Меню

Обязанности помощника руководителя

Помощник руководителя: обязанности и требования

Помощник руководителя – это специалист с широким спектром функций, от секретаря до заместителя. Рассмотрим основные обязанности, которые выполняет ассистент руководителя любого предприятия.

Вы узнаете:

  • Кто такой помощник руководителя и чем он отличается от секретаря.
  • Что входит в должностные обязанности помощника руководителя.
  • Что должен знать и уметь личный помощник гендиректора.

Обязанности помощника руководителя

Должность помощника руководителя появилась на отечественном трудовом рынке не так давно. Исходя из требований и условий можно сказать, что помощник руководителя – это секретарь, имеющий расширенные обязанности и полномочия.

Рассмотрим основные должностные обязанности помощника руководителя.

Кто такой помощник руководителя

Работа помощника не ограничена исключительно функциями персонального секретаря. Он также планирует график руководителя, организует различные мероприятия, проводит телефонные переговоры.

Именно помощник выполняет больше половины работы руководителя. Точный список обязанностей, уровень допуска и ответственность определяется индивидуально, в зависимости от опыта ассистента, его взаимоотношений с работодателем и т.д. Нередко встречаются ситуации, когда персональный ассистент руководителя – фактически заместитель начальника.

Зачастую круг обязанностей помощника руководителя, который можно всегда уточнить в должностной инструкции, намного меньше, чем в реальности.

Должностные обязанности помощника руководителя

Обязанности помощника генерального директора компании регламентируются профессиональным стандартом. Однако здесь есть несколько нюансов. В профстандарте можно уточнить список основных обязанностей для секретаря руководителя и секретаря-референта. Мы уже определились, что обязанности секретаря – это лишь часть обязанностей персонального помощника. К тому же, если компания не относится к числу государственных и муниципальных, соблюдение профессиональных стандартов не является на данный момент обязательным.

Несмотря на то, что в профессиональном стандарте отсутствуют такие профессии, как личный ассистент или личный помощник, со многими обязанностями можно познакомиться, изучив профстандарт для секретаря руководителя.

Обязанности личного помощника руководителя можно разделить на две большие группы:

  1. Организация основной деятельности руководителя компании.
  2. Документальное сопровождение деятельности руководителя предприятия.

В организационное обеспечение входят следующие обязанности:

  • Составление плана рабочего дня руководителя компании, включая все совещания, важные встречи, звонки.
  • Прием звонков руководителя компании.
  • Прием посетителей. Помощник руководителя обычно располагается в приемной, и проводит первичную беседу со всеми лицами, желающими пообщаться с руководителем. Если какие-то вопросы можно решить без встречи с вышестоящим начальством, они решаются именно на этом уровне.
  • Организация командировок. Если руководителю требуется куда-то уехать, именно помощник подготавливает всё необходимое для поездки, начиная от приобретения билетов и заканчивая юридическими тонкостями.
  • Подготовка и проведение различных деловых мероприятий. Например, встреч, совещаний, заседаний. В зависимости от принятой на предприятии стратегии, помощник может исполнять на этих мероприятиях обязанности руководителя.
  • Контроль исполнения заданий и поручений. Руководитель не будет обзванивать все рабочие группы. Он получает отчеты. Контролирует выполнение большинства поручений именно личный ассистент. За исключением отдельных особо важных дел, где руку на пульсе держит непосредственно руководитель предприятия.
  • Организация и поддержка оптимального рабочего микроклимата в кабинете руководителя и приемной.

Это административные функции помощника руководителя предприятия.

В рамках документальной поддержки, ассистент:

  • Составляет и оформляет организационную и управленческую документацию.
  • Организует и контролирует документооборот.
  • Обрабатывает дела для дальнейшего хранения и организует сам процесс хранения дел.

Помимо перечисленных выше обязанностей помощника руководителя, он выполняет и личные поручения шефа. Специалисты рекомендуют оговаривать точный круг обязанностей непосредственно при приеме на работу, в противном случае есть риск узнать, что должность подразумевает в разы больше работы, чем написано в должностной инструкции помощника руководителя.

