Должностная инструкция руководителя группы оптимизации бизнес-процессов
388 Общие положения
1.23 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Руководителя Группы оптимизации бизнес-процессов ОПР XXX, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX.
1.24 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.
1.25 Переименование, ликвидация должности Руководителя Группы оптимизации бизнес-процессов ОПР, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.
1.26 Руководитель Группы оптимизации бизнес-процессов ОПР непосредственно подчиняется Начальнику Отдела планирования и развития.
1.27 В непосредственном подчинении у Руководителя Группы оптимизации бизнес-процессов ОПР находятся:
— Ведущий специалист Группы оптимизации бизнес-процессов ОПР;
— Специалист Группы оптимизации бизнес-процессов ОПР.
1.28 Руководитель Группы оптимизации бизнес-процессов ОПР может замещать Начальника ОПР на время его отсутствия.
1.29 На время отсутствия Руководителя Группы оптимизации бизнес-процессов ОПР его замещает Ведущий специалист Группы оптимизации бизнес-процессов ОПР или Специалист Группы оптимизации бизнес-процессов ОПР.
389 Цели и должностные обязанности
389.1Деятельность Руководителя Группы оптимизации бизнес-процессов ОПР направлена на достижение следующих целей:
389.1.1Развитие и поддержание методологии моделирования бизнес-процессов в Компании;
389.1.2Систематизация базы знаний о бизнес-процессах Компании;
389.1.3Сопровождение процессов моделирования бизнес-процессов;
389.1.4Регламентация деятельности Компании;
389.1.5Поддержание базы данных бизнес-процессов Компании (ARIS);
389.1.6Реинжиниринг и оптимизация бизнес-процессов Компании.
389.2Для достижения установленных целей Руководитель Группы оптимизации бизнес-процессов ОПР исполняет следующие обязанности:
2.3.9 Организует и обеспечивает реализацию работ по идентификации бизнес-процессы Компании;
2.3.10 Организует и обеспечивает реализацию работ по поддержанию модели бизнес-процессов Компании в актуальном состоянии, обеспечивает проведение администрирования базы в ПО ARIS;
2.3.11 Организует и обеспечивает реализацию методологической поддержки при разработке ВНД, регламентирующих деятельность Компании, консультирование подразделений Компании по вопросам моделирования бизнес-процессов;
2.3.12 Организует и обеспечивает реализацию работ по проведению технологической экспертизы ВНД, разрабатываемых в Компании, на предмет обеспечения соблюдений принятой в Компании методологии описания бизнес-процессов. Организует работы по проведению анализа целостности и непротиворечивости ВНД с точки зрения полноты входов/выходов и соблюдения стандартов моделирования;
2.3.13 Организует и обеспечивает реализацию работ по формированию и поддержанию в актуальном состоянии Единого классификатора бизнес-процессов;
2.3.14 Организует проведение работ по анализу бизнес-процессов Компании и выявлению возможностей по их оптимизации;
2.3.15 Предлагает решения по оптимизации бизнес-процессов, определяет необходимые мероприятия для внедрения и реализации предложенных решений, формирует соответствующие документы по итогам проведения работ, организует и обеспечивает реализацию сформированных предложений;
2.3.16 Организует и обеспечивает реализацию работ по совершенствованию методологии моделирования и регламентации бизнес-процессов в Компании.
390 Показатели оценки деятельности
Деятельность Руководителя Группы оптимизации бизнес-процессов ОПР оценивается на основе следующих показателей:
390.1 «Коэффициент трудовых достижений», который рассчитывается по итогам месяца как агрегированный показатель составляющих: результативность, ответственность, интенсивность, инициативность, который используется для расчета переменной части ежемесячной заработной платы сотрудника.
391 Общекорпоративные нормы
Деятельность Руководителя Группы оптимизации бизнес-процессов ОПР регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:
391.7 Положение «Об отделе планирования и развития»;
391.20 Настоящая должностная инструкция.
