Министерства иностранных дел Российской Федерации (далее — секретарь-референт) относится к старшей группе должностей гражданской службы категории «специалисты».

Регистрационный номер (код) должности — 12-3-4-027.

2. Область профессиональной служебной деятельности секретаря-референта:

(указать область профессиональной служебной деятельности федерального государственного гражданского служащего (далее — гражданский служащий). 1

3. Вид профессиональной служебной деятельности секретаря-референта:

(указать вид профессиональной служебной деятельности гражданского служащего). 2

4. Назначение на должность секретаря-референта и освобождение от должности осуществляется приказом Министерства иностранных дел Российской Федерации (МИД России).

Секретарь-референт непосредственно подчиняется начальнику отдела (указать наименование отдела и департамента).

II. Квалификационные требования к уровню профессионального образования, стажу гражданской службы или стажу работы по специальности, направлению подготовки, знаниям и умениям, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей, а также при наличии соответствующего решения представителя нанимателя — к специальности, направлению подготовки 3

5. Для замещения должности секретаря-референта устанавливаются следующие требования:

а) наличие высшего образования;

б) наличие базовых профессиональных знаний: знание государственного языка Российской Федерации (русского языка); знание Конституции Российской Федерации, федеральных законов от 27 мая 2003 г. N 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации» 4 , от 25 декабря 2008 г. N 273-ФЗ «О противодействии коррупции» 5 и Федерального закона о гражданской службе; основ делопроизводства, управления и организации труда; процесса прохождения гражданской службы; норм делового общения; форм и методов работы с применением автоматизированных средств управления; аппаратного и программного обеспечения; возможностей и особенностей применения современных информационно-коммуникационных технологий в органах государственной власти (далее — государственные органы), включая использование возможностей межведомственного документооборота; общих вопросов в области обеспечения информационной безопасности; служебного распорядка МИД России; порядка работы со служебной и секретной информацией, режимных требований; правил охраны труда и противопожарной безопасности;

в) наличие профессиональных знаний в сфере законодательства Российской Федерации:

(перечислить нормативные правовые акты Российской Федерации, знание которых необходимо для замещения должности гражданской службы в рамках области и вида профессиональной служебной деятельности);

г) наличие иных профессиональных знаний:

(перечислить профессиональные знания, необходимые для замещения должности гражданской службы в рамках области и вида профессиональной служебной деятельности); 6

д) наличие профессиональных навыков, необходимых для:

работы в сфере, соответствующей направлению деятельности структурного подразделения центрального аппарата МИД России; обеспечения выполнения поставленных руководством задач; планирования и организации своей работы; эффективного использования служебного времени; анализа и прогнозирования деятельности на порученном участке; ведения деловых переговоров и бесед, в том числе с представителями иностранных государств и международных организаций; публичного выступления перед отечественной и иностранной аудиториями; ведения политической и информационно-разъяснительной работы; поддержания взаимодействия с федеральными органами исполнительной власти и другими государственными органами, представителями субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, деловых кругов, общественными, научными и религиозными организациями, официальными лицами, иностранными и международными структурами; получения необходимой информации; подготовки и редактирования дипломатических и служебных документов, в том числе писем, ответов на запросы, отчетов, нот, записей бесед, справок и информации, осуществления их экспертизы; нормотворческой деятельности; систематического повышения профессиональных знаний; использования в работе опыта и мнения коллег, иностранной и международной практики, современных научных достижений; пользования современной оргтехникой и программными продуктами; работы с внутренними и периферийными устройствами компьютера, с информационно-телекоммуникационными сетями (далее — ИТС), в том числе с ИТС «Интернет», в операционной системе, в текстовом редакторе, с электронными таблицами, с базами данных, подготовки презентаций, использования графических объектов в электронных документах, управления электронной почтой; разработки инициативных предложений по совершенствованию работы на порученном участке; 7

е) наличие профессиональных умений:

(перечисляются профессиональные умения, необходимые для замещения должности гражданской службы в рамках области и вида профессиональной служебной деятельности).

