Меню

Кто должен выдавать должностные инструкции

Работаю без должностных инструкций. Так можно?

Составлять должностные инструкции необязательно

Письмо Роструда о должностных инструкциях: ведомство подтверждает, что работать можно без инструкций, и это ничего не нарушает

В трудовом законодательстве нет статьи, которая обязывает писать должностные инструкции для сотрудников. Они нужны только госорганам, частным охранникам, врачам и фармацевтам. Все остальные могут работать без инструкций.

В них указывают список задач сотрудников, которые уже есть в трудовом договоре, но инструкции помогут распределить задачи и пригодятся в суде.

Инструкции помогают уволить сотрудника

Должностные инструкции — это не просто перечисление обязанностей сотрудника. Обычно в них пишут:

  • какой опыт, образование, курсы переподготовки должны быть у человека, чтобы работать на этой должности;
  • какие обязанности, объем работы;
  • как отвечает за ошибки в работе или если не соблюдает приказы руководителей.

Поэтому инструкции выручают, если возникает спор между работодателем и сотрудником. Если компания хочет уволить человека за плохую работу, она должна обосновать, что сотрудник не справляется.

Если сотрудник пойдет в суд, инструкция докажет, что человек не соответствовал должности.

В Мещанский суд Москвы обратился бывший сотрудник страховой компании. Он требовал признать увольнение незаконным и выплатить ему зарплату за время вынужденного отсутствия и моральную компенсацию.

Суд в иске отказал. Обосновал решение так: сотрудник не выполнял обязанности, которые были прописаны в должностной инструкции. Поэтому работодатель имел законное право его уволить.

Сотрудник подал апелляцию, но и во второй раз суд был на стороне работодателя.

Еще инструкции помогают распределить работу между сотрудниками с похожими обязанностями.

В офисе работают два секретаря. Чтобы понимать, кто что делает, в одной инструкции пишем «принимает звонки и наливает кофе посетителям»; в другой — «отвечает за документы». Если второй секретарь потеряет документы, выговор сделают ему, а не всем.

Инструкциями могут пользоваться новички на испытательном сроке: они помогут быстрее понять, чем заниматься и к кому обращаться.

Что писать в инструкции

Стандартной формы инструкции нет, поэтому каждый делает как нравится. Роструд советует оформлять инструкцию приложением к трудовому договору или отдельным документом.

Инструкция может выглядеть как угодно, например вот так:

Если не хотите составлять инструкцию, можно скачать готовую с Гаранта. Три дня — бесплатно

Документ составляют для должности, а не для конкретного человека. Если сотрудник уволится, новый человек сможет работать по той же инструкции.

Обычно документ состоит из четырех разделов:

Раздел инструкции
Что писать

Как назначают и как увольняют. Например, приказом руководителя

Есть ли подчиненные, кто они

Кто будет замещать во время отпуска

На основе каких документов будет работать сотрудник. Обычно пишут: на основе законодательства России, приказов руководителей, должностной инструкции и других документов компании

Категорию: руководитель, специалист, стажер. Если специалистов много, можно писать «старший», «младший»

Какие обязанности у сотрудника. Кто и что должен делать можно посмотреть в общероссийском классификаторе знаний или в едином квалификационном справочнике. Если нужной должности нет, можно переписать с похожей.

Справочники выручают, но лучше писать, какие задачи есть именно в вашей компании

Знакомиться с документами компании, которые нужны для работы

Обращаться к руководителю и в другие отделы

Требовать от руководителя содействия, если нужно для работы

Здесь пишут об ответственности, если сотрудник не будет соблюдать трудовую инструкцию и приказы руководителей

О материальной ответственности тоже пишут в этом разделе

Готовую инструкцию должен утвердить руководитель, даже если составлял ее сам. Для этого он пишет приказ: «Приказываю утвердить должностную инструкцию главного механика с 15 апреля 2019 года».

Чтобы не возиться с приказами, можно прямо в инструкции сделать отдельный пункт:

Утверждаю. Генеральный директор ООО «Лосось» Иванов Л. В. Подпись, дата.

После этого можно подписывать инструкцию. Дополнительно ее могут подписать главный бухгалтер и юрист.

Уведомить сотрудника

Инструкцию подписывают в двух экземплярах, один остается у сотрудника. Если сотрудник расписался, это значит, он принял условия и будет работать по ним.

Если в компании работают 200 человек или хочется бюрократического кутежа, можно еще завести журнал учета инструкций и по нему следить, кто расписался.

