Меню

Электронное актирование обязательно или добровольно

Электронное актирование в ЕИС: что это такое и как работает?

С недавних пор заказчики требуют от поставщиков электронные закрывающие документы при поставке товара, выполнении работ, услуг. Нововведение получило название «электронное актирование» и осуществляется посредством функционала Единой информационной системы.

Одной из целей введения данного инструмента является повышение степени прозрачности в сфере госзакупок, а именно в части исполнения контракта.

Просто так запросить электронное актирование заказчики не могут, они должны прописать данное условие в контракте и открыть для поставщика возможность формирования электронной документации.

В сегодняшней статье рассказываем, что это за новшество, насколько оно полезно для поставщиков. Приводим полный алгоритм действий для подрядчика, как подготовить документацию в цифровом формате, чтобы у заказчика не возникало замечаний.

Электронное актирование: обязательно или добровольно?

В начале текущего года на портале Единой информационной системы (ЕИС) появился функционал по формированию и утверждению закрывающих документов. Он вошел в обиход в рамках поручения Президента РФ от 04 декабря 2019г. № Пр-2472. Пока использование функционала для участников госзаказа является добровольным, а с 1 апреля 2021 года станет обязательным.

Электронный документ о приемке товаров, работ или услуг призван подтвердить, что данные об исполнении контракта являются достоверными. Цифровая версия приемки, сформированная в ЕИС и подписанная электронной подписью, имеет ту же юридическую силу, что и бумажный документ (Письмо Казначейства России № 14-00-06/27476, ФНС России № АС-4-15/26126 от 18 декабря 2019 года).

Проект сведений об исполнении контракта формируется автоматически для размещения в реестре контрактов и на основании приемочного документа. Эта мера полностью исключает внесение заказчиками ошибочных сведений, за что предусмотрена административная ответственность по ст.7.31 КоАП РФ. Когда раньше заказчики самостоятельно заполняли документ, они могли допустить ошибки, теперь это исключено.

Электронное актирование пока рекомендовано к использованию, а позднее вступят в силу положения об обязательности данной меры.

Заказчики и поставщики Ростовской области уже активно пользуются функционалом ЕИС при формировании закрывающих документов. Их отзывы положительны, отмечается удобство, экономия времени и корректность при создании цифрового документа.

В ЕИС находятся видео уроки и методические материалы, которые помогают сторонам госконтракта разобраться в нововведении. Для этого необходимо зайти в раздел «Документы» -> «Материалы для работы в ЕИС» -> «Материалы для работы с документами о приемке товаров (работ, услуг) в электронной форме».

В конце июня 2020 года прошла масштабная онлайн-конференция «Электронное актирование — 2020» по инициативе Федерального казначейства совместно с электронной площадкой ТЭК-Торг и Торгово-промышленной палатой РФ.

Для чего введено актирование?

Электронное актирование – мера, необходимая не только для государственных ведомств и проверяющих органов, но и для поставщиков. Она решает ряд важных задач и повышает эффективность закупок:

  • Согласование приемки происходит быстро;
  • Оплата по контрактам производится без задержек;
  • Становится меньше бумаг при документообороте;
  • Исключаются технические ошибки;
  • Обеспечивается аналогичность сведений из контракта и закрывающих документов;
  • Упрощен сбор статистической информации;
  • Закупочный процесс оптимизирован;
  • Реализуется принцип прозрачности закупок.

Главной проблемой, из-за которой было решено ввести электронное актирование является сложность установления реальных фактов исполнения контракта и, вообще, установление ситуации, которая происходит между заказчиком и поставщиком на этапе исполнения контракта.

Основные положения

В настоящее время электронное актирование является добровольной мерой. Заказчики должны прописывать это условие в проект контракта и предоставить эту возможность поставщику посредством ЕИС. Использование функционала ЕИС происходит по желанию, то есть при согласии со стороны заказчика и исполнителя.

Как указать в контракте условие электронного актирования (краткая инструкция для заказчика):

  1. Зайти в личный кабинет на сайте gov.ru.
  2. Открыть вкладку «Исполнение».
  3. Найти интересующий контракт.
  4. Применить к контракту функцию «Предусмотреть формирование документов о приемке товаров (работ, услуг) в электронной форме».

Инструкция для поставщика

Как поставщику выполнить электронное актирование при приемке товаров, работ или услуг по контракту:

  1. Зайти в свой личный кабинет на сайте zakupki.gov.ru.
  2. Настроить права доступа: просматривать договора и формировать документы о приемке, наличие доверенности на подписание закрывающих документов.
  3. Открыть вкладку «Исполнение» и выбрать нужный договор.
  4. Кликнуть на «Создать первичный учетный документ». Заполнить все разделы в предложенной форме, которые не заполнены автоматически.
  5. Подписать закрывающий документ электронной подписью и отослать его заказчику.
  6. Произвести поставку.

Что делать, если заказчик отказывается принимать товар?

