Должностные обязанности административного директора

Должностные обязанности административного директора

Должностная инструкция сотрудника нужна для того, чтобы определять его функциональные обязанности, закреплять его служебные полномочия, устанавливать необходимые требования к соискателю на эту вакансию, знакомит его с правами на рабочем месте, определяет ответственность за свои решения и действия/бездействия.

Прочитав эту статью, вы узнаете подробнее про должность административный директор — должностные обязанности этого сотрудника.

Директор по административным вопросам является штатной единицей, чаще всего имеющаяся в больших компаниях, имеющих разветвленную систему управления.

• 1 Общие сведения
  • 1.1 Вводная
  • 1.2 Область работы административного директора
• 2 Подробности составления документа
  • 2.1 С чего начать?
  • 2.2 Обзор скиллов
  • 2.3 Права административного директора
  • 2.4 Ответственность административного директора

Общие сведения

Вводная

Обычно этот человек является заместителем директора по административно-хозяйственной работе. Но довольно часто к его сфере действия относятся и следующее:

— секретариат;

— канцелярия;

— IT-подразделение;

— архивы и так далее.

Область работы административного директора

В первую очередь это должностное лицо занимается организационными вопросами. Также возможно отнесение к его обязанностям следующих пунктов:

— вопросы дисциплины труда.

Административный директор относится к руководителям довольно высокого уровня. К его должностным обязанностям относится общее руководство деятельности подведомственных ему отделов. Это говорит о том, что сотрудники этих подразделений должны подчиняться этому должностному лицу.

ВАЖНО! Из вышесказанного становится ясно, что к соискателям на эту вакансию предъявляют достаточно высокие требования.

Подробности составления документа

С чего начать?

План должностной инструкции

Строго определенного образца должностной инструкции просто не существует. Но, как и все другие, должностная инструкция административного директора в обязательном порядке должна включать в себя такие разделы, как:

— общие положения;

— основные рабочие задачи;

— функциональные обязанности сотрудника;

— права работника;

— ответственность должностного лица.

Общие положения

Структура первого раздела должностной инструкции должна включать в себя:

— полное название должности, то есть административный директор;

— описание должности и определение подчинённости. Административный директор подчиняется генеральному, а в подчинении у него могут быть более мелкие отделы и их начальники;

— условия приема и увольнения сотрудника, соответствующие действующему законодательству. Обычно прием и увольнение административного директора совершаются согласно приказу генерального директора предприятия;

— указание лица, замещающего административного директора во время его отсутствия на рабочем месте.

Обзор скиллов

Требования к соискателю на данную должность

Отделу кадров довольно трудно самостоятельно выделить квалификационные требования к административному директору, так как такая должность отсутствует в ЕКС. Обычно обозначают, что необходим человек, обладающим высшим образованием по специализации в области управления персоналом или связанным с деятельностью предприятия, а также опытом работы руководителя.

Необходимые знания и умения должностного лица

Этот раздел должностной инструкции включает в себя следующие пункты:

1. Список знаний, которыми нужно обладать назначенному лицу. Сюда относят ТК РФ, порядок ведения отчётности и так далее.
2. Список нормативных актов для того, чтобы административный директор руководствовался ими в своей работе. Сюда относят российские законы, локальные акты и распоряжения руководства компании, правила внутреннего распорядка и так далее.

Основные функции административного директора

Этот раздел должностной инструкции включает в себя основные задачи сотрудника на рабочем месте. Обычно сюда включается следующее:

1. Осуществление контроля за работой структурных подразделений компаний, подчиняющихся ему.
2. Работа с административной и хозяйственной документацией разнообразного характера.
3. Осуществление поиска производственных и служебных помещений для работы предприятия.
4. Обеспечение работников компании нужными им канцелярскими предметами, мебелью, канцелярией и так далее.
5. Осуществление подбора персонала на вакантные должности в отделы, подведомственные ему.
6. Принятие решений по поощрению или наказанию отличившихся сотрудников.

Функциональные обязанности административного директора — первая версия

Занимаясь формированием инструкции для административного директора, представитель отдела кадров должен четко и детально обозначить в ней его должностные обязанности кратко.

СПРАВКА! Из-за того, что в ЕКС нет никаких рекомендаций относительно этой должности, варианты наполнения этого раздела могут выглядеть так.

Первый вариант:

1. Ведение графика отпусков.
2. Ведение табельного учёта.
3. Осуществление контроля за рабочей дисциплиной на предприятии.
4. Доведение до сведения рядовых сотрудников всех распоряжений руководящего состава компании.
5. Осуществление контроля за своевременным исполнением сотрудниками распоряжений руководства.
6. Налаживание общения с контрагентами, партнёрами, госструктурами. Требование у них документов, принятие участия в обсуждении, решение различных вопросов, которые не требуют присутствия вышестоящих руководителей.
7. Организация корпоративов.
8. Обеспечение контроля за сохранением собственности компании.
9. Приведение в действие мер, которые способствуют недопущению и устранению конфликтов между сотрудниками.
10. Организация уборки производственных, служебных помещений, близлежащей территории.
11. Обеспечение работников компании нужными им для работы офисными принадлежностями, оборудованием, производственными принадлежностями, техникой и так далее.
12. Осуществление первичного инструктажа по технике безопасности, охране труда, противопожарным предписаниям с вновь принятыми сотрудниками.
13. Контроль за вкладом сотрудников в развитие компании, оценка их деятельности и принятие решений об их поощрении.
    14. Принятие участия в решении вопросов нарушения трудовой дисциплины, предложения о дисциплинарном взыскании, озвученными перед вышестоящим руководством.

