Меню

Кто разрабатывает инструкции для пользователей

Должностные инструкции: Что? Как? Зачем?

Все мы очень любим определенность, особенно если речь идет о работе. Занимая вакантную должность в компании, мы прежде всего расчитываем получить четкие и понятные разъяснения относительно будущих обязанностей, прав и возможностей. И это вполне резонно: ни один человек не сможет работать по-настоящему эффективно, не зная, что именно от него требуется и что он за это получит. Поэтому чем четче и подробнее компания опишет свои ожидания от сотрудника, тем лучше будем всем.

Что такое должностная инструкция

Должностная инструкция — это документ, который определяет обязанности работника компании на занимаемой должности, его полномочия, ответственность, права, требования к его квалификации и формы его поощрения. Стоит отметить, что инструкция пишется не на конкретного человека, а на должность, то есть она не именная.

Должностные инструкции разрабатывают и согласовывают с юристами (юридическим отделом) руководители отделов или их заместители. Также должностная инструкция может быть разработана кадровой службой. В таком случае их необходимо согласовывать с соответствующими подразделениями или должностными лицами, курирующими соответствующее направление организации.

Инструкция обязательно составляется в трех экземплярах: один экземпляр хранится в отделе кадров, второй — у руководителя отдела, третий — у работника. Совокупность должностных инструкций должна охватывать все функции отдела и равномерно распределять нагрузку между работниками с учетом их квалификации. Контроль обеспечения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.

Как написать должностную инструкцию

Нет ни единого правового акта, устанавливающего порядок составления должностной инструкции, ни стандарта, регламентирующего содержание и процедуру разработки должностной инструкции. Однако есть несколько рекомендаций по написанию и пунктов, общих для всех инструкций.

Во-первых, при составлении должностных инструкций необходимо принимать во внимание уставные документы учреждения, в которых описаны его задачи и функции, имеющиеся квалификационные характеристики и требования к должности, нормативы трудозатрат на выполнение работы.

Во-вторых, при распределении между работниками обязанностей не должно быть их дублирования, должна сохраняться последовательность выполнения работ, при этом более сложные операции должны закрепляться за работниками с более высокой квалификацией.

В-третьих, каждый работник должен быть наделен всеми полномочиями и правами, необходимыми и достаточными для успешного выполнения возложенных на него обязанностей.

В-четвертых, у работника должен быть только один непосредственный начальник. Наличие двух и более руководителей приводит к снижению работоспособности и подчиненного, и руководителей.

Обычно должностная инструкция содержит пять разделов:

1. Общие положения:

— точное и полное наименование должности работника;

— уровень оплаты труда, условий премирования, методы поощрения;

— подчиненность работника и наличие у работника подчиненных;

— порядок замещения работника в случае его отсутствия (отпуск, командировка, болезнь и т д.);

— перечень документов, которыми руководствуется работник в своей деятельности (законодательные акты РФ, устав учреждения, инструкции, рекомендации и т п.).

2. Основные задачи:

— задачи, выполнение которых возлагается на работника;

— конкретные обязанности работника, выполнение которых обеспечивает решение поставленных перед ним задач.

— перечень прав, предоставляемых работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

— ответственность работника за невыполнение обязанностей;

— ответственность данного работника за действия его подчиненных, если таковые есть.

5. Требования к работнику:

— требования к уровню образования, квалификации, стажу работы и иным характеристикам, позволяющим успешно выполнять обязанности по должности.

Зачем нужна должностная инструкция

Без грамотно составленных должностных инструкций невозможны эффективное управление персоналом, разрешение конфликтов, связанных с расхождением в определении обязанностей работника, и деятельность организации в целом.

Ведь должностная инструкция — это:

  • основа для оценки результатов деятельности работника, информация для проведения обоснованного отбора работников при найме и оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности;
  • важная информация для самого работника: в ней сообщается, по каким критериям будут оценивать результаты его труда и каких действий от него ожидают, она дает ориентиры для повышения уровня образования и квалификации работника;
  • эффективные организационные методы, помогающие наладить работу отдела;
  • документ, без которого, например, нельзя списывать в расходы амортизацию автомобиля, так как для этого использование машины должно быть прописано в должностной инструкции владельца машины или работника, которому она временно выдана в пользование.

