Меню

Как правильно заполнять трудовые

Заполнение трудовых книжек по инструкции – рассмотрим правила

инструкция по заполнению трудовых книжек

Трудовая книжка – главный документ, содержащий все сведения о профессиональной деятельности человека. Трудовая важна для отслеживания общего стажа, что пригодится, когда человек достигнет пенсионного возраста и будет оформлять пенсию.

При ведении и оформлении при приеме на работу этого документа необходимо придерживаться требований официально принятого Постановления РФ под номером 225 от 16 апреля 2005 года. В нем четко прописаны все инструкции, которые надо соблюдать при заполнении трудовых книжек.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Кто является ответственным?

При смене места работы работодатель всегда обращает внимание на то, где, сколько и в какой должности работал человек. Поэтому этот документ нужно тщательно хранить и заполнять по утвержденным правилам.

В каждом учреждении есть приказ, в котором ответственность и обязанности по ведению трудовых возложены на конкретного человека. А кто им будет, решает сам руководитель.

кто является?
Чаще всего это:

  • кадровые работники;
  • делопроизводители;
  • непосредственно работодатель;
  • бухгалтера.

Дело это ответственное, требует особой грамотности и внимательности, знания законодательной базы по ведению документации. Поэтому нужно тщательно выбирать человека для назначения ответственного за трудовые книжки.
ответственный

На титульном листе надо указать:

  1. ФИО – обязательно полностью, не сокращая;
  2. дата рождения, цифрами, а месяц можно писать буквами;
  3. сведения об образовании – в соответствии с дипломом, который предоставил человек, устраивающийся на работу; пишут только его уровень – высшее, либо средне-специальное или среднее;
  4. графа «Профессия, специальность» подлежит заполнению также по данным диплома, пишут ту специальность, которая присвоена человеку, например психолог;
  5. дата заполнения – ее пишут или полностью цифрами, или так – число и год цифрами, месяц – словом;
  6. далее следует подпись человека, который устраивается на работу;
  7. затем свою подпись ставит лицо, которое заполняло книжку;
  8. печать директора, работодателя – необходимое условие, без этого трудовая недействительна.

кто?Вся написанная информация должна быть четкой, разборчивой, почерк – красивым и эстетичным, буквы и цифры – не слишком мелкими, но и не крупными.

Если трудовая закончилась, то в нее вставляют вкладыш.

Часто встает вопрос – какими чернилами разрешено вносить все данные в документ. Особых сложностей нет – позволительно писать чернилами черного, синего цветов. Ручки подойдут:

  • с шариковым стержнем;
  • обычные гелевые;
  • перьевые.

Главное – чтобы надписи не сокращались, а были внесены полностью. Плюс не допускать смазывания написанного. Поэтому надо быть предельно аккуратным.

Как правильно заполнять трудовые?

При заполнении трудовой впервые порядок такой:

  1. Внесение информации на титульный лист – с включением первичных данных о работнике, со сверкой по данным из паспорта и документа, подтверждающего уровень образования.
  2. Следующий ответственный шаг – внесение информации в раздел с записями о работе.

Раздел подлежит заполнению каждый раз, когда человек официально меняет место профессиональной деятельности.

Сначала пишется точное и полное название учреждения. В некоторых организациях ставят специальный штамп с названием, и писать от руки ничего не нужно.

  • Следующий шаг – вносится запись, фиксирующая тот факт, что лицо официально заступило на работу.
  • Графа 1 «Номер записи» содержит нумерацию всех записей.

    Графа 2 – «Дата». Там ставят обязательно цифрами точную дату заступления работу, при этом число не должно иметь разногласий с трудовым договором.

    Графа 3 – самая длинная. Здесь нужно аккуратно вписать, на какую конкретно должность будет оформлен человек.

    Графа 4 содержит основание для приема на работу – это приказы, изданные руководителем. Сначала пишут название, а далее – его номер, и точную дату – цифрами.

    Точно таким образом происходит внесение информации относительно перевода работающего на другую должность, либо в другой отдел одного учреждения.

    Раздел с информацией о поощрениях заполняется по аналогии:

    • сначала – номер, под которым оформляется запись, цифрами – непосредственно дата поощрения;
    • вид поощрительных действий – к примеру, благодарность, кем выдано и мотив;
    • документ, обосновывающий поощрение – приказы, постановления.

    к содержанию ↑

    Частые ошибки

    По данным статистики, самые частые ошибки и неточности возникают в заполнении «Сведений о работе». Что в таком случае делать?

    1. После некорректной записи надо поставить номер по хронологии.
    2. В графе «Дата» написать адекватную информацию.
    3. В «Сведениях о работе» следует вписать информацию такого типа – запись под номером (указать его) считать недействительной.
    4. В последней графе написать распорядительный акт, с указанием номера и даты.

    Если книжка оформляется с чистого листа и допускается ошибка, ее можно уничтожить с заполнением соответствующего акта. А в новой книжке все заново пишут без ошибок.