Так, в обязанности и функции помощника руководителя предприятия может входить проведение аналитических и информационных работ по заданию руководства, сбор материалов и данных, которые могут потребоваться руководителю в работе над проектом, подготовка справочной, аналитической и иной документации, учет, регистрация и обработка корреспонденции.

Как генеральному директору выбрать личного помощника

Суть работы личного помощника состоит в том, чтобы, зная специфику и особенности деятельности своего руководителя, брать значительную часть его работы на себя.

Профессиональные качества помощника руководителя

Для выполнения своих должностных обязанностей, помощник руководителя должен обладать определенными профессиональными качествами. Уточнить, какие качества требуются секретарю, можно также в профессиональном стандарте, где прописано, что должен уметь специалист для выполнения определенной работы. С некоторыми корректировками, этот перечень можно применить и к ассистенту.

Чтобы соответствовать должностной инструкции личного помощника руководителя, специалист должен:

  1. Знать специфику производственной и коммерческой деятельности предприятия, в том числе:
  2. Уметь работать с руководителем компании и главами всех подразделений компании, при их наличии.
  3. Знать и использовать в своей работе функции самоменеджмента.
  4. Уметь планировать рабочее время, как свое, так и руководителя.
  5. Уметь ставить цели.
  6. Уметь отделять главные цели от второстепенных, правильно расставлять приоритеты.

Если в должностные обязанности помощника руководителя входит и работа с документами, список обязанностей и требований помощника руководителя дополняется также следующим:

  • Основы правового, административного и хозяйственного права.
  • Актуальные нормативно-правовые акты, методические документы и официальные стандарты, связанные с документационным обеспечением предприятия.
  • Структуру компании. В частности, знать руководящий состав предприятия и отдельных цехов и подразделений, иметь образцы подписей всех лиц, имеющих право подписи и визирования документов, иметь представление о зоне ответственности каждого отдельного лица из числа руководящего состава.
  • Правила документооборота и документационного обеспечения работы предприятия.
  • Порядок работы с документацией.
  • Требования, которые предъявляются к документам согласно действующему законодательству и государственным стандартам.
  • Правила формирования организационных документов – регламентов, инструкций и прочих.

Дополнительные обязанности помощника руководителя

Большинство руководителей ищет многопланового специалиста, способного выполнять расширенные обязанности. К числу дополнительных обязанностей, которые иногда выполняют помощники, относятся:

  • Перевод, например, в рамках переговоров. В теории, для этого есть переводчик. На практике, он не всегда может оказаться под рукой, а на сто процентов доверять сторонним специалистам трудно. Потому для ассистента руководителя будет полезным знание минимум одного иностранного языка. Конкретика зависит от того, с кем работает предприятие. Чаще всего, требуется знание английского языка.
  • Юридическое сопровождение сделок. Нередко личный помощник, сопровождая гендиректора, выполняет функции не только переводчика, но и юриста.
  • Сопровождение руководителя на различные протокольные мероприятия.
  • Бытовые услуги. К примеру, помощник нередко сопровождает руководителя в поездках и берет на себя все бытовые моменты, начиная от заказа такси и гостиниц и заканчивая питанием, оформлением и т.д.

Должностная инструкция ассистента руководителя

Права и обязанности, требования к квалификации, опыту и образованию прописываются в должностной инструкции помощника руководителя, образец которой можно скачать в интернете. Инструкция – это официальный нормативный документ, обязательный к исполнению. В этот документ входят не только права, обязанности и требования, но и ответственность специалиста, и различные моменты, связанные с решением трудовых конфликтов.

Важно учесть, что помощник руководителя предприятия и помощник руководителя проекта – это разные вещи. Первый – фактически «тень» главы компании. Второй – временный работник, нанятый на срок реализации конкретного проекта, и отвечающий за узкий круг обязанностей.

Читайте также:  Обзор инкубатора для яиц Птичка

В должностной инструкции необходимо максимально точно прописать название должности. Сегодня должности «помощник руководителя» в профессиональных стандартах нет, однако она может появиться. Сейчас чаще всего указывается должность «секретарь руководителя», «секретарь-референт», «менеджер по такому-то направлению». Важно, чтобы наименование должности соответствовало актуальным нормативно-правовым актам.