Должностные инструкции должны быть не просто данью бюрократии, а продуманным и серьезно составленным документом, тогда они смогут выполнять свои основные функции: наладить работу в организации и помогать в решении правовых и экономических споров.

Источник

Кто разрабатывает инструкции для пользователей

Должностная инструкция – это локальный документ распорядительного характера, фиксирующий обязанности трудящихся. Перечень этот зависит от множества факторов: особенности производственного процесса, требования к должности, степень ответственности сотрудников.

Читайте также:  Лиотон гель инструкция противопоказания

Функции

ДИ характеризуется этими функциями:

  • Определение требований к квалификации, к конкретной должности. В числе этих требований может быть образование, необходимость в специальной подготовке, опыт работы на той же должности.
  • Установление обязанностей. В числе обязанностей может быть перечень исполняемых работ, объем работы, степень ответственности сотрудника.

Цели формирования инструкции:

  • Документ является основанием для отказа в приеме на должность. В частности, работодатель может отказать соискателю, если тот не отвечает квалификационным требованиям.
  • Распределение профессиональных функций между штатом сотрудников.
  • Оценка качества деятельности работника на протяжении испытательного срока.
  • Оценка качества исполнения сотрудником своей работы.
  • Установление несоответствия сотрудника занимаемой им должности.

На основании положений должностной инструкции работодатель может накладывать на сотрудника дисциплинарное взыскание. Основание для его наложения – невыполнение или ненадлежащее выполнение своих рабочих функций.

Формы должностной инструкции

Существует 2 формы должностных инструкций:

  • Типовая. Касается определенной должности. Такая инструкция является универсальной. То есть, она относится ко всем сотрудникам, работающим на одной и той же должности. С документом нужно ознакомить работников под роспись. Должностные обязанности в инструкции и трудовом договоре должны совпадать.
  • Отдельная. Оформляется отдельным документом. В нем прописываются должностные инструкции, особенности взаимодействия, подчиненность. Бумага является приложением к трудовому соглашению. В этом соглашении также указываются обязанности сотрудника. Но они должны быть прописаны со ссылкой на должностную инструкцию.

Типовая форма более удобна. Позволяет уменьшить документооборот.

Разделы инструкции

Инструкция подразделяется на различные разделы. Рассмотрим их особенности.

Общие положения

В этом разделе прописывается основная информация:

  • Должность сотрудника.
  • Наименование подразделения.
  • Подчиненность сотрудника.
  • Порядок назначения на должность и отстранения от нее.
  • Особенности замещения основного сотрудника временным.
  • Требования к подготовке и знаниям: образование, опыт.

Необходимо также указать перечень нормативных актов, на основании которых работает сотрудник (ТК, внутренние акты, приказы и прочее).

Задачи

В этом разделе фиксируются задачи сотрудника, работающего на определенной должности. Указывается участок работы.

Обязанности

Указываются обязанности работника на определенной должности. Они могут быть специфическими и типовыми, универсальными. Рассмотрим универсальные обязанности:

  • Соблюдение сроков подготовки документации.
  • Следование правилам взаимодействия в коллективе.
  • Соблюдение внутреннего распорядка.

Для некоторых должностей принципиальным является обязанность по соблюдению конфиденциальности информации.

Права

Здесь перечисляются права сотрудника, необходимые для исполнения должностных обязанностей. К примеру, это могут быть следующие права:

  • Принятие решений в установленных рамках полномочий.
  • Получение конфиденциальных сведений, если они нужны для исполнения должностных функций.
  • Согласование и утверждение документации.

В этом разделе имеет смысл зафиксировать порядок реализации этих прав.

Ответственность

Здесь фиксируются формы ответственности сотрудника за неисполнение должностных требований и положений. На работника могут накладываться различные виды ответственности: материальная, административная и прочее.

Взаимодействие

Здесь фиксируется порядок взаимодействия сотрудника с подразделениями/ руководством.

