Меню

Как генеральному директору выбрать личного помощника

Помощник руководителя: обязанности и требования

Помощник руководителя – это специалист с широким спектром функций, от секретаря до заместителя. Рассмотрим основные обязанности, которые выполняет ассистент руководителя любого предприятия.

Вы узнаете:

  • Кто такой помощник руководителя и чем он отличается от секретаря.
  • Что входит в должностные обязанности помощника руководителя.
  • Что должен знать и уметь личный помощник гендиректора.

Обязанности помощника руководителя

Должность помощника руководителя появилась на отечественном трудовом рынке не так давно. Исходя из требований и условий можно сказать, что помощник руководителя – это секретарь, имеющий расширенные обязанности и полномочия.

Рассмотрим основные должностные обязанности помощника руководителя.

Кто такой помощник руководителя

Работа помощника не ограничена исключительно функциями персонального секретаря. Он также планирует график руководителя, организует различные мероприятия, проводит телефонные переговоры.

Именно помощник выполняет больше половины работы руководителя. Точный список обязанностей, уровень допуска и ответственность определяется индивидуально, в зависимости от опыта ассистента, его взаимоотношений с работодателем и т.д. Нередко встречаются ситуации, когда персональный ассистент руководителя – фактически заместитель начальника.

Зачастую круг обязанностей помощника руководителя, который можно всегда уточнить в должностной инструкции, намного меньше, чем в реальности.

Должностные обязанности помощника руководителя

Обязанности помощника генерального директора компании регламентируются профессиональным стандартом. Однако здесь есть несколько нюансов. В профстандарте можно уточнить список основных обязанностей для секретаря руководителя и секретаря-референта. Мы уже определились, что обязанности секретаря – это лишь часть обязанностей персонального помощника. К тому же, если компания не относится к числу государственных и муниципальных, соблюдение профессиональных стандартов не является на данный момент обязательным.

Несмотря на то, что в профессиональном стандарте отсутствуют такие профессии, как личный ассистент или личный помощник, со многими обязанностями можно познакомиться, изучив профстандарт для секретаря руководителя.

Обязанности личного помощника руководителя можно разделить на две большие группы:

  1. Организация основной деятельности руководителя компании.
  2. Документальное сопровождение деятельности руководителя предприятия.

В организационное обеспечение входят следующие обязанности:

  • Составление плана рабочего дня руководителя компании, включая все совещания, важные встречи, звонки.
  • Прием звонков руководителя компании.
  • Прием посетителей. Помощник руководителя обычно располагается в приемной, и проводит первичную беседу со всеми лицами, желающими пообщаться с руководителем. Если какие-то вопросы можно решить без встречи с вышестоящим начальством, они решаются именно на этом уровне.
  • Организация командировок. Если руководителю требуется куда-то уехать, именно помощник подготавливает всё необходимое для поездки, начиная от приобретения билетов и заканчивая юридическими тонкостями.
  • Подготовка и проведение различных деловых мероприятий. Например, встреч, совещаний, заседаний. В зависимости от принятой на предприятии стратегии, помощник может исполнять на этих мероприятиях обязанности руководителя.
  • Контроль исполнения заданий и поручений. Руководитель не будет обзванивать все рабочие группы. Он получает отчеты. Контролирует выполнение большинства поручений именно личный ассистент. За исключением отдельных особо важных дел, где руку на пульсе держит непосредственно руководитель предприятия.
  • Организация и поддержка оптимального рабочего микроклимата в кабинете руководителя и приемной.

Это административные функции помощника руководителя предприятия.

В рамках документальной поддержки, ассистент:

  • Составляет и оформляет организационную и управленческую документацию.
  • Организует и контролирует документооборот.
  • Обрабатывает дела для дальнейшего хранения и организует сам процесс хранения дел.

Помимо перечисленных выше обязанностей помощника руководителя, он выполняет и личные поручения шефа. Специалисты рекомендуют оговаривать точный круг обязанностей непосредственно при приеме на работу, в противном случае есть риск узнать, что должность подразумевает в разы больше работы, чем написано в должностной инструкции помощника руководителя.

Так, в обязанности и функции помощника руководителя предприятия может входить проведение аналитических и информационных работ по заданию руководства, сбор материалов и данных, которые могут потребоваться руководителю в работе над проектом, подготовка справочной, аналитической и иной документации, учет, регистрация и обработка корреспонденции.

Как генеральному директору выбрать личного помощника

Суть работы личного помощника состоит в том, чтобы, зная специфику и особенности деятельности своего руководителя, брать значительную часть его работы на себя.

Профессиональные качества помощника руководителя

Для выполнения своих должностных обязанностей, помощник руководителя должен обладать определенными профессиональными качествами. Уточнить, какие качества требуются секретарю, можно также в профессиональном стандарте, где прописано, что должен уметь специалист для выполнения определенной работы. С некоторыми корректировками, этот перечень можно применить и к ассистенту.

