Меню

Методические рекомендации по разработке должностных инструкций муниципальных служащих Республики Коми

Методические рекомендации по разработке должностных инструкций муниципальных служащих Республики Коми

10. Формирование раздела 7 должностной инструкции «Перечень муниципальных услуг, оказываемых при участии муниципального служащего гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом предоставления муниципальной услуги»
В разделе должен быть установлен перечень муниципальных услуг гражданам и организациям, в предоставлении которых непосредственно участвует муниципальный служащий. Формулировку муниципальных услуг необходимо привести в соответствии с административным регламентом предоставления муниципальной услуги. Указанный перечень также должен соответствовать задачам и функциям структурного подразделения органа МСУ и функциональными особенностями замещаемой должности муниципальной службы.

При формировании данного раздела должностной инструкции необходимо обратить внимание, что отсутствие административного регламента представления муниципальной услуги не должно являться препятствием для определения такого перечня в должностной инструкции.

^ 11. Формирование раздела 8 должностной инструкции

«Показатели эффективности и результативности

профессиональной служебной деятельности муниципального служащего»
Каждой функции, указанной в разделе 3 «Должностные обязанности» должностной инструкции, должен соответствовать минимум один показатель эффективности и результативности. Рекомендуется разработать желаемое значение показателя эффективности и результативности.

Показателями эффективности и результативности для должностей высшей и главной групп должностей муниципальной службы является результат деятельности возглавляемых или курируемых руководителем структурных подразделений органа МСУ.

Для должностей муниципальной службы ведущей, старшей и младшей групп должностей показатели эффективности и результативности разрабатываются с учетом положений административного регламента предоставления муниципальной услуги, в которых принимает участие муниципальный служащий.
Типы показателей эффективности и результативности, по которым осуществляется текущая и периодическая оценка деловых и личностных качеств:

1 тип — обобщенные показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности — типовые показатели (как правило, процессов и нормативов), общие для многих муниципальных служащих;

2 тип — специфические показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности — индивидуально установленные для отдельных муниципальных служащих показатели (как правило, конечного эффекта и непосредственного результата), связанные со спецификой деятельности органа МСУ и (или) спецификой деятельности муниципального служащего, утвержденные соответственно муниципальным правовым актом конкретного органа МСУ в соответствии с особенностями его задач и функций. На основе этого акта должны определяться показатели эффективности и результативности по конкретной должности муниципальной службы.

Эффективность и результативность профессиональной служебной деятельности муниципального служащего определяются по результатам его профессиональной служебной деятельности.

Показатели эффективности и результативности должны отвечать следующим основным критериям:

— быть четко увязаны с целями и задачами органа МСУ;

— отражать степень вклада каждого сотрудника в достижение целей и задач;

— полностью отражать выполнение основных должностных обязанностей;

— быть сформулированы таким образом, чтобы в максимальной степени воспроизводить непосредственное влияние сотрудника на динамику показателей результативности.

Показатели эффективности и результативности могут выражаться как в качественной, так и в количественной форме. Показатели должны быть:

— привязанными к определённому периоду времени.

Количественные показатели результативности легче оценить, так как они обеспечивают объективность оценки и не зависят от субъективного отношения руководителей к подчинённым.

Раздел «Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности муниципального служащего» должностной инструкции муниципального служащего составляется с учетом положений административного регламента предоставления муниципальной услуги, положения об органе МСУ, положения о структурном подразделении, в котором муниципальный служащий замещает должность.

Показатели эффективности и результативности служебной деятельности, являющиеся критериями надлежащего исполнения муниципальным служащим должностной инструкции, выступают в качестве предмета оценки комиссией при оценке его профессиональной служебной деятельности при проведении аттестации, квалификационного экзамена либо поощрении муниципального служащего.

Показатели могут быть:

1) количественные, например:

количество подготовленных служебных документов;

количество рассмотренных служебных документов;

количество граждан (организаций), которым предоставлена муниципальная услуга
2) качественные, например:

доля прошедших правовую экспертизу с положительной оценкой документов, подготовленных муниципальным служащим, в общем количестве подготовленных им документов, прошедших правовую экспертизу;

подготовка служебных документов в соответствии с установленными требованиями
3) своевременности, например:

доля подготовленных в срок служебных документов в общем количестве подготовленных муниципальным служащим служебных документов, имеющих срок исполнения
Для удобства показатели эффективности и результативности также могут быть представлены в должностной инструкции в виде таблицы (приводится в качестве примера):

Доля разработанных документов по организации деятельности, в общем количестве разработанных документов по организации деятельности не менее ___ %

Для оценки работы сотрудников, имеющих одинаковый круг обязанностей, установленный должностными инструкциями, предпочтительным является метод балльной оценки, когда каждому показателю присваивается определенный балл. В дальнейшем возможно из общего количества баллов вычитать баллы в случае выявления недостатков в работе, а также применять систему поощрения, когда сотруднику начисляются дополнительные баллы за достижение определенных показателей.