Если заказчик отказывается принимать товар, то эту проблему можно решить двумя способами:

  1. Согласиться с замечаниями заказчика и поставить продукцию согласно условиям договора и повторно отправить заказчику акт через функционал ЕИС.
  2. Не соглашаться с замечаниями и обжаловать их.

Что делать поставщику при частичной приемке товаров?

  1. Открыть акт с пометкой «Товары (работы, услуги) приняты с расхождениями (претензией)», который получен от заказчика.
  2. Исправить документ с учетом замечаний заказчика.
  3. Исправленную версию переслать заказчику на утверждение.
  4. Произвести поставку.

Инструкция для заказчика

Чтобы в полной мере реализовать возможность электронного актирования по 44-ФЗ, заказчику нужно придерживаться следующей инструкции:

  1. Принять продукцию.
  2. Подготовить бумажную версию приемки.
  3. Войти в личный кабинет ЕИС.
  4. Из списка документов об исполнении контракта выбрать тот, который помечен формулировкой «Ожидает подтверждения получения», и согласиться с его получением. Для этого следует отправить извещение исполнителю.
  5. Открыть акт и проверить его содержание. Если поставщик правильно заполнил все данные, то заказчик заполняет все разделы предложенной формы, которые не заполнены автоматически.
  6. Прикрепить отсканированную версию бумажного акта, который был составлен во время фактической приемки.
  7. Подписать документ электронной подписью и переслать подрядчику.
  8. Оплатить товар.
  9. Добавить в реестр контрактов сведения, подтверждающие выполнение работ.

Заказчик должен подписать акт в ЕИС в течение 20 рабочих дней согласно новым требованиям.

Что делать, если товар не соответствует условиям контракта?

В этом случае заказчик может отказать в приемке товара, используя функционал ЕИС. Отказ формируется следующим образом:

  1. На этапе заполнения акта вписать обоснование отказа по каждой позиции.
  2. К электронному документу дополнительно прикрепить отсканированную версию отказа, в котором указано обоснование данного решения и подписи членов приемочной комиссии.
  3. Подписать документы электронной подписью и переслать подрядчику.

Что делать заказчику при частичной приемке товара?

При частичной приемке заказчик прописывает в акте, какие позиции он принял, а какие – нет. Недопоставленная продукция оплачивается на основании исправленного документа, который предоставил поставщик после исправления замечаний.

Какие документы формируются в ЕИС?

В ЕИС предусмотрены:

  • Универсальный передаточный документ (УПД) – объединяет в себе счет-фактуру и передаточный документ (акт) либо только передаточный документ (акт).
  • Универсальный корректировочный документ – объединяет в себе корректировочный счет-фактуру и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, услуг) либо только документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, услуг).

Оба эти документа являются официальными, имеют равную юридическую силу с документом, подписанным на бумажном носителе. Также являются официальным основанием для проведения платежа, могут предоставляться в налоговый орган при соответствующем запросе.

Для создания этих документов поставщику необходимо найти нужный контракт и в контекстном меню открыть строку «Создать первичный учетный документ». Появится форма для заполнения. Некоторые поля система заполнит в авторежиме, а остальные должен прописать сам поставщик. Всего заполняется 6 разделов.

Раздел I . Общая информация. Сюда вносятся основные данные, например, вид документа, дата его создания, наименование поставщика.

Раздел II . Контрагенты. Это информация о заказчике и исполнителе: наименование организации, ИНН, КПП, реквизиты свидетельства о регистрации.

Эти поля будут заполнены автоматически, функция редактирования поставщику будет недоступна. Однако адреса и банковские реквизиты поставщика и заказчика при необходимости поменять можно. Также самостоятельно поставщик может прописать номер телефона и email заказчика.

Если грузоотправителем или грузополучателем является сторонняя организация, то эти сведения указываются в данном разделе. Плюс прописывается информация о перевозчике. Три поля об отправителе, получателе и перевозчике поставщик заполняет вручную.

Раздел III. Товары, работы и услуги. Здесь поставщик прописывает информацию о ТРУ. Причем часть сведений снова заполняются автоматически, а часть – вручную. Например:

Автоматически: название и код ТРУ, единица измерения, цена за единицу измерения (с НДС или без него).

Вручную: сорт и артикул продукции, объем поставки, сведения о таможенной декларации.

При поставке лекарств поля для заполнения будут отличаться:

Автоматически: наименование и код препарата, международное непатентованное наименование, торговое название, форма, дозировка, страна-изготовитель, цена за упаковку, сумма налога.

Вручную: срок годности, размер оптового начисления, сведения о таможенной декларации.

Раздел IV. Факт отгрузки. Раздел появляется для заполнения только при формировании УПД. Поставщик заполняет сведения об отгружаемых товарах или передаваемых работах, услугах. Дополнительно нужно указать дату, имя и должность ответственного за передачу ТРУ лица, транспортная накладная, документ об отгрузке.

Раздел V. Подписанты включает в себя информацию о лицах, которые должны подписать закрывающий документ (имена и должности). Система отобразит список лиц, а поставщик выберет тех, кто наделен таким правом.