Подписывать инструкции лучше при оформлении на работу, а если компания раньше их не использовала, — сразу после составления. По моему опыту, лучше проговорить с сотрудником, зачем нужна инструкция и что значит каждый пункт.

Источник

Кто должен выдавать должностные инструкции

Крайне сложно уволить сотрудника за нарушение трудовых обязанностей, если эти обязанности нигде не прописаны. В этом вопросе работодателю поможет правильная должностная инструкция. О том, как ее составить и с ней работать, рассказала эксперт «Нормы» по вопросам трудового права Ленара ХИКМАТОВА:

– К примеру, ваш продавец-консультант продает один товар в день вместо десяти и, соответственно, не выполняет план продаж. С точки зрения руководства решение об увольнении очевидно, но уволить сотрудника просто так вы не сможете, его защищает законодательство о труде.

В трудовом договоре прописано, что сотрудник должен «консультировать клиентов и реализовывать товар». А, значит, даже одна проданная вещь в день уже дает ему право сохранить за собой рабочее место.

Должностная инструкция – это локальный акт предприятия, в котором кратко изложены основные задачи, требуемые навыки и полномочия для работы в определенной должности. Она нужна, если трудовые обязанности работников не детализированы в других локальных актах (ПВТР, уставах и положениях о дисциплине или др.) или трудовых договорах . Задача инструкции – закрепить:

  • функции работника;
  • его основные права, обязанности и ответственность;
  • квалификационные требования;
  • другие важные условия работы.
Читайте также:  Назаваль Плюс инструкция по применению

Также инструкции помогают распределить работу между сотрудниками с похожими обязанностями. Например, в офисе работают два референта. Чтобы понимать, кто, чем занимается, в одной инструкции пишем «принимает звонки и консультирует посетителей», в другой – «отвечает за входящую и исходящую документацию». Если в офисе потеряется корреспонденция, отвечать за это будет второй референт.

Внимание Сотрудника обязательно нужно ознакомить с должностной инструкцией под роспись. В текст расписки включите слова «С инструкцией ознакомлен(а)», личную подпись, инициалы и фамилию работника, дату ознакомления. Если подписавший инструкцию сотрудник уволился и его должность занимает другой, ознакомьте вновь принятого работника под роспись с имеющейся должностной инструкцией (если функции при этом не меняются).

Должностная инструкция составляется по каждой должности в организации и носит обезличенный характер (см.образец). Законодательно утвержденной формы – нет. Также не определен порядок разработки инструкций, их утверждения и внесения изменений.

Иногда в нормативно-правовых актах указано, кто разрабатывает должностные инструкции в подведомственных организациях. Например, должностные инструкции работников отдела ЗАГС утверждает хокимият района (города), а должностные инструкции работников архива ЗАГС — руководители территориальных управлений Агентства госуслуг при Минюсте .

При написании инструкций примите во внимание:

  • корпоративные документы, в которых отражена стратегия юридического лица, приведены схемы организационных связей, определены полномочия сотрудников и т.д.;
  • типовые формы должностных инструкций, если они есть.

В каждую должностную инструкцию внесите название организации; дату и место составления; гриф утверждения; полное наименование документа.

Включите в текст инструкции общие положения, функции, должностные обязанности, права и ответственность сотрудника. Разберем содержание этих разделов детально.

  • наименование должности по штатному расписанию;
  • принадлежность к структурному подразделению;
  • подчиненность работника;
  • порядок назначения на должность и освобождения от нее;
  • порядок замещения должности в период временного отсутствия работника;
  • квалификационные требования: уровень образования (общее, среднее, высшее, специальное) и практический опыт (стаж работы на аналогичной должности);
  • нормативно-правовые, методические и внутренние организационные и распорядительные документы (приказы и распоряжения руководителя, положение о структурном подразделении, ПВТР и др.), которыми должен руководствоваться работник.

В этом разделе укажите:

  • основные задачи работника;
  • виды работ; *
  • участок работы;
  • особенности подготовки, обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения отдельных функций, порядок исполнения поручений руководства.

* К примеру, основная задача работника канцелярии – регистрировать документы. Но в разных организациях он может выполнять различные работы в рамках этой задачи. В одном случае регистрация документов ограничивается ведением одного или нескольких журналов. В других к этому добавляются заполнение карточек, ведение компьютерного банка данных, передача информации, составление и ведение справочных картотек и т. д.