Руководитель Группы оптимизации бизнес-процессов ОПР имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:
392.1 Исследовать бизнес-процессы Компании, а именно, интервьюировать сотрудников, вести наблюдения за выполнением бизнес-процессов, запрашивать и получать от структурных подразделений, контрольных служб необходимую для работы аналитическую информацию (отчеты, акты проверок, предписания и т. д.), инициировать установку необходимого ПО и предоставление доступа к ИС;
392.2 Вносить предложения по оптимизации бизнес-процессов Компании;
392.3 Вносить предложения о способах организации работ по разработке и внедрению изменений в бизнес-процессах;
392.4 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей компетенции;
392.5 Выступать с предложениями по улучшению работы Отдела планирования и развития.
Руководитель Группы оптимизации бизнес-процессов ОПР несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:
— в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;
— в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.
394 Требования к работнику при приеме на работу
Общие требования, обязательные при приеме на работу
Наличие опыта проведения работ по анализу и оптимизации бизнес-процессов, опыта в области разработки и моделирования бизнес-процессов, регламентации деятельности компании.
Системность мышления, ориентация на выстраивание/изменение механизмов работы компании, понимание подходов в области анализа и оптимизации бизнес-процессов, навыки разработки и моделирования бизнес-процессов, разработки регламентов бизнес-процессов, способность быстро вникать в ситуации, нацеленность на выявление и решение проблем анализ бизнес-процессов и выявление возможностей по их оптимизации
Знание специального ПО, технических систем
MS Offise, ARIS, BPwin (AllFusion Process Modeler), MS Visio или иное средство моделирования бизнес-процессов, MS Project
Знание нормативной документации
Желательно знание требований ГОСТ Р ИСО 9001:2001 «Система менеджмента качества»
Владение методологиями разработки и анализа бизнес – процессов IDEF0; IDEF3; ARIS
395 Словарь специальных терминов и сокращений
Внутренний нормативный документ
Группа оптимизации бизнес-процессов
Государственный стандарт России
Группа регламентации отдела документооборота и регламентации
Международная организация по стандартизации
(Architecture of Integrated Information Systems) – архитектура интегрированных информационных систем – методология и единая интегрированная среда анализа, моделирования и оптимизации бизнес-процессов.
CASE-система (Computer-Aided Software/System Engineering). CASE-система представляет собой совокупность методологий анализа, проектирования, разработки и сопровождения сложных систем и поддерживается комплексом взаимоувязанных средств автоматизации
Источник
Оптимизация бизнес-процессов: методы, инструменты, пошаговое руководство с примерами
Любая коммерческая компания нацелена на прибыль. А ее объем всегда зависит от качества услуг, скорости их исполнения, размера клиентской базы, производительности. На любом этапе развития проекта может возникнуть вынужденная стагнация. И даже если остановки не совершилось, существуют переломные моменты, когда всю деятельность необходимо немного модернизировать, изменять некоторые аспекты. Тогда прибыль будет расти скачкообразно. Появятся новые горизонты и реальные возможности их освоения, возрастут ресурсы. Именно эту процедуру усовершенствования мы и разберем в данном обзоре. Взглянем, на оптимизацию бизнес-процессов компании – что это такое, какие существуют методики и правила, нюансы, для чего необходима эта операция, как ее исполнить с примерами и детальным руководством.
Определение
Начнем с азов. Любое одно действие или целый комплекс, совершаемых предприятием и является данным бизнес-процессом. Суть заключается в том, что он всегда направлен на решение конкретной задачи и достижение цели. Доставка оборудования, продажа товара на точке, поступление новинок, маркетинговые акции. Или более широкие пласты – изучение рынка, реализация продукции в определенной географической локации. В любом случае порядок действий можно оптимизировать, улучшать. Технология на предприятии зачастую несовершенная, всегда найдутся более рентабельные пути.
Для чего нужно оптимизировать
Стоит помнить, что модернизация – это очень затратное дело. Оно включает не только трату ресурсов, но и работу практически всех сотрудников предприятия. Таким образом, постоянно проводить улучшение – это неэкономично. Но в деятельности компании всегда есть те самые ключевые точки, когда это сделать жизненно необходимо. Ведь это простой и эффективный способ увеличить прибыль иногда более, чем на 100%.
Часто сотрудники считают, что оптимизация бизнес-процессов в организации – это фактически первый звоночек о сокращениях. И боятся такой инициативы, переживая за рабочие места. На самом деле, ситуация немного иная. Конечно, если в целях экономии какая-то должность просто не нужна, если количественный фактор необходимых работников превышен, то сокращение вполне возможно. Но так же и появление новых мест. Ведь улучшить саму процедуру производства, которая позволит увеличить объем продукции в два раза посредством найма всего пары новых сотрудников, реально.