Вторая версия

1. Осуществлять общее управление работой компании с административной стороны.
2. Ведение деятельности по документационному обеспечению предприятия, то есть постановка документооборота.
3. Формирование административного бюджета.
4. Осуществление контроля за деятельностью АХО — секретариатом, канцелярией.
5. Принятие участие в подборе сотрудников для работы в административном подразделении.
6. Осуществление контроля за соблюдением сотрудниками правил охраны труда, техники безопасности, противопожарным правилам.
7. Контроль за работой внутренних структур общения — правил коммуникаций между отделениями, работниками, структурными единицами.
8. Постановка и совершенствование бизнес-процессов.
9. Принятие участия в разработке служебных стандартов, регламентов, осуществление контроля за их выполнением.
10. Управление закупками, а именно оборудованием, офисной мебели, канцелярскими принадлежностями, расходными материалами.
11. Сотрудничество с компаниями, партнёрами, которые обеспечивают работу вашего предприятия, проведение тендеров.

Третья версия

1. Осуществление контроля за своевременным и полным выполнением своих обязанностей управляющих компаний, арендодателей служебных помещений.
2. Руководство, планирование и мониторинг работы сотрудников АХО и фирм-подрядчиков, оказывающих услуги предприятию, например, снабжение электричеством, водой, клининг и так далее.
3. Обеспечение безостановочной работы предприятия.
4. Организация рабочих мест для новых сотрудников.
5. Организации перестройки, ремонта помещений предприятия. Взаимодействие м управляющими компаниями, арендодателем и так далее.
6. Обеспечение предприятия новым оборудованием, техникой, мебелью, расходными материалами.
7. Поиск и ведение тендеров.
8. Сопровождение договоров с поставщиками и подрядчиками.
9. Финансирование административных проектов, оплата счетов.
10. Документооборот с партнёрами, подрядчиками, арендодателем.
11. Организация доставки документов, перевозки сотрудников.
12. Организация рабочих мест.

Права административного директора

В должностной инструкции специалиста должна быть гарантия исполнения его служебных полномочий. Обычно к правам этого специалиста относят:

— принятие нужных действий для недопущения или устранения конфликтов;

— написание распоряжений для подчиняемых ему сотрудников;

— предлагать руководству принимать новых работников, накладывать на сотрудников дисциплинарные взыскания, освобождать их от рабочих обязанностей;

— заключение договоров с контрагентами и партнёрами на закупку необходимых материалов и оборудования, проведение для этого банковских операций;

— ведение переговоров в рамках своих полномочий от лица всей фирмы.

СПРАВКА! Соответственно, по желанию вышестоящего руководства, нанимающего данного сотрудника, список его прав может быть увеличен.

Ответственность административного директора

Этот раздел должностной инструкции описывает привлечение директора к административной ответственности должностного лица, а также уголовной и дисциплинарной. Чаще всего в этом разделе приводится следующая информация:

• — дисциплинарная ответственность за неисполнение приказов начальства, нарушение правил внутреннего трудового распорядка, неисполнение обязанностей, приведенных в должностной инструкции;
• — ответственность за совершение действий (бездействий) согласно КоАП, УК РФ;
• — ответственность за нанесение материального ущерба предприятию и его сотрудникам согласно ГК РФ.

Как и все остальные сотрудники, административный директор должен следовать своей должностной инструкции. Перед тем, как начать исполнять свои рабочие обязанности, сотрудник должен в обязательном порядке ознакомиться с содержанием этого документа и заверить его своей подписью.

Источник

Должностная инструкция административного директора

Кратко о должности административного директора

В крупных компаниях с разветвленной системой управления вводится должность административного директора. В его подчинении кроме административно-хозяйственного подразделения могут быть:

• секретариат,
• канцелярия,
• архив,
• IT-отдел и др.

В основном административный директор решает вопросы организационного характера. В отдельных случаях на него могут возлагаться вопросы техники безопасности и корпоративной этики, а также трудовой дисциплины сотрудников, если для их решения не создано отдельных подразделений.

Правда, в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (ЕКС), утвержденном приказом Минтруда № 37 от 21 августа 1998 года, должности административного директора нет. Это означает, что при составлении должностной инструкции для него можно ориентироваться на описание других подобных должностей, включенных в ЕКС, например начальника хозяйственного отдела, начальника канцелярии, начальника архива или администратора.

Однако нужно учесть при этом, что административный директор — это руководитель более высокого уровня, в должностные обязанности которого входит общая организация работы подразделений, и сотрудники на перечисленных должностях могут находиться в его непосредственном подчинении. Таким образом, даже при таком подходе к административному директору выдвигаются более строгие квалификационные требования.

Примерная структура должностной инструкции административного директора

При разработке должностной инструкции для административного директора можно воспользоваться структурой, включающей следующие разделы:

1. Общие положения.
2. Функции.
3. Должностные обязанности.
4. Права.
5. Ответственность.

Примечание: если должность административного директора вводится в организации, в которой уже разработано множество инструкций для других должностей, то желательно, чтобы инструкция для него совпадала по структуре с уже принятыми.

Общие положения

Первый раздел начинается с полного наименования должности, причем его прописывают так, как оно звучит в штатном расписании (в нашем случае — «административный директор»). Далее идет описание должности, подчиненности, условий приема сотрудника и его увольнения с работы. Административный директор обычно подчиняется непосредственно генеральному директору, в подчинении у него могут быть руководители различных структурных подразделений. Соответственно, принимается на работу этот сотрудник по приказу генерального директора и увольняется также его приказом. В этой же части определяется, кто будет выполнять обязанности административного директора во время его отсутствия.

Далее в разделе идут квалификационные требования, выставляемые к лицу, претендующему на описываемую должность. Тут все зависит от работодателя: поскольку должности в ЕКС нет, каких-либо рекомендаций к требованиям тоже не имеется. Однако в большинстве случаев работодатель хочет видеть на этой должности сотрудника с высшим образованием в сфере управления и опытом работы на руководящих должностях.