    ошибки

    Ситуация может осложниться тем, что работающий до нахождения неточности ушел работать в другое учреждение.

    В таком случае надо действовать по алгоритму:

    1. в нужной графе вписывается номер по порядку;
    2. создается запись, подтверждающая прежнюю недействительной;
    3. ставится следующий по хронологии номер и записывается адекватная информация – запись с устраненной ошибкой;
    4. вносится дата именно исправления;
    5. в графе под номером 4 делается обоснование в виде приказа с номером и датой.

    Любые изменения в трудовой книжке делаются через соответствующий приказ.

    Часто возникают ошибки с правильностью имен, фамилий. Такие неточности могут создать проблемы в будущем. Алгоритм действий в таком случае следующий:

    • неправильные данные аккуратно зачеркивают одной чертой посередине;
    • на развороте оформляют надпись подобного содержания: «Исправленному Афонасьева на Афанасьева верить»;
    • вписывают ссылку на соответствующий распорядительный акт;
    • ставят подпись руководителя, штамп.

    к содержанию ↑

    Смена фамилии

    Смена фамилии также требует внесения изменений в бланк. Сначала пишется приказ, в основании которого – новый паспорт либо свидетельство, подтверждающее вступление в брак.

    Далее старая фамилия работника аккуратно перечеркивается одной линией, а сверху четко и разборчивость пишут новую. Слева, ближе к углу обложки на первом развороте, пишут относительно смены фамилии с указанием основания.
    фамилия

    Как сделать выписку из книжки?

    Выписка – это документ, представленный как ксерокопия или воссозданный вручную текст трудовой.

    Особенность выписки в том, что это копия не абсолютно всех страниц, а лишь нескольких нужных человеку. Например – копия титульного и последнего листа с записью о настоящем месте трудовой деятельности.

    Чтобы безошибочно сделать выписку, нужно придерживаться определенных требований:

    1. Если она составляется вручную – на листе бумаги А4 вверху делают надпись «Выписка из трудовой книжки», затем пишут все данные с титульного листа.
    2. Потом переходят к внесению информации о местах работы.

    Важно указать то, что человек работает в конкретном учреждении по настоящее время.

    Если выписка оформляется из копий листов, они пронумеровываются, заверяются подписями и печатью вверенного лица, сшиваются нитью, и еще раз заверяются печатью и подписью в месте прошивки.

    Аналогично поступают и с рукописным вариантом.

  • Выдача выписки производится по заявлению и официальному акту – приказу.
  • Образец выписки из трудовой книжки найдете здесь.

    Книга учета движения трудовых книжек

    В каждом учреждении должна вестись эта книга. Главное назначение документа – контроль за трудовыми книжками в учреждении. Книга учета ведется при соблюдении требований:

    1. на страницах ставятся номера;
    2. книга прошивается, скрепляется бумажной пломбой, на которой ставится число страниц, подпись и печать руководителя.

    учет

    Оформление при увольнении

    В трудовую делают запись, которая должна производиться непосредственно в день завершения профессиональной деятельности в этом учреждении.

    Порядок оформления:

    • пишется номер с учетом требований хронологии;
    • в графе 2 надо поставить дату увольнения – только цифрами;
    • в графе 3 запись начинается со слов «Уволен», либо «Трудовой договор расторгнут», дальше идет законодательное основание – статья, пункт, часть Трудового кодекса;
    • само основание для прекращения действия договора должно быть написано, как в Трудовом кодексе;
    • в последней графе пишут распорядительный акт;
    • далее следует подпись ответственного и печать учреждения;
    • ниже ставится подпись того, кто непосредственно увольняется – так человек соглашается забрать трудовую книжку себе.

    Индивидуальный предприниматель – нужна книжка или нет?

    Этот вопрос является спорным, и многие не знают, нужна ли владельцу ИП трудовая. На самом деле, все просто. Если человек сам является хозяином ИП, трудовая ему не нужна.

    Стаж будет засчитан, только обоснованием будет свидетельство о государственной регистрации ИП. Также стаж будет фиксироваться по оплате налогов по страховым взносам.

    Если человек подлежит трудоустройству на работу к индивидуальному предпринимателю, то на него обязательно заводится трудовая, с последующим заполнением и хранением на условиях, присущих и государственным учреждениям.

    предприниматель

    В случае с генеральным директором

    Оформление нужной информации в трудовую книжку генеральному директору несколько отлично от записей обычным работникам.

    Гендиректор может быть выбран на общем заседании/собрании. Секретарь заседания или иное назначенное за ведение документации лицо ведет специальный протокол, в котором фиксирует все решения.

