Меню

Как присвоить инвентарный номер основному средству

Инструкция для кадровика: как нумеровать документы

По номеру вы оперативно найдете любой кадровый документ на сотрудника. Но в законе нет четких правил, как нумеровать документы. Редакция изучила все нормативные акты и разъяснения чиновников о нумерации и подготовила инструкции, как создать номер, какие символы использовать и какую нумерацию предпочесть.

  • Важное в статье:
  • Как создать номер документа и располагать в нем индексы
  • Почему приказы на отпуск нельзя нумеровать сплошным методом
  • Каким способом нумеровать трудовые договоры
  • Как нумеровать дополнительные соглашения к трудовым договорам
  • По каким правилам нумеровать приказы и другие кадровые документы

Подсказка от Системы Главбух с комментариями чиновников: какие бывают виды номенклатуры дел в кадровой службе.

Как создать номер документа и располагать в нем индексы

Компания может выбрать любой способ ведения нумерации. Можно нумеровать разные группы документов по отдельности. Например, приказы по личному составу будут иметь одну нумерацию, документы по организации — другую. Разработайте инструкцию или положение о делопроизводстве, в котором укажите, как оформляют документы и каким образом присваивают номера.

Можете выбрать сплошной, или сквозной, способ ведения нумерации. Он актуален для организаций с малым количеством работников и там, где организационные документы издают нечасто. Способ предполагает, что документы не делят на группы, а присваивают номера подряд по мере их издания.

Номер документа. Регистрационный номер позволяет не только посчитать количество документов компании, но и систематизировать их и обеспечивает быстрый поиск. Номер может быть как цифровым, так и буквенно-цифровым. Кроме того, номер может содержать символы — тире, косую черту, @. Цифры в номерах чаще всего используют арабские. Символ @ используют, если документ отправлен или получен по электронной почте. В электронном образе документа можно встретить символ тильды (

). Этот символ означает «примерно» и проставляется в середине номера, заменяя большое количество цифр. Часто символ тильды можно встретить в нумерации судебных актов.

Помимо порядкового номера документа, регистрационный идентификатор может содержать коды или индексы классификаторов, используемых в организации. Это индекс дела по номенклатуре, код корреспондента, код должностного лица и др. (п. 5.11 ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст).

Почему приказы на отпуск нельзя нумеровать сплошным методом

Сплошная нумерация, по мнению ГИТ, не позволяет выполнить требования архивных норм. Когда все приказы об отпусках нумеруют сплошным методом, позже их приходится разбирать по срокам хранения. Если этого не сделать, можете нарушить сроки хранения приказов. Перечень, утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, устанавливает сроки хранения не всех приказов на отпуск. Например, нет срока для приказа на отпуск по беременности и родам. Его храните 50 лет. Ведь для этого вида отпуска нужен больничный лист, без которого сотрудник не получит выплаты. Все, что влияет на выплаты, хранить необходимо 50 лет, чтобы подтверждать хозяйственные операции. Остальные приказы на отпуск в большинстве случаев храните 5 лет (таблица ниже).

Чтобы не распределять все приказы по срокам хранения в конце года, заранее введите порядок регистрации и группируйте их в папки. Вначале внесите в номенклатуру дел все виды приказов об отпуске, которые вы будете составлять. Это поможет правильно их нумеровать и сортировать. Например, за основу нумерации можете взять индекс дела по номенклатурной папке. Тогда приказы будут с номерами «№ 02-03-. », где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела, а далее порядковый номер документа. Либо в качестве основы нумерации приказов используйте кодировки из табеля учета рабочего времени.

Как нумеровать приказы об отпусках

Индексы в номере. Есть минимум два способа отразить последовательность индексов в номере — прямой и обратный. При прямом способе сначала ставят порядковый номер документа, а затем индексы. При обратном — наоборот, в начале ставят код подразделения, код должностного лица, код документа и другие, а в конце — порядковый номер документа.

Каким способом нумеровать трудовые договоры

Минтруд предлагает начинать нумерацию трудовых договоров каждый год заново (письмо от 21.03.2018 № 14-2/В-191). Но это делать не обязательно. Организация может продолжить нумерацию трудовых договоров в новом году.