III. Должностные обязанности, права и ответственность

6. В перечень должностных обязанностей секретаря-референта входит 8 :

(перечислить должностные обязанности секретаря-референта).

7. Основные права и обязанности секретаря-референта, а также ограничения, запреты и требования, связанные с гражданской службой и особенностями прохождения гражданской службы в системе МИД России, которые установлены в его отношении, предусмотрены статьями 14 — 18 Федерального закона о гражданской службе 9 и статьями 4, 5, 8 Федерального закона от 27 июля 2010 г. N 205-ФЗ «Об особенностях прохождения федеральной государственной гражданской службы в системе Министерства иностранных дел Российской Федерации).

Секретарь-референт в соответствии со статьей 20.2 Федерального закона о гражданской службе 10 обязан представлять представителю нанимателя сведения об адресах сайтов и (или) страниц сайтов в ИТС «Интернет», на которых он размещал общедоступную информацию, а также данные, позволяющие его идентифицировать за исключением случаев размещения общедоступной информации в рамках исполнения должностных обязанностей гражданского служащего.

8. Секретарь-референт осуществляет иные права и исполняет обязанности, предусмотренные законодательством Российской Федерации, приказами (распоряжениями) МИД России, поручениями Министра иностранных дел Российской Федерации и его заместителей, поручениями директора Департамента (указать наименование департамента) и его заместителей (в соответствии с распределением обязанностей), поручениями начальника отдела (указать наименование отдела и департамента).

9. Секретарь-референт за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей может быть привлечен к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

IV. Перечень вопросов, по которым секретарь-референт вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения

10. При исполнении служебных обязанностей секретарь-референт вправе самостоятельно принимать решения по вопросам:

(перечислить вопросы, по которым секретарь-референт вправе самостоятельно принимать управленческие и иные решения).

11. При исполнении служебных обязанностей секретарь-референт обязан самостоятельно принимать решения по вопросам:

(перечислить вопросы, по которым секретарь-референт обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения).

V. Перечень вопросов, по которым секретарь-референт вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений

12. Секретарь-референт в соответствии со своей компетенцией вправе участвовать в подготовке (обсуждении) следующих проектов:

(перечислить виды проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений, в подготовке которых вправе участвовать секретарь-референт в соответствии со своей компетенцией).

13. Секретарь-референт в соответствии со своей компетенцией обязан участвовать в подготовке (обсуждении) следующих проектов:

положений об отделе и (или) департаменте;

графика отпусков гражданских служащих департамента;

иных актов по поручению непосредственного руководителя и руководства МИД России.

VI. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений

Читайте также:  Должностная инструкция монтажника санитарно технического оборудования

14. В соответствии со своими должностными обязанностями секретарь-референт принимает решения в сроки, установленные законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

VII. Порядок служебного взаимодействия

15. Взаимодействие секретаря-референта с гражданскими служащими МИД России, гражданскими служащими иных государственных органов, а также с другими гражданами и организациями строится в рамках деловых отношений на основе общих принципов служебного поведения государственных служащих, утвержденных Указом Президента Российской Федерации от 12 августа 2002 г. N 885 «Об утверждении общих принципов служебного поведения государственных служащих» 11 , и требований к служебному поведению, установленных статьей 18 Федерального закона о гражданской службе, а также в соответствии с иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и МИД России.

VIII. Перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом МИД России

16. Указать полный перечень оказываемых государственных услуг либо сделать запись, что государственные услуги не оказываются.