Источник
Методы, правила и примеры оптимизации бизнес‑процессов
Для того, чтобы оптимизировать бизнес-процессы, необходимо понять, что нужно улучшить: поднять продажи, снизить риски и расходы, повысить эффективность сотрудников и т.д. От этого будут зависеть дальнейшие шаги.
- Что такое бизнес-процесс и зачем его описывать
- Ошибки при создании бизнес-процессов
- Категории бизнес-процессов
- Правила описания процессов
- Точки контроля на каждом этапе
- Примеры оптимизации бизнес-процессов
Что такое бизнес-процесс и зачем его описывать
Бизнес-процессом называют стандартный набор действий, который выполняется в компании для получения заданного результата. Алгоритм их совершенствования можно закрепить, а затем совершенствовать, снижая затраты и сокращая время выполнения.
Бизнес-процессы важно описать так, чтобы они действительно выполнялись. Если они не описаны, значит они и не выполняются.
Владельцы компании получают от формализации бизнес-процессов много преимуществ:
- четкое понимание того, как работает компания;
- стандартизацию процессов;
- повышение качества работ и управляемости бизнеса;
- возможность осознанно улучшать деятельность компании;
- уменьшение зависимости бизнеса от человеческого фактора;
- возможность найма более дешевого персонала;
- повышение удовлетворенности клиентов, снижение издержек и рост прибыли.
Для выявления сильных и слабых сторон бизнеса, его возможностей и угроз используется SWOT-анализ. С помощью него мы сможем определить риски и пути их предотвращения. При прогнозе негативных событий необходимо учитывать новые инфекции, стихийные бедствия, которые ранее не наблюдались. К примеру, в этом году всех нас затронул коронавирус. Кризис привел к потере платежеспособности и сложностям с получением финансовых ресурсов. Предприятия, которые заранее оценили риски возникновения непредвиденных обстоятельств, пережили ситуацию легче.
Сейчас компаниям приходится восстанавливаться после длительного простоя и создавать бизнес-модель, устойчивую к кризисным ситуациям. Для этого нужно внедрять новые подходы к работе.
Ошибки при создании бизнес-процессов
При создании бизнес-процессов следует избегать следующих ошибок:
- делать бизнес-процессы слишком сложными и запутанными;
- предусматривать лишние и неэффективные шаги;
- создавать проблемы на стыке людей и процессов,
- сильно вовлекать руководство в процессы;
- осуществлять недостаточный или, наоборот, избыточный контроль — он отрицательно влияет на эффективность процессов;
- оставлять бизнес-процессы только на бумаге.
С неприятным примером неотработанного бизнес-процесса столкнулась недавно моя сестра в санатории. Когда она заселилась, попросила фен. Фен ей так и не принесли. Но когда она уже возвращалась домой, ей позвонили и потребовали вернуть фен. Ответственные работники не отметили, что фен ей не давали и что он числился на предыдущей гостье. Сестре долго по телефону пришлось объяснять, что она ничего не забирала из санатория. Настроение у неё было испорчено из-за того, что процесс выдачи фенов в санатории не был отработан.
Категории бизнес-процессов
Процессы предприятия можно разделить на четыре категории:
Основные — процессы, вследствие которых компания зарабатывает деньги. Например, процесс производства холодильника, розничные продажи.
Вспомогательные. Например, управление финансами, управление персоналом, логистика.
Процессы управления. Например, стратегическое, тактическое и оперативное управление.
При описании процессов бизнеса необходимо определить ключевые параметры бизнеса, первый и последний шаги, цели процесса. Менеджер процесса отвечает за выполнение данной операции. Также нужно будет определить выходы и входы процесса. Процесс не зависит от организационной структуры управления, он может пересекать границы подразделений.
Предположим, фирма разрабатывает проект нефтехимического завода. В нем задействованы разные подразделения — отдел строительства, электротехнический отдел, сантехнический отдел и т.д. Каждый отдел отвечает за свою часть.
Получите конкретный план действий, который увеличит эффективность продаж.
