Меню

Кому нужны электронные документы

Что нужно знать про обмен электронными документами

Документы можно подписывать на бумаге, а можно электронно. На бумаге долго, электронно — непонятно как.

Павел Овчинников 12 лет работает с электронными документами

Но вот я двенадцать лет занимаюсь электронными документами и скажу вам: это невероятный кайф. Позвольте рассказать, как это все устроено, с примерами.

Короче

Чтобы начать вести электронный документооборот, нужно:

  1. Убедить контрагентов начать обмениваться электронными документами.
  2. Купить сертификат электронной подписи.
  3. Определиться со способом отправки документов: через специальный сервис или без него.

Кому нужны электронные документы

Несмотря на удобство и современность, немногие ведут электронный документооборот. Если предприниматель на упрощенном налогообложении заключает пару контрактов в год, ему, может, не так страшно пару раз отправить печатные документы. Но есть случаи, когда электронный документооборот предельно полезен.

Крупным компаниям электронные документы помогают снизить издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Для них доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.

Малому и среднему бизнесу, которому важно получать оплату товара или услуги в день получения документов, электронный документооборот позволяет в разы ускорить исполнение договоров.

Даже если сейчас вы подписываете один акт в полгода, это не значит, что ваш бизнес не вырастет. У вас могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от вас того же.

Например

У интернет-магазина регулярно копилась дебиторская задолженность на десятки миллионов из-за того, что в накладной в очередной раз допустили ошибку: товар стоит в фуре, на склад принять нельзя. Пока ждут, когда курьер с исправленным документом доедет от поставщика, идут дни. Внедрили электронные документы, и теперь все корректировки в документах занимают меньше часа.

А в крупной энергосбытовой компании во время выездных налоговых проверок инспекторы ежегодно находили нарушения и ошибки в документах. Чек на штрафы достигал 120 000 рублей в год. Дошло до того, что финансовый отдел заранее закладывал эти деньги в бюджет как накладные расходы. Внедрили электронный документооборот, и теперь правильность документов контролируют программы, а не люди. Ошибок больше нет.

Что такое электронный документ

Электронный документ — это обычный док- или пдф-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Важно, чтобы он был подписан специальной электронной подписью и отправлен особым образом.

Чтобы партнер, юрист или судья не сомневались, что именно вы подписали электронный документ и никто его не изменил, специалисты по цифровой безопасности придумали электронную подпись. Это как отпечаток пальца, наложенный на уникальный набор битов и байтов вашего документа. Грубо говоря, подписывая что-то электронной подписью, вы говорите: «Я подтверждаю подлинность этого набора битов».

Электронную подпись прикрепляют к любому документу, после чего он считается подписанным. Документ можно прочитать и без подписи. Она лишь гарантирует, что перед вами тот самый неизменный документ, в том виде, в котором его вам отправили. Если поменять что-то в документе и сохранить, поменяется его набор битов — подпись будет недействительной.

Например

Две компании решили подписать электронный контракт. Составили договор, согласовали условия. Теперь одна компания подписывает договор своей подписью и отправляет другой. Та открывает договор и решает что-то втихаря исправить, например сумму штрафов. Исправляет. Сохраняет. Отправляет первой. Та смотрит — оп! — изначальная подпись на этом договоре сломалась. Значит, что-то исправили, злодеи. Потом идут бить морду, наверное.

Где взять электронную подпись

Электронную подпись покупают в специальном удостоверяющем центре. Достаточно просто найти удобный центр в вашем городе. Главное, чтобы он входил в список аккредитованных центров Министерства связи РФ.

Нужно оформить заявку на сайте, указать в ней реквизиты своей фирмы, а затем получить счет и оплатить услугу. С вами свяжется менеджер и пригласит в офис за ключом. В момент получения сертификата у вас проверят паспорт. Могут еще уточнить ваши полномочия и реквизиты компании. Ключ загрузят на вашу флешку (или другой носитель, например дискетку там, я не знаю). Иногда продают специальную флешку на месте — она будет стоить от 1100 до 1400 Р. Такие специальные флешки называют токенами, они более безопасные.

Все то же самое можно сделать прямо в офисе удостоверяющего центра: просто приходите со всеми документами и оформляете заявку. Но в этом случае вам придется ждать, пока пройдет безналичная оплата, — это может занять несколько часов. Наличными оплатить сертификат для фирмы нельзя, как и нельзя получить его удаленно.

Как работает электронная подпись

Юридическая сила электронной подписи описана в федеральном законе «Об электронной подписи».

Закон определяет типы подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную. Подписывать документы можно любой из них, но с оговорками: квалифицированная — для налоговой, торгов и в некоторых случаях для суда; простая и неквалифицированная — для всего остального.

