Проверки наличия конфиденциальных документов

Акты проверок

В любой компании периодически проводятся проверки. Они могут быть как внешними, так и внутренними. Но, вне зависимости от вида проверок, мероприятия предполагают составление актов.

Законодательное обоснование

Составление акта определяется видом проверки, которая документируется:

Внутренние. Такие проверки выполняются представителями самой компании. Нужны они для оперативного устранения нарушений, которые могут повлечь за собой санкции. Форма актов обычно определяется внутренними нормами, принятыми в конкретной компании. К таким документам предъявляется относительно мало требований.
Внешние. Такие мероприятия выполняются госорганами: МВД, Роспотребнадзором и так далее. К внешним проверкам предъявляются крайне строгие требования. Они же предъявляются и к документации. Особенности оформления итогов проверки содержатся в статье 16 ФЗ №294 «О защите прав ЮЛ и ИП в рамках госконтроля» от 26 декабря 2008 года. Акт внешней проверки составляется по утвержденной форме. Если правила по составлению будут нарушены, компания сможет оспорить наложенные санкции.

ВАЖНО! Правила оформления акта о внутренней проверке рекомендуется зафиксировать в учетной политике фирмы. Именно на основании этой учетной политики будут составляться документы, сопровождающие мероприятие.

Акт о внешних проверках

Правила составления акта зафиксированы в статье 16 ФЗ №294. В пункте 1 статьи 16 указано, что по итогам проверки нужно составить акт в 2 экземплярах. Его форма утверждается Правительством РФ. Согласно пункту 2, в документе должны содержаться эти сведения:

Дата и место создания документа.
Название госоргана, который проводит проверку.
Номер приказа или распоряжения, на основании которого проводится мероприятие.
ФИО должностных лиц, ответственных за проверку.
Наименование проверяемого лица.
Дата и время мероприятия.
Данные об итогах проверки.
Информация об обнаруженных, в ходе мероприятия, нарушениях.
Информация об ознакомлении или об отказе в ознакомлении с актом.
Подписи лиц, которые проводили мероприятие.

Акт – это не единственный документ, фиксирующий итоги проверки. К нему нужно приложить ряд бумаг: протоколы об отборе образцов, пробы, заключения специалистов, экспертизы и прочее. Эти документы подтверждают сведения, изложенные в акте.

Акт создается сразу после окончания процедуры проверки. Документ составляется в двух экземплярах. Один из экземпляров передается представителю фирмы. Иногда, для оформления акта, требуются дополнительные документы: заключения экспертов, результаты проведенных исследований и так далее. В этом случае акт проверок составляется в течение 3 суток с даты завершения контрольных процедур.

Итоги проверок могут составлять государственную или коммерческую тайну. В этом случае требуется соблюдать требования, оговоренные в соответствующих законах РФ. ЮЛ и ИП имеют право создать журнал учета проверок. В него вносятся сведения о проведенных мероприятиях:

Название госоргана, проводящего проверку.
Дата начала и дата завершения мероприятия.
Основание для проведения.
Задача и предмет контрольного мероприятия.
ФИО должностных лиц, проводящих процедуру.

Если журнала учета нет, в акт нужно занести запись об этом.

К СВЕДЕНИЮ! Акт необходим для защиты прав ЮЛ или ИП. Он также нужен и представителям госоргана.

Акт о внутренних проверках

Внутренние проверки подразделяются на множество видов. К примеру, это следующие мероприятия:

Аудит.
Инвентаризация.
Служебная проверка в отношении сотрудника.
Проверка по факту несчастного случая на производстве, ЧП.

Нужно учитывать, что при инвентаризации и списании ценностей требуются отдельные формы актов. При всех остальных видах проверочных мероприятий составляется обычный акт проверки.

Акт должен оформляться комиссией. Последняя формируется на основании приказа руководителя компании. В комиссию должны входить ключевые специалисты фирмы. Сама проверка выполняется на основании распоряжения руководителя.

