Меню

Порядок нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

АДМИНИСТРАТИВНО-ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Административно-организационные документы предназначены для обеспечения решения широкого круга задач управления людьми и экономическими объектами как глобального (межгосударственного и государственного) уровня, так и локального — предприятиями, организациями, производственными коллективами и т. п.

К административно-организационным документам относятся: положения, планы, уставы, правила, отчеты, контракты, договоры, инструкции и пр.

ПОЛОЖЕНИЕ, ПРАВИЛО, ИНСТРУКЦИЯ

Положение — нормативный акт, имеющий сводный характер и определяющий структуру, функции, компетенцию органа или системы органов ( Положение об отделе главного конструктора, Положение о гимназии ), либо порядок их действий в определённых случаях ( Положение о порядке созыва и проведения общего собрания акционеров закрытого акционерного общества ), либо регулирующий совокупность организационных, имущественных, трудовых отношений по конкретному вопросу ( Положение о порядке заключения и исполнения договоров, Положение о порядке аккредитации журналистов).

Правила — нормативный акт, которым регулируется организация и порядок деятельности в какой-либо определённой сфере отношений. В частности, правилами устанавливается организация и порядок деятельности государственного или иного органа, предприятия, учреждения (например, Правила внутреннего трудового распорядка предприятия ). В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

Инструкция (от лат. instructio — устройство, наставление):

1. Акт управления, содержащий нормы и правила, регулирующие порядок и условия осуществления какой-либо деятельности, а также нормы, определяющие порядок и условия реализации нормативных актов, изданных данным или вышестоящим органом (например, Инструкция о порядке санаторно-курортного обеспечения в федеральных органах правительственной связи и информации ).

2. Нормативный акт, определяющий порядок и способы осуществления какой-либо деятельности (например, Должностная инструкция заведующего складом ).

Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке.
Общая структура документа :

1. Наименование органа, организации, учреждения, выпустившего данный документ.
2. Гриф утверждения.
3. Заголовок.
4. Констатирующая часть.
5. Основной текст.
6. Подпись лица, подготовившего проект документа, дата.

Обязательными являются пункты 2 — 5. В ряде документов наименование организации включается в пункт 2 и не дублируется в пункте 1.
Пункт 6 обычно используется, если документ готовится и подписывается руководителем подразделения, а утверждается вышестоящей организацией.

Основные правила оформления грифа утверждения, заголовка и подписи рассмотрены в разделе «Требования к оформлению реквизитов документа». Здесь мы остановимся только на особенностях оформления, присущих рассматриваемым документам.

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «о чем?», например: Положение о порядке заключения и исполнения договоров; Положение о персонале; Инструкция о порядке подготовки проектов приказа .

Заголовок к инструкции , содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «кого?, чья?», например: Должностная инструкция главного специалиста; Должностная инструкция заведующего складом .

В констатирующей части положения (правил, инструкции) указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий и т. п.

Констатирующая часть оформляется либо в виде отдельного абзаца перед основным текстом документа, либо как раздел «Общие положения» документа (см. примеры).

Основной текст положения (правил, инструкции) имеет следующие языковые особенности:

  • употребление специальных терминов, отыменных предлогов, слов, принадлежащих канцелярской речи;
  • преимущественное использование страдательных конструкций;
  • трафаретность в изложении текста;
  • применение рубрицирования, необходимого при перечислении положений устава, пунктов плана и отчета, обязательств и прав договора и контракта. Текст документа может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами;
  • изложение в сжатой форме от третьего лица единственного или множественного числа. Типовые глаголы, используемые в тексте: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается», «устанавливает», «разработано», «признается», «возлагается» и т. п.

Источник



Порядок нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве – неотъемлемый атрибут документооборота любой организации. Из нашей статьи читатель узнает, зачем необходима нумерация приказов, какие варианты организации кадрового документооборота существуют, и как присвоить приказу номер.