Интересно, что на должность помощника руководителя нередко берется человек «с перспективой». Начальство присматривается к нему, обучает всему необходимому, и, возможно, продвигает по карьерной лестнице.

Источник



Что входит в обязанности помощника генерального директора

На генерального директора компании возложено очень много обязанностей. С развитием организации этот круг обязанностей расширяется. Возникает много «текучки», на которую руководителю приходится тратить время вместо решения задач, направленных непосредственно на развитие компании. Это снижает эффективность деятельности специалиста. Часть задач, для решения которых не нужно высокой квалификации, может перепоручаться помощнику гендиректора.

Должность помощника гендиректора: основные характеристики

Должности помощника гендиректора сложно дать определенные характеристики. Дело в том, что круг обязанностей этого специалиста определяется на основании потребностей генерального директора. Деятельность сотрудника может быть акцентирована на одном аспекте. Рассмотрим должности, в роли которых на практике работают помощники:

  • Делопроизводитель. Этот специалист отвечает за работу с документацией. В зоне его ответственности находятся звонки, различные повседневные задачи.
  • Личный помощник. Специализируется на организации рабочего дня генерального директора, деловых встреч и совещаний. Специалист также сопровождает руководителя в деловых поездках.
  • Заместитель гендиректора. Сотрудник имеет право принимать решения по ограниченному кругу вопросов.

Как правило, на деле помощник совмещает функции нескольких специалистов. В крупных компаниях у генерального директора может быть два помощника. К примеру, один организует рабочее время руководителя, а другой – занимается бумажными делами.

Помощник относится к категории руководителей. Подчиняется он непосредственно гендиректору. Требования, которые обычно предъявляются к сотруднику:

  • Высшее образование по соответствующему профилю (к примеру, юридическое).
  • Стаж работы от трех лет.

Как правило, в подчинении помощника гендиректора находятся другие сотрудники. Он обладает широкими полномочиями: от права на издание приказов до контроля над работой различных отделов.

ВАЖНО! Назначение помощника – это вовсе не излишество. Эта мера позволяет руководителю сосредоточиться на решении задач, которые требуют высокого профессионализма, креативности. «Текучка» же делегируется помощнику. Это значительно повышает КПД деятельности как гендиректора, так и самой компании.

Нормативно-правовая регламентация

ВАЖНО! Образец трудового договора с помощником руководителя от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Деятельность помощника гендиректора регламентируется нормативными актами:

  • Методическими рекомендациями.
  • Уставом.
  • Трудовым соглашением.
  • Приказами руководителя.
  • Должностной инструкцией.

ВАЖНО! В должностной инструкции рекомендуется максимально подробно расписать обязанности помощника гендиректора. Если какая-либо обязанность ничем не регламентирована, сотрудник вполне может от нее отказаться.

Что входит в обязанности помощника гендиректора?

Обязанности помощника гендиректора варьируются в зависимости от размера компании. В небольших компаниях сотрудники занимаются контролем над работой курьеров, менеджеров, жизнеобеспечением деятельности офиса. В больших организациях у гендиректора, как правило, есть два помощника. Один личный помощник организует рабочий день руководителя, второй – занимается всеми прочими делами. Перечень обязанностей специалиста может значительно варьироваться. В любом случае обязанности должны быть прописаны в должностной инструкции. Рассмотрим примерный перечень:

  • Организация переговоров, в том числе по телефону.
  • Прием корреспонденции.
  • Организация совещаний и собраний: подготовка сопутствующих материалов, контроль над соблюдением регламентов, оформление протоколов, стенография.
  • Контроль над исполнением поручений гендиректора.
  • Предоставление бумаг на подпись руководителю.
  • Прием посетителей гендиректора.
  • Организация командировок (к примеру, бронирование номеров, заказ билетов).
  • Обеспечение эффективной работы гендиректора.
  • Составление плана рабочего дня.
  • Информационное сопровождение гендиректора.
  • Участие в совещаниях и деловых встречах.
  • Организация деловых встреч.
  • Организация презентаций.
  • Подготовка отчетов о тратах.
  • Исполнение личных поручений.
  • Создание баз данных, виртуальных презентаций с помощью ПК.