Чтобы соответствовать должностной инструкции личного помощника руководителя, специалист должен:

  1. Знать специфику производственной и коммерческой деятельности предприятия, в том числе:
  2. Уметь работать с руководителем компании и главами всех подразделений компании, при их наличии.
  3. Знать и использовать в своей работе функции самоменеджмента.
  4. Уметь планировать рабочее время, как свое, так и руководителя.
  5. Уметь ставить цели.
  6. Уметь отделять главные цели от второстепенных, правильно расставлять приоритеты.

Если в должностные обязанности помощника руководителя входит и работа с документами, список обязанностей и требований помощника руководителя дополняется также следующим:

  • Основы правового, административного и хозяйственного права.
  • Актуальные нормативно-правовые акты, методические документы и официальные стандарты, связанные с документационным обеспечением предприятия.
  • Структуру компании. В частности, знать руководящий состав предприятия и отдельных цехов и подразделений, иметь образцы подписей всех лиц, имеющих право подписи и визирования документов, иметь представление о зоне ответственности каждого отдельного лица из числа руководящего состава.
  • Правила документооборота и документационного обеспечения работы предприятия.
  • Порядок работы с документацией.
  • Требования, которые предъявляются к документам согласно действующему законодательству и государственным стандартам.
  • Правила формирования организационных документов – регламентов, инструкций и прочих.

Дополнительные обязанности помощника руководителя

Большинство руководителей ищет многопланового специалиста, способного выполнять расширенные обязанности. К числу дополнительных обязанностей, которые иногда выполняют помощники, относятся:

  • Перевод, например, в рамках переговоров. В теории, для этого есть переводчик. На практике, он не всегда может оказаться под рукой, а на сто процентов доверять сторонним специалистам трудно. Потому для ассистента руководителя будет полезным знание минимум одного иностранного языка. Конкретика зависит от того, с кем работает предприятие. Чаще всего, требуется знание английского языка.
  • Юридическое сопровождение сделок. Нередко личный помощник, сопровождая гендиректора, выполняет функции не только переводчика, но и юриста.
  • Сопровождение руководителя на различные протокольные мероприятия.
  • Бытовые услуги. К примеру, помощник нередко сопровождает руководителя в поездках и берет на себя все бытовые моменты, начиная от заказа такси и гостиниц и заканчивая питанием, оформлением и т.д.

Должностная инструкция ассистента руководителя

Права и обязанности, требования к квалификации, опыту и образованию прописываются в должностной инструкции помощника руководителя, образец которой можно скачать в интернете. Инструкция – это официальный нормативный документ, обязательный к исполнению. В этот документ входят не только права, обязанности и требования, но и ответственность специалиста, и различные моменты, связанные с решением трудовых конфликтов.

Важно учесть, что помощник руководителя предприятия и помощник руководителя проекта – это разные вещи. Первый – фактически «тень» главы компании. Второй – временный работник, нанятый на срок реализации конкретного проекта, и отвечающий за узкий круг обязанностей.

В должностной инструкции необходимо максимально точно прописать название должности. Сегодня должности «помощник руководителя» в профессиональных стандартах нет, однако она может появиться. Сейчас чаще всего указывается должность «секретарь руководителя», «секретарь-референт», «менеджер по такому-то направлению». Важно, чтобы наименование должности соответствовало актуальным нормативно-правовым актам.

Интересно, что на должность помощника руководителя нередко берется человек «с перспективой». Начальство присматривается к нему, обучает всему необходимому, и, возможно, продвигает по карьерной лестнице.

Источник

Должностная инструкция личный помощник руководителя

Приложение N 1
к приказу Федеральной службы
по ветеринарному и
фитосанитарному надзору
от 24 июля 2017 г. N 730

Примерный должностной регламент помощника руководителя

I. Общие положения

1. Должность федеральной государственной гражданской службы помощника руководителя Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору (далее — помощник руководителя) относится к главной группе должностей федеральной государственной гражданской службы категории «помощники (советники)».

2. Регистрационный номер (код) должности — 09-2-2-016.

3. Область профессиональной служебной деятельности помощника руководителя____________________________________________________.

Вид профессиональной служебной деятельности помощника руководителя____________________________________________________.

4. Назначение на должность и освобождение от должности помощника руководителя осуществляются приказом Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору (далее — Россельхознадзор).

5. Помощник руководителя непосредственно подчиняется руководителю Россельхознадзора.

6. В период временного отсутствия помощника руководителя исполнение его должностных обязанностей возлагается на_______________________________________________________________.

(Указать наименование должности федеральной государственной гражданской службы в Россельхознадзоре)

7. На помощника руководителя в случае служебной необходимости и с его согласия может быть возложено исполнение должностных обязанностей по_____________________________________________________________.