Законодательство, регулирующее вопросы нумерации кадровых документов

В каждой организации постоянно оформляются кадровые документы – при приеме и увольнении сотрудников, при издании приказов и принятии коллективных договоров, во многих других случаях. Для того, чтобы документы были систематизированы, каждую бумагу было легко найти, применяются различные методы, основным из которых является нумерация всей кадровой документации.

Единая система кадрового документооборота не устанавливается для всех видов организаций. Для некоторых ведомств применяются свои инструкции. Чаще всего, это инструкции по делопроизводству, — например, приказ Казначейства России от 27.05.2011 № 206, которым утверждена инструкция по делопроизводству в органах Федерального казначейства, Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденная Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 № 36.

В организациях и у ИП единой системы документооборота на законодательном уровне не закрепляется, однако это не значит, что ее не нужно вводить. Закрепление такой системы возможно с помощью локальных актов, принимаемых в порядке, установленном ст. 40 ТК РФ. Локальные акты принимаются с учетом требований ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, Приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33, Приказа Минкультуры России от 25.08.2015 № 558, иных актов.

При грамотной разработанной системе кадрового документооборота, которая включает в себя и порядок нумерации приказов, в нескончаемом потоке документов разобраться будет гораздо проще.

Приказы, которые принимаются в организации и подлежат нумерации

Приказ – это распорядительный документ, который принимается руководителем организации (единоличным исполнительным органом) с целью регулирования внутренних и внешних правоотношений. Виды приказов, которые могут быть приняты в организации отражены в Приказе Минкультуры России № 558. Разумеется, представленный перечень не является исчерпывающим, однако может дать представление о том, какие приказы могут приниматься в фирме.

Важно! Разграничение приказов друг от друга и их нумерация важны еще и потому, что для каждого документа предусмотрен свой срок хранения.

Приказы, принимаемые в организации условно можно разделить на следующие виды:

Читайте также:  Насосная станция Aquario Auto ADP 355

Есть вопрос? Ответим по телефону! Звонок бесплатный!

  1. По личному составу. Это распоряжения, связанные с приемом и увольнением сотрудников, и т.д.
  2. По основной деятельности. Это локальные акты любой направленности, например, Положение об охране труда.
  3. По административно-хозяйственной деятельности. Это приказы по порядку посещения производственных помещений, организации охраны, и т.д.

Порядок нумерации: как вести нумерацию приказов в кадровом делопроизводстве?

Поскольку императивных требований к тому, каким образом должна осуществляться нумерация нет, каждый работодатель вправе избрать свою систему. Однако, чтобы не изобретать велосипед, можно воспользоваться уже готовыми моделями, о которых расскажем далее.

  1. Первый вариант – использование букв и цифр. Цифры проставляются по порядку, а от буквенного значения зависит тип приказа. Например, номер приказа 2-У может означать, что документ принят в начале года, и это приказ об увольнении сотрудника. Можно добавлять к таким приказам цифровые значения года принятия, например, № 2-У-2018.
  2. Второй вариант – группировка приказов по уже упомянутым выше группам (по личному составу, и т.д.). Нумерация каждой группы начинается с 1 и продолжается либо до окончания календарного года, либо до бесконечности.
  3. Третий вариант – разработка более сложной систематизации. Такая система, несмотря на свою сложность, оправдывает себя в полном объеме. Приказы систематизируются по нескольким критериям, например: дате принятия; группе, сроку хранения; структурному подразделению, в отношении которого документ принят и т.д. Например, Приказ № 2017-5—50л-ЛС-ЭО может означать, что приказ принят в 2017 году за номером 5, срок его хранения составляет 50 лет, он является приказом по личному составу, и относится к экономическому отделу организации.

Какой вариант выбрать – зависит от конкретной организации и предпочтений руководства. Любой вариант нумерации можно закрепить в локальном акте.

Учет приказов в журнале учета

Для удобства регистрации приказов, их можно заносить в специальный журнал учета. То, какие приказы заносить в журнал, выбирает руководство организации. Как правило, в них регистрируются приказы по формам № Т-1, Т-1а, Т-8, Т-8а, Т-9, Т-9а, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Формы журналов на законодательном уровне не утверждается, соответственно в каждой фирме может быть введен свой журнал.