Порядковый номер можно проставлять несколькими способами. Первый — проставлять перед первой цифрой один или два нуля. Этот вариант популярен в компаниях, где за год заключают много трудовых договоров, и в результате образуются трехзначные номера. Исчисление начинается с двух нулей перед числом, далее, достигая 10, перед первой цифрой остается один ноль. Доходя до сотни, нулей перед цифрой не остается.

10 января 2019 года заключили договор с номером 001, 25 января 2019 — с номером 011, 13 июня 2019 года заключили договор № 106.

Второй способ нумерации договоров — к номеру добавляют буквенный код. Он может иметь разное значение — от первых букв наименования документа до первой буквы фамилии работника. Последний вариант часто используют в организациях с большим документооборотом. Этот вариант удобен тем, что можно по буквенному коду быстро найти договор конкретного работника.

Читайте также:  Обзор на Морозильник Pozis Свияга 106 2 А

Компания вправе указать в номере трудового договора год, месяц, день заключения договора как все вместе, так и в разном сочетании (образец ниже). В компании с большим количеством сотрудников можно добавить в номере первую букву фамилии работника или другой индекс.

В локальном акте компании можно предусмотреть, что в номере трудового договора указывают сокращенное название структурного подразделения. Этот вариант также позволит быстро найти документ и упорядочить хранение.

Как нумеровать дополнительные соглашения к трудовым договорам

Присваивать номер дополнительному соглашению можно так же, как и к трудовому договору. Укажите кроме порядкового номера документа код структурного подразделения, первую букву фамилии работника или дату заключения соглашения. Номер дополнительного соглашения может быть как самостоятельным, так и производным от основного договора. Недостаток первого варианта — нужно вести отдельную нумерацию для допсоглашений. В последнем варианте добавьте к номеру трудового договора через косую черту код допсоглашения с порядковым номером.

Если в компании планируют массовое заключение дополнительных соглашений с определенного числа, чтобы упростить работу, можно присвоить одинаковый элемент индекса всем соглашениям. Например, указать дату его заключения. При этом дополнительному соглашению можно не присваивать порядковый номер.

По каким правилам нумеровать приказы и другие кадровые документы

Приказы делят на организационно-распорядительные и по личному составу. Для каждой группы приказов можно вести самостоятельную или сквозную нумерацию.

Приказы по личному составу можно разделить на подгруппы и присваивать номер в зависимости от кадровых действий — прием, увольнение, дисциплинарные взыскания, отпуск и т. д. Такое разделение оправданно в компаниях, где издают много документов.

В уведомлениях и других кадровых документах для удобства их учета и поиска к порядковому номеру можно добавлять литеры. Например, литеру «у» к уведомлению и т. д.

Для уведомлений, актов, докладных и служебных записок, справок о работе, запросов и т. д. можно завести отдельный журнал для каждого вида документа или один журнал для группы документов. В журнале можно регистрировать как исходящие документы, так и входящие. Если таких документов немного, заведите один журнал и применяйте сквозную нумерацию.

Образец журнала регистрации документов

Заведите журнал учета входящих документов от работников. Он понадобится, когда сотрудник приносит заявление в отдел кадров и просит поставить штамп о его приеме. Присваивать входящий номер можно удобным для вас способом — с помощью буквенно-цифровых кодов. Если поток входящих документов небольшой, ведите сквозную нумерацию.

Помимо исходящей корреспонденции и документов от работников, регистрировать можно и внутренний документооборот между отделами. Например, внесите в журнал запрос бухгалтерии о выдаче копии трудовой книжки сотрудника. Внутреннюю переписку можете регистрировать отдельно или вносить в общий журнал регистрации документов.

Источник



Как присвоить инвентарный номер основному средству

Обновление: 21 апреля 2021 г.

Инвентарный номер – это индивидуальный номер, который присваивается объекту основных средств для организации бухучета и обеспечения контроля за сохранностью (п. 11 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утв. Приказом Минфина от 13.10.2003 № 91н). Посмотрим, как правильно присвоить инвентарный номер основному средству.

Присвоение инвентарных номеров основным средствам

Инвентарный номер присваивается объекту основных средств при принятии его к бухучету (п. 11 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утв. Приказом Минфина от 13.10.2003 № 91н).