IX. Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности

17. Эффективность профессиональной служебной деятельности секретарь-референт оценивается по следующим показателям:

выполняемому объему работы и интенсивности труда, способности сохранять высокую работоспособность в экстремальных условиях, соблюдению служебной дисциплины;

своевременности и оперативности выполнения поручений;

качеству выполненной работы (подготовке документов в соответствии с установленными требованиями, полному и логичному изложению материала, юридически грамотному составлению документа, отсутствию стилистических и грамматических ошибок);

профессиональной компетентности (знанию законодательных, нормативных правовых актов, широте профессионального кругозора, умению работать с документами);

способности четко организовывать и планировать выполнение порученных заданий, умению рационально использовать рабочее время, расставлять приоритеты;

творческому подходу к решению поставленных задач, активности и инициативе в освоении новых компьютерных и информационных технологий, способности быстро адаптироваться к новым условиям и требованиям;

осознанию ответственности за последствия своих действий, принимаемых решений.

Фамилия, имя, отчество

Дата и роспись в ознакомлении с должностным регламентом и в получении его копии

приказа о назначении на должность

приказа об освобождении от должности

1 При указании области профессиональной служебной деятельности рекомендуется использовать справочник квалификационных требований к специальностям, направлениям подготовки, знаниям и умениям, которые необходимы для замещения должностей государственной гражданской службы с учетом области и вида профессиональной служебной деятельности государственных гражданских служащих (далее — Справочник квалификационных требований), предусмотренный частью 8 статьи 12 Федерального закона от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 31, ст. 3215; 2013, N 27, ст. 3477; 2015, N 1, ст. 63; 2016, N 27, ст. 4157) (далее — Федеральный закон о гражданской службе).

2 При указании вида профессиональной служебной деятельности рекомендуется использовать Справочник квалификационных требований.

3 При заполнении раздела II настоящего должностного регламента рекомендуется использовать Справочник квалификационных требований.

4 Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 22, ст. 2063; 2016, N 22, ст. 3091.

5 Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 52, ст. 6228; Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 31 октября 2018 г.

6 В случае если в должностные обязанности гражданского служащего, замещающего должность секретаря-референта, входят функции по созданию, развитию и администрированию информационных систем в центральном аппарате МИД России, а также использованию программных продуктов, обеспечивающих автоматизацию государственных функций, то в его должностной регламент дополнительно включаются следующие профессиональные знания: систем взаимодействия с гражданами и организациями; учетных систем, обеспечивающих поддержку выполнения федеральными государственными органами основных задач и функций; систем межведомственного взаимодействия; систем управления государственными информационными ресурсами, информационно-аналитических систем, обеспечивающих сбор, обработку, хранение и анализ данных; систем управления электронными архивами, систем информационной безопасности, систем управления эксплуатацией.

7 В случае если в должностные обязанности гражданского служащего, замещающего должность секретаря-референта, входят функции по созданию, развитию и администрированию информационных систем в центральном аппарате МИД России, а также использованию программных продуктов, обеспечивающих автоматизацию государственных функций, то в его должностной регламент дополнительно включаются следующие профессиональные навыки: работы с системами взаимодействия с гражданами и организациями, с системами межведомственного взаимодействия, с системами управления государственными информационными ресурсами, с информационно-аналитическими системами, обеспечивающими сбор, обработку, хранение и анализ данных, с системами управления электронными архивами, с системами информационной безопасности, с системами управления эксплуатацией.

8 В случае если в должностные обязанности гражданского служащего, замещающего должность секретаря-референта, входят функции по обработке персональных данных (любые действия (операции) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных), то в его должностной регламент дополнительно включаются следующие пункты:

— обработка персональных данных, принятие необходимых правовых, организационных и технических мер или обеспечение их принятия для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных;

— прекращение в случае расторжения служебного контракта обработки персональных данных, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей (в случае расторжения с ним служебного контракта).