Акт издается на официальном бланке фирмы. В него обязательно нужно вписать название документа, время оформления. Рекомендуется зафиксировать также дату начала и завершения проверки. В документе отражается ФИО участников комиссии, их должности.

К СВЕДЕНИЮ! Акт составляется в рамках служебной проверки. На его сновании сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.

Источник

Проверки наличия конфиденциальных документов

Проверки наличия конфиденциальных документов

Плановые проверки наличия конфиденциальных документов определяют правильность отметок о их регистрации и места нахождения. Такие проверки и сроки их проведения дают возможность обеспечения контроля за сохранностью конфиденциальных документов, а также позволяют выявить и устранить ошибки при ведении конфиденциального делопроизводства. Любой вид проверки может быть закончен лишь после установления фактического наличия всех документов, числящихся по учетным формам.

Чтобы не допустить утраты документов и (или) несвоевременного обнаружения этих утрат необходимо осуществлять:

— ежедневные проверки, которые позволяют сразу после регистрации определить правильность проставления учетных данных носителей, документов и дел, и проводятся в конце рабочего дня всеми сотрудниками организации, работающими с конфиденциальными материалами;

— квартальные проверки (по истечении каждого квартала) определяют правильность проставления отметок о движении носителей, документов и дел за прошедший квартал.

В процессе проведения квартальной проверки наличия конфиденциальных материалов контролируется сохранность документов, находящихся на исполнении у сотрудников организации и не подшитых в дела. Одновременно проверяется соблюдение ими установленного порядка работы с конфиденциальными материалами, их хранения, правильности ведения внутренней описи документов, находящихся у исполнителя, своевременности и полноты ежедневной сдачи всех материалов в службу конфиденциального делопроизводства (далее – КД). Проверка ведется в обязательном присутствии самого сотрудника;

— годовая проверка (по истечении года) осуществляется проверка фактического наличия всех носителей, подготовленных и поступивших документов, в том числе не подшитых в дела или не переведенных на инвентарный учет, в течение прошедшего года.

В процессе проведения годовой проверки контролируется сохранность всех конфиденциальных материалов, находящихся как на исполнении, так и исполненных, подшитых в дела, независимо от времени их поступления, получения или издания. Дела проверяются полистно.

Внеплановые проверки осуществляются при смене руководителяили увольнения сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства, а также после выявления факта возможной утраты конфиденциальной информации.

Для проведения квартальных и годовых проверок назначается специальная комиссия, по результатам которой составляется акт.

Генеральный директор ООО «Феникс»

«___» _______ 20__ г.

о проверке наличия конфиденциальных дел, документов и учетных журналов (картотек) _________________ за 20__ год

«__» __________ 20__ г. г. Ростов-на-Дону

Комиссия в составе: председателя _____________________________, членов комиссии — _________________________, ________________________, ____________________________

(инициалы, фамилии лиц, проводивших проверку)

составили настоящий акт в том, что на основании приказа руководителя предприятия от __.__.20__ № ___, в период с «___» ______________ по «____» ______________ 20__ г. провела годовую полистную и поэкземплярную проверку наличия конфиденциальных документов: инвентарного учета, номенклатурных дел, журналов учета документов и других конфиденциальных материалов, состоящих на учете в делопроизводстве по состоянию на 01.01.20___.

Проверка наличия конфиденциальных документов проводилась путем сверки их наличия с учетными данными журналов учета, реестрами, описями.

В результате проверки установлено:

1. Все подлежавшие проверке дела, документы выделенного хранения и учетные журналы (картотеки) находятся в наличии.

2. Все регистрационные номера в журналах (картотеках) учета закрыты.

3. _____ дел (документов выделенного хранения) не зарегистрированы по формам учета.

4. Работа исполнителей с конфиденциальными документами производится в помещении № ___ подразделения конфиденциального делопроизводства и их хранение осуществляется в металлическом шкафу № ___ с определением персональной ответственности за их сохранность.

Источник

Порядок проведения проверки

Порядок проведения проверки регламентирует ст. 14 ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля».

Что надо знать?