Если объект имеет несколько частей, которые имеют разный срок полезного использования и учитываются как отдельные объекты, то каждой части присваивается свой инвентарный номер.

Инвентарный номер сохраняется за объектом на весь период его нахождения в организации. Он указывается в первичных документах на объект ОС: в акте ОС-1, в инвентарной карточке ОС-6 и т.д.

Инвентарные номера выбывших объектов ОС не рекомендуется присваивать вновь принятым к бухучету объектам в течение 5 лет по окончании года выбытия.

Как присвоить инвентарный номер

Законодательно каких-либо требований к порядку установлению инвентарных номеров не утверждено. То есть каждая организация сама решает, как именно она будет присваивать инвентарные номера объектам ОС.

Образец инвентарных номеров

Приведем возможные примеры инвентарных номеров:

  • просто сплошная нумерация: 1, 2, 3 и т.д.;
  • добавление к инвентарному номеру номера подразделения. Например, секретариат имеет код подразделения 001. Тогда находящиеся в комнате секретариата основные средств имеют номера: 001-1, 001-2 и т.д. Или же добавление буквенного кода подразделения. например секретариат имеет код СЕ. Тогда номера будут такие: СЕ-1, СЕ-2 и т.д.;
  • присвоение новых инвентарных номеров каждый год тем объектам ОС, которые вводятся в эксплуатацию в этом году: 2021-1, 2021-2 и т.д.

Нанесение инвентарных номеров на основные средства

Присвоенный инвентарный номер может быть нанесен на объект (п. 11 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утв. Приказом Минфина от 13.10.2003 № 91н):

  • путем прикрепления металлического жетона;
  • краской или иным способом (например, несмываемым маркером, корректором).
Читайте также:  Какими качествами должен обладать референт

К примеру, инвентарные номера на мебель часто наносятся краской на заднюю стенку.

Наличие индивидуальных инвентарных номеров у каждого объекта ОС удобно при проведении инвентаризации. В этом случае номер, нанесенный на объект, сверяется с номером, указанным в учете организации.

Журнал учета инвентарных номеров

Если в организации много основных средств, часто приобретаются новые объекты и списываются старые, имеет смысл вести журнал учета инвентарных номеров. В нем можно записывать, какие номера каким объектам присвоены, помечать выбытие ОС и соответственно, высвобождение инвентарных номеров.

Учет основных средств в соответствии с ФСБУ 6/2020 с 2022 года

Отметим, что с 2022 года все организации в обязательном порядке должны применять ФСБУ 6/2020 «Основные средства» (утв. Приказом Минфина от 17.09.2020 № 204н). И одновременно утрачивают силу ПБУ 6/01, а также Методические указания по учету ОС. Однако это не меняет принцип присвоения инвентарных номеров объектам основных средств. Ведь ФСБУ 6/2020 лишь устанавливает требования к формированию в бухучете информации об ОС и не вводит никакой конкретики относительно самого учета, в частности относительно присвоения объектам инвентарных номеров.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс .

Источник

Приказ о нумерации приказов

Приказ о нумерации приказов – важная бумага в делопроизводстве организации. От ее подписания зависит принятие системы нумерации соответствующей документации.

Значение

Эффективность функционала предприятия любой величины определяется в том числе состоянием его делопроизводства. Невозможно работать там, где нет порядка. Для того чтобы ввести нумерацию приказов, их индексацию и осуществлять планомерную политику последовательного делопроизводства, и существует приказ о нумерации приказов. Сотрудники, ответственные за кадровое делопроизводство в фирме, осуществляют:

  • заполнение трудовых книжек;
  • формирование личных дел, а также должностных инструкций;
  • составление приказов по личному составу;
  • контроль за формированием штатного расписания и соблюдением графика отпусков;
  • хранение документации, при необходимости – сдачу ее в архивы;
  • при необходимости – внесение изменений в существующие бумаги.

Разновидности приказов

Нумерация документов этого типа необходима для быстрой ориентации в бумагах компании. Проверяющие организации обычно интересуются положением дел с нумерацией приказов, их наличием на своих местах и другими принципиально важными моментами делопроизводства.