Завершает раздел перечень знаний, которыми должен обладать сотрудник (например, основы трудового законодательства, порядок ведения отчетности, порядок ведения табельного учета) и нормативных актов, которыми он должен руководствоваться в своей деятельности (локальные акты компании, правила внутреннего распорядка и др.).

Функции административного директора

Среди функций, которые чаще всего ставятся перед административным директором, можно выделить:

• контроль за работой подчиненных структурных подразделений;
• работа с административно-хозяйственной документацией;
• поиск помещений для размещения офиса и производства;
• обеспечение работников компании необходимым оборудованием и канцелярскими принадлежностями;
• подбор персонала для подчиненных структурных подразделений;
• принятие решений по поощрению сотрудников компании и наложению на них взысканий.

В зависимости от того, какие подразделения подчинены административному директору, его функционал может быть как расширен, так и сужен.

Должностные обязанности административного директора

При приеме на работу любому сотруднику важно четко объяснить, в чем будут заключаться его должностные обязанности, т. к. в трудовом договоре обозначены лишь обобщенные трудовые функции. Второй же раздел должностной инструкции расписывает их более подробно. В частности, здесь может быть сказано, что на административного директора возлагаются следующие обязанности:

• организация табельного учета;
• ведение графика отпусков;
• контроль трудовой дисциплины;
• доведение до ведома сотрудников распоряжений руководителя компании;
• контроль за своевременным исполнением сотрудниками поручений руководителя;
• контакты с контрагентами, партнерами, госорганами, истребование у них документов, участие в решении с ними вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя компании;
• организация массовых мероприятий для сотрудников компании (поздравление с днем рождения, корпоративные празднования и др.);
• контроль за обеспечением сохранности имущества;
• осуществление мер, направленных на предотвращение конфликтов внутри компании;
• организация уборки помещений и прилегающей территории;
• организация обеспечения сотрудников канцтоварами и необходимым для работы оборудованием;
• проведение первичных инструктажей с принятыми на работу сотрудниками (по охране труда, технике безопасности, пожарной безопасности);
• оценка вклада сотрудников в работу компании, принятие решения об их поощрении;
• участие в рассмотрении дел о нарушении трудовой дисциплины, внесение на рассмотрение руководителя компании предложений о наложении дисциплинарных взысканий.

Этот список может быть продолжен, если работодатель решит расширить круг обязанностей административного директора.

Права административного директора

Административному директору нужно предоставить такой круг полномочий, чтобы он мог выполнять свои должностные обязанности. Обычно его наделяют следующими правами:

• предпринимать необходимые действия для устранения конфликтных ситуаций;
• издавать в пределах своей компетенции распоряжения, обязательные для исполнения всеми сотрудниками компании;
• вносить на рассмотрения руководителя представлений о наложении дисциплинарных взысканий, увольнении и принятии на работу сотрудников;
• заключать договоры с поставщиками канцтоваров и оборудования, организовывать банковские операции по оплате выставляемых ими счетов;
• вести переговоры с арендодателями помещений от имени компании.

Это перечень далеко не исчерпывающий, он может быть расширен при необходимости.

Ответственность административного директора

В этом разделе инструкции обычно говорится, к каким видам ответственности могут привлечь административного директора:

• за нарушение трудовой дисциплины, неисполнение распоряжений руководителя компании, невыполнение своих должностных обязанностей — к дисциплинарной;
• за совершение действий (либо бездействие) с признаками административного правонарушения или преступления — к административной или уголовной;
• за нанесенный вред имуществу компании и ее сотрудников — к материальной в рамках гражданского законодательства.

В заключение осталось сказать, что административный директор, как и любой другой сотрудник, после ознакомления со своей должностной инструкцией должен неуклонно следовать ей. Если его что-то не устраивает или непонятны отдельные пункты, лучше обговорить все с работодателем еще до подписания документа. Этот момент для административного директора очень актуален, так как должность не описана в ЕКС и в каждой компании лишь работодатель решает, что должен делать занимающий ее сотрудник и какие полномочия ему будут предоставлены.

Источник

Должностная инструкция директора

Хотя должностная инструкция директора не является обязательным документом, она сделает трудовые отношения с ним прозрачными и значительно облегчит работу.

Читайте в статье:

Внимание! Эти документы помогут вам оформить трудовые отношения с руководителем компании в соответствии со всеми требованиями законодательства:

Как составить должностную инструкцию директора

Законодательство не содержит требований к оформлению должностной инструкции директора. Компания вправе самостоятельно определить, как ее оформлять и вносить изменения в этот документ (письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).

Порядок оформления и внесения изменений закрепляют в положении о должностных инструкциях либо в инструкции по кадровому делопроизводству.

Как правило, должностная инструкция директора включает в себя:

• его трудовую функцию;
• перечень должностных обязанностей директора;
• пределы ответственности;
• перечень знаний и профессионального опыта, которыми должен обладать руководитель компании.

Перед разработкой документа не будет лишним создать положения о структурных подразделениях (ст. 8 ТК РФ). Это позволит прописать и закрепить за соответствующими подразделениями функции, необходимые для успешной деятельности компании (абз. 5 письма Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0).

Как утвердить должностную инструкцию директора ООО или АО

Должностные обязанности директора предприятия (ООО или АО) утверждает общее собрание участников (акционеров) либо иное лицо, на основании предоставленных учредителями (акционерами) полномочий.

Собрание выдвигает на повестку вопрос об утверждении обязанностей директора предприятия. Участники (акционеры) изучают данный вопрос и принимают решение о его утверждении. Решение фиксируют в протоколе.