(Указать наименование должности федеральной государственной гражданской службы в Россельхознадзоре)

II. Квалификационные требования к уровню и характеру знаний и умений, образованию, стажу гражданской службы или стажу (опыту) работы по специальности, направлению подготовки

8. Для замещения должности помощника руководителя устанавливаются следующие квалификационные требования:

8.1. Базовые квалификационные требования.

8.1.1. Наличие высшего образования не ниже уровня специалитета, магистратуры.

8.1.2. Наличие не менее четырёх лет стажа государственной гражданской службы или не менее пяти лет стажа работы по специальности, направлению подготовки.

Читайте также:  Искра золотая инструкция по применению инсектицида для растений

8.1.3. Наличие знаний:

1) государственного языка Российской Федерации;

2) основ Конституции Российской Федерации, основ законодательства о государственной гражданской службе и противодействии коррупции, федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, иных нормативных правовых актов Российской Федерации в рамках компетенции Россельхознадзора, нормативных правовых актов Министерства сельского хозяйства Российской Федерации, структуры и полномочий органов государственной власти и местного самоуправления, основ проведения международных переговоров, Регламента Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору, утвержденного приказом Россельхознадзора от 14 сентября 2016 г. N 663 (зарегистрирован Минюстом России 6 октября 2016 г., регистрационный N 43935), с изменениями, внесенными приказом Россельхознадзора от 7 апреля 2017 г. N 312 (зарегистрирован Минюстом России 26 апреля 2017 г., регистрационный N 46505) (далее — Регламент Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору), и Служебного распорядка центрального аппарата Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору, утвержденного приказом Россельхознадзора от 24 октября 2014 г. N 622 (зарегистрирован Минюстом России 20 ноября 2014 г., регистрационный N 34808), с изменениями, внесенными приказом Россельхознадзора от 19 апреля 2016 г. N 231 (зарегистрирован Минюстом России 16 мая 2016 г., регистрационный N 42118), приказом Россельхознадзора от 21 ноября 2016 г. N 850 (зарегистрирован Минюстом России 8 декабря 2016 г., регистрационный N 44623) и приказом Россельхознадзора от 22 мая 2017 г. N 463 (зарегистрирован Минюстом России 8 июня 2017 г., регистрационный N 47000), порядка работы со служебной информацией, правовых аспектов в области информационно-коммуникационных технологий, программных документов и приоритетов государственной политики в области информационно-коммуникационных технологий, правовых аспектов в сфере предоставления государственных услуг населению и организациям посредством применения информационно-коммуникационных технологий, аппаратного и программного обеспечения, возможностей и особенностей применения современных информационно-коммуникационных технологий в государственных органах, включая использование возможностей межведомственного документооборота, общих вопросов в области обеспечения информационной безопасности, основ проектного управления, правил деловой этики, правил и норм охраны труда, технической безопасности и противопожарной защиты, основ делопроизводства, настоящего должностного регламента.

8.1.4. Наличие умений, необходимых для оперативного принятия и реализации управленческих решений, организации и обеспечения выполнения задач (в соответствии с компетенцией), квалифицированного планирования работы, практического применения нормативных правовых актов, ведения деловых переговоров, публичного выступления, анализа и прогнозирования, грамотного учета мнения коллег, делегирования полномочий подчиненным, организации работы по эффективному взаимодействию с государственными органами, эффективного планирования рабочего времени, стратегического планирования и управления групповой деятельностью с учетом возможностей и особенностей применения современных информационно-коммуникационных технологий в государственных органах, работы с внутренними и периферийными устройствами компьютера, работы с информационно-телекоммуникационными сетями, в том числе сетью «Интернет», работы в операционной системе, управления электронной почтой, работы в текстовом редакторе, работы с электронными таблицами, работы с базами данных, работы с системами управления проектами, систематического повышения своей квалификации, эффективного сотрудничества с коллегами, систематизации информации, работы со служебными документами, адаптации к новой ситуации и выработки новых подходов в решении поставленных задач, квалифицированной работы с гражданами по недопущению личностных конфликтов.

8.2. Профессионально-функциональные квалификационные требования.

8.2.1. Наличие высшего образования по специальности, направлению подготовки______________________________________________________.

(При необходимости указать специальность, направление подготовки)

8.2.2. Наличие профессиональных знаний____________________________.

