Меню

Правовое регулирование и стандарты

Система электронного документооборота: что это такое и какие бывают современные СЭД – примеры, описание, виды

В процессе своей деятельности хозяйствующие субъекты все реже отдают предпочтение бумажным носителям. Система электронного документооборота – это передовой стандарт, уже активно используемый в США и Европе, а у нас только набирающий популярность. Но какой она может быть и что за возможности дает? Предлагаем рассмотреть эти и другие сопутствующие моменты.

Сегодня она – обязательная и ключевая часть IT-инфраструктуры современного предприятия. Она существенно повышает эффективность деятельности – как коммерческой, так и промышленной или государственной организации, – помогая удобнее, быстрее, правильнее решать задачи как внутреннего управления, так и внешнего взаимодействия (с межведомственными подразделениями, вышестоящими инстанциями, поставщиками, целевой аудиторией).

система электронного документооборота это

Что такое система электронного документооборота (СЭД)

Она представляет собой совокупность программ, обеспечивающих создание, редактирование, разграничение прав доступа и распространение файлов в компьютерных сетях с сохранением возможностей контроля над ними на уровне компании.

Для ее внедрения требуется покупать платформу – программный пакет – и аппаратные средства для ее установки (сервер, сетевое оборудование и тому подобное). Для ее использования на уровне двух организаций и более нужен оператор, который будет контролировать отправку и доставку, правильность формата, заверение подписей, сохранность архива.

Разберемся с сокращениями, чтобы вы понимали, что такое СЭД, САД и так далее; первая аббревиатура общепринятая, тогда как под второй скрывается автоматизация делопроизводства; не реже можно встретить СЭДО и САДО, означающие системы документооборота – обычного и автоматизированного соответственно.

История развития

1. 80е годы ХХ века – стали появляться разрозненные решения, на базе отдельно взятых предприятий, разработанные под их нужды, силами их же внутренних специалистов; хорошо интегрировались в уже созданную инфраструктуру компании, но оставались плохо масштабируемыми – их практические нельзя было изменить.

2. Середина 90х – создание первых универсальных СЭД с возможностью адаптации к потребностям самых разных заказчиков; внедрялись уже сторонними разработчиками, в две стадии: сначала писалось унифицированное ядро, которое после подгонялось под конкретную фирму.

3. Старт нулевых – переориентация на WorkFlow и популяризация процессно-ориентированных движков; это позволило качественно изменить подход и не просто переводить бумажные документы в электронный вид, но и начать эффективно управлять их оборотом, постепенно его оптимизируя.

4. С 2005 года – появление и повсеместное распространение принципа enterprise content management (ECM), позволившего улучшить методологию и ввести разделение на файл и контент; вслед за этим двухзвенная архитектура эволюционировала в трехзвенную – вместо связи «СУБД – приложение» появился треугольник «СУБД – сервер – интерфейс», что позволило устранить многие ошибки.

Сегодня наблюдаются благотворные условия для дальнейшего совершенствования решений и предоставления бизнесу, промышленным предприятиям и государственным структурам все более мощных и удобных инструментов.

Готовые решения для всех направлений

Магазины

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Склады

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Маркировка

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

E-commerce

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Учреждения

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Производство

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

ЕГАИС

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Сертификация

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Инвентаризация

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Другое

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Функционал СЭД: что это такое

что такое сэд

По сути, это совокупность тех возможностей, которые обязана предоставлять используемая система, а она должна обладать следующими свойствами:

  • Совместимость со всеми популярными форматами документов – чтобы не возникало никаких проблем с их оформлением, редактированием, согласованием, получением и отправкой, контролем выполнения.
  • Эффективное распределение потоков – для разграничения доступа, совместного пользования, определения маршрутов внутри организации и решения других подобных задач.
  • Создание архива – для хранения тех файлов, которые не используются прямо сейчас, но могут понадобиться, а также для быстрого их поиска.

В общем случае функционал должен быть гораздо шире, чем при работе с бумажными носителями.

Требования к системам документооборота СЭД

  • Совместимость с тем компьютерным оборудованием, на которое будет устанавливаться программное обеспечение.
  • Наличие простого, интуитивно понятного, дружелюбного к пользователю интерфейса.
  • Широта возможностей администрирования как своими силами, так и с привлечением аутсорсеров.
Читайте также:  Фармайод инструкция по применению для растений Принцип воздействия

Внимание, данные критерии должны работать и в «обратном порядке». То есть подразумевается, что компания достаточно современно оснащена технически, что ее сотрудники являются уверенными пользователями ПК и обладают всеми средствами для делового общения (Скайпом или его аналогом, электронной почтой и так далее).