Правила описания процессов
Нужно помнить о том, что при описании бизнес-процессов важно:
- отображать только нормальный ход процесса;
- не мельчить, но и сильно не абстрагироваться, оптимальное количество шагов — 5-12, лучше 7;
- удерживаться на выбранном уровне детализации.
Процессы разбивают на большее количество шагов для того, чтобы подробно описать все действия. Предположим, процессы должны происходить в удаленных филиалах компании. Или процессы выполняются массово и на них набирают людей с минимальным опытом.
Для того, чтобы подробно описать бизнес-процесс конкретного шага, мы его сначала выбираем, затем рисуем блок-схему процесса. Она не обязательно должна вписываться в стандарт, например, можно символически обозначать людей, предметы, оборудование. Затем делаем пошаговую презентацию, описываем процесс таблицей и текстом. Можно также включить фотографии, снять видеоролик.
Точки контроля на каждом этапе
Контроль выполнения бизнес-процессов должен быть выстроен оптимально, чтобы он не мешал работе, но и в то же время не давал упустить ситуацию.
Я часто замечаю, что на предприятиях достаточно много начальников в расчете на одного исполнителя и каждый из них своим избыточным контролем раздражает работников. Но чтобы понять, насколько правильно работники выполняют возложенные на них задачи, контроль тоже нужен. Например, сами работники контролируют друг друга или руководитель подразделения. Здесь важно не допустить перекоса в ту или иную сторону. Главное — понятно описать все процессы.
Примеры оптимизации бизнес-процессов
Кризис — тот момент, когда наступает необходимость в оптимизации бизнес-процессов. Возьмем, к примеру, ресторанный бизнес.
В связи с самоизоляцией заведения не работали несколько месяцев. Когда им разрешили открывать летние веранды, сразу делать спонтанные большие закупки продуктов было нецелесообразно. Поэтому в целях оптимизации бизнес-процессов необходимо было определить минимальный объем запасов по каждой группе товаров. Это хозяйственные товары, продукты питания, алкогольные напитки и т.д.
Затем нужно было составить квартальные планы заказов с ежемесячной корректировкой. Заказы лучше разбить на мелкие партии, чтобы тратить меньше денег на складские запасы. В одном из ресторанов внедрение такой системы привело к высвобождению 10 % денежных средств.
Автоопределение категорий доходов и расходов, виртуальные счета для учета наличных, аналитика по проектам и подразделениям и другие инструменты для бизнеса.
Невыгодные бизнес-процессы можно найти в отчетах. Допустим, в отчете о прибылях и убытках. Сам по себе отчет не покажет, какие процессы на предприятии работают эффективно, а какие нет.
Рассмотрим пример предприятия, производящего станки.
Источник
Должностная инструкция специалиста по оптимизации бизнес-процессов
721 Общие положения
1.30 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Специалиста Группы оптимизации бизнес-процессов ОПР XXX, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX.
1.31 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.
1.32 Переименование, ликвидация должности Специалиста Группы оптимизации бизнес-процессов ОПР, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.
1.33 Специалист Группы оптимизации бизнес-процессов ОПР непосредственно подчиняется Руководителю Группы оптимизации бизнес-процессов.
1.34 У Специалиста Группы оптимизации бизнес-процессов ОПР подчиненных нет.
1.6 На время отсутствия Специалиста Группы оптимизации бизнес-процессов ОПР его замещает другой Специалист Группы оптимизации бизнес-процессов ОПР или Ведущий специалист Группы оптимизации бизнес-процессов ОПР.
722 Цели и должностные обязанности
722.1 Деятельность Специалиста Группы оптимизации бизнес-процессов ОПР направлена на достижение следующих целей:
722.1.1 Развитие и поддержание методологии моделирования и регламентации бизнес-процессов в Компании;
722.1.2 Систематизация базы знаний о бизнес-процессах Компании;
722.1.3 Сопровождение процессов моделирования и регламентации бизнес-процессов;
722.1.4 Регламентация деятельности Компании;
722.1.5 Поддержание базы данных бизнес-процессов Компании (ARIS);
722.1.6 Реинжиниринг и оптимизация бизнес-процессов Компании.