Приказы делят по разным видам. В частности:

  • По личному составу. Для долгосрочных — до 2003 года – 75 лет, для краткосрочных – 5 лет. К краткосрочным относятся приказы о выговорах, отпусках, командировках и пр. А к долгосрочной группе приказов относят бумаги о принятии на работу, увольнении, смене фамилии и других персональных данных.
  • По основной деятельности. В эту группу можно поместить все остальные распоряжения, которые не вписываются в приказы по личному составу.

Специфика

Приказ о нумерации приказов призван не только документально зафиксировать, что организация приступает к нумерации письменных распоряжений руководителя или лиц с соответствующими полномочиями. Документ призван зафиксировать систему буквенных индексов. Каждый из индексов при этом имеет свою расшифровку, например:

  • «п» — сотрудника принимают на работу;
  • «у» — происходит увольнение;
  • «лс» — приказы по личному составу;
  • «к» — командировки, причем отдельно «вк» — командировки внутри организации и «зк» — заграничные командировки;
  • «от» — работник уходит в отпуск.

Индексы принимаются каждой организацией отдельно, в зависимости от ее специфики и величины. Мелкие компании могут ограничиться двумя-тремя индексами. Крупные фирмы переходят на новый «уровень» нумерации, так как так более удобно вести делопроизводство.

Словом, даже если у организации уже приняты правила регистрации распоряжений, отдельный приказ, посвященный нумерации приказов, не будет лишним.

Элементы приказа о нумерации приказов

Бумага оформляется в свободной форме, но в прикрепленном образце содержатся:

  • Наименование и реквизиты компании. В идеале приказ печатается на бланке организации.
  • Название и номер приказа. По умолчанию это распоряжение подписывается первым номером, так как до него бумаги не подвергаются нумерации.
  • Место подписания.
  • Дата составления.

Все это – необходимая информация для всех документов данного типа. После вводной части идет основная часть приказа о нумерации приказов. Она содержит данные о:

  • Периоде, с которого нумеруются приказы. Это может быть просто год начала нумерации.
  • Перечислении принимаемых буквенных индексов. Список будет вполне уместен.

Приказ о нумерации приказов? образец

  • Том, на кого возлагается контроль за исполнением подписываемого распоряжения. Это может быть сам руководитель, его заместитель или отдельный сотрудник. Ответственное лицо будет отвечать за соблюдение принятой нумерации распоряжений.

Завершают приказ подписи руководителя организации и работника, ответственного за выполнение приказа.

Нюансы

Бывает, что для приказов по основной деятельности кадровая служба компании оставляет только цифровой код. Такая система нумерации – тоже один из приемлемых вариантов. Буквенная индексация в приказах будет следовать сразу за номером через вертикальную черту или дефис. Такие порядки приняты в оформлении официальной документации.

Порядок ведения приказов в фирме обязательно необходимо прописать в принятом положении о кадровом делопроизводстве. Иначе принятые решения будут юридически неверны.

Дополнительное удобство

Некоторые кадровики предпочитают вести журналы приказов. Причем часто разные для разных видов приказов. На законодательном уровне эта практика не закреплена, однако в повседневной практике делопроизводителя очень полезна. Какую-либо бумагу можно найти быстро, сразу сказать ее номер, основное содержание и дату подписания. Факт отметки в журнале – это доказательство существования (или передачи) приказа в принципе. Юридическую грамотность документа он не подтверждает.

Читайте также:  Кофеварка Philips HD7767 Grind Brew

Сроки

Периодичность издания такого приказа – 1 раз в год. Каждый последующий делопроизводительный год – это повод к новому подписанию. Таким образом приказы разных годов имеют меньше шансов попасть в одну папку. Передача бумаг в архив становится более упорядоченным процессом. Поэтому большинство руководителей организаций предпочитает подписывать приказ о нумерации приказов с началом нового года, в январе. Исключением будут являться только организации сферы образования и культуры. Их год начинается с 1 сентября, и отсчет письменных распоряжений желательно производить с этой даты.

Возможные ошибки

Чаще всего в приказах допускаются фактические ошибки: изменились место и локальные акты компании, необходима ссылка на скорректированные законы и пр. Простое перепечатывание приказа будет в таких случаях некорректным.