Простая или неквалифицированная подпись

Доступный и дешевый вариант, но с ограниченным применением. Неквалифицированная подпись содержит криптографические алгоритмы, но не подтверждается никаким удостоверяющим центром. Простая вовсе представляет собой лишь комбинацию из логина и пароля, учетную запись на сайте госуслуг или электронный адрес контрагента.

Такие подписи подойдут, если вы не участвуете в электронных торгах, не обмениваетесь электронной первичкой и не отправляете налоговую отчетность. Простую подпись можно использовать для договоров, счетов и актов, но придется подписать отдельное соглашение с контрагентом и зафиксировать согласие сторон доверять такой подписи.

Если у вас десятки контрагентов и разные документы, схема работать не будет. Вам придется с каждым подписать такой документ, и со временем этот процесс будет замедлять, а не ускорять работу. Тогда лучше подумать о другом сертификате электронной подписи.

Чтобы использовать простую электронную подпись, надо распечатать и подписать бумажный вариант соглашения или включить специальный пункт в договор с контрагентом — это требование закона.

Шаблон соглашения по ЭДОPDF, 0,3 КБ

Квалифицированная подпись

Такая подпись подойдет для счетов-фактур и налоговой. По закону электронные счета-фактуры можно подписывать только такой подписью. Стоит квалифицированный сертификат от 1000 Р , купить его можно только в удостоверяющем центре, входящем в зону доверия ФНС .

Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять, что добавляет забот: надо следить за сроком действия и вовремя заказывать перевыпуск.

Для работы с квалифицированной подписью надо установить специальную программу — средство криптозащиты информации. Программа крепит электронную подпись на документ и проверяет подписи других участников обмена.

Можно выбрать платную программу ( «Криптопро ЦСП» ) или бесплатную ( «Випнет ЦСП» ). Функционально они почти не отличаются, но с бесплатной могут возникнуть проблемы совместимости. Обе работают на Виндоусе и на Маке. Платная стоит около 1000 Р , ежегодная оплата сертификата электронной подписи еще около 1000 Р .

Некоторые используют облачную электронную подпись, для нее не надо устанавливать программу криптозащиты. Облачная подпись хранится в сервисе обмена, и каждый раз, когда вы подписываете документ, вам на телефон приходит смс с подтверждением действия. Такой сертификат дешевле и удобнее в использовании, но менее безопасен, чем программа криптозащиты.

Зачем нужен оператор документооборота

Подписанный электронный документ можно отправить по обычной электронной почте, но это небезопасно. Если почту взломают, документы окажутся у злоумышленников. Поэтому, например, налоговая инспекция принимает декларации только через специальные сервисы. Через такие же сервисы вы должны обмениваться электронными счетами-фактурами, иначе нарушите приказ Минфина России. Такие сервисы называются операторами документооборота.

Для простого пользователя — это прокачанная электронная почта. Работает через браузер, есть папки с входящими и исходящими, справочник адресов, встроенный поиск, редактор документов. Внутри — высоконагруженный сервис с защищенными каналами связи и шифрованием, которые обеспечивают безопасность передачи документов.

С оператором электронного документооборота даже не надо заключать договор. Просто регистрируетесь, загружаете сертификат электронной подписи и оплачиваете тариф по счету. Остальные заботы берет на себя оператор: уведомляет ФНС , что вы присоединились к обмену, следит за форматами и гарантирует соблюдение законодательства РФ .

Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы они примерно одинаковы. Операторов принято выбирать по качеству сервиса: как быстро работает техподдержка, готов ли оператор помогать подключать контрагентов, какие возможности он предлагает и есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.

Вашему контрагенту тоже придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого — тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи.

Сколько стоят электронные документы

Работая через оператора, вы платите только за документ, который подписали обе стороны. В среднем стоимость отправки документа составляет около 6—8 Р , а все входящие бесплатны.

Обычно новички покупают минимальный пакет на 300 документов, который очень быстро кончается. Потом надо покупать следующий пакет. Выгоднее купить безлимитный годовой пакет или договориться об индивидуальных условиях.

Читайте также:  Можно ли ставить магния сульфат внутримышечно

Переходить на электронные документы выгодно, если вы отправляете 100 и больше документов в месяц или минимум 1000 документов в год. Тогда вы сократите расходы на бумагу и доставку почти в 5 раз.

Сколько стоит документооборот

Статья расходов 1000 бумажных документов 1000 электронных документов
Печать 9510 Р
Электронная подпись 2000 Р
Лицензия средства криптозащиты 1200 Р
Доставка 40 000 Р заказным письмом 7200 Р
Итого 49 510 Р 10 400 Р

В чем может быть подвох

Со стороны обмен электронными документами выглядит как новый Айфон: все просто, документы летают, пользоваться удобно. Но как и в Айфоне, со временем обнаруживаются нюансы, к которым надо привыкать.