Раздел VI. Подписание. Здесь доступен к просмотру печатный вариант электронного документа. Поставщик проверяет документ на правильность, затем подтверждает, что его можно подписывать.

Читайте также:  LTV CNE 631 48 камера видеонаблюдения

После подписания документа всеми ответственными лицами система запустит режим проверки. При наличии ошибок их нужно исправить и переподписать документ. Если все заполнено верно, документ будет направлен заказчику автоматически.

Затем поставщик должен распечатать документ, чтобы потом при отгрузке товара или передаче работ, услуг отдать его заказчику.

Редактирование первичного учетного документа в ЕИС

У поставщика есть такая возможность, но только до того, как документ подпишут уполномоченные лица. После отправки заказчику доступ к редактированию будет прекращен. В этом случае нужно создать документ-исправление.

Как редактировать основной документ?

Содержание основного документа можно корректировать только на конкретных этапах:

  • «Проект»;
  • «На подписании»;
  • «Ошибка доставки».

Когда такая необходимость возникла, зайдите в меню нужного документа и нажмите на строку «Открыть на редактирование» или «Внести изменения». Название строки будет зависеть от этапа. После исправления текста можно подписать документ и переслать его заказчику.

Как создать документ-исправление?

При выявлении ошибок заказчиком поставщику придется создать новый документ. Для экономии времени в ЕИС есть раздел «Создать исправление».

В этом случае система создает копию передаточного документа — документ-исправление. В нем исправляются ошибки.

Однако в документе-исправлении можно изменить малозначительную информацию, а вид документа, наименование и объем продукции, цену за товар с учетом налога, сумму акциза исправить не получится.

Также не получится дописать или удалить предмет поставки, для этого применяется корректировочный документ.

Когда и как формируется корректировочный документ?

Поставщик обращается к корректировочному документу в 2-х случаях:

  • при частичной приемке товара, работы, услуги;
  • когда изменяется сумма ТРУ.

Для того чтобы создать данный документ, нужно найти интересующий контракт и в меню открыть строку «Создать универсальный корректировочный документ».

Система автоматически сформирует копию основного передаточного документа, которую поставщик сможет править, например:

  • добавить или сократить объемы поставки;
  • добавить или удалить предмет поставки;
  • изменить стоимость за единицу.

К этому документу нужно прикрепить скан документального основания для корректировки. Например, если заказчик попросил снизить стоимость продукции, прикладывается письменная просьба об этом.

Возможные проблемы электронного актирования

Иногда система дает сбои, которые можно объединить в список наиболее часто возникаемых:

  1. Не появляются всплывающие окна.
  2. Виснет личный кабинет.
  3. Пропадает функция формирования цифровых документов.
  4. Не получается подписать электронный документ.
  5. Выскакивает неверный ИНН, и система сигнализирует об ошибке.
  6. Контроль выдает ошибку в правильных сведениях.
  7. Дополнительные документы, которые прикрепляет заказчик, не позволяют контролю пройти дальше.
  8. Уведомления от заказчика не появляются у поставщика.

Нужно делать скидку на то, что это еще достаточно молодой функционал, поэтому возможны различные неполадки. При их возникновении нужно обращаться в службу техподдержки. Это позволит:

  • Оперативно решить проблему;
  • Уведомлять создателей функционала о часто возникаемых ошибках. На основе их анализа разработчики быстрее будут совершенствовать систему.

Сбои при формировании электронных документов могут возникать и при:

  1. Неправильной настройке АРМ пользователя для работы в ЕИС. Для корректной работы применяйте мастер настройки.
  2. Отключении возможности пользователя просматривать договора и создавать закрывающие документы.
  3. Неприменении заказчиком возможности актирования по контракту.

Важный момент! Электронное актирование в обязательном порядке будет действовать на контракты, заключенные после 01 января 2020 года.

Чтобы исключить проблемы при работе системы с вашей стороны, ознакомьтесь с методическими материалами, которые находятся в открытом доступе на сайте ЕИС.

Источник



Электронное актирование: пошаговая инструкция

1. Откроем права доступа тем, кто будет заниматься приемкой-передачей.

В Личном кабинете найдем вкладку «Зарегистрированные пользователи. », выберем нужного сотрудника, нажмем на три точки рядом с его логином, в появившемся меню кликнем «Права доступа…». В разделе «Электронный документооборот при исполнении контракта» поставим галочки на нужных пунктах.

2. Уведомим заказчика об электронной приемке.

Ему необходимо включить функцию «Предусмотреть формирование документов о приемке в электронной форме» в реестре контрактов. Только после этого такая возможность появится в Личном кабинете поставщика.

3. Сформируем документ о приемке.

В разделе «Исполнение контрактов» Личного кабинета откроем пункт «Контракты», найдем нужный. Кликнем на три точки напротив завершенного этапа и в выпадающем меню выберем «Создать документ о приемке». Обратите внимание: сделать это можно только для контрактов в статусе «Исполнение». В появившейся форме часть данных подгрузится автоматически, остальные нужно заполнить самостоятельно.