Утверждение

Инструкции обычно создаются кадровым отделом. На документе ставится подпись руководителя отдела. Рекомендуется согласовать его с руководителями подразделений, где работает сотрудник, для которого формируется инструкция. Документ утверждается руководителем компании.

После того, как инструкция утверждена, нужно ознакомить с ней сотрудника под роспись. Работник ставит свою роспись в одном из следующих мест:

  • Отдельный лист под роспись.
  • Специальный журнал.
  • Графа в самой инструкции.

Ознакомление может подтверждаться и иными способами, если они не противоречат закону.

Источник



Как писать понятные инструкции для товаров: руководство для копирайтеров

Инструкция – справочный документ, где собраны правила эксплуатации товара. Это может быть руководство пользователя бытовой техники, указания к применению лекарственного препарата, статья в разделе FAQ или текст на пачке риса. Продавец обязан предоставить покупателю информацию о товаре согласно статье 10 закона России «О защите прав потребителей».

Разработкой инструкций занимается технический писатель, который совмещает гуманитарные и технические знания. Но во многих компаниях эти задачи возложены на аналитиков, менеджеров, копирайтеров.

Написать понятную инструкцию – рассказать о технически сложном товаре простым языком, без потери смысла.

Хотите получать дайджест статей?

Одно письмо с лучшими материалами за неделю. Подписывайтесь, чтобы ничего не упустить.

Виды инструкций

По содержанию инструкции бывают:

  1. Описательные. Цель описательной инструкции – познакомить покупателя с товаром: рассказать о полезных функциях смартфона, возможностях сервиса, материалах оконного профиля или применении битумной мастики.

«Фалевая защелка – часть дверного замка для максимального прилегания полотна к коробке в закрытом положении».

  1. Сценарные. Сценарная инструкция – это пошаговое руководство для решения конкретной задачи. Например, как заменить струны на гитаре, запустить автотаймер регистратора или сварить пельмени.
Читайте также:  Установка водосчетчика самостоятельно

«Включите стиральную машину с помощью кнопки СТАРТ.

Удерживайте кнопку таймера «5» до появления индикации «3h» на диалоговом окне».

Сценарные инструкции, кроме перечисления действий, обучают пользователя лайфхакам, профессиональным хитростям, горячим клавишам. Например, не все знают, что между рельсом встроенного шкафа-купе и потолком из гипсокартона нужно подложить фанеру. Иначе крепление со временем ослабнет.

Материалы сборки велосипеда – описательная инструкция, а порядок замены пробитой шины – сценарная.

Еще инструкции разделяются по формату:

  • текстовые;
  • видеоинструкции;
  • скринкастинг – запись действий с экрана компьютера;
  • инфографика – подборка иллюстраций для быстрой передачи сути;
  • FAQ – справочный раздел сайта для ответов на популярные вопросы.

Выбор формата зависит от продукта. Например, видео и скринкастинг хорошо расскажут о программном обеспечении. Инфографика наглядно продемонстрирует процесс сборки/разборки мебели. Текстовые (печатные и электронные) подходят для большинства физических товаров и объединяют несколько форматов в один документ.

Правила составления текстовых инструкций

Первым делом определитесь с покупателем товара и обстоятельствами, при которых инструкцию будут читать. Например, инструкцию для автомобильной фары читают в гараже или СТО. Поэтому разделите ее на два документа. В одном – расскажите о характеристиках, производителе, особенностях. В другом – покажите схему подключения. Желательно распечатать руководство на плотной бумаге, которая не порвется от многократного использования.

Для простых товаров, где не требуется подробное описание функций (например, компьютерная мышь) инструкция пишется в сжатой форме. Про новые товары на рынке, наоборот, стоит рассказать подробнее.

Кроме того, важен опыт покупателя. Например, профессиональным мебельщикам не интересен порядок установки фасадов – они и так это знают. Домохозяйкам и новичкам стоит объяснять все «на пальцах».

Очевидно, что инструкции для дизельного генератора и чайника отличаются по объему и содержанию. Однако принципы составления для любого продукта – одинаковые.