    Если лицо утверждено на должность директора, запись в трудовой оформляет кадровый специалист, имеющий ответственность за оформление документации:

    • вписывается полное название учреждения;
    • пишется номер по порядку в графе 1;
    • ставится дата цифрами;
    • производится запись «Избран на должность» и ее конкретное название – директор, гендиректор;
    • в последней графе для обоснования пишут номер протокола собрания и дату проведения, иногда дальше подписывают данные приказа о введении в должность.
    Читайте также:  Анаэробный герметик фиксатор резьбы FELIX синий

    генеральный директор

    По совместительству

    Занесение информации в книжку при совместительстве – еще один спорный момент. Здесь на помощь приходит Трудовой кодекс, а именно 66 статья, говорящая о том, что отметку относительно совместительства в бланке трудовой делать не обязательно. Сделать это возможно, если работник сам пожелает.

    Дубликат трудовой книжки

    Его выдают работнику в случае потери самой книжки, либо по причине негодности. Дубликат должен выдаваться непосредственно в учреждении, где работает человек. Но сначала надо написать специальное заявление, в нем указать причину утери, порчи книжки, и попросить о выдаче дубликата.
    дубликат

    На основании приказа руководителя организации делается дубликат:

    • на развороте, на титульной страничке над надписью «Трудовая книжка» пишется слово «дубликат»;
    • пишутся все данные для титульного листа;
    • на развороте, содержащим данные о работе, сначала пишется стаж общий – сколько лет, месяцев и дней;
    • заполняются по хронологии все графы, на основании копии старой книжки (если есть в наличии), либо заверенных справок со всех прежних учреждений, где работал человек раньше.

    оформление дубликата

    Причем собирать эти справки должен не сам работающий, а кадровик, который соответствующим приказом отвечает за деятельность, связанную с трудовыми.
    трудовая книжка

    Как восстановить трудовую книжку читайте в нашей статье.

    Аспектов, связанных с ведением учета трудовых, их безошибочным заполнением, хранением, много. Соблюдать их необходимо, ведь за порчу либо утрату этого документа по причине самой организации может наступать административная ответственность.

    Как правильно делать записи в трудовой – смотрите видео:

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:


    Это быстро и бесплатно !

    Источник

    

    Как правильно заполнить трудовую книжку: пошаговая инструкция


    Главный документ работника в России – это трудовая книжка. Именно в неё заносятся все сведения о трудовой деятельности и стаже трудящегося, а также, по этому документу начисляется пенсия. Во время трудовой деятельности человека трудовая книжка хранится в кадровом отделе, работники которого отвечает за заполнение и сохранность этого документа.
    В 2008 году в действие вошел закон, касающийся заполнения и ведения трудовых книжек у индивидуальных предпринимателей. При этом, зачастую у предпринимателей не оформлены отдельно кадровые специалисты, и вести записи в трудовых приходится им самим. О том, как заполнять трудовые индивидуальным предпринимателям, мы расскажем в этой статье.

    Правильное заполнение трудовой книжки: для чего это нужно и кто вносит записи?

    Трудовая книжка – это документ, содержащий в себе всю информацию о профессиональной деятельности работника. При достижении установленного законом возраста она используется для оформления и начисления пенсии. Работодателю же нужны книжки подчиненных для расчета различных выплат, поэтому очень важно все правильно заполнять.

    Независимо от того, какие действия совершаются в отношении сотрудника, в фирме у индивидуального предпринимателя или на предприятии вносит изменения специалист кадрового отдела, бухгалтерии, или же сам директор. Правила заполнения трудовой книжки в 2015-2016 г. и образцы для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц являются одинаковыми.

    Стоит отметить, что ИП или ООО в лице директора не должны заводить данный документ для себя: в ст. 66 ТК РФ установлено, что книжку могут иметь только работники, т.к. стаж предпринимателя отсчитывается с момента регистрации в Налоговой и благодаря денежным поступлениям в Пенсионный фонд.

    Книгу необходимо оформлять не позднее недели с первого дня трудоустройства, и лишь в том случае, если сотрудник проработал 5 дней и более, и эта работа у него основная. Если же он планирует только совмещать, то записи вносятся по его желанию и на основании документа, являющегося официальным подтверждением его деятельности в другой компании.

    Что должно быть отражено в книге:

    • Информация о приеме на работу.
    • Получение перевода на другое предприятие или на иную должность.
    • Изменение Ф.И.О. в связи с определенными событиями.
    • Прохождение службы в рядах Армии РФ, МЧС, МВД, ФСКН и других государственных структурах.
    • Повышение квалификации или получение наград.
    • Увольнение работника.

    Постановлением Правительства РФ от 16.04. 2005 №225 установлены индивидуальные правила для внесения изменений в книжки:

    • Любые записи вносятся чернилами черного или синего цвета очень подробно, сокращения недопустимы. Сведениям присваивается конкретный порядковый номер согласно разделу.
    • Паспортные данные сотрудника указываются исключительно на титульном листе.
    • Дальнейшие изменения в процессе деятельности необходимо отражать не позднее семи дней с момента издания Приказа директора. Если же работник увольняется, то информация вносится в этот же день с учетом текста Приказа, а также ссылаясь на статью ТК РФ.