Создать можно несколько видов документов:

  • Универсальный передаточный: объединяет счет-фактуру и акт.
  • Только передаточный: акт.
  • Универсальный корректировочный: объединяет счет-фактуру и документ об изменении стоимости ТРУ. Он понадобится, если заказчик принял не все товары или если сумма фактически поставленных товаров отличается от указанной в контракте. Не забудьте приложить основание для корректировки.
  • Только документ об изменении стоимости контракта.

4. Проверим документ и кликнем «Подписать и направить заказчику».

В 20-дневный срок после этого нам необходимо выполнить доставку товаров, предусмотренных контрактом, а заказчику подписать передаточный документ.

Кажется не сложно? По факту ЕИС пока не готова на 100% к переходу на электронное актирование. Например, нет возможности сформировать КС-2 и КС-3, которые применяются для приемки строительно-монтажных работ. Но будем надеяться, что за ближайший месяц ее возможности подтянутся до нужного уровня, так как для поставщика в электронном актировании много плюсов: вести документооборот онлайн просто удобнее, также снизятся шансы не получить оплату по контракту, так как за этим будет следить Казначейство, а в спорных ситуациях можно будет предоставить историю операций в качестве аргумента в суде.

Источник

Электронное актирование в ЕИС: инструкция для поставщика

С 1 января 2020 года участники закупок могут обмениваться электронными документами о приемке товаров, работ и услуг в ЕИС. Рассказываем, как сформировать, подписать и отправить такие документы заказчику.

иллюстратор — Маргарита Федосеева

Схема документооборота между поставщиком и заказчиком в ЕИС

Электронная приемка любых товаров, работ и услуг (ТРУ) в ЕИС проходит по одной схеме.

Поставщик:

Формирует первичный учетный документ, подписывает его электронной подписью (ЭП) и отправляет заказчику.

Отгружает товары или передает результаты работ или услуг.

Заказчик:

Передает поставщику бумажную расписку о получении товаров или результатов работ и услуг.

Отправляет поставщику электронное извещение о том, что он получил документ о приемке.

Проводит приемку и решает, соответствуют ли ТРУ требованиям контракта.

После этого порядок действий участников закупки отличается в зависимости от результатов приемки. Заказчик может:

  • принять ТРУ полностью,
  • принять ТРУ частично,
  • отказаться принять ТРУ.

При полной приемке товара:

Заказчик готовит документ о приемке в бумажном виде.

В ЕИС заполняет в передаточном документе раздел «Приемка товаров работ и услуг» и прикладывает к нему скан документа о приемке.

Подписывает передаточный документ своей ЭП и отправляет его поставщику.

Публикует документы об исполнении в реестре контрактов.

При частичной приемке:

Заказчик готовит два бумажных документа: акт о частичной приемке товаров и мотивированный отказ от приемки.

В ЕИС заполняет в передаточном документе раздел «Приемка товаров работ и услуг», прикладывает к нему сканы бумажных документов и отправляет его поставщику.

Поставщик формирует корректировочный документ, в котором указывает только те ТРУ, которые принял заказчик.

Подписывает корректировочный документ своей ЭП и отправляет его заказчику.

Заказчик отправляет поставщику уведомление о том, что получил корректировочный документ.

Проверяет этот документ и, если нет замечаний, подписывает его ЭП.

При отказе от приемки:

Заказчик готовит мотивированный отказ от приемки в бумажном виде.

В ЕИС заполняет в передаточном документе раздел «Приемка товаров работ и услуг», прикладывает к нему скан отказа от приемки и отправляет его поставщику.

Поставщик может исправить недостатки и поставить товар или сдать работы и услуги заново. В этом случае он готовит новый передаточный документ и отправляет его заказчику.

Как сформировать электронный документ о приемке

В ЕИС можно сформировать:

  • счет-фактуру и передаточный документ,
  • счет-фактуру,
  • передаточный документ.

Чтобы создать любой из них, поставщик должен открыть нужный контракт и в контекстном меню этапа выбрать пункт «Создать первичный учетный документ».

После этого откроется форма создания документа. Некоторые поля система заполнит автоматически: она возьмет данные из контракта или единого реестра участников закупок (ЕРУЗ). Остальные сведения поставщик должен указать самостоятельно. Он заполняет пять разделов документа.

Раздел «Общая информация»

Здесь нужно указать основные сведения, например, вид документа, дату его создания и название организации поставщика.

Раздел «Контрагенты»

В этом разделе перечислены все данные о поставщике и заказчике, например:

  • название организации,
  • ИНН и КПП,
  • реквизиты свидетельства о регистрации.

Эти данные система заполнит автоматически и редактировать их поставщик не сможет.

Единственное исключение — адреса и банковские реквизиты поставщика и заказчика. При желании их можно исправить. Также поставщик может вручную ввести номер телефона и адрес электронной почты заказчика.

Если товар отправляет или получает сторонняя организация, а не поставщик или заказчик, в этом разделе нужно указать сведения об этой организации. Также сюда можно добавить информацию о перевозчике.