Помощник – это самое приближенное к гендиректору лицо. Часто рабочий день его не нормирован. Сотрудник решает самые разнообразные задачи, поэтому он должен иметь соответствующие личные качества.

Права сотрудника

Помощник гендиректора наделяется следующими правами:

  • Ознакомление с проектами и решениями руководителя, касающиеся деятельности помощника.
  • Право на получение необходимых сведений.
  • Право на принятие решений в рамках должностных полномочий.

Помощника гендиректора можно наделить большими полномочиями. К примеру, сотрудник может иметь право подписи документов.

Ответственность, возложенная на помощника

Ответственность, возложенная на помощника, должна быть прописана в должностной инструкции. Сотрудник несет ответственность в следующих случаях:

  • Невыполнение должностных инструкций.
  • Действия, нарушающие законы РФ.
  • Причинение ущерба.

Если помощник допустил проступок, перед наложением на него ответственности проводится расследование. Оно нужно для установления степени вины. В расследовании принимают участие ключевые сотрудники компании. По его итогам составляется документ. В зависимости от степени вины, на сотрудника может накладываться взыскание. Помощник также может быть уволен.

Какие личные качества требуются от помощника?

На личного помощника возложен самый широкий круг задач. Некоторые специалисты работают по одному направлению, однако к помощнику это не относится. От него требуется многозадачность, универсальность. Рассмотрим личные качества, которыми требуется обладать помощнику гендиректора:

  • Проактивность, работа на опережение.
  • Способность предвидеть дальнейшее развитие ситуации.
  • Предотвращение сложностей.
  • Универсальность.
  • Адаптация к быстроменяющейся обстановке.
  • Свободное владение одним или несколькими иностранными языками.
  • Способность работать с информационными потоками.
  • Умение соблюдать конфиденциальность.
  • Способность системного анализа ситуации.
  • Способность предложить сразу нескольких решений.
  • Владение ПК на среднем и высоком уровне.
  • Знание основ тайм-менеджмента.
  • Способность координировать деятельность нескольких сотрудников.
  • Дипломатичность.
  • Коммуникабельность, способность улаживать конфликты.
  • Оперативная работа с большими объемами информации.
  • Хорошая память.
  • Умение расставлять приоритеты.

Помощник должен быть грамотным, устойчивым к стрессам. Желательно знание сопутствующих специальностей (к примеру, знание основ юриспруденции).

Когда гендиректору требуется личный помощник?

Помощник нанимается в том случае, если на гендиректора возложен большой перечень обязанностей. Даже если руководитель справляется с имеющимися задачами, большая часть «текучки» может тормозить работу. Именно для работы с повседневными делами нанимается помощник. Как правило, эти сотрудники приглашаются в большие компании. Гендиректоры малых организаций в силах справиться со всей работой самостоятельно.

Источник

Должностная инструкция помощника генерального директора

Должностные инструкции выполняют в компании несколько функций. Это конкретизация трудовых обязанностей работника, распределение функций между сотрудниками с одинаковыми должностями, основание для оценки работы специалиста и т.п. Документ не обязателен к составлению согласно законодательству, однако судебная практика и письма Роструда говорят об обратном. В статье рассмотрим, как составить должностную инструкцию помощника генерального директора (или ассистента руководителя).

