Меню

Лист ознакомления персонала с инструкцией

В каких случаях нужен лист ознакомления?

Факт ознакомления сотрудника с локальными нормативными актами компании подтверждается специальным документом — листом ознакомления. В статье дается пошаговая инструкция оформления листа ознакомления и приводятся образцы этого документа.

Из статьи вы узнаете:

Скачайте документы по теме:

Какие способы ознакомления сотрудников с локальными актами существуют в делопроизводстве?

Локальные нормативные акты адаптируют действующее трудовое законодательство к работе конкретного предприятия. Каждый сотрудник компании должен быть ознакомлен с этими документами.

Существует 4 варианта ознакомления сотрудника с локальной нормативной документацией:

1. Подпись сотрудника в самом документе. С этой целью на последнем листе документа создается специальная таблица. Работник после ознакомления с актом вносит в эту таблицу данные о себе и ставит подпись. Такой порядок не позволяет руководству заменить деловую бумагу в одностороннем порядке или внести в текст изменения. Этот вариант ознакомления вызывает наибольшее доверие у сотрудников проверяющих органов.

2. Специальный лист ознакомления с локальными нормативными актами. Существует два варианта оформления листа:

  • отдельный лист для каждого существующего локального нормативного акта;
  • общий лист ознакомления для всех нормативных актов.

Важный компонент обоих вариантов — наличие графы с датой ознакомления. Она будет использоваться проверяющими сотрудниками для сопоставления номера редакции акта и факт знакомства с ним сотрудника. При каждом внесении изменений в текст документа, работник расписывается в том, что ознакомлен с этими изменениями.

3. Журнал ознакомления с локальной документацией. Для каждого факт ознакомления отводится отдельная строка в журнале. Записи вносятся на каждую строку, без пропусков. Документ прошнуровывают и пронумеровывают.

4. Пункт в трудовом договоре. Согласно этому пункту при приеме на работу сотрудника он знакомится со всей действующей на данный момент локальной нормативной документацией компании. Работник ставит в трудовом договоре две подписи — одну в графе о получении своей копии договора, а вторую — в графе об ознакомлении с локальной документацией.

Людмила Зарипова,
эксперт по делопроизводству и архивному делу.

Ознакомление работника с документом нужно фиксировать в том же документе или могут быть другие варианты? Как это действие оформляют? Есть ли четкие правила?

Как оформить лист ознакомления?

В настоящей статье мы рассмотрим второй вариант ознакомления сотрудников — создание листа ознакомления.

Законодательством не предусмотрена единая стандартная форма этого документа. Каждая организация разрабатывает его в соответствии со своими задачами и добавляет в таблицу необходимые графы. Можно завести один лист ознакомления со всеми локальными актами, а можно — завести отдельные листы для каждого акта. Законом разрешены оба варианта.

Порядок оформления листа ознакомления

1. В верхней части листа, по центру, пишем его заголовок: «Лист ознакомления сотрудников». Далее указываем название компании. Можно дать полный вариант названия, а можно — сокращенный.

2. В следующей строке пишем наименование локального нормативного акта, с которым производится ознакомление. В том случае, если мы составляем лист, распространяющийся на всю локальную документацию, то так и пишем — «С локальными нормативными актами организации». Распространен вариант, когда эта строка просто опускается.

3. Создаем таблицу со следующими столбцами:

  • порядковый номер. Строго следите за тем, чтобы строки были пронумерованы по порядку. Пропуск строк не допускается;
  • фамилия, имя, отчество сотрудника, который подтверждает факт ознакомления с локальной документацией;
  • должность сотрудника;
  • структурное подразделение компании, к которому принадлежит сотрудник;
  • название локального акта, с которым проводится ознакомление. Этот столбец создаем в том случае, когда мы знакомим сотрудников сразу со всеми актами компании. Если мы собираем подписи по одному акту, то данный столбец можно исключить.
  • дата ознакомления. Сотрудник должен сам поставить дату, когда он был ознакомлен с локальным нормативным актом;
  • подпись сотрудника.

Читайте также

  • Виза и резолюция: путать нельзя!
    Чем поможет: прояснит разницу между понятиями «виза» и «резолюция».
  • Стандарты и правила теперь в свободном доступе
    Чем поможет: укажет, где ознакомиться с национальными стандартами РФ и правилами стандартизации.

Лист ознакомления не заверяется и не подписывается.

Если строки в таблице закончились, следует создать новый лист.

В каких случаях нужен лист ознакомления?

Существует четыре варианта подтверждения ознакомления сотрудников с локальной нормативной документацией — в самом документе, на специальном листе, в журнале и в тексте трудового договора.