Читайте также:  Способы применения Вермокса для профилактики

Все данные грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика поставщик заполняет самостоятельно.

Раздел «Товары, работы и услуги»

Здесь поставщик указывает сведения о товарах, работах или услугах (ТРУ), которые должен принять заказчик. Как и в предыдущих разделах, часть сведений заполняется автоматически, а часть — вручную, например:

Указывается автоматически Указывает поставщик
Название и код ТРУ Сорт и артикул товара
Единица измерения Количество
Цена за единицу измерения с НДС и без него Данные таможенной декларации

Для лекарств действуют другие правила:

Указывается автоматически Указывает поставщик
Название и код лекарства Срок годности
Международное непатентованное наименование (МНН) Размер оптовой надбавки
Торговое название, форма и дозировка Данные таможенной декларации
Страна-производитель
Цена за упаковку
Налоговая ставка

Раздел «Факт отгрузки»

Этот раздел доступен только при подготовке универсального передаточного документа. Здесь поставщик заполняет всю информацию об отгрузке товаров или передаче работ и услуг, в том числе:

  • дату,
  • имя и должность сотрудника, который передаст товар,
  • данные транспортной накладной,
  • данные документа об отгрузке.

Раздел «Подписанты»

Здесь нужно указать имена и должности всех, кто должен подписать готовый документ. Система сама покажет список сотрудников, которые имеют на это право, поставщик должен лишь выбрать из них одного или нескольких из них.

Раздел «Подписание»

В этом разделе можно посмотреть печатную версию документа. Поставщик должен проверить, правильно ли он заполнил все сведения, и подтвердить, что документ готов к подписанию.

После того, как все ответственные сотрудники подпишут документ своей электронной подписью, система автоматически проверит его на ошибки. Если она найдет нарушения, их нужно исправить и подписать документ заново. Если нарушений нет, система отправит подписанный документ заказчику.

После этого поставщик должен распечатать готовый документ и передать его заказчику во время отгрузки товара или передачи работ и услуг.

Как исправить первичный учетный документ в ЕИС

Поставщик может редактировать передаточный документ, пока его не подпишут все ответственные сотрудники. Как только он отправит его заказчику, вносить изменения будет нельзя. В этом случае поставщику придется создать документ-исправление.

Как редактировать передаточный документ

Исправить текст основного документа можно, если он находится на стадии:

  • «Проект»,
  • «На подписании»,
  • «Ошибка доставки».

В этом случае поставщик открывает меню нужного документа и выбирает пункт «Открыть на редактирование» или «Внести изменения». Название пункта зависит от того, на какой стадии находится документ. После того как поставщик исправит все ошибки, он может подписать документ и отправить его заказчику.

Если заказчик найдет ошибки в передаточном документе, поставщику придется создать новый документ. Чтобы не тратить время на то, чтобы заново заполнить все поля, в ЕИС есть функция «Создать исправление».

В этом случае система формирует точную копию передаточного документа — документ-исправление, в котором поставщик может исправить ошибки.

Однако, в документе-исправлении можно редактировать только незначительные пункты. Поставщик не сможет изменить, например:

  • вид документа,
  • наименование и количество товара,
  • стоимость товара с налогом,
  • сумму акциза.

Также здесь нельзя добавлять или удалять ТРУ — для этого нужно использовать корректировочный документ.

Как сформировать корректировочный документ

Поставщик создает корректировочный документ, если:

  • заказчик принял ТРУ частично,
  • изменилась стоимость ТРУ.

Чтобы сформировать такой документ поставщик должен открыть нужный контракт и в контекстном меню этапа выбрать пункт «Создать универсальный корректировочный документ».

Система автоматически создаст копию основного передаточного документа, в которую поставщик сможет внести изменения, например

  • увеличить или уменьшить количество ТРУ,
  • добавить или удалить ТРУ,
  • исправить цену за единицу.

К этому документу поставщик должен приложить скан документа-основания корректировки. Например, если заказчик попросил уменьшить цену товара, нужно добавить письменную просьбу об этом.

Как передать электронные документы о приемке в налоговую

Федеральная налоговая служба (ФНС) может потребовать документы о приемке товара. Поставщик может передать электронные документы, которые сформировал на сайте ЕИС, через личный кабинет налогоплательщика.

В своем письме Казначейство и ФНС разъяснили, что все документы, которые участники закупок подписывают в ЕИС электронной подписью, равнозначны бумажным документам с рукописной подписью.

Если ФНС потребует дополнительные электронные документы, которые не подходят по формату для передачи через интернет, их можно отправить по почте. Для этого поставщик должен распечатать нужный документ с отметкой о том, что он подписан электронной подписью.

Ответим на вопросы

Эксперты ответят на ваши вопросы по теме статьи в первые сутки после публикации. Потом отвечают только участники закупок, а вопрос экспертам можно задать в специальной рубрике .