Образец должностной инструкции помощника генерального директора

1. Общие положения

  1. Работник, принятый на должность помощника генерального директора, в компании относится к специалистам.
  2. На данную должность нанимается лицо с высшим образованием (бакалавр) либо дополнительным профессиональным и стажем труда в области работы компании не менее 3 лет.
  3. Помощник гендиректора принимается на работу и увольняется с нее генеральным директором компании.
  4. Работник подчиняется генеральному директору компании.
  5. Помощник гендиректора должен обладать такими знаниями:
    • внутренней и внешней политики хозяйствующего субъекта;
    • принципов представительства в госорганах, органах местного самоуправления, других компаниях и правила взаимодействия с ними;
    • структуру компании, руководство отделов, цехов, филиалов, сферу деятельности хозяйствующего субъекта, должности всех работников, компетенции каждого структурного подразделения компании;
    • современных информационных технологий;
    • законодательства в области деятельности компании, госстандарты в этой сфере;
    • особенностей оформления и составления документации, аннотаций, обзоров;
    • методов работы с поисковыми системами, каталогами библиотек, электронными базами данных, сетью Интернет;
    • правил работы с внешними носителями информации, различными справочниками, правовыми системами;
    • этики делового общения, правил проведения переговоров;
    • методов защиты конфиденциальной информации компании;
    • Правил внутреннего трудового распорядка в компании.
  6. Помощник гендиректора должен обладать такими навыками, как:
    • анализ источников информации в плане достоверности, актуальности, быстроты предоставления необходимых сведений;
    • обработка данных согласно заданным требованиям начальства;
    • передача сведений в систематизированном виде;
    • поиск требуемой информации в справочниках, базах данных, Интернете;
    • верная интерпретация полученных данных;
    • применение правил делового этикета, основ психологии делового общения;
    • разработка планов командировок и служебных поездок гендиректора компании;
    • формирование необходимых для деловой поездки руководителя бумаг;
    • правильное оформление протоколов заседаний, собраний, совещаний, списков итоговых документов;
    • проведение переговоров с партнерами и контрагентами фирмы;
    • формирование пресс-релизов;
    • работа с большим объемом информации, в режиме многозадачности;
    • работа с компьютерами, другой современной техникой;
    • поддержание положительного имиджа компании и своего непосредственного руководителя;
    • быстрота принятия решений в процессе работы;
    • формирование аналитических отчетов по поручению своего руководителя;
    • работа с системами ЭДО в компании.
  7. Работник в своей деятельности опирается на:
    • Устав хозяйствующего субъекта;
    • данный документ;
    • иные локальные нормативные акты компании.
Читайте также:  VST 7051 часы эл буд темп дата 200

2. Должностные обязанности

Трудовые задачи работника включают в себя следующие:

  1. Отбор источников информации согласно заданным ему критериям.
  2. Обработка данных для подготовки проектов решений руководства.
  3. Решение вопросов, которые не требуют участия непосредственного руководителя.
  4. Подготовка бумаг для деловых партнеров.
  5. Взаимодействие с деловыми партнерами компании.
  6. Информирование гендиректора о ходе тех или иных процессов, результатов запросов и обращений.
  7. Подготовка документов для участия своего руководителя в деятельности разных госструктур, муниципальных органов и т.п.
  8. Подбор всей нужной информации по запросу гендиректора.
  9. Планирование и организация деловых поездок своего руководителя.
  10. Подготовка совещаний, заседаний, собраний, презентаций по требованию руководителя.
  11. Проведение пресс-конференции по требованию руководителя.
  12. Организация встречи участников заседаний, переговоров и т.п.
  13. Подготовка всех запрошенных документов, информирование сотрудников о решениях и распоряжениях гендиректора.
  14. Контроль работы по исполнению требований руководителя.
  15. Подготовка аналитики и отчетов по заданным вопросам и поручениям.

3. Права

Помощник гендиректора имеет такие права:

  1. Обсуждать вопросы, относящиеся к его непосредственным обязанностям.
  2. Требовать и получать у своего руководителя и других работников всю необходимую для своей работы информацию и документацию.
  3. Вносить предложения по совершенствованию условий труда в компании.
  4. Принимать участие в обсуждении проектов решений руководства, совещаниях по их разработке и подготовке.
  5. Повышать свою квалификацию.

4. Ответственность

Работник, принятый на должность генерального директора, привлекается к ответственности:

  1. За некачественное выполнение или невыполнение своих трудовых задач — в рамках актуального трудового законодательства РФ.
  2. За проступки и преступления, допущенные во время своей работы, — в соответствии с положениями ГК РФ, УК РФ, КоАП РФ.
  3. За нанесение материального ущерба компании — в рамках актуального трудового законодательства РФ.