Главная проблема с обменом электронными документами: этим нельзя заниматься в одиночку. Вам придется убедить партнеров перейти на электронные документы, а пока они принимают решение, придется параллельно работать и с бумажками.

Другие нюансы кроются в несовершенстве попутных сервисов. Например, чтобы отправить в налоговую акты, их надо сначала выгрузить из бухгалтерской программы, потом загрузить в сервис отчетности, который имеет ограничение по количеству документов. И так несколько раз, пока не отправятся все акты. Если счет идет на сотни документов, бухгалтер потратит несколько часов, отправляя новые пачки в сервис. Но при бумажном документообороте на это уйдет еще больше времени.

Серьезные проблемы начинаются, когда контрагент нарушает свои обязательства и дело доходит до суда. Тогда приходится думать, как представить электронные документы в суд. Российские суды пытаются идти в ногу со временем и принимают документы в электронном виде — их можно загрузить через сервис «Мой арбитр» или на сайте суда общей юрисдикции. Но будьте готовы, что вас могут попросить представить документы на бумаге или предъявить оригиналы в соответствии с ч. 3 ст. 75 АПК РФ. В этом случае документы проще распечатать и заверить у нотариуса.

Если вы решили перейти на электронные документы

Вы купили электронную подпись и выбрали оператора документооборота. Теперь надо все организовать:

  1. Уговорить контрагентов получать и отправлять вам электронные документы. Многие ваши партнеры ничего не захотят менять, и вам придется продолжить работать с бумагой.
  2. Научиться управлять двумя потоками документов: электронным и бумажным. Придется выработать систему учета движения входящих и исходящих документов для обоих потоков.
  3. Научиться хранить электронные документы. По закону вы должны хранить первичные документы не менее 4 лет. Если у вас большой документооборот, придется внедрить специализированный электронный архив.

Об этом мы расскажем отдельно. Подписывайтесь на наш канал, жмите колокольчик и все такое.

Источник

Есэд единая система электронного документооборота инструкция

от 14 февраля 2020 года N П-01-24

Об утверждении Регламента работы в Единой системе электронного документооборота Республики Саха (Якутия)

Зарегистрировано в Администрации Главы РС(Я) и Правительства РС(Я) 16.03.2020 N RU140142020182

1. Утвердить Регламент работы в Единой системе электронного документооборота Республики Саха (Якутия) согласно приложению к настоящему приказу.

2. ГБУ РС(Я) «Республиканский центр инфокоммуникационных технологий» (Макаров И.А.) утвердить пошаговую инструкцию по работе в Единой системе электронного документооборота Республики Саха (Якутия) в срок до 28 февраля 2020 года.

3. Отделу цифрового развития (Николаев П.В.) направить настоящий приказ на государственную регистрацию в установленном порядке.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя министра Гришаева Н.В.

Утвержден
приказом Министерства
инноваций, цифрового развития
и инфокоммуникационных технологий
Республики Саха (Якутия)
от 14 февраля 2020 г. N П-01-24

РЕГЛАМЕНТ РАБОТЫ В ЕДИНОЙ СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)

I. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент устанавливает требования и порядок подключения к работе в Единой системе электронного документооборота Республики Саха (Якутия) (далее — ЕСЭД) в качестве Участника ЕСЭД, отключения от ЕСЭД, добавления, изменения, удаления учетных записей в ЕСЭД и порядок работы в ЕСЭД.

1.2. Настоящий Регламент разработан в соответствии со следующими правовыми актами:

приказ Минкомсвязи России N 186, ФСО России N 258 от 27 мая 2015 г. «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде»;

распоряжение Главы Республики Саха (Якутия) от 8 февраля 2018 г. N 92-РГ «Об организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации в Республике Саха (Якутия);

1.3. Пошаговая инструкция по работе в ЕСЭД утверждается Оператором ЕСЭД и размещается на сайте Службы технической поддержки по адресу http://www.support.sakha.gov.ru в разделе «Единая система электронного документооборота РС(Я) — ЕСЭД РС(Я)».

1.4. При взаимодействии с федеральными органами исполнительной власти посредством ЕСЭД должны соблюдаться требования, установленные постановлением Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2014 г. N 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия», приказа Минкомсвязи России N 186, ФСО России N 258 от 27 мая 2015 г. «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде».