В них указываются следующие сведения:

  1. Титульный лист, в котором отражены название журнала, дата начала и окончания его ведения, наименование организации.
  2. Раздел, в котором дается указание на ответственного лица за его ведение, перечень приказов, принятых в фирме, их номера, сроки хранения, перечень лиц, на которые конкретные приказы распространяются.

Таким образом, в каждой организации может устанавливаться свой порядок нумерации приказов, а также формы журналов их регистрации.

Источник

Инструкция по пожарной безопасности на предприятии

Из этой статьи вы узнаете, как составляются инструкция о мерах пожарной безопасности на предприятии и должностная инструкция ответственного за пожарную безопасность, какие обязанности по ПБ возлагаются на трудящихся и ИТР.

Инструкция по пожарной безопасности 2021 скачать бесплатно СКАЧАТЬ
Приказ о назначении ответственного за пожарную безопасность СКАЧАТЬ
Должностная инструкция ответственного за пожарную безопасность СКАЧАТЬ

Инструкция по пожарной безопасности текущего года

Противопожарный режим – это комплекс правил и действий на территории объектов защиты, соблюдение которых позволяет избежать вызванных нарушениями правил ПБ пожаров. Для его обеспечения в компаниях разрабатываются следующие документы:

1. Инструкция о мерах пожарной безопасности на предприятии, в здании, постройке или другом объекте защиты;

2. Инструкция о последовательности действий трудящихся при обнаружении возгораний – нужна на круглосуточно работающих объектах, а также с массовым пребыванием людей;

3. Должностная инструкция ответственного за пожарную безопасность.

Их разрабатывают на основании «Правил противопожарного режима в РФ», введенных в действие в 2012 г. постановлением №390.

При подготовке инструкций по ПБ учитываются также требования документов по электробезопасности, охраны труда при выполнении различных работ, руководств по эксплуатации оборудования, постановлений, приказов, распоряжений Правительства, МЧС и т.д. При этом ссылки на какие-либо документы не допускаются – все положения безопасности прописываются в тексте документа.

Тексты инструкций по пожарной безопасности на предприятиях пишутся в стиле, понятном даже для простого рабочего (с объяснением значения узкоспециальных терминов, простыми для понимания предложениями).

Задачи должностных лиц по ПБ целесообразно вписывать в должностные инструкции отдельными абзацами или пунктами. Создавать для этих целей отдельные инструкции по пожарной безопасности на предприятиях в 2021 г. не нужно. Исключение – «противопожарные» обязанности первого лица компании, особенно если в ней эксплуатируются объекты с массовым пребыванием людей. Здесь обязанностей и ответственности хватит на полноценную инструкцию.

Должностная инструкция ответственного за пожарную безопасность

Инструкция о мерах пожарной безопасности на предприятии

Чтобы скачать инструкции по пожарной безопасности (скачать бесплатно) перейдите в начало этой страницы.

Инструкция по пожарной безопасности в учреждении или на предприятии необходима, чтобы установить единые требования к:

  • содержанию территории объекта;
  • содержанию зданий, построек, помещений различного назначения;
  • нормам поведения трудящихся и людей, прибывающих на территорию объекта защиты.

Составляя инструкцию по пожарной безопасности в учреждении, необходимо изложить вопросы, касающиеся:

  • действий, которые трудящиеся разных профессий и функциональных обязанностей должны выполнять при возгорании предметов, материалов, сырья;
  • количества и спецификации готовой продукции, сырья, материалов, которые разрешено складировать в помещениях в одно и то же время;
  • количества, расположения, оборудования «курилок»;
  • максимальное количество людей, которым разрешается пребывать в пределах объекта защиты одновременно;
  • мероприятий, необходимых для поддержания нормативного уровня ПБ при выполнении различных видов работ, в том числе с повышенной пожароопасностью (например, огневых), эксплуатации оборудования, ведения технологических процессов;
  • организации хранения и перевозки веществ, которые способны загораться или взрываться;
  • перечней КИПиА, показания которых указывают на высокую вероятность возгорания, взрыва, и пределов нормальных значений этих показаний;
  • обустройства и содержания эвакуационных путей, выходов;
  • проверки состояния и запирания помещений после завершения трудовых операций;
  • приема от трудящихся спецодежды, ее чистки от загрязнений горючими и пожароопасными веществами, хранения и утилизации;
  • последовательности и периодичности уборки пыли, способных к возгораниям отходов производства (не только на электроустановках, а на всех предметах, расположенных в пределах объекта защиты);
  • расположения транспортных проходов, проездов, порядка их содержания и эксплуатации;
  • требований к расположению и оборудованию мест, предназначенных для использования открытого огня, меры безопасности, которые используются в их пределах.
Читайте также:  Шаг 2 Выбираем шаблон будущего а