Учитывайте принятую в организации технологию работы с документами и особенности применяемых технических средств;

3. Должностные обязанности

В предыдущем разделе вы перечислили функции работника и виды его работ и отдельных поручений. В этом – установите конкретный порядок их исполнения. Также закрепите здесь этические нормы и требования, которые обязан соблюдать работник.

Закрепите полномочия работника, необходимые для выполнения возложенных обязанностей, и порядок их осуществления:

  • доступ работника к определенной информации;
  • порядок получения необходимых в работе данных;
  • принятие решений;
  • визирование определенных документов;
  • контроль оформления документов;
  • контроль работы подчиненных;
  • контроль соблюдения трудовой дисциплины и т.д.

Перечислите формы ответственности работника (дисциплинарная, материальная) за ненадлежащее выполнение обязанностей, причинение ущерба работодателю.

Пишите текст простыми короткими формулировками – без двусмысленного толкования.

Если в организации есть положения об оценке работы персонала, штрафах или премировании, не дублируйте их содержимое в должностных инструкциях. Упомяните лишь, что сотрудник в своей работе руководствуется перечисленными документами.

Глаголы употребляйте в изъявительном наклонении, настоящем времени и третьем лице. Например: «инспектор выполняет», «руководитель отдела организует», «референт составляет» и т.д.

Кто должен писать должностные инструкции

Поручите подготовку инструкций:

1) руководителям структурных подразделений (формулируют должностные обязанности, определяют взаимосвязи и зону ответственности);

2) кадровой службе (систематизирует информацию, полученную от руководителей подразделений, оформляет проект должностной инструкции).

Далее готовые проекты целесообразно согласовать с юридической службой (если она есть) и должностными лицами, курирующими соответствующие направления деятельности компании. Затем их должны подписать руководители подразделений и утвердить директор или его заместитель. И, наконец, последний штрих: если у вас есть печать, заверьте ею готовый документ.

Нужно ли издавать приказ

Издавать приказ об утверждении должностных инструкций необязательно. Достаточно грифа утверждения на самой инструкции – с указанием даты подписания директором или иным уполномоченным должностным лицом.

При необходимости прошейте должностные инструкции и скрепите на обороте подписью директора (иного должностного лица) и печатью организации (при наличии печати).

Корректируйте инструкции при изменении:

  • трудовых функций;
  • названия должности;
  • наименования организации;
  • названия структурного подразделения и т.д.

Все изменения вносятся в том же порядке, что и при принятии самого документа.

Источник



Должностные инструкции: Что? Как? Зачем?

Все мы очень любим определенность, особенно если речь идет о работе. Занимая вакантную должность в компании, мы прежде всего расчитываем получить четкие и понятные разъяснения относительно будущих обязанностей, прав и возможностей. И это вполне резонно: ни один человек не сможет работать по-настоящему эффективно, не зная, что именно от него требуется и что он за это получит. Поэтому чем четче и подробнее компания опишет свои ожидания от сотрудника, тем лучше будем всем.

Читайте также:  Правила регистрации в ЕИС и аккредитации на ЭТП в 2020 году

Что такое должностная инструкция

Должностная инструкция — это документ, который определяет обязанности работника компании на занимаемой должности, его полномочия, ответственность, права, требования к его квалификации и формы его поощрения. Стоит отметить, что инструкция пишется не на конкретного человека, а на должность, то есть она не именная.

Должностные инструкции разрабатывают и согласовывают с юристами (юридическим отделом) руководители отделов или их заместители. Также должностная инструкция может быть разработана кадровой службой. В таком случае их необходимо согласовывать с соответствующими подразделениями или должностными лицами, курирующими соответствующее направление организации.

Инструкция обязательно составляется в трех экземплярах: один экземпляр хранится в отделе кадров, второй — у руководителя отдела, третий — у работника. Совокупность должностных инструкций должна охватывать все функции отдела и равномерно распределять нагрузку между работниками с учетом их квалификации. Контроль обеспечения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.

Как написать должностную инструкцию

Нет ни единого правового акта, устанавливающего порядок составления должностной инструкции, ни стандарта, регламентирующего содержание и процедуру разработки должностной инструкции. Однако есть несколько рекомендаций по написанию и пунктов, общих для всех инструкций.

Во-первых, при составлении должностных инструкций необходимо принимать во внимание уставные документы учреждения, в которых описаны его задачи и функции, имеющиеся квалификационные характеристики и требования к должности, нормативы трудозатрат на выполнение работы.

Во-вторых, при распределении между работниками обязанностей не должно быть их дублирования, должна сохраняться последовательность выполнения работ, при этом более сложные операции должны закрепляться за работниками с более высокой квалификацией.