9 Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 31, ст. 3215; 2007, N 10, ст. 1151, N 16, ст. 1828; 2008, N 13, ст. 1186, N 30, ст. 3616, N 52, ст. 6235; 2010, N 5, ст. 459; 2011, N 48, ст. 6730; 2012, N 50, ст. 6954; 2013, N 19, ст. 2329, N 27, ст. 3462, ст. 3477, N 43, ст. 5454, N 48, ст. 6165; 2014, N 52, ст. 7542; 2015, N 41, ст. 5639; 2016, N 27, ст. 4157; 2017, N 1, ст. 46, N 15, ст. 2139, N 31, ст. 4741, ст. 4824; 2018, N 32, ст. 5100; Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 31 октября 2018 г.

10 Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 31, ст. 3215; 2016, N 27, ст. 4157.

11 Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 33, ст. 3196; 2009, N 29, ст. 3658.

Источник

Юридический секретарь

Компаниям, которым необходимо регулярно готовить пакеты документов для контрагентов, тендеров, банков, получения лицензии, вступления в СРО или продления членства, получения имущества в лизинг, сдачи отчетности некоммерческой организации в Минюст.

Для чего?

Для того, чтобы не держать в штате отдельного сотрудника с неполной загрузкой, иметь возможность быстро и качественно готовить пакеты документов за разумные деньги.

Что это такое?

Услуга «Юридический секретарь» — это возможность передать нашим специалистам «бумажную» работу по подготовке документов (заполнение, ксерокопирование, брошюровка, нотариальное заверение, курьерские услуги) в различные организации и государственные органы.

Стоимость услуги — 9 500 рублей в месяц (в стоимость включено 15 поездок курьера)*.

  • Хранение документов в архиве нашей компании — 5000 руб./мес.
  • Все нотариальные расходы.
Читайте также:  Валтрекс инструкция губой герпес

Что включает?

Подготовка пакета документов по требованию контрагентов

Подготовка пакета документов по требованию контрагентов, состоящего из копий:

  • Свидетельства о регистрации, ИНН, устава, свидетельства о постановке на налоговый учет;
  • Выписки из ЕГРЮЛ;
  • Протокола/решения о назначении генерального директора и приказа о назначении главного бухгалтера;
  • Годового бухгалтерского баланса за последний учетный период;
  • Лицензий.

Подготовка пакета документов по требованию банка (например для получения кредита)

Подготовка пакета документов по требованию банка, состоящего из:

  • Заявления на предоставление кредита (по стандартной форме банка);
  • Анкеты заёмщика и поручителей (по стандартной форме банка);
  • Копий паспортов, удостоверяющих личность заёмщика и поручителей;
  • Копии паспорта супруга (супруги) и заверенной копии брачного договора (для зарегистрированных в браке);
  • Копий всех страниц паспортов учредителей и лиц, имеющих право подписи главного бухгалтера, генерального директора;
  • Копии свидетельства о постановке на учёт в налоговой инспекции;
  • Нотариально заверенной копии свидетельства о государственной регистрации, перерегистрации с отметкой регистрирующего органа;
  • Копии свидетельства о присвоении ОГРН;
  • Копии учредительного договора в действующей редакции, со всеми изменениями и дополнениями;
  • Нотариально заверенной копии устава в действующей редакции, со всеми изменениями и дополнениями;
  • Копии списка учредителей с указанием паспортных данных, адресов, расчетных счетов и юридических адресов учредителей из числа физических лиц, выплаченных долей в уставный фонд;
  • Выписки из ЕГРЮЛ сроком действия не более 3 месяцев, считая со дня выдачи до даты подписания кредитного договора;
  • Копии приказов о назначении на должности исполнительного органа генерального директора, исполнительного директора, президента согласно Уставу;
  • Копий протоколов собрания учредителей;
  • Информацию о взносах учредителей в уставный фонд;
  • Копию лицензии на частную практику и копия приказа о назначении частным нотариусом (для документов, заверенных в частной нотариальной конторе);
  • Приказа о назначении на должность главного бухгалтера;
  • Копий налоговой декларации по уплате налогов на доходы с отметкой принявшего её налогового органа за 2-4 налоговых периода;
  • Копий почтовых квитанций в случае отправки отчётности в ИФНС по почте;
  • Копии налоговой декларации с подтверждением отправки (при уплате налога на вмененный доход или использовании упрощенной системы налогообложения) за последний отчётный период;
  • Финансовой отчетности (баланс, форма № 2) на 2-4 последние отчетные даты, с расшифровкой дебиторской и кредиторской задолженности и отметкой ИФНС;
  • В случае единого налога на вмененный доход — копий квитанций об уплате налога за 2-4 периода;
  • Кассовой книги, копии страниц книги учёта доходов и расходов за 6-12 последних месяцев;
  • Копий договоров аренды складских и офисных помещений, транспортных средств, другого имущества компании;
  • Копий договоров с основными покупателями и поставщиками, а также договоров кредита, займа, подряда, долевого участия в строительстве, простого товарищества и других договоров с финансовым участием заёмщика;