Таких инструкций по пожарной безопасности на предприятии нужно разработать столько, на сколько объектов защиты оно разделено. Если в качестве объекта защиты в зарегистрированной декларации пожарной безопасности указано целое предприятие, то документ будет один. В нем приводятся мероприятия безопасности по каждому строению, помещению, которое входит в состав объекта. Если в качестве объектов защиты указаны отдельные строения, здания, постройки, то для каждого из них придется составлять отдельную инструкцию. Они также составляются для складов, а также производственных помещений с высокой вероятностью пожара или взрыва, отнесенных к категориям А, Б, В1.

Нужно предоставить трудящимся свободный доступ к текстам действующих в 2021 году инструкций по пожарной безопасности. Их нужно выкладывать в комнатах сменно-встречных собраний, развешивать на стенах, предоставлять возможность бесплатно скачивать с серверов компании.

Инструкции по пожарной безопасности на предприятиях в 2021 г.: ответственные лица

В инструкциях по пожарной безопасности на предприятии на 2021 год, как и ранее, нужно перечислять ответственных за поддержание должного уровня ПБ на объекте лиц. Поскольку задач перед ними ставится много, отделаться назначением одного ответственного «за все» не получится. Виды ответственности распределяются по должностным и рабочим обязанностям трудящихся.

Например, при составлении инструкции о мерах пожарной безопасности на промышленном предприятии электрика цеха можно назначить ответственным за своевременную остановку подачи электроэнергии, диспетчера – за информирование о возникшем ЧП руководства, МЧС, дежурных объектовых служб.

Назначать ответственных нужно для выполнения таких действий:

  • ведение общего руководства работами по пожаротушению в процессе ожидания прибытия пожарных;
  • передача информации о чрезвычайном происшествии в пожарную охрану, дежурные объектовые службы, руководству;
  • координация прибытия пожарников – их встреча, проведение к возгоранию по кратчайшему пути, передача данных, необходимых для принятия мер для обеспечения личной безопасности персонала в ходе работы (например, о возможной утечке ядовитых газов), информации об особенностях объекта, хранящихся в его пределах материалах, проходящих через его территорию коммуникациях и т.д.;
  • оказание трудящимся первой помощи;
  • проведение безопасного тушения возгорания силами трудящихся, контроль соблюдения последними правил ПБ, личной безопасности, использование имеющихся на объекте ресурсов для борьбы с распространением пламени;
  • организация защиты и эвакуации принадлежащих компании и ее партнерам материальных ценностей;
  • организация безопасного вывода с объекта, спасение трудящихся;
  • остановка любых работ на время тушения возгорания. Если полностью остановить технологический процесс невозможно, ответственное лицо обеспечивает защиту работающего оборудования и персонала;
  • отключение электроэнергии, питания производственного и остального оборудования, выключение систем вентиляции;
  • перекрытие газовых, паровых, других коммуникаций;
  • проведение периодических проверок работоспособности аварийных систем (защиты от дыма, тушения огня, оповещения).

Распределяя обязанности, необходимо исключить возможные нестыковки. Например, следить, чтобы ответственные за конкретное мероприятие лица (например, встречу пожарников) были в каждой смене. Прописать порядок передачи полномочий за выполнение мероприятия на период отсутствия ответственного лица (командировка, отпуск, перемещение на другой объект). Разработать указания для всех работников, которые могут оказаться рядом с очагом пожара.