    Нельзя указывать в документе данные о регулярных премиях, которые обычно выплачиваются каждый месяц.

    Правила оформления трудовых книжек

    Трудовые книжки в отделе кадров организации ведутся на всех работников следующих категорий:

    • оформленные на постоянную работу;
    • принятые в штат по временному трудовому договору;
    • сезонные рабочие, если данная работа является для них основной;
    • внештатные сотрудники, подлежащие социальному страхованию;
    • на внешних совместителей не оформляются.

    Работники, уже имеющие трудовой стаж с официальным трудоустройством, при приёме на работу должны иметь книжку на руках и предоставить её в отдел персонала. Кадровый работник оценивает документ на подлинность и действительность: сверяет паспортные данные владельца, проверяет правильность заполнения первой страницы, наличие необходимых реквизитов, подписей и печатей, записи об увольнении с предыдущего места работы. При отсутствии у нового работника трудовой книжки работодатель заводит для него новую.

    Для оформления документа существует специальный типографский бланк, относящийся к бланкам строгой отчётности. Трудовая книжка с уникальным номером заводится на человека одна на всю жизнь, а при её окончании заполняется вкладыш.

    Бланк состоит из 3 разделов:

    1. Данные владельца книжки, содержащие его ФИО и дату рождения, наименование специальности, сведения об образовании. Титульный лист должен быть заверен подписями работника и кадрового специалиста, а также печатью организации, в которой книжка заводилась.
    2. Сведения о работе включают данные о каждом работодателе, приёмах, всех переводах работника, увольнениях, зафиксированные отдельными записями с указанием реквизитов приказов-оснований кадрового движения. Каждая запись в разделе о трудовой деятельности должна начинаться с порядкового номера, даты в формате ХХ.ХХ.ХХХХ. Нумерация по всему документу сквозная, сокращения не допускаются. Последняя запись каждого работодателя заверяется печатью.
    3. Награждения и поощрения вносятся в трудовую книжку с указанием даты и номера подтверждающего приказа.

    Инструкция по заполнению трудовой книжки: что и как нужно делать (фото: mohsinjamil - Fotolia.com).

    Трудовая книжка: образец заполнения при приеме на работу

    Титульная страница должна быть заполнена в первую очередь и при предъявлении паспорта.

    По образцу заполнить титульный лист трудовой книжки очень просто. Для этого нужно вписать определенные данные:

    • Фамилия, имя, отчество. Их можно посмотреть в паспорте или ином документе, подтверждающем личность.
    • Дата рождения обозначается цифрами: к примеру, 02.10.1990.
    • Образование. Для подтверждения его наличия предоставляется диплом, аттестат, или же справка о неоконченном обучении в том случае, если работник еще является студентом.
    • Специальность. Здесь имеется в виду профессия, полученная в образовательном учреждении.
    • Дата заполнения. Ее можно указывать как полностью цифрами, так и отдельно месяц – прописью.
    • Подписи: они ставятся трудоустраивающимся специалистом и сотрудником, который оформляет книгу.
    • В завершение специалист компании или сам ИП ставит печать.

    Пенсионные вопросы

    Как уже говорилось, период работы у индивидуального предпринимателя, работникам включается в трудовой стаж, подтверждением служит запить в ТК. Для работодателя таким подтверждением служит выписка из пенсионного фонда или запись об открытии и закрытии ИП.

    Если человек решил прекратить свою предпринимательскую деятельность, то ему следует в обязательном порядке:

    • Выплатить фиксированные взносы по страховке;
    • Отчислить взносы, которые положено сделать при выплате сотрудникам вознаграждений.


    Учет стажа ИП для пенсии без трудовой. Фото cdn.tvc.ru
    Только выплата, положенных налогов является гарантией для работодателя, что в будущем он получит полагающуюся ему пенсию.

    Какие выписки и справки следует предоставить ИП, чтобы оформить пенсию:

    • Выписку о регистрации ИП;
    • Информацию, что работодатель был поставлен на учет в ПФР;
    • Справка о внесении страховых взносов.

    Выписка из трудовой: образец заполнения книжки

    Графа «Сведения о работе» — это и есть выписка. Чаще всего работники просят сделать ксерокопию нескольких страниц из нее, и в ней обозначается следующая информация:

    • Дата и номер внесения записи цифрами.
    • Информация о приеме, увольнении и т. д. Например: ООО «Меркурий», принята в отдел планирования на должность экономиста.
    • Что является поводом для такой вписки: им обычно служит издание Приказа руководителя. Пример: Приказ №762 от 11.10.2015.

    Заполнение трудовой книги при увольнении: образец 2015-2016 г.