Должностную инструкцию директора утверждают одним из двух способов:

1. На ней ставят гриф косвенного утверждения: «УТВЕРЖДЕНО протоколом…»;
2. Или ставят гриф прямого утверждения «УТВЕРЖДАЮ …». При этом представитель участников (акционеров), наделенный правом подписи, подписывает документ.

Образец должностной инструкции директора

Публичное акционерное общество «Альфа»

Должностная инструкция № 1

генерального директора

г. Москва 19.03.2019

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность генерального директора.

1.2. Решение о назначении на должность и об освобождении от должности принимается решением общего собрания акционеров.

1.3. На должность генерального директора назначается лицо, имеющее высшее образование и опыт работы на руководящих должностях не менее пяти лет.

1.4. Генеральный директор в своей деятельности руководствуется:

– законодательными и нормативно-правовыми актами, регламентирующими производственно-хозяйственную и финансово-экономическую деятельность общества;

– уставом общества, локальными нормативными актами общества;

– настоящей должностной инструкцией.

1.5. Генеральный директор должен знать:

– законодательные и нормативно-правовые акты, регламентирующие производственно-хозяйственную и финансово-экономическую деятельность общества, постановления федеральных, региональных и местных органов государственной власти и управления, определяющие приоритетные направления развития экономики;

– методические и нормативные материалы других органов, касающиеся деятельности общества;

– профиль, специализацию и особенности структуры общества;

– перспективы технического, экономического и социального развития общества и сферы деятельности;

– производственные мощности и кадровые ресурсы общества;

– технологию производства продукции (услуг) общества;

– порядок составления и согласования бизнес-планов производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности общества;

– рыночные методы хозяйствования и управления общества;

– систему экономических индикаторов, позволяющих обществу определять свое положение на рынке и разрабатывать программы выхода на новые рынки сбыта;

– порядок заключения и исполнения хозяйственных и финансовых договоров;

– научно-технические достижения и передовой опыт в соответствующей сфере деятельности общества;

– трудовое законодательство;

– управление экономикой и финансами общества, организацию производства и труда;

– порядок разработки и заключения коллективных договоров и регулирования социально-трудовых отношений;

– правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

1.6. Генеральный директор подотчетен общему собранию акционеров.

1.7. На время отсутствия генерального директора (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет заместитель (при отсутствии такового – лицо, назначенное в установленном порядке), который приобретает соответствующие права и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Осуществляет текущее руководство всеми видами деятельности общества в соответствии с действующим законодательством.

2.2. Организует работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений и направляет их деятельность на развитие и совершенствование производства с учетом социальных и рыночных приоритетов, повышение эффективности работы общества, рост объемов продаж (услуг) и увеличение прибыли, качества и конкурентоспособности производимой продукции (услуг), ее соответствие стандартам в целях завоевания рынка и удовлетворения потребностей населения в соответствующих видах продукции (услуг).

2.3. Обеспечивает выполнение обществом всех обязательств перед федеральным, региональным и местным бюджетами, государственными внебюджетными социальными фондами, поставщиками, заказчиками и кредиторами, включая учреждения банка, а также хозяйственных и трудовых договоров и бизнес-планов.

2.4. Организует производственно-хозяйственную деятельность на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных форм управления и организации труда, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат, изучения конъюнктуры рынка и передового опыта в целях всемерного повышения технического уровня и качества продукции (услуг), экономической эффективности ее производства, рационального использования производственных резервов и экономного расходования всех видов ресурсов.

2.5. Принимает меры по обеспечению общества квалифицированными кадрами, рациональному использованию и развитию их профессиональных знаний и опыта, созданию безопасных и благоприятных для жизни и здоровья условий труда, соблюдению требований законодательства об охране окружающей среды.

2.6. Обеспечивает правильное сочетание экономических и административных методов руководства, единоначалия и коллегиальности в обсуждении и решении вопросов, материальных и моральных стимулов повышения эффективности производства, применение принципа материальной заинтересованности и ответственности каждого сотрудника за порученное ему дело и результаты работы всего коллектива, выплату заработной платы в установленные сроки.

2.7. Совместно с трудовым коллективом (и профсоюзной организацией) обеспечивает на основе принципов социального партнерства разработку, заключение и выполнение коллективного договора, соблюдение трудовой дисциплины, способствует развитию трудовой мотивации, инициативы и активности сотрудников общества.

2.8. Решает вопросы, касающиеся финансово-экономической и производственно-хозяйственной деятельности общества, в пределах предоставленных ему законодательством прав, поручает ведение отдельных направлений деятельности другим должностным лицам – заместителю директора, руководителям структурных подразделений.

2.9. Обеспечивает соблюдение законности в деятельности общества и осуществлении ее хозяйственно-экономических связей, использование правовых средств для финансового управления и функционирования в рыночных условиях, укрепления договорной и финансовой дисциплины, регулирования социально-трудовых отношений, обеспечения инвестиционной привлекательности общества в целях поддержания и расширения масштабов предпринимательской деятельности.

2.10. Защищает имущественные интересы общества в суде, арбитраже, органах государственной власти и управления.

2.11. Соблюдает служебную тайну в отношении полученной информации, обеспечивает соблюдение мер и создание условий, препятствующих утечкам конфиденциальной информации, незамедлительно уведомляет совет директоров обо всех случаях шантажа, угроз и попыток их применения вне зависимости от характера требований, а также попыток получения кем-либо сведений, касающихся деятельности общества.

3. ПРАВА

Генеральный директор вправе:

3.1. Без доверенности действовать от имени общества.

3.2. Представлять интересы общества во взаимоотношениях с гражданами, юридическими лицами, органами государственной власти и управления.

3.3. Распоряжаться имуществом и средствами общества с соблюдением требований, определенных законодательством, уставом общества, иными нормативно-правовыми актами.

3.4. Открывать в банковских учреждениях расчетный и другие счета.