На основе вышеуказанной методики вначале по каждому показателю определяется наилучший и наихудший результат в баллах и подсчитываются баллы по показателям, затем результаты сумми­руются, и в итоге выявляется сотрудник, показавший наилучшие результаты (набравший наибольшее количество баллов).
^ При формировании данного раздела должностной инструкции необходимо обратить внимание на следующие вопросы:

1) показатели эффективности и результативности должны иметь определённое содержание и количественное выражение;

2) в некоторых случаях рекомендуется использовать набор показателей эффективности и результативности, поскольку использование одного показателя может искажать общую информацию;

3) на состояние объекта управления, подведомственной отрасли влияют не только органы МСУ. Существует большое количество иных факторов влияния, порождающих как положительные, так и отрицательные эффекты. Поэтому результат и эффект могут быть достигнуты без каких-либо усилий со стороны самого органа МСУ, или, напротив, достижение результата и эффекта может быть обеспечено только при предупреждении или нейтрализации внешнего влияния. Формулировка показателя должна отражать связь между действиями муниципального служащего и изменением состояния объекта управления, то есть показатель должен быть определён таким образом, чтобы предметом оценки был именно результат деятельности муниципального служащего, а не состояние сферы воздействия в целом;

Читайте также:  Leica Disto X310 Дальномер лазерный 790656

4) количество показателей должно быть необходимым и достаточным для оценки деятельности муниципального служащего, избыточное количество показателей может привести к дискредитации идеи оценки деятельности муниципального служащего.
^ 12. Порядок утверждения и введения в действие, а также регистрации и хранения должностной инструкции
Поскольку порядок составления должностной инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения. В органе МСУ рекомендуется утвердить Положение о порядке разработки и утверждения должностных инструкций, в котором оговорить, какие должностные лица ответственны за каждый этап создания должностной инструкции.

Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору (контракту), а также утверждаться как самостоятельный документ.

Внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора. В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом муниципального служащего. И только после того, как служащий согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию.

Если инструкция является приложением к трудовому договору (контракту), целесообразно вносить изменения одновременно в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения.

Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимости изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника.

Должностная инструкция должна быть составлена в двух экземплярах. Один экземпляр должностной инструкции хранится в личном деле муниципального служащего, другой передается муниципальному служащему.

Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают копии. Заверенную отделом кадров копию выдают руководителю структурного подразделения, в котором находится указанная должность.

По решению руководителя органа МСУ заверенную копию должностной инструкции направляют при необходимости в другие подразделения органа МСУ.

Должностная инструкция утверждается должностным лицом, установленным в Положении о порядке разработки и утверждения должностных инструкций.

Должностная инструкция вступает в силу со дня ее утверждения и действует до ее замены новой должностной инструкцией.

Требования должностной инструкции являются обязательными для должностного лица, проходящего муниципальную службу в данной должности, с момента подписания трудового договора (контракта) и ознакомления с должностной инструкцией под подпись и до перемещения на другую должность или увольнения из органа МСУ, о чем делается запись в соответствующей графе листа ознакомления.

Неотъемлемой частью должностной инструкции является лист ознакомления по предложенной форме:

№ п/п Фамилия, имя и отчество должностного лица, назначаемого на должность Дата и подпись должностного лица после ознакомления с инструкцией и получения ее копии Дата и номер распоряжения (приказа) о назначении на должность Дата и номер распоряжения (приказа) об освобождении от занимаемой должности
1 2 3 4 5

Подлинники должностных инструкций, утративших силу в связи с заменой их новыми, изымаются и формируются в отдельное дело. На документы, помещенные в дело, составляется внутренняя опись, листы нумеруются, составляется лист-заверитель, оформляется обложка дела. Полностью оформленные дела по описям передаются по окончании делопроизводственного года на архивное хранение.

Кроме того, в отделе кадров должен вестись журнал регистрации должностных инструкций установленной формы, куда уполномоченным лицом заносятся данные об утверждении должностных инструкций, внесении в них изменений и признания утратившими их силу в отношении должностных инструкций всех муниципальных служащих органа МСУ.