В-третьих, каждый работник должен быть наделен всеми полномочиями и правами, необходимыми и достаточными для успешного выполнения возложенных на него обязанностей.

В-четвертых, у работника должен быть только один непосредственный начальник. Наличие двух и более руководителей приводит к снижению работоспособности и подчиненного, и руководителей.

Обычно должностная инструкция содержит пять разделов:

1. Общие положения:

— точное и полное наименование должности работника;

— уровень оплаты труда, условий премирования, методы поощрения;

— подчиненность работника и наличие у работника подчиненных;

— порядок замещения работника в случае его отсутствия (отпуск, командировка, болезнь и т д.);

— перечень документов, которыми руководствуется работник в своей деятельности (законодательные акты РФ, устав учреждения, инструкции, рекомендации и т п.).

2. Основные задачи:

— задачи, выполнение которых возлагается на работника;

— конкретные обязанности работника, выполнение которых обеспечивает решение поставленных перед ним задач.

— перечень прав, предоставляемых работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

— ответственность работника за невыполнение обязанностей;

— ответственность данного работника за действия его подчиненных, если таковые есть.

5. Требования к работнику:

— требования к уровню образования, квалификации, стажу работы и иным характеристикам, позволяющим успешно выполнять обязанности по должности.

Зачем нужна должностная инструкция

Без грамотно составленных должностных инструкций невозможны эффективное управление персоналом, разрешение конфликтов, связанных с расхождением в определении обязанностей работника, и деятельность организации в целом.

Ведь должностная инструкция — это:

  • основа для оценки результатов деятельности работника, информация для проведения обоснованного отбора работников при найме и оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности;
  • важная информация для самого работника: в ней сообщается, по каким критериям будут оценивать результаты его труда и каких действий от него ожидают, она дает ориентиры для повышения уровня образования и квалификации работника;
  • эффективные организационные методы, помогающие наладить работу отдела;
  • документ, без которого, например, нельзя списывать в расходы амортизацию автомобиля, так как для этого использование машины должно быть прописано в должностной инструкции владельца машины или работника, которому она временно выдана в пользование.

Должностные инструкции должны быть не просто данью бюрократии, а продуманным и серьезно составленным документом, тогда они смогут выполнять свои основные функции: наладить работу в организации и помогать в решении правовых и экономических споров.

Источник

Как составить должностную инструкцию и чем она может помочь работодателю

Крайне сложно уволить сотрудника за нарушение трудовых обязанностей, если эти обязанности нигде не прописаны. В этом вопросе работодателю поможет правильная должностная инструкция. О том, как ее составить и с ней работать, рассказала эксперт «Нормы» по вопросам трудового права Ленара ХИКМАТОВА:

– К примеру, ваш продавец-консультант продает один товар в день вместо десяти и, соответственно, не выполняет план продаж. С точки зрения руководства решение об увольнении очевидно, но уволить сотрудника просто так вы не сможете, его защищает законодательство о труде.

В трудовом договоре прописано, что сотрудник должен «консультировать клиентов и реализовывать товар». А, значит, даже одна проданная вещь в день уже дает ему право сохранить за собой рабочее место.

Читайте также:  Начальник участка должностная инструкция 2020

Должностная инструкция – это локальный акт предприятия, в котором кратко изложены основные задачи, требуемые навыки и полномочия для работы в определенной должности. Она нужна, если трудовые обязанности работников не детализированы в других локальных актах (ПВТР, уставах и положениях о дисциплине или др.) или трудовых договорах . Задача инструкции – закрепить:

  • функции работника;
  • его основные права, обязанности и ответственность;
  • квалификационные требования;
  • другие важные условия работы.

Также инструкции помогают распределить работу между сотрудниками с похожими обязанностями. Например, в офисе работают два референта. Чтобы понимать, кто, чем занимается, в одной инструкции пишем «принимает звонки и консультирует посетителей», в другой – «отвечает за входящую и исходящую документацию». Если в офисе потеряется корреспонденция, отвечать за это будет второй референт.

Внимание Сотрудника обязательно нужно ознакомить с должностной инструкцией под роспись. В текст расписки включите слова «С инструкцией ознакомлен(а)», личную подпись, инициалы и фамилию работника, дату ознакомления. Если подписавший инструкцию сотрудник уволился и его должность занимает другой, ознакомьте вновь принятого работника под роспись с имеющейся должностной инструкцией (если функции при этом не меняются).