Специфика зданий, технологических процессов, используемых материалов в разных, даже принадлежащих к одной отрасли, компаний существенно различается. Поэтому скачать бесплатно готовую инструкцию по пожарной безопасности на 2021 г., которая полностью подойдет именно вашему предприятию, практически невозможно. Проще всего найти в Сети хорошие, тщательно проработанные документы для учреждений системы образования (садиков, школ). Образцы инструкций для промышленных, транспортных, торговых предприятий лучше всего «добывать» у коллег или просить у кураторов из МЧС.

Должностная инструкция ответственного за пожарную безопасность

Должностную инструкцию ответственного за пожарную безопасность можно скачать вначале данной статьи. Также можно скачать инструкции по пожарной безопасности ( скачать бесплатно).

В должностной инструкции ответственного за пожарную безопасность указываются:

  • порядок назначения на должность и снятия с нее;
  • схемы взаимодействия с другими сотрудниками (например, прямое подчинение руководителю компании);
  • требования к образованию, стажу работы, наличию обучения ПТМ;
  • перечень функциональных обязанностей;
  • перечень знаний, умений и навыков;
  • права и ответственность.

Наличие актуальной, грамотно разработанной инструкции по пожарной безопасности на предприятии не гарантирует правильной и слаженной командной работы трудящихся в случае возгорания. Чтобы каждый сотрудник компании мог эффективно действовать в опасной ситуации, необходимо регулярно проводить противопожарные тренировки. Например, на объектах с массовым пребыванием людей такие тренировки должны проводиться каждые 6 месяцев.

Ознакамливая трудящихся с инструкцией по пожарной безопасности на предприятии, например, на 2021 г., нужно не забывать собирать их подписи на листах ознакомления. В крупных компаниях с большим количеством трудящихся вместо них целесообразно использовать журналы ознакомления с инструкциями.

Читайте также:  Инструкция для DUNE HD Lite 53D

Он должен содержать такую информацию: профессия/должность трудящегося, его ФИО, дата ознакомления, личная подпись. В остальном форма журнала – произвольная. Этот журнал ведется в таком же порядке, как журнал регистрации инструктажа по охране труда или журнал учета инструктажа по пожарной безопасности (прошивается, страницы нумеруются, ставятся даты начала/окончания журнала, запрещаются подтирания и т.д.). Ответственные за ознакомление с требованиями инструкций по пожарной безопасности лица назначаются приказами по предприятию.

Из этой статьи вы узнали, на основании требований каких документов составляется инструкция по пожарной безопасности в учреждении и другие инструкции по ПБ, какие пункты они должна содержать, почему трудно скачать бесплатно инструкцию по пожарной безопасности на 2021 год, которая идеально подойдет вашему предприятию, для каких категорий трудящихся составляются должностные инструкции по ПБ.

Источник

Как присвоить номер документа по ГОСТу

Согласно стандартам ЕСКД, ЕСПД и КСАС каждой программе, системе, документу должно быть присвоено обозначение, которое состоит из группы цифр и букв, разделённых точками, пробелами, дефисами. Обозначение присваивается по правилам для унификации и упрощения идентификации изделий и документации на них, ведения учёта и архива.
Присвоить номер, код или шифр документу, со сторону кажется целой наукой, тайным знанием. Однако, это проще чем кажется! Можно ли не присваивать этот мистический номер созданному техническому документу по ГОСТу? Нет, он необходим, чтобы в документации был порядок. Иначе поиск, хранение и учёт документов будут проблематичны.
Для начала следует запомнить, что документ не имеет номера, кода или шифра, а имеет обозначение, если мы говорим про документы из серии ГОСТов 19 или 34.
Обозначения документов по 19 и 34 ГОСТам отличаются друг от друга.

По ГОСТу 34

В 34 ГОСТе обозначение документа присваивается по ГОСТу 34.201-89, но смотря туда, не каждый сразу способен разобраться откуда берётся какая цифра.