Общая информация

Круг должностных обязанностей помощника гендиректора зависит от масштабов компании, количества его контрагентов, сотрудников. То есть от того, насколько большой объем помощи требуется руководителю, будет зависеть перечень задач работника. Если сказать коротко, то главная задача помощника гендиректора — исполнять все его распоряжения или доносить их до других работников компании.

Поручить разработку документа можно кадровым работникам и юристам. Кроме того, сам генеральный директор должен ознакомиться с ней на стадии создания, при необходимости проконсультировать подчиненных на предмет полноты внесения обязанностей.

Для ознакомления с перечнем трудовых функций можно воспользоваться профстандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией». Он утвержден приказом Минтруда РФ от 6 мая 2015 года №276н. Если данные документа соответствуют рабочим действиям потенциального помощника гендиректора, то формулировки можно смело использовать в документе.

После составления инструкции ее утверждает работодатель. Он расписывается в графе «Утверждаю» и ставит дату.

Несмотря на то что в законодательстве нигде не указано, что разрабатывать должностную инструкцию нужно обязательно, работодатели все-таки ее составляют. Документ могут потребовать предоставить во время проверки трудинспекции, о его необходимости говорится в письмах Роструда. Поэтому важно соблюсти традиционную структуру бумаги.

Содержание инструкции

Инструкция, как правило, состоит из 4 базовых разделов. При необходимости можно дополнить ее дополнительными разделами. К основным относят такие части, как «Общие положения», «Должностные обязанности», «Права» и «Ответственность». Дополнительные разделы, такие как «Оценка деятельности», «Заключительные положения», «Взаимодействие в организации», включают, если хотят охватить как можно больше сторон трудовых отношений с персоналом.

Общие положения

Этот раздел утверждает, какое образование должно быть у принимаемого на должность помощника генерального директора, какое место он будет занимать в иерархии компании, какими знаниями и навыками он должен обладать. Информация не должна отличаться от той, что будет прописана в трудовом договоре с работником.

К сведению! Отдельные пункты будут повторяться для работников некоторых категорий, например, те, что касаются знаний законодательства и документации в организации.

Должностные обязанности работника

Раздел должен содержать перечень трудовых задач работника. Он должен быть составлен с особой внимательностью, функции нужно прописать как можно конкретнее. Как было сказано выше, универсальной инструкции для помощника гендиректора нет, поскольку трудовые задачи будут зависеть от масштабов компании. Важно, чтобы указанные действия совпадали с теми навыками и знаниями, которые отмечены в первом пункте инструкции.

Права

Можно сказать, что данная часть инструкции «универсальная», поскольку описание прав дается стандартно для многих должностей. Здесь указывают права на получение необходимой информации для выполнения трудовых задач, на принятие самостоятельных решений в пределах своей компетенции. Также помощник генерального директора может совершенствовать свою квалификацию, участвовать в обсуждении проектов решений начальства.

Ответственность

Здесь наниматель прописывает, какую ответственность будет нести помощник генерального директора. Все возможные варианты наказаний за какие-либо проступки не прописывают, поскольку каждый случай индивидуален и разбирается порой с привлечением суда и органов следствия. При составлении документа ограничиваются стандартными фразами: «в рамках положений действующего законодательства».

Оформление и хранение документа

Должностную инструкцию распечатывают на фирменном бланке компании (с реквизитами) формата А4. Выглядеть документ должен так:

  • наименование и реквизиты компании;
  • отметка об утверждении документа руководителем фирмы — в ней должны быть предусмотрены графы для постановки гендиректором подписи и даты утверждении документа;
  • название документа;
  • текст инструкции;
  • подписи гендиректора и его помощника, иногда при желании руководства ставят свои подписи сотрудники, причастные к составлению и утверждению должностной инструкции.