(Указать перечень нормативных правовых актов Российской Федерации)

(При необходимости указать наличие иных профессиональных знаний)

8.2.4. Наличие профессиональных умений________________________________

(Указываются профессиональные умения в рамках области и вида профессиональной служебной деятельности)

8.2.5. Наличие функциональных знаний______________________________

(Указываются функциональные знания в зависимости от функциональных обязанностей помощника руководителя)

8.2.6. Наличие функциональных умений_____________________________

(Указываются функциональные знания в зависимости от функциональных обязанностей помощника руководителя)

III. Должностные обязанности, права и ответственность помощника руководителя

9. Основные права и обязанности помощника руководителя, а также ограничения, запреты и требования, связанные с гражданской службой, которые установлены в его отношении, предусмотрены статьями 14-18 Федерального закона от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 31, ст. 3215; 2006, N 6, ст. 636; 2007, N 10, ст. 1151, N 16, ст. 1828, N 49, ст. 6070; 2008, N 13, ст. 1186, N 30, ст. 3616, N 52, ст. 6235; 2009, N 29, ст. 3597, ст. 3624, N 48, ст. 5719, N 51, ст. 6150, ст. 6159; 2010, N 5, ст. 459, N 7, ст. 704, N 49, ст. 6413, N 51, ст. 6810; 2011, N 1, ст. 31, N 27, ст. 3866, N 29, ст. 4295, N 48, ст. 6730, N 49, ст. 7333, N 50, ст. 7337; 2012, N 48, ст. 6744, N 50, ст. 6954, N 52, ст. 7571, N 53, ст. 7620, ст. 7652; 2013, N 14, ст. 1665, N 19, ст. 2326, ст. 2329, N 23, ст. 2874, N 27, ст. 3441, ст. 3462, ст. 3477, N 43, ст. 5454, N 48, ст. 6165, N 49, ст. 6351, N 52, ст. 6961; 2014, N 14, ст. 1545, N 52, ст. 7542; 2015, N 1, ст. 62, ст. 63, N 14, ст. 2008, N 24, ст. 3374, N 29, ст. 4388, N 41, ст. 5639; 2016, N 1, ст. 15, ст. 38, N 22, ст. 3091, N 23, ст. 3300, N 27, ст. 4157, ст. 4209; 2017, N 1, ст. 46, N 15, ст. 2139) (далее — Федеральный закон «О государственной гражданской службе Российской Федерации»).

10. В перечень должностных обязанностей помощника руководителя входит:_______________________________________________________.

(Перечислить обязанности, которые полностью или частично возложены на помощника руководителя в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и приказами Россельхознадзора)

11. Помощник руководителя осуществляет иные права и исполняет обязанности, предусмотренные законодательством Российской Федерации, приказами Россельхознадзора, поручениями руководителя Россельхознадзора.

12. Помощник руководителя за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей может быть привлечен к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

IV. Перечень вопросов, по которым помощник руководителя вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие или иные решения

13. При исполнении служебных обязанностей помощник руководителя вправе самостоятельно принимать решения по вопросам:_____________________________

(Перечислить вопросы, по которым помощник руководителя вправе самостоятельно принимать управленческие и иные решения)

14. При исполнении служебных обязанностей помощник руководителя обязан самостоятельно принимать решения по вопросам:___________________________

(Перечислить вопросы, по которым помощник руководителя обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения)

V. Перечень вопросов, по которым помощник руководителя вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений

15. Помощник руководителя в соответствии со своей компетенцией вправе участвовать в подготовке (обсуждении) следующих проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений:_______________________________________________________________.

(Перечислить перечень вопросов, по которым в соответствии со своей компетенцией помощник руководителя вправе участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений)

16. Помощник руководителя в соответствии со своей компетенцией обязан участвовать в подготовке (обсуждении) следующих проектов приказов Россельхознадзора и (или) проектов управленческих и иных решений:______________________________________________________.

(Перечислить перечень вопросов, по которым в соответствии со своей компетенцией помощник руководителя обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений)

VI. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений

17. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов решений, а также порядок согласования и принятия данных решений помощником руководителя определяются в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации 2005, N 4, ст. 305, N 47, ст. 4933; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852, N 14, ст. 1413; 2009, N 12, ст. 1429, N 25, ст. 3060, N 41, ст. 4790, N 49, ст. 5970; 2010, N 22, ст. 2776, N 40, ст. 5072; 2011, N 34, ст. 4986, N 35, ст. 5092; 2012, N 37, ст. 4996, N 38, ст. 5102; 2015, N 2, ст. 461, N 6, ст. 965, N 15, ст. 2281, N 29, ст. 4374), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации 2005, N 31, ст. 3233; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852, N 14, ст. 1413, N 46, ст. 5337; 2009, N 12, ст. 1443, N 19, ст. 2346, N 25, ст. 3060, N 47, ст. 5675, N 49, ст. 5970; 2010, N 9, ст. 964, N 22, ст. 2776, N 40, ст. 5072; 2011, N 15, ст. 2131, N 34, ст. 4986, N 35, ст. 5092; 2012, N 37, ст. 4996, N 38, ст. 5102; N 53, ст. 7958; 2013, N 13, ст. 1575; 2015, N 6, ст. 965, N 12, ст. 1758, N 15, ст. 2281, N 30, ст. 4604, N 36, ст. 5037; 2017, N 9, ст. 1357; N 8, ст. 1254, N 29, ст. 4374), Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641), Регламентом Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору.