Источник

Электронное актирование: новая реальность для учреждений-заказчиков

Электронное актирование: новая реальность для учреждений-заказчиков
ideyweb / Depositphotos.com

Для получателей средств федерального бюджета новыми нормами постановления Правительства РФ № 2050 об особенностях реализации закона о федеральном бюджете на 2021 год установлены обязательные условия об оплате, которые необходимо предусмотреть в государственных контрактах 2021 года на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг (Постановление Правительства РФ от 28 апреля 2021 г. № 667):

  • условие о сроке оплаты в течение 10 рабочих дней с даты подписания заказчиком документа о приемке;
  • условие об оплате по контрактам, исполнение которых приходится на декабрь 2021 года, в декабре 2021 года или в очередном финансовом году за счет лимитов следующего года в зависимости от даты поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг.

Более подробно о такой новации мы рассказывали ранее в новостной ленте.

Конечно, мы привыкли, что в качестве документа о приемке исполнения по контракту, как правило, выступает накладная, акт приемки-передачи товара, акт выполненных работ/ оказанных услуг, оформленные в печатном виде. Однако наряду с таким оформлением приемки в настоящее время Казначейством в ЕИС реализована процедура электронного актирования, когда документ о приемке товаров, работ или услуг формируется и подписывается электронной подписью в электронной форме посредством функциональных возможностей ЕИС Такой вариант формирования документов позволяет минимизировать бумажный документооборот и оптимизировать порядок взаимодействия заказчиков и исполнителей, в том числе, процесс оплаты.

Так вот еще одно новшество касается федеральных ГРБС как получателей средств федерального бюджета и подведомственных им ПБС. По закупкам, извещения об осуществлении которых размещены в ЕИС начиная с 1 мая 2021 года, в соответствии с новой нормой Постановления № 2050 заказчик обязан предусмотреть в контрактах положение о возможности формирования и подписания документов о приемке товаров, выполненной работы, оказанной услуги, а также отдельных этапов исполнения контракта в форме электронного документа в ЕИС в сфере закупок.

Данное требование распространяется на федеральных ГРБС, которые будут включены в утвержденный Правительством РФ перечень, и подведомственных им ПБС. Однако на сегодняшний день такого реестра нет, а потому обязанность предусматривать в контрактах положение о возможности электронного актирования для федеральных заказчиков — ПБС пока откладывается до их включения в указанный правительственный перечень.

На что следует обратить внимание при электронном актировании?

  1. Условиями контракта должна быть предусмотрена именно возможность электронного актирования, иными словами заказчик предоставляет лишь право, но исполнитель контракта не обязан формировать электронные документы о приемке в ЕИС. Исполнитель контракта может воспользоваться предоставленной возможностью и сформировать в ЕИС электронный документ о приемке, или сформировать предусмотренные условиями контракта документы о приемке на бумажном носителе.
  2. Нет обязанности включать условие о возможности электронного актирования в контракты, заключенные с единственным поставщиком, поскольку извещение об осуществлении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) согласно положениям Закона № 44-ФЗ не требуется.
  3. Электронный документ о приемке формируется в ЕИС исполнителем (поставщиком, подрядчиком), но качество его заполнения зависит от сведений, которые содержатся в реестре контрактов. Поэтому необходимо внимательней отнестись к формированию информации о предмете закупки, условных единицах и иных показателях, которые позволят сформировать исполнителю акт в электронном виде.
  4. Подписанные в ЕИС в сфере закупок документы о приемке принимаются к учету в качестве первичных учетных документов и являются основанием для оплаты.

На основании сформированных и подписанных в ЕИС электронных документов о приемке предусмотрена возможность автоматического формирования сведения об исполнении контракта, сведения об исполнении денежного обязательства, а также распоряжения на оплату (заявки на кассовый расход, платежного поручения). Механизм электронного актирования позволит сократить трудозатраты по формированию таких документов — все будет формироваться в ЕИС на основании электронного акта, и заказчику останется лишь проверить и подписать сформированные документы электронной подписью. Причем форматы выгрузки документов из ЕИС в ГИС «Электронный бюджет» уже отработаны.

  • Электронное актирование в ЕИС позволяет заказчику подписать документ приемки не только руководителем или уполномоченным лицом, но и приемочной комиссией. Для этого необходимо обеспечить сотрудников, которые входят в состав приемочной комиссии, электронными подписями, а также настроить в ЕИС права и полномочия подписантов и предоставить им доступ в ЕИС. Но, как и прежде, можно дополнительно прикрепить скан документа приемки, сформированного и подписанного приемочной комиссией на бумажном носителе, ведь зачастую к работе комиссии привлекаются сторонние лица, которые не являются работниками учреждения (к примеру, независимые эксперты), или формируются межведомственные комиссии по приемке. Такие привлеченные к работе приемочной комиссии лица не могут подписывать в ЕИС электронные документы.
  • Датой приемки при электронном актировании является дата подписания в ЕИС руководителем или уполномоченным лицом заказчика сформированного электронного документа о приемке.
  • В электронном акте предусмотрена возможность указать сведения о начислении неустоек (штрафов, пеней) в связи с ненадлежащим исполнением обязательств, что позволит сформировать денежное обязательство с учетом условия об удержании санкций из суммы причитающейся контрагенту оплаты стоимости товаров, работ или услуг.
  • Все важные документы и новости о коронавирусе COVID-19 – в ежедневной рассылке Подписаться

    На федеральные бюджетные и автономные учреждения, региональные и муниципальные организации бюджетной сферы норма об обязательном включении в условия контракта возможности электронного актирования не распространяется. Но все они могут воспользоваться таким способом формирования и подписания документов о приемке в ЕИС.