Правовое регулирование и стандарты

Рассматривая, что из себя представляют САДО и СЭДО, что это такое и какими особенностями они обладают, нужно отметить, что при их написании деятельность разработчиков строго не регламентирована. Но, продумывая и развивая свои продукты, создатели ПО все-таки ориентируются на положения следующих основных нормативов:

  • ФЗ № 1 от 10 01 02 (в редакции от 08 11 07) – «Об электронной цифровой подписи»
  • ГОСТ Р 51141-98, регламентирующий нюансы архивации и делопроизводства;
  • ФЗ № 149 от 27 07 06, дающий понятия информационных технологий и способов их защиты;
  • ГОСТ Р 6.30-2003, содержащий требования к оформлению и унификации;
  • Постановление № 754 от 22 10 09, утверждающее ключевые международные положения.

Внедряя проекты, следует руководствоваться ФЗ № 152 от 27 07 06 и № 363 от 27 12 09. При этом все стандарты скорее рекомендательного характера, что позволяет закладывать определенный процент гибкости в логику и архитектуру продуктов.

Преимущества ЭДО

сэд что это

Система СЭД – это по-настоящему передовое решение, так как она обладает целым рядом достоинств по сравнению с бумажным документооборотом. В числе безусловных плюсов:

  • автоматическое упорядочивание – каждому файлу сразу же присваивается уникальный номер, что позволяет избежать повторов;
  • ускорение работы – справку или выписку не нужно лично нести в отдел, расположенный пятью этажами выше, или отправлять в филиал в другом городе;
  • отслеживание – в любой момент не проблема проверить, где находится тот или иной отчет, кто его создал, кто внес в него правки и тому подобное; кроме того, его нельзя потерять или испортить, ведь предусмотрена функция восстановления;
  • поддержка неограниченного количества различных версий с сохранением каждой при редактировании;
  • планирование – можно задать порядок и сроки отправки/поступления тех или иных файлов;
  • удаленный доступ есть круглосуточно – обладая соответствующими правами доступа, не составляет труда открыть бриф или презентацию из любой точки земного шара;
  • максимально быстрый поиск – по ключевым словам в базе данных;
  • практичная экономия – не приходится тратиться на распечатку.

Компании, которые работают с маркировкой товаров (например, обувь, табак, алкоголь, одежда), по законодательству обязаны использовать ЭДО. Упростить и оптимизировать деятельность поможет программный продукт от «Клеверенс» — «Курьер», который поддерживает электронный документооборот.

Недостатки ЭДО

Минусы, скорее, условные, но они тоже есть, и в их числе:

  • начальные затраты на покупку системы, зачастую достигающие 80-100 тысяч рублей;
  • время, которое требуется на внедрение и настройку ПО;
  • обязательное обучение задействованных сотрудников;
  • наличие администратора, следящего за нормальным функционированием, выполняющего сервисное обслуживание, отвечающего на возникающие вопросы;
  • обеспечение общей безопасности – разграничение прав, защита от несанкционированного доступа и вирусных атак, выпуск подписей;
  • необходимость регулярного резервного копирования;
  • поддержка еще и бумажной версии (если ее до сих пор используют контрагенты).

Какие бывают системы электронного документооборота

Один ее вид может содержать несколько элементов или признаков другого, но, в принципе, каждая из них ориентирована вполне конкретно. Поэтому уделим внимание каждой из существующих категорий.

Электронные архивы (ЭА)

Все их возможности ориентированы на хранение больших объемов данных и быстрый поиск нужной информации. Причем они должны позволять без проблем находить требуемые файлы как по названию, так и по заранее заданным ключевым атрибутам.

С развитыми workflow-средствами (WF)

Довольно сложны в организации и предполагают жесткую маршрутизацию с привязкой документов к соответствующим операциям. Пользуясь ими, можно задавать проведение работ по конкретным алгоритмам и таким образом предупреждать значительное число ошибок.