Структура

Типовая инструкция включает следующие разделы:

  • общая характеристика и назначение товара;
  • техника безопасности;
  • обзор возможностей;
  • принцип работы;
  • установка;
  • устранение неисправностей;
  • гарантийные обязательства.

Составьте оглавление, если в инструкции более 5 листов. Это позволит читателю быстро перейти к нужному разделу и не искать информацию в интернете.

Внимательным читателям! Дарим скидку 35 % на оплату любого тарифа курса « Коммерческий автор » от онлайн-университета TeachLine. Чтобы активировать скидку, перейдите на страницу курса, прокрутите вниз, чтобы появилось всплывающее окно, и нажмите кнопку «Получить».

Оформление текста

Понятные инструкции – это инструкции, написанные в форме диалога с читателем. По возможности не используйте технические термины. Будьте последовательны в изложении. Например, не стоит писать про неисправности до перечисления режимов работы прибора.

Инструкция – официальный документ, поэтому уберите из текста воду, пустословия и личные суждения. При описании порядка действий глаголы ставьте в повелительное наклонение.

Для этого необходимо перейти в режим записи видео.

Перейдите в режим записи видео.

Ламинированное покрытие нужно протирать обычными моющими средствами.

Протирайте ламинированное покрытие обычными моющими средствами.

Все детали фурнитуры для получения легкого хода должны смазываться не реже 1 раза в год машинным маслом.

Смазывайте фурнитуру не реже 1 раза в год машинным маслом для получения легкого хода.

Избегайте слов «скорее всего», «наверно», «вероятно», «может быть» и подобных. Они вызывают чувство сомнения в экспертности автора.

Эта надпись говорит о вероятной поломке механизма.

Эта надпись говорит о поломке механизма.

Сбор данных скорее всего займет 10 минут.

Сбор данных займет 10 минут.

Структурируйте материал на тематические блоки. Используйте нумерованные и маркированные списки. Для лучшего восприятия текста оставляйте межстрочный интервал, а сами абзацы делайте короткими.

Удерживайте кнопку «Пуск» до появления желтой индикации на экране. Затем выберите в меню режим «Блок».

Для регулировки створки вам потребуется шестигранник, шлицевая отвертка и монтажный клин.

Для регулировки створки вам понадобятся:

Не используйте синонимы одного и того же термина. Они могут означать разные вещи. Читатель должен понять смысл, а не оценить словарный запас автора.

В документе недопустимо использование просторечий, сленговых выражений, жаргонизмов.

Номинальная мощность микроволновки – 700 Вт.

Номинальная мощность микроволновой печи – 700 Вт.

Граната автомобиля передает крутящий момент на ось колеса.

Шарнир равных угловых скоростей (ШРУС) автомобиля передает крутящий момент на ось колеса.

Подберите читаемый шрифт текста. Шрифты с засечками (Times New Roman, Georgia) имеют небольшие черточки по краям линий. Они подходят для объемных печатных документов в 12 размере. Шрифты без засечек (Arial, Verdana) хорошо читаются на электронных документах.

Читайте также:  Инструкция и руководство для Binatone FBM 311 на русском на английском

Чем крупнее шрифт, тем сложнее его читать без засечек. Исключения – заголовки, цитаты и врезки с важной информацией.

Допустимое напряжение в сети от 215 до 230 Вольт.

Допустимое напряжение в сети от 215 до 230 Вольт.

Иллюстрации

Картинки дополняют текст, быстрее доносят смысл и сокращают объем документа. Иллюстрациями могут быть схемы монтажа, скриншоты с экрана, графики, таблицы, векторные рисунки или реальные фотографии. Главное, чтобы картинки имели одинаковый размер и стиль.

Сделать скриншот можно с помощью горячих клавиш компьютера. Но для создания ярких изображений без знания специальных программ не обойтись. Например, графический редактор Adobe Photoshop позволяет рисовать и обрабатывать картинки любой сложности. Бесплатная версия для ознакомления доступна в интернете, но для полноценной работы стоит купить программу со всеми инструментами дизайнера.