VII. Порядок служебного взаимодействия

Читайте также:  Сфера использования Урагана Форте

18. Взаимодействие помощника руководителя с федеральными государственными гражданскими служащими Россельхознадзора, государственными гражданскими служащими иных государственных органов, а также с гражданами и организациями строится в рамках деловых отношений на основе общих принципов служебного поведения государственных служащих, утвержденных Указом Президента Российской Федерации от 12 августа 2002 г. N 885 «Об утверждении общих принципов служебного поведения государственных служащих» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 33, ст. 3196; 2007, N 13, ст. 1531; 2009, N 29, ст. 3658), и требований к служебному поведению, установленных статьей 18 Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации», а также в соответствии с иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и приказами Россельхознадзора.

VIII. Перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с Административными регламентами Россельхознадзора

19. Указать полный перечень оказываемых государственных услуг либо сделать запись, что государственные услуги не оказываются.

IX. Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности

20. Эффективность профессиональной служебной деятельности помощника руководителя оценивается по следующим показателям:

выполняемому объему работы и интенсивности труда, способности сохранять высокую работоспособность в экстремальных условиях, соблюдению служебной дисциплины;

своевременности и оперативности выполнения поручений;

качеству выполненной работы (подготовке документов в соответствии с установленными требованиями, полному и логичному изложению материала, юридически грамотному составлению документа, отсутствию стилистических и грамматических ошибок);

профессиональной компетентности (знанию законодательных и иных нормативных правовых актов, широте профессионального кругозора, умению работать с документами);

способности четко организовывать и планировать выполнение порученных заданий, умению рационально использовать рабочее время, расставлять приоритеты;

инициативности, творческому подходу к решению поставленных задач, активности в освоении новых компьютерных и информационных технологий, способности быстро адаптироваться к новым условиям и требованиям;

осознанию ответственности за последствия своих действий, принимаемых решений.

Лист ознакомления (на обороте последнего листа должностного регламента)

Фамилия, имя, отчество

Дата и роспись в ознакомлении

Дата и номер приказа о назначении на должность

Дата и номер приказа об освобождении от должности

Источник

ГЛАВБУХ-ИНФО

Пятница
18 июня 2021 г.

МРОТ:
Учетная ставка ЦБ:
12792 руб.
4,5%
  • Главная
  • О проекте
  • Контакты
  • Реклама на сайте
  • Форум

Типовые бланки

  • Бухгалтерские
  • Кадровые
  • Юридические
  • Статистические
  • Экономические
  • Должностные инструкции

Полезности

  • Изменения с 2021 года
  • Изменения с 2020 года
  • Изменения с 2019 года
  • Изменения с 2018 года
  • Программные продукты
  • Подборка статей
  • Вопросы и ответы
  • Производственный календарь
  • ПБУ
  • Справочно
  • Законодательные документы
  • Экономический словарь
  • Корреспонденция счетов
  • Телефонные коды
  • МСФО
  • Аудит
  • Записи в трудовой книжке
  • Для г. Белгорода
  • Информация по 1С
  • Новости
  • Финансовые коэффициенты
  • Справочники
  • История бухучета

Бухгалтерский учет

  • Основные средства
  • Нематериальные активы
  • Товарно-материальные ценности
  • Затраты на производтво
  • Денежные средства
  • Расчеты с персоналом
  • Расчеты с бюджетом
  • Готовая продукция
  • Финансовые результаты
  • Капитал и резервы
  • Учетная политика
  • Учет и оплата труда

Налоговый учет

  • НДС
  • ЕСХН
  • УСНО
  • ЕНВД
  • НДФЛ
  • Страховые взносы
  • Взносы в ФСС
  • Налог на имущество
  • Водный налог
  • Земельный налог
  • Транспортный налог
  • Налог на прибыль
  • Налог на игорный бизнес
  • Акцизы
  • Налог на пользование полезными ископаемыми
  • Патентная система налогообложения

Управленческий учет

  • Проблемы организации управленческого учета на предприятиях
  • Сущность и назначение управленческого учета
  • Затраты, формирующие себестоимость продукции, работ, услуг
  • Системы учета затрат и калькулирования себестоимости
  • Анализ и принятие краткосрочных управленческих решений
  • Анализ и принятие долгосрочных инвестиционных решений
  • Планирование и бюджетирование

Классификаторы

  • ОКСМ
  • ОКВЭД [1.1]
  • ОКВЭД [2]
  • ОКВ
  • ОКДП
  • ОКЕИ
  • ОКФС
  • ОКОПФ
  • ОКУН
  • ОКОФ
  • ИНКОТЕРМС
  • ОКИН
  • ОКЭР
  • КСД
  • ОКСО

Разработка сайта:

Web-студия Интер

Главный редактор:

Должностная инструкция ассистента (помощника) генерального директора

Должностная инструкция ассистента генерального директора
(Должностная инструкция помощника генерального директора)