Подготовка пакета документов для получения имущества в лизинг Подготовка пакета документов для вступления в СРО (строительные организации)

Подготовка пакета документов для получения имущества в лизинг, состоящего из:

  • Заявления-анкеты лизингополучателя;
  • Копии устава со всеми изменениями и дополнениями;
  • Копии свидетельства о постановке на налоговый учет;
  • Копии свидетельства о регистрации;
  • Копии приказа (Протокола) о назначении руководителя компании-заявителя;
  • Копии приказа о назначении главного бухгалтера компании-заявителя;
  • Копии паспорта руководителя компании-заявителя (первая страница, а также страница с указанием регистрации);
  • Копии форм № 1 «Бухгалтерский баланс», № 2 «Отчет о прибылях и убытках» бухгалтерской отчетности компании-заявителя за последние 4 (Четыре) отчетных период с отметкой налогового органа. Компания-заявитель на упрощенной системе налогообложения должна предоставить копии деклараций по налогу за последние 4 (Четыре) отчетных периода с отметкой налогового органа, заверенные печатью компании-заявителя. Компания-заявитель на Едином налоге на вмененный доход (ЕНВД) должна предоставить копии деклараций по ЕНВД за последние 4 (Четыре ) отчетных периода с отметкой налогового органа, заверенные печатью компании-заявителя;
  • Копии банковской карточки с образцами подписей должностных лиц и оттиском печати компании-заявителя, заверенные обслуживающим банком;
  • Оригинала справки из обслуживающего банка об оборотах по счету за последние двенадцать месяцев (в помесячной разбивке).

Подготовка пакета документов НКО для предоставления в МИНЮСТ

Подготовка пакета документов НКО для предоставления в МИНЮСТ, состоящего из:

Для НКО (учредители не иностранные лица и не лица без гражданства, получение организаций имущества на сумму не более 3 млн. рублей)

  • Заявления о соответствии их статусу (учредители не иностранные лица и не лица без гражданства, или получение организаций имущества на сумму более 3 млн. рублей)
  • Информации о продолжении деятельности в произвольной форме

Для НКО (учредители иностранные лица или лица без гражданства, или получение организаций имущества на сумму более 3 млн. рублей)

  • Отчета о деятельности некоммерческой организации и о персональном составе ее руководящих органов
  • Отчета о расходовании некоммерческой организацией денежных средств и об использовании иного имущества, в том числе полученных от международных и иностранных организаций, иностранных граждан и лиц без гражданства

Для Общественных объединений

  • Отчета об использовании своего имущества или обеспечение доступности ознакомления с указанным отчетом
  • Информации о продолжении своей деятельности с указанием действительного места нахождения постоянно действующего руководящего органа, его названия и данных о руководителях общественного объединения в объеме сведений, включаемых в единый государственный реестр юридических лиц
  • Отчета об объеме получаемых общественным объединением от международных и иностранных организаций, иностранных граждан и лиц без гражданства денежных средств и иного имущества, о целях их расходования или использования и об их фактическом расходовании или использовании

*Стоимость услуг по подготовке документов для вступления в СРО и предоставления в МИНЮСТ оговаривается отдельно.