Факт ознакомления сотрудника с локальными нормативными актами подтверждается его подписью, поставленной на листе ознакомления. Единой стандартной формы листа ознакомления не существует. Обычно его оформляют в виде таблицы с ФИО сотрудника, указанием его должности, отдела и подписью сотрудника.

Читайте также:  Инструкция по применению Празивер 30мл

Источник



Образец листа ознакомления с должностной инструкцией

Как сотрудник может быть ознакомлен с должностной инструкцией: лист и журнал ознакомления

Важная обязанность работодателя является – предоставление сотруднику на ознакомление внутренних документов организации, которые имеют прямое отношение к трудовым функциям последнего (ст. 68 Трудового кодекса РФ, далее — ТК РФ).

Должностная инструкция (далее — ДИ) как один из локальных актов работодателя также должна быть изучена сотрудником с целью понимания и соблюдения указанных в ДИ требований к должности, своих прав, обязанностей и ответственности.

Подробнее об оформлении должностной инструкции рассказывается в статье Обязательна ли должностная инструкция в организации?

Факт прочтения сотрудником документов подтверждается его собственноручной подписью. Виза ознакомления состоит из фразы «С должностной инструкцией ознакомлен» и следующей информации:

  • наименования должности;
  • собственноручной подписи;
  • Ф. И. О.;
  • даты прочтения.

Важно! Подтвердить ознакомление с ДИ в электронном виде могут только дистанционные работники и только при помощи усиленной электронной подписи. В дальнейшем работодатель и работник должны обменяться по почте оригиналами документов (абз. 4 ст. 312.1 ТК РФ). Остальные работники должны расписываться собственноручно.

Обратите внимание! Виза ознакомления с ДИ может быть проставлена как на печатной версии, так и на отдельном документе — листе или журнале ознакомления с должностными инструкциями.

Как составляют и хранят лист ознакомления

Содержание и формат листа ознакомления работодатель определяет самостоятельно. Как правило, он содержит название: «Лист ознакомления с должностной инструкцией» и таблицу со следующими столбцами:

  • порядковый номер записи;
  • ФИО сотрудника;
  • его должность;
  • реквизиты должностной инструкции, с которой происходит ознакомление;
  • дата ознакомления;
  • подпись сотрудника.

Если организация небольшая и должностных инструкций и сотрудников немного делают специальный журнал. Образец журнала ознакомления с ДИ доступен для скачивания по ссылке: Журнал ознакомления с должностными инструкциями (образец).

Срок хранения листа ознакомления не установлен. Рекомендуем установить его на уровне предприятия и сделать равным сроку хранения самой ДИ. Должностные инструкции, созданные после 01.01.2003 должны храниться в течение 50 лет. Типовые ДИ – постоянно и еще 3 года после замены новыми (п.п. 442, 443 приказа Росархива от 20.12.2019 N 236).

Выписка из должностной инструкции

Обратите внимание! Выписка из должностной инструкции представляет собой документ, копирующий отдельные части ДИ.

Оформление выписки из ДИ целесообразно, когда:

  • ДИ содержит конфиденциальные сведения и их нельзя передавать третьим лицам.
  • ДИ многостранична, а нужная информация содержится только в небольшой ее части.

Как правило, выписка из ДИ изготавливается следующим образом:

  • Необходимые фрагменты ДИ переносятся по правилам дословного цитирования.
  • В наименовании документа указывается: «Выписка из должностной инструкции».
  • В шапке выписки приводится номер и дата регистрации ДИ.
  • В конце выписки отмечается должность сотрудника, подписавшего ДИ, его Ф. И. О. Вместо подписи проставляется прочерк.
  • Выписка заверяется компетентным сотрудником (специалистом отдела кадров и др.) после сверки с оригиналом ДИ путем проставления отметки «Верно». При необходимости на выписке ставится печать организации.

Образец выписки из ДИ на примере ДИ инспектора отдела кадров можно скачать по ссылке: Выписка из должностной инструкции — образец.

Интересную статью с подборкой судебных решений на тему ознакомления работников с должностной инстукцией предлагает к прочтению КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе К+, вы можете оформить бесплатный двухневный доступ.

Таким образом, на работодателе лежит обязанность по ознакомлению сотрудников с текстом утвержденной должностной инструкции. Факт ознакомления подлежит фиксации в тексте должностной инструкции, на отдельном листе ознакомления или в журнале ознакомления с должностными инструкциями.