Нацеленные на поддержку управления компанией и на расширение базы знаний

Обычно они гибридные, то есть способные принимать в качестве базового элемента как сам файл, так и связанное с ним задание. Более того, они могут предполагать как строгий, так и свободный порядок действий.

Их активно используют в государственных структурах, на крупных предприятиях, в организациях с четко выстроенной иерархией и сводом правил. То есть в тех случаях, когда каждый сотрудник знает, как именно ему создать отчет, что в нем указать, куда его направить.

Системы типа коллабораций (collaboration)

Достаточно новые, созданные в связи с изменением условий рынка и появлением тренда к занятию четко очерченной бизнес-ниши. У них отсутствует формализация задач, их структура не строгая, зато все их возможности нацелены на удобство совместной работы. Люди могут редактировать какой-то файл, находясь в разных странах и часовых поясах, главное – чтобы им было комфортно делать это.

Читайте также:  Инструкция для фотоаппарата Olympus VG 170

Обычно это порталы и сервисы публикации и хранения данных.

Программы с развитыми дополнительными инструментами

Это продукты с CRM-функциями, упрощающие обратную связь с клиентами (customer relation management). Это ПО, предлагающее расширенные варианты использования биллинга. Пакеты услуг весьма разнообразны, но выбранный вами должен быть простым в освоении, надежным, защищенным от действий злоумышленников, соответствующим параметрам имеющегося оборудования.

сэд документооборот

Технические возможности современных систем документооборота

Поэтому развитая и передовая СЭД (САДО) позволяет реализовать:

  • единую схему работы во всех структурных подразделениях предприятия;
  • легкий обмен как между отдельно взятыми сотрудниками, так и между отделами;
  • стандартизацию форм и реквизитов;
  • регистрацию внутренней, входящей, исходящей документации с ее направлением руководящим лицам;
  • индивидуальное и коллективное внесение изменений;
  • наглядный контроль согласования и процессов исполнения;
  • создание аналитической, статистической и другой отчетности;
  • архивацию данных, с фиксированием даты и срока доступа.

Также важна возможность масштабирования, расширения, произведения надстроек. При ее наличии вы можете быть уверены, что используемая система электронного документооборота обеспечивает комфорт управления сегодня и будет настолько же удобной и через месяц, и по прошествии пары-тройки лет.

Источник



Система документооборота практика инструкция

Практика

это система облачного электронного документооборота для государственных организаций и бизнеса.

Мобильность

Необходимо много времени проводить на совещаниях, встречах, в поездках? Мобильный офис можно взять с собой и продолжать работу вне офиса.

Служба поддержки

обладает доскональным пониманием потребностей пользователя, и активно влияют на совершенствование системы.

Уважение к традициям

Мы не разрушаем устоявшихся традиций и способов работы, а стараемся сделать их более удобными.

Услуга по модели SAAS

Необходимо много времени проводить на совещаниях, встречах, в поездках? Мобильный офис можно взять с собой и продолжать работу вне офиса.

  • ПрактикаПрактика
  • МобильностьМобильность
  • Служба поддержкиСлужба поддержки
  • Уважение к традициямУважение к традициям
  • Услуга по модели SAASУслуга по модели SAAS

Под словом «облачный» подразумевается, что пользоваться сервисом можно через интернет с обычного компьютера, не устанавливая никакого дополнительного программного обеспечения.

Вы просто заходите на специальный сайт, где можете выполнять любые привычные действия с электронными документами: создавать, редактировать, направлять на согласование, согласовывать и подписывать документы электронной подписью.

Это удобно, ведь получить доступ к рабочим документам можно в любой момент независимо от вашего местоположения.

Источник

Система электронного документооборота «Практика». — презентация

Презентация была опубликована 7 лет назад пользователемАлина Лексина

Похожие презентации

Презентация на тему: » Система электронного документооборота «Практика».» — Транскрипт:

1 система электронного документооборота «Практика»

2 СЭД «Практика» — это… Облачный сервис для надежного хранения и удобной работы с электронными документами для государственных организаций и бизнеса.