    Если специалист принял решение уволиться, то об этом также делается запись на строчках, следующих сразу за предыдущими сведениями:

    • Как и ранее, обозначается номер по порядку, и указывается дата последнего рабочего дня арабскими цифрами.
    • Причины для увольнения: к примеру, если он уходит по своему пожеланию, необходимо ссылаться на п. 3 ст. 77 ТК РФ.
    Читайте также:  Инструкция по эксплуатации Timex W 46

    Печать организации: ее должен ставить директор или специалист компании, уполномоченный ее использовать. Также необходимо поставить свои подписи тому, кто заполнял, и самому увольняющемуся.

    Заполнение трудовых книжек при переводе на другую должность в примерах

    В весьма необходимый для специалиста документ прописываются корректировки и тогда, когда он был переведен на иную должность:

    • Обязательный номер записи по очередности.
    • Дата официального перевода простыми цифрами.
    • В третьей графе, обозначенной как «Сведения…» вписываются данные, куда осуществлен перевод и на какую конкретную должность.
    • Основания для перевода. Здесь вносятся данные Приказа.

    Внесение сведений о награждениях

    О полученных наградах информация отображается в ряде случаев: когда работнику была объявлена благодарность, выписана разовая премия, он был представлен к званию, награжден ценным подарком или грамотой.

    Как заполняются такие данные:

    • Записи присваивается порядковый номер, далее обозначается дата ее внесения.
    • Под строчкой с наименованием компании и названием должности вписывается запись примерно такого содержания: «объявлена благодарность за разработку эффективного экономического плана для предприятия».
    • Далее указывается Приказ и сведения о нем: дата и номер.

    Инструкция по заполнению трудовых книжек при смене фамилии

    Если сотрудница вышла замуж или были другие причины для смены фамилии, то все сведения вносятся на основании принесенного ею паспорта или других документов официального характера.

    Как происходит корректировка:

    • На титульном листе вычеркивается сплошной чертой прежняя фамилия, и там же на свободном месте вписывается новая.
    • На обложке с внутренней стороны указываются основания. Пример: фамилия изменена на фамилию Нестеренко на основании Свидетельства о заключении брака от 10.10.2015 № I-PK

    Что делать, если трудовая закончилась?

    Бывает случаи, когда у работника уже нет свободного места в одном из разделов трудовой книжки. Для решения этой проблему существует вкладыш, который ведется в том же порядке, что и основная книжка. Инструкция по ведению трудовых книжек не указывает, в какое конкретно место вкладыш вшивается, но по логике это делают после последней страницы.

    Вкладыш имеет серию и номер, которые обязательно указываются на титульном листе или обложке основной книжки на штампе «Вкладыш выдан». Зарегистрированный таким образом вкладыш является неотъемлемой частью трудовой, заполняется точно так же (включая титульный лист), нумерация записей продолжается.

    Если бланк вкладыша при первичном заполнении испорчен, его уничтожают по правилам утилизации бланков строгой отчётности: в присутствии комиссии с оформлением соответствующего акта. Так же поступают с испорченными и устаревшими бланками трудовых книжек.

    Дубликат трудовой книги: образец заполнения в 2015-2016 г.

    При утрате или утере своей книжки сотрудник имеет полное право обратиться с письменным заявлением к работодателю или в кадровый отдел с последнего места трудоустройства о выдаче дубликата, он оформляется в течение 15 дней. Если же в утрате виновата компания, то все обязанности по восстановлению ложатся на нее. Чтобы можно было сделать дубликат, необходимы следующие документы:

    • Приказы или их заверенные руководством копии о приеме на работу, увольнении, повышении, переводе.
    • Справки из Госархива на тот случай, если прежнее предприятие было ликвидировано.
    • Трудовые договоры и справки о длительности стажа со старых мест работы.
    • Ведомости о зарплате.
    • Лицевые счета специалиста в компании, где необходимо подтвердить его рабочую деятельность.
    • Когда стаж восстанавливался в суде, нужно соответствующее решение.

    Далее все заполняется по хронологии и с учетом предоставленных документов.

    Учет, регистрация, ведение и сохранение официальных документов

    Ведение, дальнейшее хранение регистрирующих трудовую деятельность документов зависит от работодателя. Это регламентировано официальным законом России. Есть два основных документа, контролирующих этот процесс:

    Источник

    Инструкция по заполнению трудовых книжек

    При изменениях в служебной деятельности сотрудника обязательно делаются соответствующие записи в документ, подтверждающий стаж. Правила заполнения работодателем трудовой книжки установлены в ТК РФ, и на 2015-2016 г. образцы остались неизменными.

    Правильное заполнение трудовой книжки: для чего это нужно и кто вносит записи?

    Трудовая книжка – это документ, содержащий в себе всю информацию о профессиональной деятельности работника. При достижении установленного законом возраста она используется для оформления и начисления пенсии. Работодателю же нужны книжки подчиненных для расчета различных выплат, поэтому очень важно все правильно заполнять.

    Независимо от того, какие действия совершаются в отношении сотрудника, в фирме у индивидуального предпринимателя или на предприятии вносит изменения специалист кадрового отдела, бухгалтерии, или же сам директор. Правила заполнения трудовой книжки в 2015-2016 г. и образцы для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц являются одинаковыми.