    А начиная с 1 января 2022 года электронное актирование запланировано внедрить повсеместно и распространить на заказчиков всех уровней бюджетов независимо от типа учреждения.

    Источник

    Особенности электронного актирования в ЕИС: инструкция для поставщиков

    —>

      On 05.11.2020 0 Комментарии ЕИС, ЕРУЗ, Электронный документооборот

    В Единой информационной системе работает электронное актирование закупок. Обе стороны, участвующие в процессе, имеют инструменты для создания в электронном виде документов, подтверждающих факт приёмки. Рассмотрим инструкцию по подготовке документов, их подписанию и отправке.

    Порядок отправки документов в ЕИС

    Приёмка товаров, работ и услуг с использованием функционала ЕИС осуществляется по уже сложившейся схеме. Порядок работы изложен в методических материалах, размещённых в системе.

    Поставщик:

    Регистрация в ЕРУЗ ЕИС

    С 1 января 2020 года для участия в торгах по 44-ФЗ, 223-ФЗ и 615-ПП обязательна регистрация в реестре ЕРУЗ (Единый реестр участников закупок) на портале ЕИС (Единая информационная система) в сфере закупок zakupki.gov.ru.

    Мы оказываем услугу по регистрации в ЕРУЗ в ЕИС:

    Заказать регистрацию в ЕИС

    1. Формирование УПД, подписывает его электронной подписью (ЭП) и отправляет в адрес заказчика.
    2. Поставка ТРУ.

    Заказчик:

    1. Направление поставщику бумажного подтверждения (расписка) получения ТРУ.
    2. Направление в адрес поставщика извещения, подтверждающего факт получения акта о приёмке.
    3. Осуществление приёмки и принятие решения о соответствии/несоответствии поставленных товаров (оказанных услуг) условиям заключённого контракта. От этого зависят дальнейшие действия, так как может быть:
    • осуществлена приёмка ТРУ в полном объёме
    • осуществлена частичная приёмка
    • отказ от приёмки ТРУ

    Алгоритм действий заказчика в случае полной приёмки ТРУ:

    1. Подготовка документа о приёмке товара на бумажном носителе.
    2. Заполнение в УПД раздела «Приёмка товаров, работ и услуг» с приложением отсканированного документа о приёмке.
    3. Направление поставщику передаточный документ, подписанного ЭП.
    4. Размещение в реестре документов, подтверждающих факт исполнения контракта.

    При частичной приёмке ТРУ:

    1. Заказчик составляет на печатных носителях два документа: акт частичной приёмки; отказ от приёмки с указанием причин.
    2. Вносит необходимую информацию в УПД в раздел «Приёмка товаров, работ и услуг», загружает отсканированные копии документов и посылает в адрес поставщика.
    3. Поставщик подготавливает УКД, отмечая в нём лишь принятые позиции. Далее заверяет собственной ЭП и направляет заказчику.
    4. Заказчик направляет в адрес поставщика уведомление о получении корректировочного документа. Затем изучает его и при отсутствии недочётов и замечаний — подписывает его ЭП.

    В ситуации отказа от приёмки ТРУ:

    1. Заказчик составляет акт отказа от приёмки ТРУ с указанием причин в печатном виде.
    2. Вносит необходимые данные в УПД в раздел «Приёмка товаров работ и услуг», вместе с отсканированной копией отказа от приёмки отправляет поставщику.
    3. Поставщик имеет законодательную возможность в определённый период устранить замечания и направить товар или представить работы (услуги) вновь. Тогда он формирует другой УПД, который отправляет в адрес заказчика.

    Порядок формирования электронного документа о приёмке

    Наличие зарегистрированного доступа в ЕИС помогает подготовить:

    • счёт-фактуру
    • универсальный передаточный документ
    • корректировочные документы

    Для создания каждого из них нужно открыть контракт и в контекстном меню этапа выбрать пункт «Создать первичный учётный документ».

    В результате данного действия появляется форма, с помощью которой создаётся необходимый документ. Отдельная информация уже скопирована в него из ЕРУЗ или из контракта. Оставшиеся позиции поставщик дополняет сам. Рассмотрим работу по заполнению обязательных разделов подробнее.

    Раздел «Общая информация»

    Здесь содержится самая основная информация:

    • вид документа
    • дата его формирования
    • наименование организации, являющейся поставщиком

    Раздел «Контрагенты»

    Предусмотрено внесение данных заказчика и поставщика:

    • наименование организации
    • ИНН и КПП
    • реквизиты свидетельства о регистрации

    Когда товар принимает или направляет не поставщик или заказчик, а иная фирма, заполняется информация о ней. Есть возможность внести данные о перевозчике.