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Ассистент (помощник) генерального директора относится к категории специалистов.
1.2. Ассистент (помощник) генерального директора назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Ассистент (помощник) генерального директора подчиняется непосредственно генеральному директору компании.
1.4. На время отсутствия ассистента (помощника) генерального директора его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность ассистента (помощника) генерального директора назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее или неполное высшее, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства.
1.6. Ассистент (помощник) генерального директора руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности ассистента (помощника) генерального директора

Ассистент (помощник) генерального директора выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Планирует рабочий день генерального директора (встречи, звонки, прием, пр.).
2.2. Осуществляет техническое обеспечение деятельности генерального директора (заказ транспорта, билетов; организацию встреч, переговоров; др.)
2.3. Сопровождает генерального директора на встречах, в поездках, пр.
2.4. Принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров.
2.5. По поручению генерального директора согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя; контролирует исполнение указаний и распоряжений.
2.6. Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых генеральному директору, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю.
2.7. Ведет делопроизводство, получает поступающую на рассмотрение генерального директора корреспонденцию, принимает документы и личные заявления на подпись генерального директора, ведет их учет и регистрацию, передает руководителю.
2.8. Ведет запись на прием к руководителю, организует прием посетителей.
2.9. По поручению генерального директора составляет письма, запросы, другие документы.
2.10. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.11. Выполняет отдельные служебные поручения генерального директора.

3. Права ассистента (помощника) генерального директора

Ассистент (помощник) генерального директора имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность ассистента (помощника) генерального директора

Ассистент (помощник) генерального директора несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Источник



Должностная инструкция помощника руководителя

Должностная инструкция помощника руководителя дает представление о перечне обязанностей сотрудника, претендующего на обозначенную должность. ДИ — юридически значимый документ. Он состоит из четырех базовых и нескольких второстепенных разделов, а также является одним из наиболее важных внутренних документов компании, регламентирующих трудовые отношения.

Образец должностной инструкции помощника руководителя

1. Основные положения

  1. Помощник руководителя принимается на работу и освобождается от неё приказом руководителя фирмы.
  2. Помощник находится в оперативном подчинении у соответствующего руководителя.
  3. Во время вынужденного отсутствия (болезнь, командировка и пр.) обязанности помощника временно возлагаются на секретаря директора фирмы.

Помощник руководителя должен удовлетворять следующим стандартам квалификации:

  1. полное высшее образование;
  2. опыт работы помощником, секретарем или ассистентом руководителя;
  3. знание основ оргтехники и компьютерных программ;
  4. хорошее знание делового английского языка.

Помощник руководителя должен разбираться в:

  • основных нормах делопроизводства;
  • основах ведения переговоров с партнерами фирмы;
  • востребованных в офисе компьютерных программах;
  • деловом английском языке на уровне, достаточном для помощи директору в переговорах и переписке;
  • ведении потока входящей и выходящей корреспонденции в соответствии с общепринятыми деловыми стандартами;
  • внутренних документах фирмы, регулирующих вопросы, входящие в сферу своей компетенции;
  • иерархии фирмы и её структуре;
  • приемах стенографии;
  • правилах русского языка в части безошибочного ведения документации;
  • правилах пользования оргтехникой;
  • стандартах делового этикета.

Помощник руководителя руководствуется:

  • действующими законами РФ;
  • внутренними документами фирмы;
  • пунктами данной должностной инструкции.

2. Функции

Функции помощника руководителя:

  1. Помощь руководителю в ведении переговоров и проведении совещаний.
  2. Координация мероприятий с помощниками других руководителей по организации совместных рабочих встреч и совещаний.
  3. Совместное с секретарем руководителя рассмотрение документов и корреспонденции, а также её первичная обработка.
  4. Помощь руководителю во встречах и общении с иностранными партнерами.
  5. Организация оптимального приема посетителей.
  6. Помощь руководителю в планировании его делового графика.
  7. Составление резюме и других документов по итогам встреч и совещаний.
  8. Доведение до работников фирмы распоряжений руководителя в пределах его компетенции.
  9. Выполнение рабочих поручений руководителя.
  10. Замена руководителя на встречах на время его вынужденного отсутствия в пределах своей компетенции.
  11. Отслеживание корректности документооборота в пределах своей компетенции.
  12. Сбор информации и подготовка документов по распоряжению руководителя, в пределах своей компетенции.
  13. Обеспечение мероприятий по поддержанию в рабочем порядке кабинета руководителя и его рабочего места.
  14. Информирование руководителя о возможных проблемах в деятельности фирмы.

3. Ответственность

Помощник руководителя несёт следующую ответственность:

  1. За ущерб, который понесла фирма из-за его некомпетентных действий, — в пределах, оговоренных в трудовом законодательстве.
  2. За разглашение внутренних данных фирмы и другие нарушения деловых норм — в пределах, определённых законодательством и документами фирмы.
  3. За некорректное выполнение рабочих функций — в пределах, определенных соответствующими служебными документами компании.
  4. За нарушения законов, происшедших в процессе выполнения должностных обязанностей — в соответствии с действующими статьями законодательства.