II. Требования и порядок подключения к работе в ЕСЭД в качестве Участника ЕСЭД, добавления, изменения, удаления учетных записей в ЕСЭД, изменении сведений об Участнике ЕСЭД, отключения от ЕСЭД

2.1. Подключение к работе в ЕСЭД в качестве Участника ЕСЭД производится на основании заявки лиц, указанных в пункте 5 Указа Главы Республики Саха (Якутия) от 30 декабря 2018 года N 312 «О Единой системе электронного документооборота», направленной в адрес Оператора ЕСЭД по форме, приведенной в приложении N 1 к настоящему Регламенту с приложением копии штатного расписания.

2.2. Добавление, изменение, удаление учетных записей, изменение сведений об Участнике ЕСЭД производится на основании заявки Участника ЕСЭД либо иного уполномоченного органа, направленной в адрес Оператора ЕСЭД по форме, приведенной в приложении N 2 к настоящему Регламенту с приложением копии документа, послужившего основанием для подачи заявки (при наличии).

2.3. Отключение от ЕСЭД производится на основании заявки отключаемого Участника ЕСЭД либо иного уполномоченного органа, направленной в адрес Оператора ЕСЭД по форме, приведенной в приложении N 3 к настоящему Регламенту с приложением копии документа, послужившего основанием для подачи заявки.

2.4. Основаниями для отключения от ЕСЭД являются решение о ликвидации, реорганизации в форме слияния, присоединения (в отношении лица, деятельность которого прекращается), разделения Участника ЕСЭД.

2.5. Оператор ЕСЭД имеет право отключить учетную запись Участника ЕСЭД от ЕСЭД в случае отсутствия использования ЕСЭД более 3 месяцев после подключения. Соответствующее уведомление направляется Участнику ЕСЭД не позднее 5 рабочих дней до даты отключения.

2.6. При подаче заявок на подключение в качестве Участника ЕСЭД, изменение, создание дополнительных учетных записей, указываются следующие виды доступа к ЕСЭД применительно к каждой учетной записи:

а) «тонкий клиент» — веб-приложение ЕСЭД, доступное по ссылке https://esed.sakha.gov.ru;

б) «толстый клиент» — программное обеспечение ЕСЭД для операционной системы Windows;

в) мобильное приложение — приложение ЕСЭД для операционной системы iOS, обеспечивающий работу в ЕСЭД в части получения документов на рассмотрение, направления документов на исполнение, постановки на контроль исполнения поручений.

2.7. Вид доступа «Тонкий клиент» обеспечивается всем сотрудникам Участников ЕСЭД.

2.8. Вид доступа «Толстый клиент» обеспечивается лицам, замещающим государственные должности Республики Саха (Якутия) и должности государственной гражданской службы Республики Саха (Якутия) Государственного Собрания (Ил Тумэн) Республики Саха (Якутия), Счетной палаты Республики Саха (Якутия), Центральной избирательной комиссии Республики Саха (Якутия), Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия), Управления при Главе Республики Саха (Якутия) по профилактике коррупционных и иных правонарушений, исполнительных органов государственной власти Республики Саха (Якутия).

2.9. Доступ через мобильное приложение обеспечивается лицам, замещающим государственные должности Республики Саха (Якутия) и должности государственной гражданской службы Республики Саха (Якутия) Государственного Собрания (Ил Тумэн) Республики Саха (Якутия), Счетной палаты Республики Саха (Якутия), Центральной избирательной комиссии Республики Саха (Якутия), Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия), Управления при Главе Республики Саха (Якутия) по профилактике коррупционных и иных правонарушений, исполнительных органов государственной власти Республики Саха (Якутия) категории «руководители».

2.10. Для одной учетной записи предоставляется один вид доступа к ЕСЭД, за исключением учетных записей лиц, замещающим государственные должности Республики Саха (Якутия) и должности государственной гражданской службы Республики Саха (Якутия) Государственного Собрания (Ил Тумэн) Республики Саха (Якутия), Счетной палаты Республики Саха (Якутия), Центральной избирательной комиссии Республики Саха (Якутия), Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия), Управления при Главе Республики Саха (Якутия) по профилактике коррупционных и иных правонарушений, исполнительных органов государственной власти Республики Саха (Якутия) категории «руководители».

2.11. Подключение к работе в ЕСЭД в качестве Участника ЕСЭД, добавление, изменение, удаление учетных записей в ЕСЭД, изменение сведений об Участнике ЕСЭД, отключение от ЕСЭД производится Оператором ЕСЭД в течение 3 рабочих дней со дня регистрации заявки.