Источник

Лист ознакомления с должностной инструкцией

Каждый работник должен исполнять на своем рабочем месте строго определенные функции, закрепленные в его должностной инструкции. Сведения о том, что он с этими функциями ознакомлен и согласен, вносятся в специальный лист ознакомления с должностной инструкцией.

Суть и роль должностной инструкции

Должностные инструкции работников не входят в пакет обязательных локальных документов предприятия.

Тем не менее, очень часто в трудовых договорах можно встретить формулировку «согласно должностной инструкции», из чего следует, что большинство организаций все же предпочитают разрабатывать данные документы.
Должностная инструкция — это удобно: не нужно перечислять функционал работника (часто довольно объемный) непосредственно в трудовом договоре, достаточно сделать в нем ссылку на отдельную инструкцию, которая является своего рода приложением к нему.

Читайте также:  Монофосфат калия описание удобрения состав применение отзывы

Составляется и утверждается должностная инструкция очень просто: под каждую конкретную должность формируется свод функций, прав, полномочий и условий труда.

Работают над документом обычно юрисконсульт, руководитель структурного подразделения и специалист по кадрам – эта связка позволяет учесть все нюансы внутреннего производственного процесса и тонкости законодательства.

После того, как должностная инструкция будет написана, она передается на подпись директору компании, который затем отдельным приказом вводит ее в действие.

Каждый сотрудник должен ознакомиться с касающейся его лично должностной инструкцией под роспись.

Зачем нужна подпись работника

Сотрудник предприятия не просто должен прочесть должностную инструкцию и усвоить основные ее моменты, но и поставить свою подпись в специальном документе: листе ознакомления с должностной инструкцией.

Его автограф будет свидетельствовать о том, что он согласен с изложенной информацией и готов исполнять свои рабочие обязанности в том объеме, в котором они прописаны в документе.

Таким образом, роль листа довольно понятна: он не только фиксирует факт прочтения инструкции, но и, в случае возникновения каких-либо спорных и конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненным, может стать доказательством в трудовой инспекции или судебной инстанции, причем как с одной, так и с другой стороны.

На каком этапе происходит ознакомление с должностной инструкцией

Как правило, ознакомление с должностной инструкцией происходит при приеме на работу, но иногда, если, к примеру, должностная инструкция претерпела большие изменения или ранее на предприятии как внутренний нормативный документ вовсе не использовалась, знакомство с ней может происходить в процессе текущей работы.

Можно ли уволить сотрудника за отказ подписать должностную инструкцию

В современной российской практике случались ситуации, когда при вводе должностных инструкций на предприятии некоторые работники отказывались их подписывать, из-за чего просто-напросто увольнялись по инициативе руководства. Работодатель ссылался при этом на законодательство РФ.

В частности одна из норм Трудового Кодекса гласит, что он имеет право уволить сотрудника вследствие отказа того работать «в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора». При разбирательствах в суде, выяснилось, что отказ от подписания должностной инструкции под данную статью не подпадает.

Таким образом, уволить за это никто не имеет права и даже если такой прецедент произойдет, суд без лишних проволочек восстановит сотрудника в должности.

Кто формирует лист

Непосредственно составление и заполнение листа ознакомления с должностной инструкцией обычно лежит на специалисте отдела кадров предприятия, т.е. сотруднике, который отвечает за четкое понимание работниками компании своих функций, прав и полномочий.

В некоторых случаях знакомить работников с должностными обязанностями может юрисконсульт, секретарь или сам руководитель организации.

Как составить лист

С 2013 года практически все унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов отменены, поэтому лист составляется в произвольном виде или по внутреннему шаблону организации. Единственное, что нужно учесть: при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру документа и правила русского языка.

В «шапке» листа следует обозначить название предприятия и суть документа. Далее удобно сделать таблицу, в которую нужно внести следующие данные:

  • порядковый номер работника;
  • его должность;
  • дата и номер приказа о приеме на работу;
  • дата и подпись об ознакомлении с должностной инструкцией.

При необходимости сюда можно добавить и другие столбики.

Если сотрудников в организации работает много, то может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.

Следует отметить, что лист может составляться под конкретную должностную инструкцию (например, если по одной и той же специальности работает несколько человек) или под группу сотрудников (например, если предприятие небольшое и все работники имеют разные специальности).

Лист ознакомления с должностной инструкцией

Как оформить лист

Документ обычно составляется в единственном экземпляре, на обыкновенном листе А4 формата или на фирменном бланке компании. Заполнять его можно от руки или в печатном виде, главное, чтобы автографы в нем были «живые» и подлинные.