    Раздел «Товары, работы и услуги»

    В этот раздел вносится информация о товарах, работах, услугах, принимаемых заказчиком.

    Некоторая информация, аналогично предшествующим разделам, внесена системой:

    • наименование и код ТРУ
    • единица измерения
    • цена за единицу измерения с учётом НДС/без учёта НДС

    Другие сведения вносятся поставщиком в системе самостоятельно:

    • сорт и артикул товара
    • количество
    • данные таможенной декларации

    Раздел «Факт отгрузки»

    Заполняется этот раздел, если формируется УПД. Тогда поставщиком вносятся полные сведения, касающиеся отгрузки товаров или передачи работ/услуг:

    • дата
    • ФИО, а также должность лица, передающего товар
    • информация о ТН
    • сведения о документе отгрузки

    Раздел «Подписанты»

    Вносится полный перечень лиц, которые должны заверить окончательный документ. ЕИС содержит список сотрудников, обладающих этим правом. Поставщику остаётся только выбрать из этого перечня.

    Раздел «Подписание»

    Здесь представлена возможность ознакомиться с тем, как будет выглядеть документ в печатном виде. Поставщику требуется проверить корректность внесённых в документ данных и удостоверить его готовность.

    Подписанием документа является проставление электронной подписи всеми ответственными лицами. Дальше система осуществляет его проверку. В случае нахождения несоответствий их требуется устранить и вновь подписать документ. Если недочётов не найдено, система направляет заказчику подписанный документ.

    Затем поставщик подготавливает данный документ в печатном виде и передаёт его заказчику в ходе поставки ТРУ.

    Как изменить в ЕИС первичный учётный документ

    В ходе исполнения контракта периодически случаются обстоятельства, возникает необходимость скорректировать внесённые данные. Возможность редактировать сохраняется до момента подписания передаточного документа всеми ответственными сотрудниками. После отправки его в адрес заказчика изменять сведения будет уже невозможно. В подобной ситуации поставщику необходимо сформировать документ-исправление.

    Исправление передаточного документа

    Корректировка основного документа доступна, когда он находится в статусе «Проект», «На подписании» или «Ошибка доставки». С учётом этого параметра поставщик, зайдя в меню необходимого документа, находит одно из подходящих действий:

    • «Открыть на редактирование»
    • «Внести изменения»

    Затем поставщик осуществляет требующиеся изменения документа, подписывает его и направляет заказчику.

    Создание документа-исправления

    Когда недочёты в УПД обнаружены заказчиком, поставщику необходимо сформировать новый. Чтобы сэкономить ресурсы и не вносить вновь информацию во все графы, надо воспользоваться функцией «Создать исправление».

    В такой ситуации функционал ЕИС точно скопирует передаточный документ и создаст документ-исправление. В нём поставщик имеет возможность устранить несоответствия.

    Однако следует знать, что не вся информация в данном документе доступна для редактирования. Например, у поставщика не получится скорректировать:

    • вид документа
    • наименование и количество товара
    • стоимость товара с учётом налога
    • размер акцизного сбора

    Создание корректировочного документа

    Данные, не поддающиеся редактированию в документе-исправлении, изменяются с помощью подготовки корректировочного документа. Поставщик создаёт его, если:

    • не полностью приняты ТРУ
    • подверглась изменению стоимость товаров (работ)

    Для создания КД поставщик открывает необходимый контракт и в меню этапа нажимает «Создать универсальный корректировочный документ».

    Системой будет создана копия основного передаточного документа, в которой поставщик может:

    • увеличивать или уменьшать число товаров
    • добавлять или удалять товары (работы)
    • менять цену за единицу товара

    К корректировочному документу прилагается отсканированная копия документа, являющегося причиной для корректировки. Так, когда заказчик предлагает снизить цену товара, необходимо направить просьбу об этом.

    Предоставление электронных документов в ФНС

    Осуществляя деятельность по контролю, органы Налоговой инспекции имеют право запросить подтверждение приёмки товара, поставленного по контракту. Документы, которые созданы в ЕИС в электронном виде, организация, осуществившая поставку, имеет возможность направить посредством кабинета налогоплательщика в форме xml-файлов.

    Казначейство России и ФНС утвердили Письмо казначейства РФ N 14-00-06/27476, ФНС РФ N АС-4-15/26126@ от 18.12.2019, определившее: документы, подписанные участниками закупок в ЕИС электронной подписью, имеют равную силу с бумажными документами, заверенными рукописной подписью.

    Право подписания имеют лица, уполномоченные подписывать счета-фактуры и УПД. Они могут быть:

    • односторонние
    • двусторонние

    При получении запроса от контролирующего органа о предоставлении дополнительных электронных документов, формат которых не поддерживается при передаче посредством электронной связи, их можно направить почтовым сообщением. Поставщик распечатывает необходимый акт, при этом обязательно наличие данных о подписании электронной подписью.

    Источник

    Adblock
    detector