    Стоит отметить, что ИП или ООО в лице директора не должны заводить данный документ для себя: в ст. 66 ТК РФ установлено, что книжку могут иметь только работники, т.к. стаж предпринимателя отсчитывается с момента регистрации в Налоговой и благодаря денежным поступлениям в Пенсионный фонд.

    Книгу необходимо оформлять не позднее недели с первого дня трудоустройства, и лишь в том случае, если сотрудник проработал 5 дней и более, и эта работа у него основная. Если же он планирует только совмещать, то записи вносятся по его желанию и на основании документа, являющегося официальным подтверждением его деятельности в другой компании.

    Что должно быть отражено в книге:

    • Информация о приеме на работу.
    • Получение перевода на другое предприятие или на иную должность.
    • Изменение Ф.И.О. в связи с определенными событиями.
    • Прохождение службы в рядах Армии РФ, МЧС, МВД, ФСКН и других государственных структурах.
    • Повышение квалификации или получение наград.
    • Увольнение работника.

    Постановлением Правительства РФ от 16.04. 2005 №225 установлены индивидуальные правила для внесения изменений в книжки:

    • Любые записи вносятся чернилами черного или синего цвета очень подробно, сокращения недопустимы. Сведениям присваивается конкретный порядковый номер согласно разделу.
    • Паспортные данные сотрудника указываются исключительно на титульном листе.
    • Дальнейшие изменения в процессе деятельности необходимо отражать не позднее семи дней с момента издания Приказа директора. Если же работник увольняется, то информация вносится в этот же день с учетом текста Приказа, а также ссылаясь на статью ТК РФ.

    Нельзя указывать в документе данные о регулярных премиях, которые обычно выплачиваются каждый месяц.

    Трудовая книжка: образец заполнения при приеме на работу

    Титульная страница должна быть заполнена в первую очередь и при предъявлении паспорта.

    По образцу заполнить титульный лист трудовой книжки очень просто. Для этого нужно вписать определенные данные:

    • Фамилия, имя, отчество. Их можно посмотреть в паспорте или ином документе, подтверждающем личность.
    • Дата рождения обозначается цифрами: к примеру, 02.10.1990.
    • Образование. Для подтверждения его наличия предоставляется диплом, аттестат, или же справка о неоконченном обучении в том случае, если работник еще является студентом.
    • Специальность. Здесь имеется в виду профессия, полученная в образовательном учреждении.
    • Дата заполнения. Ее можно указывать как полностью цифрами, так и отдельно месяц – прописью.
    • Подписи: они ставятся трудоустраивающимся специалистом и сотрудником, который оформляет книгу.
    • В завершение специалист компании или сам ИП ставит печать.

    Выписка из трудовой: образец заполнения книжки

    Графа «Сведения о работе» — это и есть выписка. Чаще всего работники просят сделать ксерокопию нескольких страниц из нее, и в ней обозначается следующая информация:

    • Дата и номер внесения записи цифрами.
    • Информация о приеме, увольнении и т. д. Например: ООО «Меркурий», принята в отдел планирования на должность экономиста.
    • Что является поводом для такой вписки: им обычно служит издание Приказа руководителя. Пример: Приказ №762 от 11.10.2015.

    Заполнение трудовой книги при увольнении: образец 2015-2016 г.

    Если специалист принял решение уволиться, то об этом также делается запись на строчках, следующих сразу за предыдущими сведениями:

    • Как и ранее, обозначается номер по порядку, и указывается дата последнего рабочего дня арабскими цифрами.
    • Причины для увольнения: к примеру, если он уходит по своему пожеланию, необходимо ссылаться на п. 3 ст. 77 ТК РФ.

    Печать организации: ее должен ставить директор или специалист компании, уполномоченный ее использовать. Также необходимо поставить свои подписи тому, кто заполнял, и самому увольняющемуся.

    Заполнение трудовых книжек при переводе на другую должность в примерах

    В весьма необходимый для специалиста документ прописываются корректировки и тогда, когда он был переведен на иную должность:

    • Обязательный номер записи по очередности.
    • Дата официального перевода простыми цифрами.
    • В третьей графе, обозначенной как «Сведения…» вписываются данные, куда осуществлен перевод и на какую конкретную должность.
    • Основания для перевода. Здесь вносятся данные Приказа.

    Внесение сведений о награждениях

    О полученных наградах информация отображается в ряде случаев: когда работнику была объявлена благодарность, выписана разовая премия, он был представлен к званию, награжден ценным подарком или грамотой.

    Читайте также:  Обзор фитнес браслета DOITOP 115 PLUS Smartband пульсометр тонометр и цветной экран за 11 долларов

    Как заполняются такие данные:

    • Записи присваивается порядковый номер, далее обозначается дата ее внесения.
    • Под строчкой с наименованием компании и названием должности вписывается запись примерно такого содержания: «объявлена благодарность за разработку эффективного экономического плана для предприятия».
    • Далее указывается Приказ и сведения о нем: дата и номер.