3 Особенности СЭД «Практика» Простота обслуживания и внедрения Интуитивно понятный интерфейс Возможность удаленной работы Сотрудничество с другими организациями в режиме онлайн Использование средств электронной подписи Гибкость настройки прав доступа Масштабируемость Мобильный офис руководителя

4 Руководитель (Мобильный офис) ОТДЕЛ 1 ОТДЕЛ 2 Исходящая почта Исходящая почта в электронном виде Входящая почта Входящая почта в электронном виде Согласование Подпись Согласование Подпись Согласование Работа с проектами

5 Сценарий схемы движения документа ВНЕШНИЙ ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ Внешняя организация ЗАО «_________» Канцелярия. СекретарьРуководительОтдел 1Отдел 2 1 Входящее письмо 6.Подпись 4. Согласование 5. Исходящее письмо 3. Проект исходящего письма 7.Регистрация 1.Регистрация На исполнении 2. Резолюция 4. Согласование

6 1 этап. Регистрация документа в СЭД Автонумерация документов; Автозаполнение полей из заранее настроенных справочников; Ссылка на связанные документы; Отправка документа на e- mail; Орфографическая проверка вводимого текста документа; Контроль исполнения документа; Полная работа с файлами; Разграничение прав доступа; Подпись документа ЭП. Функциональные возможности:

7 Виртуальный кабинет пользователя

8 2 этап. Резолюция. Работа с поручениями: проектами резолюции и резолюциями: текстовыми графическими и голосовыми; Неограниченное кол-во резолюций; Автоматическая рассылка резолюций; Автоматическое отслеживание системой сроков сроки исполнения документов; Групповая печать резолюций; Групповая отправка документов адресатам. Функциональные возможности:

9 3 этап. Движение документов внутри организации Согласование документа Отслеживание движения документа Просмотр истории движения документа Делегирование полномочий Функциональные возможности:

10 Журнал Поиск Печать реестра документов Отчет по исполнению документов Отчет по обращениям граждан Контрольные документы Статистика Конструктор отчетов Функциональные возможности:

11 «Мобильный офис» Создавать голосовые, текстовые и графические резолюции; Рассматривать и подписывать документы; Отправлять поручения; Назначать исполнителей; Согласовывать документ; Управлять личными папками; Создавать и просматривать мероприятия; Формировать отчеты и аналитику. Функциональные возможности:

12 СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ! Закрытое акционерное общество «Атлас-2» , г.Владивосток, ул.Нерчинская, д.10, оф.315 Тел.: +7 (423) Факс: +7 (423)

Источник

Обзор и сравнения систем электронного документооборота, отзывы о ECM/СЭД

суббота, 28 февраля 2015 г.

Обзор СЭД из Татарстана — система «Практика» или связи решают всё.

Внедряя системы электронного документооборота на протяжении последних двух лет всё чащи приходится сталкиватся с СЭД «Практика», разработанную у нас в Татарстане. Сталикаюсь и в государственных структурах, и в коммерческих, что конечно приятно, система то наша родная татарская, как говорится « Бик әйбәт», но учитывая скудный функционал системы сталкиваешся с непонимаем, зачем вообще заказчикам на столько убогая система, которой и СЭД то назвать не получается.

Но о всём по порядку.

Читайте также:  Инсулин человеческий суспензия

Золотой дождь от министра «Практики»

СЭД «Практика» была разработана в 2006 году Казанской компанией «Системы документооборота». Система представляет собой облачный сервис, где плата берётся ежемесячно за каждого пользователя СЭД. Система создавалась фактически под заказ правительства Татарстана, после чего её распространение по республике пошло с помощью административных решений и давления.

Сейчас политика распространения не поменялась, СЭД «Практика» всё также распространяется с помощью административного давления от министра связи Никифорова, чьи бывшие компаньоны и друзья Никифрова Тимур Якубов и Дмитрий Юртаев по «Казанскому порталу» (http://e-kazan.ru/) являются владельцами компании «Системы документооборота». Также Никифоров и Якубов вместе работали программистами в НИИ математики и механики им. Чеботарева при Казанском государственном университете, созданном при поддержке Джоржда Сороса.

министр связи Николай Никифоров — лучший «менеджер продаж» СЭД Практика

На текущий момент СЭД «Практика» пользуются порядка 4000 организаций: МВД РФ, Министерство культуры РФ, Минприроды РФ, Российская академия народного хозяйства и госслужбы при президенте РФ, правительство Москвы, Приморский край, республика Тува, «Татнефть», «Камаз» и другие организации.