4. Права

Для выполнения рабочих функций помощник руководителя наделяется следующими правами:

  1. Информировать руководителя о возможностях оптимизации выполнения своих рабочих обязанностей.
  2. Получать служебные документы фирмы, в том числе и конфиденциальные, необходимые для успешного выполнения своих функций.
  3. Получать информацию, в пределах своей компетенции, от других сотрудников фирмы.
  4. Отдавать распоряжения от имени руководителя, в случаях, когда им было отдано соответствующее непосредственное указание.
  5. Визировать документы в границах своей компетенции.
  6. Отслеживать процесс выполнения соответствующих рабочих распоряжений руководителя сотрудниками фирмы.
  7. Принимать участие в рабочих встречах руководителя.
  8. Представлять руководителя на деловых совещаниях в случае его временного отсутствия.
  9. Требовать от менеджмента компании создания условий, необходимых для качественного выполнения своих рабочих обязанностей.
  10. Получать льготы и вознаграждения в соответствии с правилами организации.

Зачем нужна должностная инструкция

Инструкция является стандартным внутрифирменным документом, касающимся выстраивания рабочих отношений сотрудников. Она позволяет четко определить сферу функций и обязанностей помощника руководителя. Помимо этого, как юридически значимый документ, она помогает определить позиции сторон в возможных правовых спорах.

Для руководителя ДИ, если она грамотно составлена, является хорошим инструментом выстраивания беспроблемных рабочих отношений со своим помощником. А помощнику данный документ помогает идентифицировать спектр своих должностных обязанностей и ответственностей, выполнения которых от него ожидают, принимая на работу.

И для помощника, и для руководителя, инструкция выполняет крайне важную роль, сводящуюся к минимизации последствий рабочих конфликтов.

Что нужно учитывать при написании ДИ

Единая форма должностной инструкции до настоящего времени не прописана в законодательстве. Это открывает для фирм простор для творчества, особенно в описании должностных обязанностей. Однако есть и некоторые общепринятые стандарты написания ДИ, в основном они касаются количества и наименований разделов:

  1. Общие положения.
  2. Функции.
  3. Права.
  4. Ответственность.

К перечисленным пунктам могут прибавляться и дополнительные, которые включают, к примеру, описание условий труда. Целесообразность их включения определяется руководством фирмы.

Основные положения

Здесь прописывают требования по квалификации для сотрудника. Для позиции помощника важным будет упомянуть опыт обращения с офисной техникой, необходимым набором компьютерных программ, а также, в случае необходимости, хорошее знание иностранного языка. Также в разделе стандартно упоминают о том, кто принимает на работу помощника и кому он подчиняется, а также, чем он должен руководствоваться при выполнении своих функций.

Если у директора несколько помощников, то ДИ лучше составить для каждого из них, указав конкретные индивидуальные обязанности.

Функции

Содержимое данного раздела посвящено возможно более подробному перечислению функций, выполнения которых ожидают от помощника руководителя. Обычно тут расписывают круг обязанностей, близкий к секретарскому, но больше связанный с общением с людьми и меньше связанной с обработкой входящих звонков и писем. Также важно учесть и особенности работы фирмы, так как далеко не везде требуется английский язык.

Во многих компаниях функции помощника руководителя выполняют секретари или ассистенты. Поэтому нужно четко описать, что ожидает от помощника сам руководитель: он будет заменой секретарю или будет выполнять какие-то дополнительные обязанности.

Ответственность

В разделе обозначен спектр ответственности работника за нарушения российских законов и правил фирмы, разглашение данных и другие нарушения. Обычно в разделе нет обозначения конкретных мер ответственности т.к. они могут быть предметно определены лишь в ходе трудовых и юридических разбирательств.

Права

Здесь описывается комплекс прав помощника руководителя. Обычно он довольно стандартен и различается лишь в силу специфики как самой фирмы, так и обязанностей конкретного помощника.

После составления и утверждения инструкции её распечатывают в количестве равном числу помощников. Обычно распечатывают на фирменном бланке, таким образом избавляя себя от лишних хлопот, связанных с внесением данных в документ о фирме и её руководителе. На заключительном этапе проставляются подписи и их расшифровки как самого руководителя, так и его помощника. Также могут быть добавлены и подписи лиц, с которыми согласовывается данное назначение. В этом документе печать фирмы не обязательна.

Источник

Должностные обязанности помощника руководителя

Помощник руководителя — это персональный ассистент директора или любого другого топ-менеджера компании. Эта должность совмещает в себе работу администратора, секретаря, логиста, организатора, архивиста, делопроизводителя и множество других ответственных функций.