    Инструкция по заполнению трудовых книжек при смене фамилии

    Если сотрудница вышла замуж или были другие причины для смены фамилии, то все сведения вносятся на основании принесенного ею паспорта или других документов официального характера.

    Как происходит корректировка:

    • На титульном листе вычеркивается сплошной чертой прежняя фамилия, и там же на свободном месте вписывается новая.
    • На обложке с внутренней стороны указываются основания. Пример: фамилия изменена на фамилию Нестеренко на основании Свидетельства о заключении брака от 10.10.2015 № I-PK

    Дубликат трудовой книги: образец заполнения в 2015-2016 г.

    При утрате или утере своей книжки сотрудник имеет полное право обратиться с письменным заявлением к работодателю или в кадровый отдел с последнего места трудоустройства о выдаче дубликата, он оформляется в течение 15 дней. Если же в утрате виновата компания, то все обязанности по восстановлению ложатся на нее. Чтобы можно было сделать дубликат, необходимы следующие документы:

    • Приказы или их заверенные руководством копии о приеме на работу, увольнении, повышении, переводе.
    • Справки из Госархива на тот случай, если прежнее предприятие было ликвидировано.
    • Трудовые договоры и справки о длительности стажа со старых мест работы.
    • Ведомости о зарплате.
    • Лицевые счета специалиста в компании, где необходимо подтвердить его рабочую деятельность.
    • Когда стаж восстанавливался в суде, нужно соответствующее решение.

    Далее все заполняется по хронологии и с учетом предоставленных документов.

    Заполнение трудовой книги индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом: наглядный образец

    Чтобы хорошо ориентироваться в правильном оформлении столь важного документа, рекомендуется посмотреть видео, в котором все подробно рассказано:

    Источник

    Инструкция по заполнению трудовых книжек для работодателя

    Работодатель обязан вести трудовые книжки по каждому своему работнику, с которым он заключил трудовой договор. При этом важно соблюдать установленный законом порядок ведения этого документа. В статье — подробная инструкция по заполнению трудовых книжек.

    Читайте в статье:

    Есть несколько видов записей, которые должен вносить работодатель:

    • о выполняемой работником трудовой функции;
    • полученных наградах;
    • изменении названия должности;
    • изменении наименования работодателя;
    • случаях перевода на другую должность;
    • пройденном повышении квалификации;
    • наличии второй и последующих профессий и специальностей;
    • трудовой деятельности по совместительству (информацию вносят по желанию работника);
    • увольнении.

    Важно! Нельзя вносить записи о полученных работником взысканиях. Исключением является случай, когда взысканием является увольнение за совершение дисциплинарного проступка.

    Есть законодательно утвержденная инструкция по заполнению трудовых книжек. Минтруд утвердил ее 10 октября 2003 года постановлением № 69. Далее будем руководствоваться ее положениями.

    Работайте с кадровыми документами в программе БухСофт. Это удобно. Программа подходит для любых типов организаций и ИП. Она автоматически сформирует и выведет на печать всю необходимую кадровую документацию. Также она рассчитает зарплату для любой системы, больничные, отпускные и заполнит отчетность 4-ФСС, РСВ, 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, персучет и т.д.

    Как вносить записи

    Инструкция № 69 по заполнению трудовых книжек требует от кадровиков вносить записи аккуратно перьевой, гелевой или шариковой ручкой. При этом следует пользоваться световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цвета.

    Возможна ситуация, когда в процессе заполнения трудовой книжки чернила закончились. Нужно использовать новую ручку с чернилами похожего цвета и типа. Запись сделанная похожими чернилами будет считаться действительной. Но чернила и ручка должны отвечать указанным выше требованиям.

    Согласно инструкции Минтруда по заполнению трудовых книжек все слова нужно прописывать полностью. Записи, сделанные с использованием сокращений следует признать недействительными.

    инструкция по заполнения трудовой книжки инструкция по заполнения трудовой книжки

    Сроки внесения записей

    Согласно инструкции по заполнению трудовых книжек в России, записи в ней делают на основании приказов или распоряжений директора фирмы или ИП. Например, это записи о выполняемой работе, переводе, наградах. Срок их внесения — не позднее недели с момента утверждения приказа или распоряжения.

    При расторжении трудового договора записи делают в день увольнения.

    Запись в трудовой книжке должна строго соответствовать тексту приказа или распоряжения.