Должностная инструкция составляется по каждой должности в организации и носит обезличенный характер (см.образец). Законодательно утвержденной формы – нет. Также не определен порядок разработки инструкций, их утверждения и внесения изменений.

Иногда в нормативно-правовых актах указано, кто разрабатывает должностные инструкции в подведомственных организациях. Например, должностные инструкции работников отдела ЗАГС утверждает хокимият района (города), а должностные инструкции работников архива ЗАГС — руководители территориальных управлений Агентства госуслуг при Минюсте .

При написании инструкций примите во внимание:

  • корпоративные документы, в которых отражена стратегия юридического лица, приведены схемы организационных связей, определены полномочия сотрудников и т.д.;
  • типовые формы должностных инструкций, если они есть.

В каждую должностную инструкцию внесите название организации; дату и место составления; гриф утверждения; полное наименование документа.

Включите в текст инструкции общие положения, функции, должностные обязанности, права и ответственность сотрудника. Разберем содержание этих разделов детально.

  • наименование должности по штатному расписанию;
  • принадлежность к структурному подразделению;
  • подчиненность работника;
  • порядок назначения на должность и освобождения от нее;
  • порядок замещения должности в период временного отсутствия работника;
  • квалификационные требования: уровень образования (общее, среднее, высшее, специальное) и практический опыт (стаж работы на аналогичной должности);
  • нормативно-правовые, методические и внутренние организационные и распорядительные документы (приказы и распоряжения руководителя, положение о структурном подразделении, ПВТР и др.), которыми должен руководствоваться работник.

В этом разделе укажите:

  • основные задачи работника;
  • виды работ; *
  • участок работы;
  • особенности подготовки, обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения отдельных функций, порядок исполнения поручений руководства.

* К примеру, основная задача работника канцелярии – регистрировать документы. Но в разных организациях он может выполнять различные работы в рамках этой задачи. В одном случае регистрация документов ограничивается ведением одного или нескольких журналов. В других к этому добавляются заполнение карточек, ведение компьютерного банка данных, передача информации, составление и ведение справочных картотек и т. д.

Учитывайте принятую в организации технологию работы с документами и особенности применяемых технических средств;

3. Должностные обязанности

В предыдущем разделе вы перечислили функции работника и виды его работ и отдельных поручений. В этом – установите конкретный порядок их исполнения. Также закрепите здесь этические нормы и требования, которые обязан соблюдать работник.

Закрепите полномочия работника, необходимые для выполнения возложенных обязанностей, и порядок их осуществления:

  • доступ работника к определенной информации;
  • порядок получения необходимых в работе данных;
  • принятие решений;
  • визирование определенных документов;
  • контроль оформления документов;
  • контроль работы подчиненных;
  • контроль соблюдения трудовой дисциплины и т.д.

Перечислите формы ответственности работника (дисциплинарная, материальная) за ненадлежащее выполнение обязанностей, причинение ущерба работодателю.

Пишите текст простыми короткими формулировками – без двусмысленного толкования.

Если в организации есть положения об оценке работы персонала, штрафах или премировании, не дублируйте их содержимое в должностных инструкциях. Упомяните лишь, что сотрудник в своей работе руководствуется перечисленными документами.

Глаголы употребляйте в изъявительном наклонении, настоящем времени и третьем лице. Например: «инспектор выполняет», «руководитель отдела организует», «референт составляет» и т.д.

Кто должен писать должностные инструкции

Поручите подготовку инструкций:

1) руководителям структурных подразделений (формулируют должностные обязанности, определяют взаимосвязи и зону ответственности);

2) кадровой службе (систематизирует информацию, полученную от руководителей подразделений, оформляет проект должностной инструкции).

Далее готовые проекты целесообразно согласовать с юридической службой (если она есть) и должностными лицами, курирующими соответствующие направления деятельности компании. Затем их должны подписать руководители подразделений и утвердить директор или его заместитель. И, наконец, последний штрих: если у вас есть печать, заверьте ею готовый документ.

Нужно ли издавать приказ

Издавать приказ об утверждении должностных инструкций необязательно. Достаточно грифа утверждения на самой инструкции – с указанием даты подписания директором или иным уполномоченным должностным лицом.

При необходимости прошейте должностные инструкции и скрепите на обороте подписью директора (иного должностного лица) и печатью организации (при наличии печати).

Корректируйте инструкции при изменении:

  • трудовых функций;
  • названия должности;
  • наименования организации;
  • названия структурного подразделения и т.д.

Все изменения вносятся в том же порядке, что и при принятии самого документа.

Источник