Как правило, документ составляют в двух экземплярах. Один отдают работнику, а второй остается в отделе кадров, его прикрепляют к личному делу специалиста. Работник может хранить свой экземпляр на рабочем месте и при возникающей необходимости обращаться к его тексту.

Читайте также:  Кнопки на пульте телевизора обозначения

Источник

Должностная инструкция помощника руководителя

Должностная инструкция помощника руководителя дает представление о перечне обязанностей сотрудника, претендующего на обозначенную должность. ДИ — юридически значимый документ. Он состоит из четырех базовых и нескольких второстепенных разделов, а также является одним из наиболее важных внутренних документов компании, регламентирующих трудовые отношения.

Образец должностной инструкции помощника руководителя

1. Основные положения

  1. Помощник руководителя принимается на работу и освобождается от неё приказом руководителя фирмы.
  2. Помощник находится в оперативном подчинении у соответствующего руководителя.
  3. Во время вынужденного отсутствия (болезнь, командировка и пр.) обязанности помощника временно возлагаются на секретаря директора фирмы.

Помощник руководителя должен удовлетворять следующим стандартам квалификации:

  1. полное высшее образование;
  2. опыт работы помощником, секретарем или ассистентом руководителя;
  3. знание основ оргтехники и компьютерных программ;
  4. хорошее знание делового английского языка.

Помощник руководителя должен разбираться в:

  • основных нормах делопроизводства;
  • основах ведения переговоров с партнерами фирмы;
  • востребованных в офисе компьютерных программах;
  • деловом английском языке на уровне, достаточном для помощи директору в переговорах и переписке;
  • ведении потока входящей и выходящей корреспонденции в соответствии с общепринятыми деловыми стандартами;
  • внутренних документах фирмы, регулирующих вопросы, входящие в сферу своей компетенции;
  • иерархии фирмы и её структуре;
  • приемах стенографии;
  • правилах русского языка в части безошибочного ведения документации;
  • правилах пользования оргтехникой;
  • стандартах делового этикета.

Помощник руководителя руководствуется:

  • действующими законами РФ;
  • внутренними документами фирмы;
  • пунктами данной должностной инструкции.

2. Функции

Функции помощника руководителя:

  1. Помощь руководителю в ведении переговоров и проведении совещаний.
  2. Координация мероприятий с помощниками других руководителей по организации совместных рабочих встреч и совещаний.
  3. Совместное с секретарем руководителя рассмотрение документов и корреспонденции, а также её первичная обработка.
  4. Помощь руководителю во встречах и общении с иностранными партнерами.
  5. Организация оптимального приема посетителей.
  6. Помощь руководителю в планировании его делового графика.
  7. Составление резюме и других документов по итогам встреч и совещаний.
  8. Доведение до работников фирмы распоряжений руководителя в пределах его компетенции.
  9. Выполнение рабочих поручений руководителя.
  10. Замена руководителя на встречах на время его вынужденного отсутствия в пределах своей компетенции.
  11. Отслеживание корректности документооборота в пределах своей компетенции.
  12. Сбор информации и подготовка документов по распоряжению руководителя, в пределах своей компетенции.
  13. Обеспечение мероприятий по поддержанию в рабочем порядке кабинета руководителя и его рабочего места.
  14. Информирование руководителя о возможных проблемах в деятельности фирмы.

3. Ответственность

Помощник руководителя несёт следующую ответственность:

  1. За ущерб, который понесла фирма из-за его некомпетентных действий, — в пределах, оговоренных в трудовом законодательстве.
  2. За разглашение внутренних данных фирмы и другие нарушения деловых норм — в пределах, определённых законодательством и документами фирмы.
  3. За некорректное выполнение рабочих функций — в пределах, определенных соответствующими служебными документами компании.
  4. За нарушения законов, происшедших в процессе выполнения должностных обязанностей — в соответствии с действующими статьями законодательства.