3.5. Заключать трудовые договоры.

3.6. Принимать решения о приеме сотрудников в общество, об их переводе и увольнении, о мерах поощрения и дисциплинарных взысканиях.

3.7. Выдавать доверенности на совершение гражданско-правовых сделок, представительство.

3.8. В пределах, установленных законодательством, определять состав и объем сведений, составляющих коммерческую тайну, порядок ее защиты.

3.9. Требовать от нижестоящих руководителей, специалистов и других сотрудников общества выполнения служебных обязанностей.

3.10. Доводить до сведения нижестоящих руководителей информацию о всех выявленных в процессе деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению, а также вносить предложения по совершенствованию работы общества.

3.11. Запрашивать у нижестоящих руководителей и специалистов общества информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.12. Привлекать к решению возложенных на него задач нижестоящих руководителей и специалистов, давать поручения.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Генеральный директор несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.4. За последствия принятых им решений, выходящих за пределы его полномочий, установленных действующим законодательством, уставом общества, иными нормативно-правовыми актами. Генеральный директор общества не освобождается от ответственности, если действия, влекущие ответственность, были предприняты лицами, которым он делегировал свои права.

4.5. За недобросовестное использование имущества и средств общества в собственных интересах или в интересах, противоположных интересам учредителей, в пределах, определенных гражданским, уголовным, административным законодательством.

5. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

5.1. Должностная инструкция пересматривается, изменяется и дополняется по мере необходимости, но не реже одного раза в пять лет.

5.2. С приказом о внесении изменений (дополнений) в должностную инструкцию знакомятся все работники, на которых распространяется действие этой инструкции, и ставят свою подпись.

Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом генерального директора от 14 февраля 2019 г. № 67.

СОГЛАСОВАНО

Руководитель отдела кадров _____________________ Е.Э. Громова

14.03.2019

С настоящей инструкцией ознакомлен.

Один экземпляр получил на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте.

Генеральный директор ____________________ А.В. Львов

14.03.2019

Источник



Административный директор: должностные обязанности, функции и требования

Для чего нужна должностная инструкция? Этот важный документ ограничивает функциональные обязанности сотрудника, закрепляет его служебные полномочия, устанавливает обязательные требования к соискателю на вакантное место, знакомит гражданина с его неотъемлемыми (на рабочем месте) правами, полнотой ответственности за действия/бездействие, решения. Сегодня мы познакомим вас с должностной инструкцией административного директора. А именно — с главными положениями данного документа, его стандартной структурой и наполнением. Начнем наш рассказ с общего знакомства с должностью.

О должности

Административный директор — штатная единица, более всего характерная для крупных корпораций с разветвленной системой управления. Чем занимается специалист? Чаще всего это заместитель директора по административно-хозяйственной работе. Однако нередко в сферу его ведения входит и следующее:

• канцелярия;
• IT-подразделение;
• секретариат;
• архивы и проч.

Сфера деятельности должностного лица

Административный директо, в первую очередь занимается рабочими вопросами организационного характера. В отдельных случаях в сферу его полномочий и обязанностей входит и следующее:

• Техника безопасности в организации.
• Корпорационная этика.
• Вопросы трудовой дисциплины в фирме или на предприятии.

Административный директор — руководитель достаточно высокого уровня. Должностные обязанности данного работника подразумевают, что он полномочен заниматься общим руководством работой подведомственных ему подразделений. А это значит, что их сотрудники находятся в непосредственном подчинении данному должностному лицу. Отсюда прямо следует, что к административным директорам предъявляются достаточно строгие квалификационные требования.

Законодательное регулирование

Как правило, при составлении должностных инструкций специалисты кадровой службы организации руководствуются ЕКС (Единым квалификационным справочником должностей управляющий, специалистов и иных служащих). Акт был утвержден приказом Министерства труда №37 в 1998 году.

Но административного директора (должностной инструкции работника) в ЕКС нет. Из этого следует, что при составлении документа для этого сотрудника специалист кадровой службы может опираться на акты для схожих должностей:

• начальника хозподразделения;
• руководителя канцелярии;
• главного (старшего) администратора;
• начальника архивного отдела и проч.

План должностной инструкции

Какого-либо строго определенного лекала здесь не существует. Однако должностная инструкция заместителя директора по административной работе обязательно должна содержать в себе следующие разделы:

• Общие положения.
• Главные задачи деятельности.
• Функциональные обязанности специалиста.
• Права должностного лица.
• Ответственность работника.

Предлагаем читателю на основе этого документа ознакомиться с аспектами деятельности руководителя по административной работе.

Общие положения должностной инструкции

Начинаем разбирать структуру данного раздела документа:

1. Полное наименование должности. В нашем случае все просто: «административный директор».
2. Описание должности, предписания по подчиненности. В нашем случае специалист подведомственен генеральному директору. У него в подчинении, в свою очередь, могут быть более мелкие подразделения и их руководители.
3. Условия приема соискателя на вакантное место, а также условия его увольнения, не противоречащие действующему российскому трудовому законодательству. В нашем случае прием и увольнение происходят по приказу гендиректора организации.
4. Указание сотрудника, который будет временно исполнять обязанности директора по административно-хозяйственной части в случае отсутствия последнего на рабочем месте.

Квалификационные требования к претенденту на должность

Так как работа административным директором прямо не указана в ЕКС, то выделить квалификационные требования самостоятельно кадровику достаточно нелегко. Чаще всего указывают, что требуется сотрудник, имеющий высшее образование (по специализации, связанной с деятельностью компании-работодателя, в сфере управления персоналом), а также опыт работы на руководящих должностях.