Обязательные условия Проверка проводится на основании распоряжения или приказа руководителя, заместителя руководителя органа государственного или муниципального контроля только должностным лицом или должностными лицами, которые указаны в распоряжении или приказе – ч. 1 ст. 14 ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля».

Проверяющие обязаны выдать заверенную печатью проверяющей организации копию приказа под роспись непосредственно предпринимателю, руководителю или уполномоченному лицу, а если проверка проводится по требованию прокурора, – копию документа о согласовании проведения проверки с органами прокуратуры – ч.3 ст. 14.

Правомочный документ Распоряжение или приказ должны содержать:

наименование органа государственного контроля (надзора) или органа муниципального контроля;
фамилии, имена, отчества, должности должностного лица или должностных лиц, уполномоченных на проведение проверки, а также привлекаемых к проведению проверки экспертов, представителей экспертных организаций;
наименование юридического лица или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя, проверка которых проводится, места нахождения юридических лиц (их филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений) или места жительства индивидуальных предпринимателей и места фактического осуществления ими деятельности;
цели, задачи, предмет проверки и срок ее проведения;
правовые основания проведения проверки, в том числе подлежащие проверке обязательные требования и требования, установленные муниципальными правовыми актами;
сроки проведения и перечень мероприятий по контролю, необходимых для достижения целей и задач проведения проверки;
перечень административных регламентов по осуществлению государственного контроля (надзора), осуществлению муниципального контроля;
перечень документов, представление которых юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем необходимо для достижения целей и задач проведения проверки;
даты начала и окончания проведения проверки – ч. 2 ст. 14 ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля».

Ограничения при проведении проверки При проведении проверки должностные лица органа государственного или муниципального контроля не вправе:

проверять выполнение обязательных требований и требований, установленных муниципальными правовыми актами, если такие требования не относятся к полномочиям органа государственного или муниципального контроля, от имени которых действуют эти должностные лица;
осуществлять плановую или внеплановую выездную проверку в случае отсутствия при ее проведении руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, индивидуального предпринимателя, его уполномоченного представителя;
требовать представления документов, информации, образцов продукции, проб обследования объектов окружающей среды и объектов производственной среды, если они не являются объектами проверки или не относятся к предмету проверки, а также изымать оригиналы таких документов;
отбирать образцы продукции, пробы обследования объектов окружающей среды и объектов производственной среды для проведения их исследований, испытаний, измерений без оформления протоколов об отборе указанных образцов, проб по установленной форме и в количестве, превышающем нормы, установленные национальными стандартами, правилами отбора образцов, проб и методами их исследований, испытаний, измерений, техническими регламентами или действующими до дня их вступления в силу иными нормативными техническими документами и правилами и методами исследований, испытаний, измерений;
распространять информацию, полученную в результате проведения проверки и составляющую государственную, коммерческую, служебную, иную охраняемую законом тайну, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
превышать установленные сроки проведения проверки;
осуществлять выдачу юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям предписаний или предложений о проведении за их счет мероприятий по контролю;
требовать от юридического лица, индивидуального предпринимателя представления документов и (или) информации, включая разрешительные документы, имеющиеся в распоряжении иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций, включенные в определенный Правительством Российской Федерации перечень;
требовать от юридического лица, индивидуального предпринимателя представления документов, информации до даты начала проведения проверки. Орган государственного или муниципального контроля после принятия распоряжения или приказа о проведении проверки вправе запрашивать необходимые документы и информацию в рамках межведомственного информационного взаимодействия – ст. 15 ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля».

Частые вопросы

Какие документы должны представить проверяющие?

Перед началом проверки проверяющие обязаны предъявить свои удостоверения, копию приказа или распоряжения, в котором указаны пофамильно все, участвующие в проверке, и подробно расписан сам предмет проверки и сроки проведения – ч. 9 ст. 12 ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля».

Взимается ли плата за проведение проверок?

Нет. Плата с юридических лиц, индивидуальных предпринимателей за проведение мероприятий по контролю не взимается – пп. 8 и 9 ст. 3 и ч. 3 ст. 7 ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля».