Номер согласно ГОСТу 34 выглядит следующим образом:

A.Б.ВВВ.ГГ.ДД.ЕЕ-Ж.М

Расшифровка обозначений:
А — код организации-разработчика системы, который присваивается по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций). Его можно узнать в бухгалтерии.
Б — код классификационной характеристики типа системы или её части, который присваивается по ОКП (Общероссийский классификатор продукции). Раздел классификатора по автоматизированным системам, идёт со строчки — 425000 Программно-технические комплексы для автоматизированных систем.
ВВВ — регистрационный номер автоматизированной системы или её части. Данный номер ведётся в журнале учёта на предприятии. Если журнал учёта не ведётся, то можно указать номер 001.
ГГ — код документа. Коды документов определены ГОСТом 34.201-89. Для каждого наименования документа свой номер. Например, Описание автоматизируемых функций – П3, Руководство пользователя – И3, Ведомость эскизного проекта – ЭП.
ДД — порядковый номер документа с одинаковым названием. Допустим, у вас 5 Пояснительных записок для разных компонентов программы, чтобы не запутаться в них им присваиваются номера 01, 02, 03, 04 и 05. Если документ один с таким названием, то значение пропускается.
ЕЕ — порядковый номер редакции документа. Документ может переписываться несколько раз, согласно пожеланиям заказчика. При официальной корректировке документа, по замечаниям заказчика, проставляется номер редакции. При первой передаче документа данное значение не проставляется, при второй передаче документа уже ставится значение 02.
Ж — порядковый номер части документа. Большие документы, для удобства сшивания, делятся на несколько частей. Если документ не разделён на части, то данное значение пропускается.
М — обозначение М, проставляется, если документ представлен не в печатном виде, а на диске или флешке. Если документ в печатном виде, то в данном значение пропускается.
ЛУ — обозначение ЛУ проставляется, только Листу утверждения.

Таким образом, можно получить следующее обозначение:
11119632.4251005.004.ПА.10.02-3 (Описание программного обеспечения для 10 комплекса Системы во 2-й редакции, часть 3);
11119632.4251005.005.ПА.10.02-М (Описание программного обеспечения для 10 комплекса Системы во 2-й редакции, на диске);
11119632.4251005.002.ПА (Описание программного обеспечения).
11119632.4251005.008.И2 (Технологическая инструкция).
11119632.4251005.195.ПС (Паспорт).

ПО ГОСТу 19

В 19 ГОСТе обозначение документа присваивается по ГОСТу 19.103-77.

Номер согласно ГОСТу 19 выглядит следующим образом:
A.Б.ВВВВВ-ГГ ДД ЕЕ-Ж

Расшифровка обозначений:
A — код страны, где разработан документ. Например, RU для России. Остальные обозначения указаны в стандарте ISO 3166-1.
Б — код организации-разработчика, который присваивается по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций). Его можно узнать в бухгалтерии.
ВВВВВ — регистрационный номер программы, который присваивается по ОКП (Общероссийский классификатор продукции). Допускается присваивать регистрационный номер в порядке возрастания, начиная с 00001 до 99999, для каждой организации (предприятия)-разработчика.
ГГ — порядковый номер редакции документа. Например, 01, 02,03.
ДД — код вида документа, который присваивается в соответствии с ГОСТ 19.101-77. Например, 34 – Руководство оператора, 12 – Текст программы, 33 – Руководство программиста.
ЕЕ — порядковый номер документа данного вида.
Ж — порядковый номер части документа.

Таким образом, можно получить следующее обозначение:
RU.11119632.20006–10 32 (Руководство системного программиста, 10 редакции);
RU.11119632.30706–10 32 02–03 (Руководство системного программиста, 10 редакции, 2-й документ данного вида, 3-я часть данного документа);
RU.11119632.10908–10 32 (Руководство системного программиста, 10 редакции);
RU.11119632.28051–01 32 (Руководство системного программиста, 1 редакции).
RU.11119632.44009–06 33 (Руководство программиста, 6 редакции).
RU.11119632.30101–02 81 (Пояснительная записка, 2 редакции).

Источник