Необходимые знания и руководство к деятельности

В данном разделе должностной инструкции указывается следующее:

1. Перечень знаний, которыми должно обладать должностное лицо. Это российский Трудовой Кодекс, порядок ведения отчетности (в т.ч. и табельной) и проч.
2. Перечень нормативных актов, которыми административно-хозяйственный директор должен руководствоваться в своей служебной деятельности. Это российское законодательство, локальные акты и распоряжения организации-работодателя, правила трудового внутреннего распорядка и проч.

Главные функции должностного лица

В данном разделе для директора административного департамента важно указать главные задачи специалиста на рабочем месте. Стандартно это следующее:

1. Контроль за деятельностью структурных подчиненных ему подразделений организации.
2. Работа с разнообразной хозяйственной и административной документацией.
3. Поиск служебных и производственных помещений для деятельности компании.
4. Обеспечение сотрудников корпорации необходимыми канцелярскими принадлежностями, офисной техникой, мебелью и проч.
5. Подбор персонала на вакантные места в подведомственных структурных подразделениях.
6. Принятие ответственных решений по поощрению отличившихся подчиненных работников, наложение взысканий на нарушивших трудовую дисциплину.

Функциональные обязанности должностного лица: версия № 1

Составляя инструкцию для административного директора (заместителя руководителя), кадровый работник должен в данном разделе лаконично, но детально и четко расписать должностные обязанности специалиста. Так как в ЕКС нет определенных рекомендаций, предлагаем вам несколько версий наполнения данного раздела.

Первая будет выглядеть так:

1. Ведение отпускного графика.
2. Табельный учет.
3. Контроль рабочей дисциплины в компании.
4. Непосредственное доведение до рядовых сотрудников распоряжений руководства фирмы.
5. Контроль за своевременным исполнением подведмственными трудящимися распоряжений руководителя.
6. Налаживание контактов с партнерами, контрагентами, государственными структурами. Истребование у них документации, участие в обсуждении, решении вопросов, не требующих обязательного присутствия вышестоящих руководителей корпорации.
7. Организация массовых корпоративных мероприятий для трудящихся в компании.
8. Контроль за обеспечением сохранности собственности организации-работодателя.
9. Воплощение в жизнь мер, способствующих предотвращению и устранению служебных конфликтов внутри компании.
10. Организация уборки служебных, производственных помещений, прилежащей территории.
11. Обеспечение сотрудников фирмы необходимыми для деятельности офисными, производственными принадлежностями, техникой, оборудованием и проч.
12. Проведение первичного инструктажа с вновь принятыми работниками — по технике безопасности, противопожарным предписаниям, охране труда.
13. Оценка вклада трудящихся в развитие корпорации, принятие ответственных решений о поощрении сотрудников.
14. Участие в решении вопросов по нарушению трудовой дисциплины, вынесение на рассмотрение вышестоящего руководства предложений о дисциплинарном взыскании.

Функциональные обязанности должностного лица: версия № 2

Теперь представим еще одну версию должностной инструкции. А именно — раздела, представляющего должностные обязанности административного директора компании:

1. Общее управление административной деятельностью организации.
2. Организация и реализация работ по документационному обеспечению компании-работодателя. Иными словами, постановка документооборота.
3. Составление административного бюджета. Контроль растрат, оптимизация расходов.
4. Управлением административным составом — канцелярией, секретариатом, АХО (административно-хозяйственным отделением).
5. Участие в подборе персонала непосредственно для административных подразделений.
6. Контроль за соблюдением предписаний по охране труда, противопожарным правилам, технике безопасности.
7. Организация деятельности внутренних структур коммуникации — правил взаимодействия отделений, информационной системы, работников и структурных единиц.
8. Постановка бизнес-процессов и их последующее совершенствование.
9. Методическое сопровождение деятельности компании: разработка служебных стандартов, регламентов, а также контроль их выполнения.
10. Управление закупками (оборудования, расходных материалов, канцелярских товаров, офисной мебели и прочее).
11. Взаимодействие с организациями, партнерами, обеспечивающими деятельность компании-работодателя, проведение тендеров.

Функциональные обязанности должностного лица: версия № 3

И последняя версия должностных обязанностей административного директора:

1. Контроль за полным и своевременным исполнением управляющей компанией, арендодателем служебных помещений (при актуальности) положений заключенных с ними соглашений. В частности, по обеспечению жизнедеятельности компании.
2. Планирование, руководство и мониторинг деятельности трудящихся в АХО, а также фирм-подрядчиков, трудящихся на благо компании-работодателя (снабжение водой, питанием, клининг и прочее).
3. Обеспечение бесперебойного функционирования организации.
4. Организация ремонта, реставрации, перестройки служебных, производственных помещений (в т. ч. с привлечением подрядчиков). Согласование данных действий с арендодателем, управляющей компанией и проч.
5. Организация рабочих мест для новых трудящихся.
6. Обеспечение компании новой мебелью, техникой, оборудованием, расходными материалами.
7. Поиск и организация тендеров.
8. Сопровождение договоров с подрядчиками, поставщиками необходимых услуг.
9. Оплата счетов, финансирование административных проектов.
10. Документооборот с подрядчиками, партнерами, арендодателем.
11. Организация перевозки сотрудников, доставки документации.
12. Организация рабочих мест.

Права специалиста

Должностная инструкция обязана гарантировать специалисту исполнение его служебных полномочий. Стандартные права административного директора следующие:

• Возможность предпринимать необходимые действия для устранения конфликтных ситуаций.
• Издавать (в пределах служебной компетенции) распоряжения, обязательные для исполнения подчиненными сотрудниками.
• Вносить на рассмотрение вышестоящего руководства предложения о наложении дисциплинарного взыскания, принятии на работу новых сотрудников, освобождении трудящихся от рабочих обязанностей.
• Заключать договоры с партнерами и контрагентами на закупку необходимого оборудования и материалов. Проведение соответствующих банковских операций.
• Вести в рамках своих полномочий переговоры от лица всей компании-работодателя.