Источник



Должностная инструкция секретаря-референта

Приложение No. ___ к трудовому договору

«УТВЕРЖДАЮ»
Генеральный директор
ООО ____________
«___» _______________

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Секретаря-референта

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

  • 1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.
  • 1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационные и документационное обеспечение управленческой деятельности.
  • 1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.
  • 1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
    • законодательными актами РФ;
    • Уставом предприятия;
    • Положением о функциональных службах предприятия;
    • приказами (указаниями) руководства предприятия;
    • нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
    • настоящей должностной инструкцией.
  • 1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.
  • 1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:
    • перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
    • организации работы с документами, составления документации;
    • организации управленческого труда;
    • применение средств вычислительной и организационной техники;
    • перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;
    • культуры труда и служебной этики;
    • охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

2. ФУНКЦИИ

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-референт должен:

  • 3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия.
  • 3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
  • 3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
  • 3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
  • 3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.
  • 3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).
  • 3.7. Вести прием посетителей.
  • 3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:
    • оформление приказов по личному составу;
    • оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;
    • оформление трудовых книжек;
    • оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
    • оформление командировочных документов;
    • оформление листов нетрудоспособности;
    • ведение табеля учета рабочего времени;
    • выдача справок о трудовом стаже и зарплате.
  • 3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
  • 3.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия.
  • 3.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.
  • 3.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
Читайте также:  Сетевое управление кондиционированием от DAIKIN УКЦ

4. ПРАВА

Секретарь-референт имеет право:

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт несет ответственность за:

Генеральный директор ________________ __________________________

Юрисконсульт ________________ __________________________

С инструкцией ознакомлен ________________ __________________________

Добавлено: 3.03.2017 19:53:39

Еще статьи в рубрике Статьи по охране труда, образцы приказов, образцы должностных инструкций:

Начальник службы сервиса назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Генерального директора. .

Диспетчер назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия. .

Главной задачей дворника является уборка участков и площадей (территорий) обслуживаемого объекта. .

Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Главного инженера .

Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Администратора. .

Должностная инструкция слесаря-сантехника .

Источник

Основные должностные обязанности секретаря

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

1. Общие положения

1.1. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность секретаря руководителя принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.3. Секретарь руководителя должен знать:

  • постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;
  • структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
  • организацию делопроизводства;
  • методы оформления и обработки документов;
  • архивное дело;
  • машинопись;
  • правила пользования приемно-переговорными устройствами;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
  • основы этики и эстетики;
  • правила делового общения;
  • основы организации труда и управления;
  • правила эксплуатации вычислительной техники;
  • основы административного права;
  • основы трудового законодательства;
  • Правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила охраны труда и пожарной безопасности;

1.4. Секретарь руководителя в своей деятельности руководствуется:

  • Уставом (Положением) ;
  • настоящей должностной инструкцией;
  • .

1.5. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно

1.6. В период отсутствия секретаря руководителя (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

2. Функции

2.1. Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя организации.

2.2. Ведение делопроизводства.

2.3. Контроль за исполнением работниками приказов и распоряжений руководителя.

3. Должностные обязанности

Секретарь руководителя исполняет следующие обязанности:

3.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.

3.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

3.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

3.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

3.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

3.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

3.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

3.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

3.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

3.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

3.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

3.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

3.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

3.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

3.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

3.16. Копирует документы на персональном ксероксе.

4. Права

Секретарь руководителя имеет право:

4.1. Участвовать в совещаниях по организационным вопросам.

4.2. Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы.

4.3. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.

4.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.

5. Ответственность

5.1. Секретарь руководителя привлекается к ответственности:

  • за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
  • за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
  • за причинение материального ущерба — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

6. Заключительные положения

6.1. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

6.2. Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции.

Источник

Adblock
detector