2.12. Основаниями для отказа в подключении к работе в ЕСЭД в качестве Участника ЕСЭД, добавление, изменение, удаление учетных записей в ЕСЭД, изменение сведений об Участнике ЕСЭД, отключение от ЕСЭД являются:

а) заявка подана лицом, не входящим в категорию лиц, указанных в пункте 5 Указа Главы Республики Саха (Якутия) от 30 декабря 2018 года N 312 «О Единой системе электронного документооборота», либо не уполномоченным органом;

Читайте также:  Контроль сварных соединений гамма излучением

б) не соблюдены формы заявок, указанных в приложениях N 1, 2, 3 к настоящему Регламенту, неполное, некорректное их заполнение;

в) не приложены копии документов, указанных в пунктах 2.2, 2.3 настоящего Регламента;

Источник



Система электронного документооборота: что это такое и какие бывают современные СЭД – примеры, описание, виды

В процессе своей деятельности хозяйствующие субъекты все реже отдают предпочтение бумажным носителям. Система электронного документооборота – это передовой стандарт, уже активно используемый в США и Европе, а у нас только набирающий популярность. Но какой она может быть и что за возможности дает? Предлагаем рассмотреть эти и другие сопутствующие моменты.

Сегодня она – обязательная и ключевая часть IT-инфраструктуры современного предприятия. Она существенно повышает эффективность деятельности – как коммерческой, так и промышленной или государственной организации, – помогая удобнее, быстрее, правильнее решать задачи как внутреннего управления, так и внешнего взаимодействия (с межведомственными подразделениями, вышестоящими инстанциями, поставщиками, целевой аудиторией).

система электронного документооборота это

Что такое система электронного документооборота (СЭД)

Она представляет собой совокупность программ, обеспечивающих создание, редактирование, разграничение прав доступа и распространение файлов в компьютерных сетях с сохранением возможностей контроля над ними на уровне компании.

Для ее внедрения требуется покупать платформу – программный пакет – и аппаратные средства для ее установки (сервер, сетевое оборудование и тому подобное). Для ее использования на уровне двух организаций и более нужен оператор, который будет контролировать отправку и доставку, правильность формата, заверение подписей, сохранность архива.

Разберемся с сокращениями, чтобы вы понимали, что такое СЭД, САД и так далее; первая аббревиатура общепринятая, тогда как под второй скрывается автоматизация делопроизводства; не реже можно встретить СЭДО и САДО, означающие системы документооборота – обычного и автоматизированного соответственно.

История развития

1. 80е годы ХХ века – стали появляться разрозненные решения, на базе отдельно взятых предприятий, разработанные под их нужды, силами их же внутренних специалистов; хорошо интегрировались в уже созданную инфраструктуру компании, но оставались плохо масштабируемыми – их практические нельзя было изменить.

2. Середина 90х – создание первых универсальных СЭД с возможностью адаптации к потребностям самых разных заказчиков; внедрялись уже сторонними разработчиками, в две стадии: сначала писалось унифицированное ядро, которое после подгонялось под конкретную фирму.

3. Старт нулевых – переориентация на WorkFlow и популяризация процессно-ориентированных движков; это позволило качественно изменить подход и не просто переводить бумажные документы в электронный вид, но и начать эффективно управлять их оборотом, постепенно его оптимизируя.

4. С 2005 года – появление и повсеместное распространение принципа enterprise content management (ECM), позволившего улучшить методологию и ввести разделение на файл и контент; вслед за этим двухзвенная архитектура эволюционировала в трехзвенную – вместо связи «СУБД – приложение» появился треугольник «СУБД – сервер – интерфейс», что позволило устранить многие ошибки.

Сегодня наблюдаются благотворные условия для дальнейшего совершенствования решений и предоставления бизнесу, промышленным предприятиям и государственным структурам все более мощных и удобных инструментов.

Готовые решения для всех направлений

Магазины

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Склады

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Маркировка

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

E-commerce

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Учреждения

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Производство

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

ЕГАИС

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Сертификация

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Инвентаризация

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Другое

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Функционал СЭД: что это такое

что такое сэд

По сути, это совокупность тех возможностей, которые обязана предоставлять используемая система, а она должна обладать следующими свойствами:

  • Совместимость со всеми популярными форматами документов – чтобы не возникало никаких проблем с их оформлением, редактированием, согласованием, получением и отправкой, контролем выполнения.
  • Эффективное распределение потоков – для разграничения доступа, совместного пользования, определения маршрутов внутри организации и решения других подобных задач.
  • Создание архива – для хранения тех файлов, которые не используются прямо сейчас, но могут понадобиться, а также для быстрого их поиска.

В общем случае функционал должен быть гораздо шире, чем при работе с бумажными носителями.

Требования к системам документооборота СЭД

  • Совместимость с тем компьютерным оборудованием, на которое будет устанавливаться программное обеспечение.
  • Наличие простого, интуитивно понятного, дружелюбного к пользователю интерфейса.
  • Широта возможностей администрирования как своими силами, так и с привлечением аутсорсеров.