Для того чтобы юридически грамотно оформить правки, возникающие со временем, необходимо сформировать отдельное приложение к приказу о нумерации приказов. В нем и указываются цели, причины, конкретные места корректировки в бумаге. Закон не ограничивает количество таких приложений. Однако при большом объеме документации стоит обдумать вопрос о подписании нового приказа, с внесением всех необходимых правок.

Источник

Инструкция о присвоении нумерации

Дата публикации 20.05.2020

При покупке основных средств стоимостью до 10 000 руб. они автоматически списываются на забалансовый счет 21. При этом согласно Инструкции № 157н инвентарная карточка не формируется и номер не присваивается. Отсутствие инвентарного номера (либо кода) на предметах создает трудности при инвентаризации и контроле за имуществом.

В программе «1С:БГУ 8» предусмотрено формирование номера на предметы стоимостью ниже 10 000 руб. Структура номера аналогична основным средствам стоимостью свыше 10 000 руб. Также в программе при внесении номенклатуры основных средств присваиваются коды (порядковые номера).

Можно ли использовать на забалансовом счете 21 номера, которые формируются в программе, и подписывать ими предметы? Если формировать инвентарный номер, то номера на всех основных средствах (стоимостью до 10 000 руб. и свыше 10 000 руб.) будут одной структуры. Это допустимо? Либо использовать порядковый номер и подписывать им?

Такие действия противоречат инструкции, но обезличенные предметы очень затрудняют учет и контроль. Объектов стоимостью до 10 000 руб. довольно много. Что можно сделать в этой ситуации?

В соответствии с п. 46 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее — Инструкция № 157н), п. 9 федерального стандарта «Основные средства», утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 257н (далее — СГС «Основные средства»), объектам стоимостью до 10 000 руб. включительно уникальные инвентарные порядковые номера не присваиваются.

Учетная политика — это совокупность способов ведения бухгалтерского учета, подготовки и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, принятых актами учреждения. Учреждение формирует учетную политику, исходя из особенностей структуры, отраслевых и иных особенностей деятельности, выполняемых полномочий и (или) функций.

При этом учреждение руководствуется законодательством, СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», иными нормативными правовыми актами, регулирующими ведение бухгалтерского учета и составление отчетности, а также учетной политикой органа-учредителя (п. 4 методических рекомендаций, доведенных письмом Минфина России от 31.08.2018 № 02-06-07/62480).

Учетная политика должна учитывать особенности деятельности учреждения, но не может противоречить нормативным правовым актам по ведению бухгалтерского (бюджетного) учета. Поэтому полагаем, что вводить в учетную политику положения о порядке присвоения инвентарных номеров основным средствам, которые учитываются на забалансовом счете 21, некорректно.

Присвоение инвентарных номеров основным средствам, которые учитываются на забалансовом счете 21, в то время как Инструкция № 157н прямо указывает на их учет без инвентарных номеров, может рассматриваться как нарушение порядка учета нефинансовых активов на забалансовых счетах. См., например, Классификатор нарушений (рисков), выявляемых Федеральным казначейством в ходе контроля в финансово-бюджетной сфере, утв. Федеральным казначейством 19.12.2017 (код нарушения (риска) 030102010720-24).

Кроме того, если принять решение о присвоении инвентарных номеров основным средствам, которые учитываются на забалансовом счете 21, в одной структуре с инвентарными номерами основных средств, которые учитываются на балансе, номеров будет слишком много. Также будут разрывы в нумерации основных средств, которым по Инструкции № 157н должны присваиваться инвентарные номера.

Присвоение порядковых номеров основным средствам, учитываемым на забалансовом счете 21, не противоречит положениям Инструкции № 157н и СГС «Основные средства». По нашему мнению, их можно использовать и подписывать основные средства стоимостью до 10 000 руб.

Не пропускайте последние новости — подпишитесь
на бесплатную рассылку сайта:

  • десятки экспертов ежедневно мониторят изменения законодательства и судебную практику;
  • рассылка бесплатная, независимо от наличия договора 1С:ИТС;
  • ваш e-mail не передается третьим лицам;

Источник