По желанию нанимателя приведенный выше список прав должностного лица может быть расширен.

Ответственность должностного лица

В данном разделе должностной инструкции приводится информация о дисциплинарной, уголовной, административной ответственности директора по АХО. Стандартно тут заключено следующее:

• Дисциплинарная ответственность за нарушение правил внутреннего трудового распорядка, неисполнение приказов вышестоящего руководства, а также обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией.
• За совершение действий (бездействие), ответственность за которые наступает по КоАП, УК Российской Федерации.
• За нанесение материального ущерба как компании-работодателю, так и ее сотрудникам. Ответственность наступает по Гражданскому Кодексу РФ.

Административный директор, как и любой иной сотрудник, должен неукоснительно следовать предписаниям своей должностной инструкции. Перед началом исполнения рабочих обязанностей сотрудник обязательно знакомится с содержанием данного документа, заверяет его своей подписью. Представленная выше должностная инструкция отражает в общем плане все аспекты деятельности заместителя директора по АХО в крупной фирме, на предприятии.

Источник

Должностная инструкция начальника АХО

Административно-хозяйственные отделы присутствуют во всех организациях, которые включают в себя более ста сотрудников. Начальники отделов отвечают за состояние помещений, которыми располагает компания. Они поддерживают чистоту, безопасность, следят за проведением своевременных ремонтных работ. Функции этих сотрудников на разных предприятиях имеют свои особенности – их регулирует должностная инструкция начальника АХО.

Образец должностной инструкции начальника АХО

Общие положения

1.1. Данный документ регламентирует следующие аспекты деятельности начальника административно-хозяйственного отдела: должностные обязанности и задачи, условия работы, права и сферу ответственности.
1.2. Назначение на должность начальника АХО осуществляется посредством оформления начальством предприятия соответствующего распоряжения и регулируется трудовым законодательством России.
1.3. Непосредственный руководитель начальника АХО – начальник предприятия.
1.4. Если начальник административно-хозяйственного отдела отсутствует на рабочем посту, его задачи берет на себя сотрудник, который имеет необходимый объем знаний и опыта для полноценной замены. Заместитель назначается на рабочее место в соответствии с внутренними распорядками предприятия.
1.5. К соискателю, претендующему на должность начальника АХО, предъявляются следующие требования: наличие высшего профобразования и стажа работы на данной должности от двух лет/наличие среднего профобразования и стажа работы не менее пяти лет.
1.6. Начальнику АХО требуются знания в сферах:

• структуры компании и потенциальных путей ее развития;
• правил проведения табельных учетов на предприятии;
• правил и сроков отправки отчетов;
• средств связи и техники с вычислительными и организационными функциями;
• нормативной документации, которая поступает от вышестоящих лиц и затрагивает аспекты административно-хозяйственной стороны работы компании;
• способов механизации ручного труда;
• порядков закупки оборудования, инвентаря и канцелярии;
• основ трудового распорядка, принятых в организации;
• норм соблюдения техники безопасности (санитария на производстве, пожарная безопасность, охрана труда);
• правил составления отчетной документации за услуги;
• базовых принципов экономической науки, организации труда и управления на производстве;
• российского трудового законодательства.

Должностные обязанности

2.1. К перечню должностных обязанностей начальника АХО относятся:

• принятие участия в создании планов, связанных с организацией текущих и капитальных ремонтных работ основного фонда (в него входят здания, водоснабжающие системы, воздухопроводы и т.д.), оформление смет расходов на хозяйственные нужды;
• создание условий для осуществления ремонтных работ в помещениях предприятия и контролирование качества ремонта на всех этапах;
• снабжение подразделения организации предметами мебели, хозяйственными оборудованием, приборами для механизации инженерного труда, несение ответственности за сохранность данных объектов и проведение их ремонта при необходимости;
• участие в заполнении документации, требуемой для оформления договоров на предоставление услуг, хранение канцелярии, хозяйственных материалов и инвентаря, снабжение этими предметами всех подразделений организации, а также проведение учета их применения и заполнение отчетных документов. Контролирование целесообразного расходования материалов, которые направляются для хозяйственных задач;
• организация приема, прохождения регистрации и обслуживания лиц, которые прибывают в организацию в рамках служебной командировки;
• проведение мер по организации хозяйственного обслуживания конференций, собраний и прочих массовых мероприятий;
• руководство работами, направленными на благоустройство территорий (озеленение, уборка, торжественное украшение фасадов, проходных и т.д.);
• создание условий для проведения мероприятий по соблюдению пожарной безопасности и поддержанию в рабочей кондиции пожарного инвентаря;
• способствование внедрению новых средств связи и вычислительных приборов;
• руководство сотрудниками вверенного отдела.

Права

3.1. Права и полномочия начальника административно-хозяйственного отдела включают в себя:

• передачу подчиненным работникам указаний или заданий, которые охватывают вопросы, находящиеся в сфере компетенции начальника АХО;
• контроль за своевременным выполнением актуальных поручений и задач, адресуемых подконтрольным служебных отделений и работников организации;
• отправка запросов на получение необходимых материалов, которые имеют отношение к задачам, выполняемым начальником хозотдела;
• взаимодействие с отделениями сторонних предприятий для решения задач оперативного характера по вопросам производственной работы;
• защита интересов организации в сторонних учреждениях в процессе решения проблем, затрагивающих компетенцию начальника хозотдела.