Приложение
^ Стандарт описания функций специалистов

Источник



Как объективно оценить сотрудника: составляем должностную инструкцию

Два сооснователя компании возмущенно смотрели друг на друга через стол. Они сильно поссорились, обсуждая качество работы своего гендиректора. «Этот парень топит нашу компанию», — сказал один. «Все просто и понятно — он неудачник. Он не подходит для этой работы, и нам нужно от него избавиться.»
«В корне не согласен», — ответил другой. «Клиенты довольны. И все, что я вижу, говорит о том, что он отлично работает. Мы должны его публично поблагодарить и сделать хорошую прибавку к зарплате». Два сооснователя смотрели друг на друга через стол, и горькое разочарование капало им на ботинки.

Как у двух членов совета директоров могут быть такие разные мнения о том, преуспевает ли высшее должностное лицо в компании или не справляется со своими обязанностями? Возможно, это потому, что для измерения успеха они используют разные линейки. Возможно, это потому, что они по разному представляют перечень обязанностей, которые должен выполнять их гендиректор.

Один из фундаментальных принципов в организационной психологии гласит: «Все начинается с описания функционала». Не будем утверждать, что это абсолютная гарантия вашего успеха, но уверены, что хорошее описание работы служит нескольким важным целям.

  • Точную концентрацию усилий сотрудника на ключевые достижения
  • Объективную основу для оценки его работы
  • Шаблон «идеального кандидата», с которым можно сравнивать потенциальных сотрудников
  • Цель . Формулировка основных целей и задач для деятельности данного сотрудника
  • Навыки . Перечень необходимых знаний, навыков и умений, необходимых для достижения поставленных целей и задач
  • Личностные качества. Требования к личностным качествам сотрудника на данной кадровой позиции
  • Образование и опыт. Требования к его образованию и практическому опыту в данной сфере

Раздел «Цель» должен быть описан кратким предложением об общей цели. Например, в должностной инструкции для руководителя организации может быть сказано что-то вроде: «Надзор за всеми функциями и бизнес-процессами в организации».

Раздел «Навыки» в описании функционала генерального директора будет включать такие элементы, как:

  • Социальные навыки: построение отношений с сотрудниками и клиентами
  • Финансовые навыки по управлению бюджетом
  • Лидерские навыки: способность сформировать вокруг себя команду единомышленников и вести их за собой
  • Навыки управления: организация и координация работы компании и отдельных ее сотрудников
  • Навыки общения: эффективная устная и письменная коммуникация
  • Навыки маркетинга и организации продаж, устойчиво генерирующие доход
Читайте также:  Гигасепт Инстру АФ комбинированное средство для очистки и дезинфекции инструментов 2 л Schulke Mayr GmbH Германия

Раздел «Личные качества» может включать такие элементы, как честность и приверженность миссии организации, а раздел «Образование и опыт» — вид и профиль обучения, а также стаж работы в соответствующей сфере.

  • Делайте описание функционала простым, понятным и актуальным; здесь не нужен многостраничный документ
  • Привлеките действующих сотрудников, выполняющих данных функционал, чтобы уточнить и усовершенствовать его описание
  • Ограничьте число основных зон ответственности сотрудника оптимальным значением 5-8
  • Ранжируйте зоны ответственности в пределах данного функционала
  • Включите в должностную инструкцию оценку процента времени, которое нужно тратить на каждую зону ответственности

1) Создайте четкие должностные инструкции для каждой должностной позиции в вашей организации

2) Сделайте ваши должностные инструкции простыми, понятными и актуальными; не пишите талмуд

3) С помощью должностных инструкций обеспечьте:

— направление и фокус работы данного сотрудника

— основу для оценки его эффективности

— шаблон «идеального кандидата», с которым можно соотносить потенциальных новых сотрудников

Всем хорош кейс, если бы речь не шла о собственниках и генеральном.

Назначение и увольнение генерального прописано в уставе и тут споров быть не должно, если собственники были в здравом уме при написании оного (они реально оставили ситуацию, где 2 равнозначных собственника должны договориться о приеме или увольнении — тогда проблема лежит в плоскости переговорного процесса собственников)

Недовольство тотальное одного из собственников, скорее всего, базируется на подозрении в сговоре гендира и второго собственника с целью отжать его долю

Никакие должностные инструкции ген диру в этой ситуации не помогут — конфликт лежит в другой плоскости

А вот взять чины пониже и очень хорошие советы сразу получаются! Хотя, похожие на Капитана Очевидность — напишите понятные инструкции. Ага, как же я сам не догадался ))

Источник

Анализ работы, описание, спецификация и оценка должности

Актуальная информация о содержании и характере рабочих мест имеет жизненно важное значение для управления любой организацией. Эффективное управление персоналом требует, чтобы каждая индивидуальная работа определялась, описывалась, оценивалась и передавалась сотрудникам, соответствующим требованиям ее личностного и квалификационного профиля.