4. Права

Для выполнения рабочих функций помощник руководителя наделяется следующими правами:

  1. Информировать руководителя о возможностях оптимизации выполнения своих рабочих обязанностей.
  2. Получать служебные документы фирмы, в том числе и конфиденциальные, необходимые для успешного выполнения своих функций.
  3. Получать информацию, в пределах своей компетенции, от других сотрудников фирмы.
  4. Отдавать распоряжения от имени руководителя, в случаях, когда им было отдано соответствующее непосредственное указание.
  5. Визировать документы в границах своей компетенции.
  6. Отслеживать процесс выполнения соответствующих рабочих распоряжений руководителя сотрудниками фирмы.
  7. Принимать участие в рабочих встречах руководителя.
  8. Представлять руководителя на деловых совещаниях в случае его временного отсутствия.
  9. Требовать от менеджмента компании создания условий, необходимых для качественного выполнения своих рабочих обязанностей.
  10. Получать льготы и вознаграждения в соответствии с правилами организации.

Зачем нужна должностная инструкция

Инструкция является стандартным внутрифирменным документом, касающимся выстраивания рабочих отношений сотрудников. Она позволяет четко определить сферу функций и обязанностей помощника руководителя. Помимо этого, как юридически значимый документ, она помогает определить позиции сторон в возможных правовых спорах.

Для руководителя ДИ, если она грамотно составлена, является хорошим инструментом выстраивания беспроблемных рабочих отношений со своим помощником. А помощнику данный документ помогает идентифицировать спектр своих должностных обязанностей и ответственностей, выполнения которых от него ожидают, принимая на работу.

И для помощника, и для руководителя, инструкция выполняет крайне важную роль, сводящуюся к минимизации последствий рабочих конфликтов.

Что нужно учитывать при написании ДИ

Единая форма должностной инструкции до настоящего времени не прописана в законодательстве. Это открывает для фирм простор для творчества, особенно в описании должностных обязанностей. Однако есть и некоторые общепринятые стандарты написания ДИ, в основном они касаются количества и наименований разделов:

  1. Общие положения.
  2. Функции.
  3. Права.
  4. Ответственность.

К перечисленным пунктам могут прибавляться и дополнительные, которые включают, к примеру, описание условий труда. Целесообразность их включения определяется руководством фирмы.

Основные положения

Здесь прописывают требования по квалификации для сотрудника. Для позиции помощника важным будет упомянуть опыт обращения с офисной техникой, необходимым набором компьютерных программ, а также, в случае необходимости, хорошее знание иностранного языка. Также в разделе стандартно упоминают о том, кто принимает на работу помощника и кому он подчиняется, а также, чем он должен руководствоваться при выполнении своих функций.

Если у директора несколько помощников, то ДИ лучше составить для каждого из них, указав конкретные индивидуальные обязанности.

Функции

Содержимое данного раздела посвящено возможно более подробному перечислению функций, выполнения которых ожидают от помощника руководителя. Обычно тут расписывают круг обязанностей, близкий к секретарскому, но больше связанный с общением с людьми и меньше связанной с обработкой входящих звонков и писем. Также важно учесть и особенности работы фирмы, так как далеко не везде требуется английский язык.

Во многих компаниях функции помощника руководителя выполняют секретари или ассистенты. Поэтому нужно четко описать, что ожидает от помощника сам руководитель: он будет заменой секретарю или будет выполнять какие-то дополнительные обязанности.

Ответственность

В разделе обозначен спектр ответственности работника за нарушения российских законов и правил фирмы, разглашение данных и другие нарушения. Обычно в разделе нет обозначения конкретных мер ответственности т.к. они могут быть предметно определены лишь в ходе трудовых и юридических разбирательств.

Права

Здесь описывается комплекс прав помощника руководителя. Обычно он довольно стандартен и различается лишь в силу специфики как самой фирмы, так и обязанностей конкретного помощника.

После составления и утверждения инструкции её распечатывают в количестве равном числу помощников. Обычно распечатывают на фирменном бланке, таким образом избавляя себя от лишних хлопот, связанных с внесением данных в документ о фирме и её руководителе. На заключительном этапе проставляются подписи и их расшифровки как самого руководителя, так и его помощника. Также могут быть добавлены и подписи лиц, с которыми согласовывается данное назначение. В этом документе печать фирмы не обязательна.

Источник

Adblock
detector