Ответственность

4.1. В сферу ответственности начальника административно-хозяйственного отдела входят:

• низкая результативность производственной работы подразделения;
• некорректное выполнение (или отказ от выполнения) начальником АХО своих прямых обязательств, а также невыполнение указаний подчиненными сотрудниками отдела;
• предоставление заведомо искаженных сведений, касающихся состояния работы подразделения;
• отказ от выполнения приказов и поручений, исходящих от руководства предприятия;
• непринятие мер, направленных на предотвращение нарушений основ техники безопасности и противопожарных правил, создающее непосредственную угрозу компании и ее сотрудникам;
• игнорирование трудового и исполнительского дисциплинарных принципов сотрудниками подразделения, которое контролируется начальником хозотдела.

Условия работы

5.1. Распорядок работы начальника АХО разрабатывается с опорой на правила трудового распорядка, которые действуют в данной организации.
5.2. Начальник АХО выезжает в служебные командировки, если присутствует производственная необходимость.
5.3. При выполнении оперативных указаний по поддержанию производственной деятельности подразделения руководство предприятия может выделять служебное транспортное средство.

Составление должностной инструкции начальника АХО

Должностная инструкция не имеет универсального формата. Организации оформляют этот документ с учетом особенностей внутреннего распорядка. Написание инструктажа обыкновенно поручается кадровику или специалисту HR. Задачи начальников административно-хозяйственного отдела на разных предприятиях могут существенно отличаться друг от друга (при общем сходстве выполняемых функций).

Должностная инструкция содержит четыре пункта, которые освещают главные стороны профессиональной деятельности работника:

• общие положения;
• должностные обязанности;
• права;
• ответственность.

Справка! Предприятия уполномочены включать в этот список дополнительные разделы, если они позволяют четче определить круг задач начальника АХО.

Распространение и утверждение документа

Количество должностных инструкций определяется количеством сотрудников, занимающих данную должность. Если предприятие подразумевает наем нескольких начальников АХО, то инструкция выдается каждому сотруднику. Для того чтобы этот документ обрел юридическую силу, он должен быть подписан. Подписи оставляются следующими лицами:

• начальник административно-хозяйственного отдела, которому эта инструкция предназначается;
• сотрудник, ответственный за ознакомление начальника АХО с инструкцией;
• руководство предприятия.

Структура должностной инструкции

Законную силу инструкции подчеркивает утверждение начальником организации. Оно находится в правой верхней части документа и содержит следующие данные:

• занимаемая начальством должность;
• название предприятия;
• ФИО;
• подпись с расшифровкой.

Важно! По центру строки на первом листа инструкции пишется ее название.

Первая часть

Открывающие инструкцию «Общие положения» расписывают ту категорию сотрудников, к которой относится начальник АХО. Категория зависит от подразделения административно-хозяйственного отдела, в который поступает сотрудник. Выделяют следующие варианты:

• социально-бытовой;
• материально-ресурсный;
• планово-расчетный.

Первый раздел посвящен субординационным вопросам. Он указывает лица, которым начальник АХО обязывается подчинятся и лица, которые находятся в подчинении у него.

Справка! Фамилии конкретных людей не называются – указываются только должности.

Указывается распоряжение или приказ, на основании которого начальник АХО был принят на работу. Затем перечисляются требования организации, предъявляемые к соискателю. Они затрагивают такие важные моменты:

• образование;
• опыт работы;
• навыки.

Для начальника АХО требования имеют две альтернативы – сотрудник может иметь как высшее, так и среднее образование. Однако среднее образование должно компенсироваться большим стажем работы. В противном случае сотрудник не будет допущен к осуществлению своих функций.

В заключении первого раздела приводится исчерпывающий список нормативной документации. Со всеми этими источниками начальник АХО должен быть ознакомлен. К их числу относятся:

• трудовое законодательство РФ;
• правила внутреннего распорядка компании;
• нормы охраны труда и противопожарной безопасности.

Вторая часть

Раздел «Должностные обязанности» дает начальнику АХО детальную характеристику тех функций, которые ему поручаются. Этот сегмент должностной инструкции является одним из самых важных. От четкости его прописывания зависит слаженность работы на предприятии. Разные организации возлагают на начальников АХО разные обязанности. Наполнение этого пункта зависит от внутреннего распорядка конкретной организации.

В крупных компаниях начальники АХО по уровню профессиональной подготовки делятся на три уровня:

• техники, плотники, электрики, сантехники;
• ведущие специалисты, главные инженеры, администраторы;
• руководители и заместители предприятия, технические директоры.

Третья часть

Глава «Права» описывают круг полномочий, которыми наделен начальник АХО для осуществления своей рабочей деятельности. Права, которыми обладает сотрудник, делятся на несколько категорий:

• право оповещения начальства о наличии неисправностей и потребности в помощи для решения ряда проблем;
• про взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, если того требует выполнение производственных задач;
• право управления подчиненными сотрудниками – распределение отпусков, назначение наказаний, разрешение на уход с рабочего поста.

Справка! Список полномочий начальника АХО определяется местом, которое он занимает в структуре конкретной организации.

Четвёртый раздел

Раздел «Ответственность» перечисляет те поступки, за которые начальник АХО может понести наказание. Наказание имеет разную форму и определяется тяжестью проступка. Им может стать выговор, лишение премии или даже увольнение.

Детальное и четкое описание ответственности уберегает предприятие от возможных проблем в суде. К примеру, если начальник АХО несет материальную ответственность – этот пункт обязательно отражается в должностной инструкции.

Справка! При описании сферы ответственности работника инструкция должна опираться на трудовое законодательство РФ (что указывается в самом документе).

Пятая часть

В условиях работы прописываются все особенности, которые сопровождают данную должность. К таким условиям могут относятся частые командировки, переезд в другой город, работа в ночное время и другие детали, которые не вошли в предыдущие разделы.

В завершении должностной инструкции указываются данные начальника АХО:

• ФИО;
• наименование предприятия;
• паспортные данные;
• подпись сотрудника;
• дата ознакомления с инструкцией.

Источник