Внимание, данные критерии должны работать и в «обратном порядке». То есть подразумевается, что компания достаточно современно оснащена технически, что ее сотрудники являются уверенными пользователями ПК и обладают всеми средствами для делового общения (Скайпом или его аналогом, электронной почтой и так далее).

Правовое регулирование и стандарты

Рассматривая, что из себя представляют САДО и СЭДО, что это такое и какими особенностями они обладают, нужно отметить, что при их написании деятельность разработчиков строго не регламентирована. Но, продумывая и развивая свои продукты, создатели ПО все-таки ориентируются на положения следующих основных нормативов:

  • ФЗ № 1 от 10 01 02 (в редакции от 08 11 07) – «Об электронной цифровой подписи»
  • ГОСТ Р 51141-98, регламентирующий нюансы архивации и делопроизводства;
  • ФЗ № 149 от 27 07 06, дающий понятия информационных технологий и способов их защиты;
  • ГОСТ Р 6.30-2003, содержащий требования к оформлению и унификации;
  • Постановление № 754 от 22 10 09, утверждающее ключевые международные положения.

Внедряя проекты, следует руководствоваться ФЗ № 152 от 27 07 06 и № 363 от 27 12 09. При этом все стандарты скорее рекомендательного характера, что позволяет закладывать определенный процент гибкости в логику и архитектуру продуктов.

Преимущества ЭДО

сэд что это

Система СЭД – это по-настоящему передовое решение, так как она обладает целым рядом достоинств по сравнению с бумажным документооборотом. В числе безусловных плюсов:

  • автоматическое упорядочивание – каждому файлу сразу же присваивается уникальный номер, что позволяет избежать повторов;
  • ускорение работы – справку или выписку не нужно лично нести в отдел, расположенный пятью этажами выше, или отправлять в филиал в другом городе;
  • отслеживание – в любой момент не проблема проверить, где находится тот или иной отчет, кто его создал, кто внес в него правки и тому подобное; кроме того, его нельзя потерять или испортить, ведь предусмотрена функция восстановления;
  • поддержка неограниченного количества различных версий с сохранением каждой при редактировании;
  • планирование – можно задать порядок и сроки отправки/поступления тех или иных файлов;
  • удаленный доступ есть круглосуточно – обладая соответствующими правами доступа, не составляет труда открыть бриф или презентацию из любой точки земного шара;
  • максимально быстрый поиск – по ключевым словам в базе данных;
  • практичная экономия – не приходится тратиться на распечатку.

Компании, которые работают с маркировкой товаров (например, обувь, табак, алкоголь, одежда), по законодательству обязаны использовать ЭДО. Упростить и оптимизировать деятельность поможет программный продукт от «Клеверенс» — «Курьер», который поддерживает электронный документооборот.

Недостатки ЭДО

Минусы, скорее, условные, но они тоже есть, и в их числе:

  • начальные затраты на покупку системы, зачастую достигающие 80-100 тысяч рублей;
  • время, которое требуется на внедрение и настройку ПО;
  • обязательное обучение задействованных сотрудников;
  • наличие администратора, следящего за нормальным функционированием, выполняющего сервисное обслуживание, отвечающего на возникающие вопросы;
  • обеспечение общей безопасности – разграничение прав, защита от несанкционированного доступа и вирусных атак, выпуск подписей;
  • необходимость регулярного резервного копирования;
  • поддержка еще и бумажной версии (если ее до сих пор используют контрагенты).

Какие бывают системы электронного документооборота

Один ее вид может содержать несколько элементов или признаков другого, но, в принципе, каждая из них ориентирована вполне конкретно. Поэтому уделим внимание каждой из существующих категорий.

Электронные архивы (ЭА)

Все их возможности ориентированы на хранение больших объемов данных и быстрый поиск нужной информации. Причем они должны позволять без проблем находить требуемые файлы как по названию, так и по заранее заданным ключевым атрибутам.

С развитыми workflow-средствами (WF)

Довольно сложны в организации и предполагают жесткую маршрутизацию с привязкой документов к соответствующим операциям. Пользуясь ими, можно задавать проведение работ по конкретным алгоритмам и таким образом предупреждать значительное число ошибок.

Читайте также:  Лекарства для животных Оксивит полоски порошок

Нацеленные на поддержку управления компанией и на расширение базы знаний

Обычно они гибридные, то есть способные принимать в качестве базового элемента как сам файл, так и связанное с ним задание. Более того, они могут предполагать как строгий, так и свободный порядок действий.

Их активно используют в государственных структурах, на крупных предприятиях, в организациях с четко выстроенной иерархией и сводом правил. То есть в тех случаях, когда каждый сотрудник знает, как именно ему создать отчет, что в нем указать, куда его направить.