Существуют следующие методы и процедуры, используемые для определения обязанностей, ответственности, условий труда и рабочих отношений между рабочими местами и квалификацией персонала:

  1. Анализ работы;
  2. Должностная инструкция (Описание функциональных обязанностей);
  3. Должностная спецификация (Профиль должности);
  4. Оценка должности (грейдинг).
  1. Анализ Работы (Рабочего Места)

Анализ работы — это процесс систематического объективного определения конкретных обязанностей, существенных характеристик, ответственности и условий, связанных с конкретной работой, а также требований к личностной характеристики, навыкам и квалификации, необходимым для выполнения исполнителем данной работы удовлетворительно.

В ходе анализа работы оценивается, что делает сотрудник. Это процесс получения информации о работе, который исследует:

  • что именно делает работник на определенной работе;
  • как он это делает;
  • зачем он это делает;
  • какие требования предъявляются к личностной характеристике и навыкам исполнителя;
  • какие существуют физические требования и условия окружающей среды, связанные с этой конкретной работой.

Анализ работы служит основой для выполнения многих функций по управлению персоналом:

  • подготовки описания работы (краткое изложение сути рабочего или управленческого процесса, степень его ответственности, условия работы и т.п.);
  • спецификации работы (личностной спецификации работника);
  • подбора сотрудников и приема их на работу;
  • формирования систем оплаты труда;
  • оценки результативности труда работников;
  • создания программ по обучению и развитию сотрудников;
  • обеспечения безопасности труда.

Существует три основных метода анализа работы, которые по отдельности или в комбинации могут быть применены к процессам сбора информации:

  • наблюдение;
  • собеседование;
  • вопросники.
  1. Должностная Инструкция (Описание Функциональных обязанностей)

Подробнее о должностных инструкциях вы можете узнать здесь:

Чтобы ускорить процесс создания и оформления должностной инструкции, используйте конструктор должностной инструкции:

  1. Должностная спецификация (Профиль должности)

Должностная спецификация (Профиль должности) создается на базе анализа работы и описания функциональных обязанностей и включает список требований к личной квалификации, компетенциям, навыкам, знаниям, физическим и умственным требованиям, необходимым для эффективной работы на данной конкретной должности.

Подробнее о должностной спецификации (профиле должности) Вы можете узнать здесь:

Чтобы ускорить процесс создания и оформления должностной спецификации (профиля должности), используйте конструктор для создания профиля должности:

  1. Оценка должности (Грейдинг)

Оценка должностей – это систематический метод оценки стоимости каждой отдельной должности (работы) в отношении всех других должностей (работы) в той же организации.

Назначение оценки должностей:

  • Определение относительной ценности каждой работы в качестве основы для справедливых различий в оплате труда не предприятии;
  • Ранжирование и позиционирование должностей (распределение их в иерархической структуре предприятия) в соответствии с установленной ценностью данной позиции для предприятия;
  • Систематизация и совершенствование системы и структуры оплаты труда, а также формирование адресной и прозрачной политики оплаты труда на предприятии.

Источник

Как рассчитать KPI — примеры, формулы, таблицы, методики ключевых показателей эффективности

Чтобы повысить коэффициент работы сотрудников, на предприятиях вводится специальная система Key Performance Indicators (ключевые показатели эффективности). Она позволяет определять текущие задачи, и при помощи различных бонусных программ стимулировать деятельность работников в этом направлении. Такой подход делает людей максимально заинтересованными в реализации поставленных целей, что повышает доходность организации. Что такое KPI-показатели и как их рассчитать с образцами формул и примерами, плюсами и минусами внедрения – опишем по порядку.

kpi как рассчитать

Что это такое

Это особый способ выяснить, насколько организованность группы лиц соответствует требованиям компании. Так владельцы бизнеса могут определить результативность того или иного рабочего процесса и корректировать посредством выплаты премий. При этом данные работы каждого отдельного сотрудника привязывают к общим значениям всей команды.