Заверять бланк при помощи печати строгой необходимости нет, потому что с 2016 года предприятия и организации освобождены от обязанности визировать свою документацию при помощи штемпельных изделий (если только эта норма не закреплена во внутренних локальных актах фирмы).

Читайте также:  Как самому установить забор из металлоштакетника

После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.

Сколько и как хранить бланк

Лист ознакомления с должностной инструкцией должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с самими должностными инструкциями. Срок его хранения законодательно не ограничен и зависит от того, когда в него была внесена последняя подпись – с этого момента он должен находиться в архиве организации не менее трех лет.

Источник

Лист ознакомления с приказом

Лист ознакомления с приказом нужен, если до работников доводят содержание документа под роспись. В статье можно бесплатно скачать бланк и образец листа ознакомления, посмотреть актуальные справочники и полезные ссылки.

Читайте в статье:

Лист ознакомления с приказом под роспись – это документ в табличной форме, в котором работники расписываются в подтверждение того, что они прочитали распорядительный документ работодателя. Подписи работников в таблице документально подтверждают факт исполнения работодателем своих обязанностей довести содержание приказа или иного документа до сотрудников, судьбу которых он затрагивает.

Чаще всего речь идет о приказах кадрового характера, которыми оформляются решения работодателя от имени руководителя. Например, лист ознакомления с приказом под роспись нужен, когда до сотрудников доводится решение о корректировке локальных нормативных актов, решение о привлечении к дисциплинарной ответственности, решение об увольнении и т.д.

Правильно оформить кадровые документы вам помогут следующие справочники, их можно скачать:

Далее в статье можно посмотреть бланк листа ознакомления с приказом и скачать лист ознакомления с приказом под роспись.

Другие справочники по работе с персоналом

Посмотрев лист ознакомления работников с приказом, не забудьте заглянуть в следующие справочники, они пригодятся в работе:

Расчет зарплаты – онлайн

Большинство кадровых решений работодателя, оформленных приказами, влияют на размер зарплаты одного или нескольких сотрудников. А изменения в локальных документах могут поменять зарплату всех лиц, работающих по найму. В подобных ситуациях, чтобы не тратить время на расчеты и оформление бумаг, рекомендуется считать зарплату онлайн – в программе БухСофт.

Сделайте расчет зарплаты в три шага в программе БухСофт. Она также включает в себя полный кадровый учет, табели, расчет и индексацию зарплаты для любой системы, а также калькуляторы больничных и отпускных, автоматическое формирование всей отчетности (4-ФСС, РСВ, 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, персучет и т.д.) и многое другое.

Когда нужна роспись сотрудника об ознакомлении

Роспись сотрудника в подтверждение того, что он прочитал кадровый документ, чаще всего требуется в следующих случаях.

Таблица. Когда нужна роспись сотрудника об ознакомлении

Документы для ознакомления под роспись

Приказ об изменении локального документа работодателя

Приказы о внесении корректировок в:

Приказ об утверждении решения кадрового характера

Иные кадровые документы

Как собирать подписи работников

В зависимости от того, с каким документом ознакомлены сотрудники, а также от численности сотрудников существуют разные способы собрать с них подписи в подтверждение того, что они прочитали документ:

зафиксировать подпись работника на том документе, с которым он ознакомился (например, если это приказ кадрового характера, который касается только одного человека);

включить в документ, с которым ознакомился сотрудник, фразу о том, что его подпись подтверждает ознакомление сразу с несколькими актами (например, при подписании трудового договора);

оформить лист ознакомления работников с приказом или локальным документом (если такой документ касается нескольких человек). Скачать лист ознакомления с приказом можно далее;

завести специальный журнал для сбора подписей по прочтению различных документов разными работниками.

Форма листа ознакомления работников с приказом

Единая типовая форма документа для сбора подписей работников законодательно не утверждена. Каждый работодатель разрабатывает бланк листа об ознакомлении с приказом самостоятельно.

Реквизиты документа для сбора подписей

При разработке бланка документа для подтверждения того, что работники прочитали кадровую информацию, рекомендуется составить такой бланк в табличной форме.

Единый перечень обязательных реквизитов листа ознакомления с приказом под роспись не определен.

Тем не менее, чтобы избежать возможных споров с сотрудниками о том, знают они о касающемся их решении или нет, рекомендуется включить в табличную часть листа ознакомления работников с приказом следующие реквизиты:

номер записи по порядку;

фамилия, имя, отчество работника;

подразделение или отдел, где занят человек;

дата, когда человек прочитал приказ;

собственноручная подпись сотрудника.

Далее приведены образцы подтверждений о прочтении:

Источник