Системы типа коллабораций (collaboration)

Достаточно новые, созданные в связи с изменением условий рынка и появлением тренда к занятию четко очерченной бизнес-ниши. У них отсутствует формализация задач, их структура не строгая, зато все их возможности нацелены на удобство совместной работы. Люди могут редактировать какой-то файл, находясь в разных странах и часовых поясах, главное – чтобы им было комфортно делать это.

Обычно это порталы и сервисы публикации и хранения данных.

Программы с развитыми дополнительными инструментами

Это продукты с CRM-функциями, упрощающие обратную связь с клиентами (customer relation management). Это ПО, предлагающее расширенные варианты использования биллинга. Пакеты услуг весьма разнообразны, но выбранный вами должен быть простым в освоении, надежным, защищенным от действий злоумышленников, соответствующим параметрам имеющегося оборудования.

сэд документооборот

Технические возможности современных систем документооборота

Поэтому развитая и передовая СЭД (САДО) позволяет реализовать:

  • единую схему работы во всех структурных подразделениях предприятия;
  • легкий обмен как между отдельно взятыми сотрудниками, так и между отделами;
  • стандартизацию форм и реквизитов;
  • регистрацию внутренней, входящей, исходящей документации с ее направлением руководящим лицам;
  • индивидуальное и коллективное внесение изменений;
  • наглядный контроль согласования и процессов исполнения;
  • создание аналитической, статистической и другой отчетности;
  • архивацию данных, с фиксированием даты и срока доступа.

Также важна возможность масштабирования, расширения, произведения надстроек. При ее наличии вы можете быть уверены, что используемая система электронного документооборота обеспечивает комфорт управления сегодня и будет настолько же удобной и через месяц, и по прошествии пары-тройки лет.

Источник

Есэд единая система электронного документооборота инструкция

от 14 февраля 2020 года N П-01-24

Об утверждении Регламента работы в Единой системе электронного документооборота Республики Саха (Якутия)

Зарегистрировано в Администрации Главы РС(Я) и Правительства РС(Я) 16.03.2020 N RU140142020182

1. Утвердить Регламент работы в Единой системе электронного документооборота Республики Саха (Якутия) согласно приложению к настоящему приказу.

2. ГБУ РС(Я) «Республиканский центр инфокоммуникационных технологий» (Макаров И.А.) утвердить пошаговую инструкцию по работе в Единой системе электронного документооборота Республики Саха (Якутия) в срок до 28 февраля 2020 года.

3. Отделу цифрового развития (Николаев П.В.) направить настоящий приказ на государственную регистрацию в установленном порядке.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя министра Гришаева Н.В.

Утвержден
приказом Министерства
инноваций, цифрового развития
и инфокоммуникационных технологий
Республики Саха (Якутия)
от 14 февраля 2020 г. N П-01-24

РЕГЛАМЕНТ РАБОТЫ В ЕДИНОЙ СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)

I. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент устанавливает требования и порядок подключения к работе в Единой системе электронного документооборота Республики Саха (Якутия) (далее — ЕСЭД) в качестве Участника ЕСЭД, отключения от ЕСЭД, добавления, изменения, удаления учетных записей в ЕСЭД и порядок работы в ЕСЭД.

1.2. Настоящий Регламент разработан в соответствии со следующими правовыми актами:

приказ Минкомсвязи России N 186, ФСО России N 258 от 27 мая 2015 г. «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде»;

распоряжение Главы Республики Саха (Якутия) от 8 февраля 2018 г. N 92-РГ «Об организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации в Республике Саха (Якутия);

1.3. Пошаговая инструкция по работе в ЕСЭД утверждается Оператором ЕСЭД и размещается на сайте Службы технической поддержки по адресу http://www.support.sakha.gov.ru в разделе «Единая система электронного документооборота РС(Я) — ЕСЭД РС(Я)».

1.4. При взаимодействии с федеральными органами исполнительной власти посредством ЕСЭД должны соблюдаться требования, установленные постановлением Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2014 г. N 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия», приказа Минкомсвязи России N 186, ФСО России N 258 от 27 мая 2015 г. «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде».

II. Требования и порядок подключения к работе в ЕСЭД в качестве Участника ЕСЭД, добавления, изменения, удаления учетных записей в ЕСЭД, изменении сведений об Участнике ЕСЭД, отключения от ЕСЭД

2.1. Подключение к работе в ЕСЭД в качестве Участника ЕСЭД производится на основании заявки лиц, указанных в пункте 5 Указа Главы Республики Саха (Якутия) от 30 декабря 2018 года N 312 «О Единой системе электронного документооборота», направленной в адрес Оператора ЕСЭД по форме, приведенной в приложении N 1 к настоящему Регламенту с приложением копии штатного расписания.