722.2 Для достижения установленных целей Специалист Группы оптимизации бизнес-процессов ОПР исполняет следующие обязанности:
2.3.17 Идентифицирует бизнес-процессы Компании;
2.3.18 Поддерживает модели бизнес-процессов Компании в актуальном состоянии, проводит администрирование базы в ПО ARIS;
2.3.19 Производит методологическую поддержку при разработке ВНД, регламентирующих деятельность Компании, проводит консультирование подразделений Компании по вопросам моделирования бизнес-процессов;
2.3.20 Проводит технологическую экспертизу ВНД, разрабатываемых в Компании, на предмет обеспечения соблюдений принятой в Компании методологии описания бизнес-процессов. Проводит анализ целостности и непротиворечивости ВНД с точки зрения полноты входов/выходов и соблюдения стандартов моделирования;
2.3.21 Формирует и поддерживает в актуальном состоянии Единый классификатор бизнес-процессов;
2.3.22 Анализирует бизнес-процессы Компании и выявляет возможность по их оптимизации;
2.3.23 Предлагает решения по оптимизации бизнес-процессов, определяет необходимые мероприятия для внедрения и реализации предложенных решений, формирует соответствующие документы по итогам проведения работ, отслеживает процесс внедрения предложений;
2.3.24 Совершенствует методологию моделирования и регламентации бизнес-процессов в Компании.
723 Показатели оценки деятельности
Деятельность Специалиста Группы оптимизации бизнес-процессов ОПР оценивается на основе следующих показателей:
723.1Коэффициент трудовых достижений», который рассчитывается по итогам месяца как агрегированный показатель составляющих: результативность, ответственность, интенсивность, инициативность, который используется для расчета переменной части ежемесячной заработной платы сотрудника.
724 Общекорпоративные нормы
Деятельность Специалиста Группы оптимизации бизнес-процессов ОПР регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:
724.7 Положение об отделе планирования и развития;
724.20 Настоящая должностная инструкция.
Специалист Группы оптимизации бизнес-процессов ОПР имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:
725.1 Исследовать бизнес-процессы Компании, а именно, интервьюировать сотрудников, вести наблюдения за выполнением бизнес-процессов, запрашивать и получать от структурных подразделений, контрольных служб необходимую для работы аналитическую информацию (отчеты, акты проверок, предписания и т. д.), инициировать установку необходимого ПО и предоставление доступа к ИС;
725.2 Вносить предложения по оптимизации бизнес-процессов Компании;
725.3 Вносить предложения о способах организации работ по разработке и внедрению изменений в бизнес-процессах;
725.4 Вносить предложения по совершенствованию методологии и системы регламентации и моделирования бизнес-процессов;
725.5 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей компетенции;
725.6 Выступать с предложениями по улучшению работы Отдела планирования и развития.
Специалист Группы оптимизации бизнес-процессов ОПР несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:
— в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;
— в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.
727 Требования к работнику при приеме на работу
Общие требования, обязательные при приеме на работу
Желательно наличие опыта проведения работ по анализу и оптимизации бизнес-процессов, опыта в области разработки и моделирования бизнес-процессов, регламентации деятельности компании
Системность мышления, ориентация на выстраивание/изменение механизмов работы компании, понимание подходов в области анализа и оптимизации бизнес-процессов, навыки разработки и моделирования бизнес-процессов, разработки регламентов бизнес-процессов, способность быстро вникать в ситуации, нацеленность на выявление и решение проблем
Знание специального ПО, технических систем
MS Office, ARIS, BPWin (или иная CASE-система), MS Visio, MS Project
Знание нормативной документации
Желательно знание требований ГОСТ Р ИСО 9001:2001 «Система менеджмента качества»
Владение методологиями разработки и анализа бизнес – процессов IDEF0; IDEF3; ARIS
728 Словарь специальных терминов и сокращений
Внутренний нормативный документ
Группа оптимизации бизнес-процессов
Группа регламентации отдела документооборота и регламентации
(Architecture of Integrated Information Systems) – архитектура интегрированных информационных систем – методология и единая интегрированная среда анализа, моделирования и оптимизации бизнес-процессов.
CASE-система (Computer-Aided Software/System Engineering). CASE-система представляет собой совокупность методологий анализа, проектирования, разработки и сопровождения сложных систем и поддерживается комплексом взаимоувязанных средств автоматизации
Источник