Кто такой помощник руководителя

Помощник — это лицо компании, ценный сотрудник, который держит под контролем все рабочие процессы, не упуская ничего из видимости, умеет оперативно разбираться с трудностями, конфликтами, проблемами и берет на себя любые организационные процессы. Трудовые обязанности помощник руководителя реализовывает под началом своего непосредственного шефа, являясь его правой рукой. Ассистент выполняет колоссальное количество поручений различного характера, тем самым освобождая время своего начальника для более глобальных задач в кампании.

Должностная инструкция помощника руководителя

Должностная инструкция — это документ, который содержит несколько ключевых разделов: перечень обязанностей, прав, ответственности сотрудников. В инструкции, которую претендент на должность ассистента обязан внимательно изучить и подписать, подробно изложено, что входит в обязанности помощника руководителя.

Общие положения

Обычно на должность помощника назначаются лица, имеющие высшее образование, опыт работы не менее одного года, знающие основы законодательства, обладающие навыками делопроизводства, владеющие иностранными языками, умеющие работать на компьютере и печатать с высокой скоростью. Обязанности помощника директора предполагают наличие определенных личных качеств:

  • исполнительность, ответственность;
  • грамотность, аккуратность;
  • стрессоустойчивость, инициативность;
  • обучаемость, трудолюбие;
  • позитивность, дипломатичность;
  • выносливость, усидчивость;
  • коммуникабельность;
  • честность, преданность;
  • дисциплинированность, организованность.

Квалификационные требования к помощнику руководителя устанавливаются профессиональным стандартом, утвержденным Приказом Минтруда от 06.05.2015 № 276н. Стандарт определяет следующие требования к работникам:

  • образование — среднее специальное;
  • дополнительное образование — программа профподготовки по профессии служащих;
  • требования к опыту — не предъявляются;
  • особые условия допуска к работе — не предъявляются.

Функции

Профессиональный стандарт необходим работодателю для понимания четких функциональных требований к сотруднику. Но закон позволяет выбирать между требованиями стандартов и квалификационных справочников. Постановлением Минтруда № 37 от 21.08.1998 в Квалификационном справочнике есть должность секретаря руководителя. В соответствии с ней, должностные обязанности помощника руководителя сводятся к таким функциям:

  • осуществление работы по организационно-административной деятельности руководителя предприятия;
  • ведение делопроизводства фирмы, выполнение поручений руководителя;
  • организация процесса приема посетителей, звонков и разбор корреспонденции.

Обязанности

Что входит в обязанности ассистента директора организации, сформулировать несложно: вне зависимости от направления деятельности организации, функции менеджмента в целом одинаковые. Обязанности помощника сводятся к:

  • выполнению личных поручений и просьб начальника;
  • ведению документации;
  • сопровождению начальника в поездках и на деловых мероприятиях;
  • координации и распределению телефонных звонков, корреспонденции и посетителей;
  • организации звонков для руководителя;
  • ведению переписки как на бумаге, так и в цифре;
  • принятию быстрых решений в ситуациях, не терпящих отлагательства, и обеспечению начальника всех информационной базой;
  • организации рабочих мероприятий и поездок руководителя;
  • осуществлению контроля за выполнением сотрудниками поручений и указаний начальства;
  • обеспечению руководителя всеми необходимыми материалами, канцелярией, техникой;
  • участию по необходимости в переговорах;
  • организации презентации компании.

Права

Какие обязанности есть у ассистента директора и какие права закреплены за ним, определяется локальным нормативным актом организации. Для более качественного выполнения непосредственной работы в должностной инструкции имеет смысл зафиксировать право:

  • вносить предложения по улучшение своей работы и предоставлять руководству проекты по совершенствованию работы фирмы;
  • требовать соблюдения своих прав, подписанных в трудовом договоре, и создания условий, необходимых для работы;
  • принимать решения в рамках своей компетенции;
  • получать все необходимые документы и нужную информацию, необходимую для выполнения служебных обязанностей.

Перечень прав иногда отличается в зависимости от рода деятельности.

Ответственность

Каждый работник обязан выполнять свою работу надлежащим образом. После того как в компании зафиксировали, какие обязанности у помощника руководителя, и закрепили их в должностной инструкции и иных ЛНА организации, сотрудник несет ответственность за недобросовестность и некомпетентность. Уровень ответственности предусматривается ТК РФ и предполагает материальную, дисциплинарную и в ряде случаев уголовную ответственность за нарушения, допущенные при выполнении работы. Ответственность ассистента может наступить за:

  • нанесение материального ущерба организации;
  • халатность в работе и невыполнение своих обязанностей;
  • занятие личными делами в рабочее время;
  • невыполнение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, техники безопасности и противопожарной безопасности;
  • грубость с клиентами, сотрудниками и нарушение правил вежливости;
  • действия вне своей компетенции.

Источник

Adblock
detector