2.2. Добавление, изменение, удаление учетных записей, изменение сведений об Участнике ЕСЭД производится на основании заявки Участника ЕСЭД либо иного уполномоченного органа, направленной в адрес Оператора ЕСЭД по форме, приведенной в приложении N 2 к настоящему Регламенту с приложением копии документа, послужившего основанием для подачи заявки (при наличии).

2.3. Отключение от ЕСЭД производится на основании заявки отключаемого Участника ЕСЭД либо иного уполномоченного органа, направленной в адрес Оператора ЕСЭД по форме, приведенной в приложении N 3 к настоящему Регламенту с приложением копии документа, послужившего основанием для подачи заявки.

2.4. Основаниями для отключения от ЕСЭД являются решение о ликвидации, реорганизации в форме слияния, присоединения (в отношении лица, деятельность которого прекращается), разделения Участника ЕСЭД.

2.5. Оператор ЕСЭД имеет право отключить учетную запись Участника ЕСЭД от ЕСЭД в случае отсутствия использования ЕСЭД более 3 месяцев после подключения. Соответствующее уведомление направляется Участнику ЕСЭД не позднее 5 рабочих дней до даты отключения.

2.6. При подаче заявок на подключение в качестве Участника ЕСЭД, изменение, создание дополнительных учетных записей, указываются следующие виды доступа к ЕСЭД применительно к каждой учетной записи:

а) «тонкий клиент» — веб-приложение ЕСЭД, доступное по ссылке https://esed.sakha.gov.ru;

б) «толстый клиент» — программное обеспечение ЕСЭД для операционной системы Windows;

в) мобильное приложение — приложение ЕСЭД для операционной системы iOS, обеспечивающий работу в ЕСЭД в части получения документов на рассмотрение, направления документов на исполнение, постановки на контроль исполнения поручений.

2.7. Вид доступа «Тонкий клиент» обеспечивается всем сотрудникам Участников ЕСЭД.

2.8. Вид доступа «Толстый клиент» обеспечивается лицам, замещающим государственные должности Республики Саха (Якутия) и должности государственной гражданской службы Республики Саха (Якутия) Государственного Собрания (Ил Тумэн) Республики Саха (Якутия), Счетной палаты Республики Саха (Якутия), Центральной избирательной комиссии Республики Саха (Якутия), Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия), Управления при Главе Республики Саха (Якутия) по профилактике коррупционных и иных правонарушений, исполнительных органов государственной власти Республики Саха (Якутия).

2.9. Доступ через мобильное приложение обеспечивается лицам, замещающим государственные должности Республики Саха (Якутия) и должности государственной гражданской службы Республики Саха (Якутия) Государственного Собрания (Ил Тумэн) Республики Саха (Якутия), Счетной палаты Республики Саха (Якутия), Центральной избирательной комиссии Республики Саха (Якутия), Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия), Управления при Главе Республики Саха (Якутия) по профилактике коррупционных и иных правонарушений, исполнительных органов государственной власти Республики Саха (Якутия) категории «руководители».

2.10. Для одной учетной записи предоставляется один вид доступа к ЕСЭД, за исключением учетных записей лиц, замещающим государственные должности Республики Саха (Якутия) и должности государственной гражданской службы Республики Саха (Якутия) Государственного Собрания (Ил Тумэн) Республики Саха (Якутия), Счетной палаты Республики Саха (Якутия), Центральной избирательной комиссии Республики Саха (Якутия), Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия), Управления при Главе Республики Саха (Якутия) по профилактике коррупционных и иных правонарушений, исполнительных органов государственной власти Республики Саха (Якутия) категории «руководители».

2.11. Подключение к работе в ЕСЭД в качестве Участника ЕСЭД, добавление, изменение, удаление учетных записей в ЕСЭД, изменение сведений об Участнике ЕСЭД, отключение от ЕСЭД производится Оператором ЕСЭД в течение 3 рабочих дней со дня регистрации заявки.

2.12. Основаниями для отказа в подключении к работе в ЕСЭД в качестве Участника ЕСЭД, добавление, изменение, удаление учетных записей в ЕСЭД, изменение сведений об Участнике ЕСЭД, отключение от ЕСЭД являются:

а) заявка подана лицом, не входящим в категорию лиц, указанных в пункте 5 Указа Главы Республики Саха (Якутия) от 30 декабря 2018 года N 312 «О Единой системе электронного документооборота», либо не уполномоченным органом;

б) не соблюдены формы заявок, указанных в приложениях N 1, 2, 3 к настоящему Регламенту, неполное, некорректное их заполнение;

в) не приложены копии документов, указанных в пунктах 2.2, 2.3 настоящего Регламента;

Источник

Adblock
detector