Читайте также:  Должностная инструкция для гардеробщиков

При этом важно сделать так, чтобы разные службы организации не противоречили и не останавливали развитие, а действовали в едином направлении. С помощью активной мотивации персонала и сопоставимых показателей можно добиться улучшение в любых сферах: продажи, привлечение новых клиентов качество отгрузок и прочее.

Виды KPI

У системы Key Performance Indicators нет каких-либо ограничений в выборе приоритетов или применяемых формулах. Поэтому в различных компаниях могут как совпадать способы расчета результативности деятельности, так и разительно отличаться. Чаще всего владельцев интересуют следующие статьи:

  • затраты – сколько было потрачено ресурсов в денежном эквиваленте; функционирование – как реагирует потребитель на изменение стратегии и насколько это соотносится с поставленными целями;
  • производительность – совокупность задействованных мощностей;
  • эффективность – признак по которому определяют, как работает решение, и рассчитывают его по соотношению значений (например, отношение выручки к тратам);
  • итоги – получилось ли добиться обозначенных задач.

В зависимости от того, какие показатели хочет определить владелец, формула, как считать KPI, будет отличаться.

Готовые решения для всех направлений

Магазины

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Склады

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Маркировка

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

E-commerce

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Учреждения

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Производство

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

ЕГАИС

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Сертификация

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Инвентаризация

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Другое

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Нужно ли внедрять вычисления в бизнес

Конечно, ведь это отличный способ оценить работу сотрудников, подразделений и всей организации в целом. Собственник сможет не только узнать экономическое состояние своего детища, применяя метод сравнения разных периодов в динамике, но и улучшить:

  1. Заменить фиксированный оклад на зарплаты, соизмеримые фактическому труду каждого отдельного человека. Это исключит ситуации, когда один работает за троих, а другой в это время имитирует занятость.
  2. Разработать подходящие инструкции, которые позволят совершенствовать результаты: повысить сервис, продажи, кооперацию между отделами и прочее.
  3. Определить цели и миссию компании, оптимизировать трудовую деятельность контролирующих должностей.

Поэтому знать, как рассчитывается показатель KPI по формуле нужно любому бизнесу, в котором есть необходимость в проведении оценочного анализа всей сферы в целом или каких-либо ее этапов.

Так как владельцы по-разному видят темпы развития предприятия и при этом назначают несколько задач, которых желают достичь, что значительно влияет на выбор системы Key Performance Indicators. Например, одним необходимо увеличить производительность труда сотрудников на 10%. А другие ставят в приоритет достижение роста прибыли с каждой единицы производимой продукции на 5 руб. А третьи хотят и того и другого.

Формулы

Чтобы оценить всех, кто работает в организации, по КиПиАй разрабатывается матрица, или указ о целях. Общая форма выглядит так:

  1. Ключевые показатели – то, что работодатель хочет получить от персонала. При этом, в зависимости от занимаемой должности, человеку будут предъявлены определенные критерии.
  2. Веса – указываются числа в диапазоне в интервале от 0 до 1, где один является наиболее высоким значением. Показывает приоритеты, которыми наделен предыдущий столбец с учетом задач организации.
  3. База – самые минимальные цифры, которых нужно придерживаться. Все, что находится ниже, считается отсутствием результата, становится вопрос о необходимости такого сотрудника.
  4. Норма – то, сколько было достигнуто за аналогичный промежуток, который был до этого. Это требуется выполнить каждому работнику в обязательном порядке. Если получилось меньше, значит, не справился со своими обязанностями.
  5. Цель – необходимо достичь в указанный срок. Он призван стимулировать персонал на получение наилучшего положения.
  6. Факт – сколько по итогу заданного периода.
  7. Индекс дает понятие о том, как полученное разнится с нормативом.

kpi примеры

Образец

Пример методов расчета показателей KPI по формулам можно рассмотреть на примере маркетолога интернет-магазина. Для этого требуется выбрать не менее трех и не более пяти основных коэффициентов, на которые будут опираться руководители и работники:

  • 1 – как много было привлечено клиентов на страницу;
  • 2 – число покупок, совершенных одним и тем же человеком;
  • 3 – оставил ли покупатель благодарный или негативный отзыв, рекомендацию после приобретения товара на аккаунте в социальных сетях или сайте.

Далее нужно определить вес всех полученных результатов, где общая сумма будет равна единице. Максимальное значение отнести к самому важному (приоритетному) обозначению. Получается так:

  • новые люди – 0,6;
  • повторения – 0,25;
  • письменные отметки – 0,15.

расчет kpi

Потом потребуется проанализировать данные по статистике за последние шесть месяцев по каждому показателю и составить план:

Источник