    Внимание! Специально для кадровиков мы подготовили документы, которые обязательно потребуются при оформлении трудовых отношений с работниками. Скачивайте бесплатно:

    Форма типового трудового договораСкачать бесплатно Образец приказа о приеме на работуПотребуется для приема работника в штат.Основание для оформления — трудовой договор. Скачать бесплатно Образец приказа о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжекОбязательно потребуется, если в организации нет отдела кадров. Из-за отсутствия этого подразделения необходимо назначить ответственного за работу с трудовыми книжками. Это решение необходимо оформить приказом руководителя организации. Образец заявления работника о замене трудовой книжкиОформляют, когда у принимаемого на работу человека нет трудовой книжки. Например, он потерял ее. Чтобы получить новую трудовую книжку, сотрудник должен написать заявление. В тексте заявления ему следует указать причину, по которой у него отсутствует трудовая книжка. Справочник серий трудовых книжек для проверки подлинностиНачиная с 1974 года. Скачать бесплатно Образец заполнения трудовой книжки при увольнении за прогулСкачать бесплатно Образец заполнения трудовой книжки при увольнении по собственному желаниюСкачать бесплатно

    Инструкции по заполнению трудовой книжки при переводе работника в 2019 году

    В соответствии с требованиями законодательства, работодатели вносят запись о переводе человека на другую постоянную работу. Оформлять временный перевод не требуется.

    Инструкция № 69 по заполнению трудовых книжек предусматривает оформление перевода двумя записями:

    1. Об увольнении с прежнего места работы. Эту запись делает специалист отдела кадров фирмы, из которой человек увольняется.
    2. О приеме на новую работу. Вторую — специалист отдела кадров принимающей компании.

    инструкция по заполнения трудовой книжки

    Инструкции по заполнению трудовой книжки данными о получении новой профессии

    Согласно инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением № 69:

    • вносят записи о присвоении работнику нового разряда;
    • класса;
    • категории;
    • получении второй и последующих профессий.

    Информацию вносят в раздел «Сведения о работе»:

    • в графе 1 ставят порядковый номер записи;
    • в графе 2 — дату присвоения или получения;
    • в графе 3 делают основную запись;
    • в графе 4 — номер и дату подтверждающего документа.

    Кроме того, факт получения новой профессии отражают на титульном листе. Для этого строку «Профессия, специальность» дополняют названием новой профессии через запятую.

    Вносить записи в строку «Образование» не нужно. Также не требуется вписывать реквизиты подтверждающего документа на внутренней стороне обложки.

    инструкция по заполнения трудовой книжки

    инструкция по заполнения трудовой книжки

    Инструкции по внесению записи о повышении квалификации

    Эту информацию также вносят в раздел «Сведения о работе». Нужно указать:

    • срок обучения;
    • реквизиты документа, подтверждающего обучение, например, диплома, сертификата, удостоверения, свидетельства.

    инструкция по заполнения трудовой книжки

    Инструкции по внесению записи о совместительстве

    Эту информацию работодатель по основному месту работы вносит только по просьбе работника.

    Основанием для записи служит документ, который имеет необходимые сведения. Законодательство не содержит строго установленной формы. Например, это может быть:

    • выписка из приказа о приеме на работу;
    • копия приказа о приеме на работу;
    • справка от второго работодателя.

    Копии документов должны быть заверены вторым работодателем. Требуется наличие:

    • надписи «Верно»;
    • наименование должности;
    • подписи лица, заверившего копию и ее расшифровка;
    • дата оформления копии;
    • надписи о месте хранения оригинала;
    • печати при ее наличии у второго работодателя.

    инструкция по заполнения трудовой книжки

    Инструкции по внесению записи о награждении

    Внесение записи о награждении требуется в случае:

    • награждения работниками государственными наградами;
    • присвоения государственных почетных званий;
    • награждения работника работодателем почетной грамотой, присвоения ему званий, награждения нагрудными знаками и т. п.;
    • поощрения в иных формах, предусмотренных законодательством, коллективным договором, уставом, правилами внутреннего трудового распорядка и другими документами.

    Не нужно вносить записи о получаемых работником регулярных или разовых премиях.

    Информацию указывают в разделе «Сведения о награждении»:

    • в графе 3 полное и сокращенное наименование работодателя, а также лицо или учреждение, вручившее награду, за какие успехи и вид награды;
    • в графе 1 — номер записи;
    • в графе 2 — дату награждения;
    • в графе 4 — название, дату и номер документа, на основании которого вносят запись.

    Срок внесения записи — не позже недели с момента утверждения приказа руководителя о ее внесении.

    инструкция по заполнения трудовой книжки

    Как правильно хранить и вести учет трудовых книжек

    Инструкция № 69 по заполнению трудовых книжек предусматривает для работодателей обязанность по ведению двух учетных форм.

    1. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек

    В ней регистрируют приобретенные и выданные работникам бланки. Документ ведет бухгалтерия. Она по заявке выдает бланки ответственным лицам. Они ежемесячно отчитываются об их использовании.

    инструкция по заполнения трудовой книжки

    Подробнее об учете бланков трудовых книжек читайте в статье “Что такое трудовая книжка и для чего она нужна”

    2. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

    Документ предназначен для отражения всех трудовых книжек и вкладышей. Как вновь оформленных, так и предоставленных работниками при трудоустройстве. Книгу ведет кадровая служба работодателя.

    Источник