4000 клиентов всего за 9 лет сущестования компании — это реально круто, учитывая, что 90% из них «Системы документооборота» смогла заполучить лишь за последние 3 года. Это просто феномеинальный успех какой то, ведь если сравнивать основных старожил рынка, то у них более скудные показатели — у Directum всего 1700 клиентов за 12 лет, а у ЭОСа 6000 клиентов за 20 лет.

хороший друг министра связи Николая Никифорова

Получается есть связи на уровне правительства — значит будет тебе и гешефт, и прибыльный бизнес, нет связей — иди работай и не плач. Хороший пример кумовства, о котором знают уже наверное все.

Интересно, а Владимир Владимирович вообще в курсе?

Возможности СЭД «Практика»

На официальном сайте СЭД «Практика» представлены следующие преимущества:

  • Простота обслуживания и внедрения
  • Интуитивно понятный интерфейс
  • Возможность удаленной работы
  • Сотрудничество в онлайне с другими организациями
  • Использование электронной подписи
  • Гибкость настройки прав доступа
  • Круглосуточная техподдержка
  • Гибкая масштабируемость
  • Мобильный офис руководителя

Не буду долго опровергать указанные разработчиком преимущества, просто расскажу, что увидел и узнал по СЭД «Практика», посмотрев на одном из объектов в Республике. Поймёте сами возможности этой, так называемой СЭД.

Итак перед вами сводная таблица:

Возможно установка решения на оборудовании заказчика, но на текущий момент это удалось лишь мэрии г.Москвы

Фактически система является SaaS-решением.

Т.е. нельзя гарантировать сохранность документов в течение установленного срока и не допустить их удаления, плюс происходит хранение документов сверх установленных нормативов, из-за чего могут возникать юридические риски.

Есть лишь справочник «Номенклатура дел» для отметки, где лежит документ, т.е. некий аналог личным папкам, куда пользователи могут перемещать документы.

К карточке документа можно прикрепить файлы MS Word/Excel, PDF, TIFF, но все они будут преобразованы в формат JPG, поэтому все документы в системе Практика

  • не редактируемые
  • нет контекстного поиска по документам
  • нет журнала версий файла с правками

  • Организации – могут заводить новых контрагентов только привилегированные пользователи

  • Пользователи – могут заводить и назначать права только пользователи «Супер админ» и тех.поодержка в Казани

  • Рубрикатор – могут заводить новые рубрики только тех.поддержка в Казани

Поставщик рекомендует использовать лишь единственный сканер — Fujitsu-Siemens FI-5120C (25 стр./мин одностороннее сканирование)

Маршрутизатора или редактора бизнес-процессов нет, адресаты добавляются вручную.

Т.е. настроить гибкие маршщруты согласования, например, договоров не получится никак. Ну если только вы заплатите оооочень много денег разработчику и он реализует данный функционал под вас.

Работа только с созданными статусами, нет возможности создания собственных и настройки процессов и прав доступа под каждый статус.

  • Рассмотрение /ознакомление документов
  • Согласование /подписание документов
  • Работа с поручениями
  • Архива задач и документов, с которыми работал нет
  • Безопасность данных: электронная подпись
  • Защита информации при работе с мобильного устройства, подключение осуществляется по каналу VipNet.

Все документы по МЭДО поступают в папку «Входящие» без номеров и доступны по фильтру «МЭДО»

  • Минусом интерфейса является большое количество полей и ручных операций
  • Нет возможности сортировки списков документов и задач по клику, например отсортировать столбец по алфавиту, или по убыванию и пр.

Документации по развёртыванию решения, по его конфигурированию и поддержке нет.

Мнение «Гильдии управляющих документации» о СЭД «Практика»

Чтобы вы не подумали, что я не справедлив к СЭД «Практика» хочу привести отзыв о системе Сергея Афанасьева исполнительного директора Гильдии с сайта CNews:
«Система в значительной мере сфокусирована на обеспечении работы со служебной корреспонденцией и обращениями граждан, причем в основном на оперативных аспектах этой работы. Глубокая модернизация системы крайне желательна. При этом основные концепции, технические и интерфейсные решения могут быть сохранены. Обследование проводилось в связи с серьезными проблемами, возникшими при эксплуатации и доработке этой системы под нужды конкретного аппарата.».

Со слов Афанасьева из полутора сотен позиций, содержащихся в требованиях Минкомсвязи к системам управления электронными документами, реализованы в СЭД «Практика» лишь 30%!

Источник