Ну и в завершение, несколько полезных статей на тему дизайна:

Источник

Должностные инструкции

Должностная инструкция – это локальный документ распорядительного характера, фиксирующий обязанности трудящихся. Перечень этот зависит от множества факторов: особенности производственного процесса, требования к должности, степень ответственности сотрудников.

Функции

ДИ характеризуется этими функциями:

  • Определение требований к квалификации, к конкретной должности. В числе этих требований может быть образование, необходимость в специальной подготовке, опыт работы на той же должности.
  • Установление обязанностей. В числе обязанностей может быть перечень исполняемых работ, объем работы, степень ответственности сотрудника.

Цели формирования инструкции:

  • Документ является основанием для отказа в приеме на должность. В частности, работодатель может отказать соискателю, если тот не отвечает квалификационным требованиям.
  • Распределение профессиональных функций между штатом сотрудников.
  • Оценка качества деятельности работника на протяжении испытательного срока.
  • Оценка качества исполнения сотрудником своей работы.
  • Установление несоответствия сотрудника занимаемой им должности.

На основании положений должностной инструкции работодатель может накладывать на сотрудника дисциплинарное взыскание. Основание для его наложения – невыполнение или ненадлежащее выполнение своих рабочих функций.

Формы должностной инструкции

Существует 2 формы должностных инструкций:

  • Типовая. Касается определенной должности. Такая инструкция является универсальной. То есть, она относится ко всем сотрудникам, работающим на одной и той же должности. С документом нужно ознакомить работников под роспись. Должностные обязанности в инструкции и трудовом договоре должны совпадать.
  • Отдельная. Оформляется отдельным документом. В нем прописываются должностные инструкции, особенности взаимодействия, подчиненность. Бумага является приложением к трудовому соглашению. В этом соглашении также указываются обязанности сотрудника. Но они должны быть прописаны со ссылкой на должностную инструкцию.

Типовая форма более удобна. Позволяет уменьшить документооборот.

Разделы инструкции

Инструкция подразделяется на различные разделы. Рассмотрим их особенности.

Общие положения

В этом разделе прописывается основная информация:

  • Должность сотрудника.
  • Наименование подразделения.
  • Подчиненность сотрудника.
  • Порядок назначения на должность и отстранения от нее.
  • Особенности замещения основного сотрудника временным.
  • Требования к подготовке и знаниям: образование, опыт.

Необходимо также указать перечень нормативных актов, на основании которых работает сотрудник (ТК, внутренние акты, приказы и прочее).

Задачи

В этом разделе фиксируются задачи сотрудника, работающего на определенной должности. Указывается участок работы.

Обязанности

Указываются обязанности работника на определенной должности. Они могут быть специфическими и типовыми, универсальными. Рассмотрим универсальные обязанности:

  • Соблюдение сроков подготовки документации.
  • Следование правилам взаимодействия в коллективе.
  • Соблюдение внутреннего распорядка.

Для некоторых должностей принципиальным является обязанность по соблюдению конфиденциальности информации.

Права

Здесь перечисляются права сотрудника, необходимые для исполнения должностных обязанностей. К примеру, это могут быть следующие права:

  • Принятие решений в установленных рамках полномочий.
  • Получение конфиденциальных сведений, если они нужны для исполнения должностных функций.
  • Согласование и утверждение документации.

В этом разделе имеет смысл зафиксировать порядок реализации этих прав.

Ответственность

Здесь фиксируются формы ответственности сотрудника за неисполнение должностных требований и положений. На работника могут накладываться различные виды ответственности: материальная, административная и прочее.

Взаимодействие

Здесь фиксируется порядок взаимодействия сотрудника с подразделениями/ руководством.

Утверждение

Инструкции обычно создаются кадровым отделом. На документе ставится подпись руководителя отдела. Рекомендуется согласовать его с руководителями подразделений, где работает сотрудник, для которого формируется инструкция. Документ утверждается руководителем компании.

После того, как инструкция утверждена, нужно ознакомить с ней сотрудника под роспись. Работник ставит свою роспись в одном из следующих мест:

  • Отдельный лист под роспись.
  • Специальный журнал.
  • Графа в самой инструкции.

Ознакомление может подтверждаться и иными способами, если они не противоречат закону.

Источник