Возможно ли обжаловать действия проверяющих?

Да, такая возможность закреплена законодательно – п. 4 ст. 21, ст. 23 и ч. 1 ст. 24 ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля». Такие дела рассматриваются в суде.

Источник

Приказ о проведении служебной проверки

Фирме может потребоваться оценка действий своих работников при совершении ими определенных поступков. Для этих целей есть процедура служебного расследования. Оно начинается с оформления обязательного документа — приказа о проведении служебной проверки. В статье — правила и образец его оформления.

Читайте в статье:

Срок проведения служебного расследования и наказания

Проверку проводят в течение одного месяца с момента, когда работодателю стало известно и совершении работником злоупотребления. Срок процедуры можно продлить на время, когда работник находился на больничном или в отпуске. Но не более чем на 6 месяцев.

Наказание можно применить в отношении работника не позднее 2 лет со дня совершения им злоупотребления. Время производства по уголовному делу в данный период не включают (ст. 193 ТК РФ).

Эти документы помогут вам оформить служебную проверку в соответствии со всеми требованиями законодательства. Они спасут от обидных штрафов и защитят от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами программы БухСофт. Скачивайте бесплатно:

Процедура проведения служебной проверки

Процесс включает в себя три шага:

Шаг 1. Фиксация факта нарушения

Шаг 2. Проведение проверки

Шаг 3. Подведение итогов

Далее рассмотрим подробно каждый из них.

Шаг 1. Фиксация факта нарушения

Как правило его отражают:

в служебной записке руководителя подразделения, в котором оно произошло;
аудиторском заключении, составленном внешними аудиторами;
отчетных документах служб внутреннего аудита, экономической безопасности и др;
инвентаризационных актах;
на основании информации от внешних лиц, претензий со стороны контрагентов и др.

Шаг 2. Проведение проверки

Оно включает в себя сбор и анализ информации. Этим занимается специально созданная комиссия.

На данном этапе и составляют приказ о проведении служебной проверки организации. В документе отражают состав комиссии и сроки проведения расследования.

В состав комиссии, как правило, входят:

руководитель отдела, в котором произошло нарушение;
представители отделов экономической безопасности, юридического, IT, HR, бухгалтерии.

В некоторых случаях также привлекают внешних специалистов: аудиторов, оценщиков и других экспертов.

Обязательно получите разъяснения от нарушителя об обстоятельствах случившегося события. В противном случае, при применении дисциплинарных мер такие действия могут быть оспорены (апелляционное определение ВС Республики Саха (Якутия) от 27.01.2016 № 33-436/2016).

Работник должен предоставить пояснения в течение двух рабочих дней. При уклонении от дачи пояснений оформляют акт об отказе. Документ подписывают не менее двух свидетелей.

Комиссия проводит следующие проверочные мероприятия:

получение пояснений от других работников;
анализ первичных документов;
проведение инвентаризации ценностей;
измерения специальным оборудованием;
отправка запросов на предоставление информации контрагентам, в госорганы и общественные организации.

При этом в силу норм законодательства нельзя:

проводить действия, относящиеся к оперативно-розыскным мероприятиям (Федеральный закон от 12.08.1995 № 144-ФЗ);
применять техсредства для негласного получения данных;
получать информацию о частной жизни работника.

При использовании комиссией в беседе с работником диктофона, следует предварительно получить от него письменное согласие.

Шаг 3. Подведение итогов

На этом этапе составляют акт по результатам деятельности комиссии. Документ содержит выводы:

о наличии нарушения;
виновных лицах;
недостатках контрольных процедур в компании, которые привели к злоупотреблению.

Дисциплинарное взыскание к работнику фирма вправе применить на основании акта.

Если компания приняла решение наказать работника, то составляют приказ о наложении дисциплинарного взыскания. Срок исполнения — в течение 3 рабочих дней с момента издания приказа. В данный период не входят время отпуска и болезни.

Образец приказа о проведении служебной проверки для установления ущерба

Приказ о проведении служебной проверки организации для установления ущерба выглядит так:

Образец приказа о проведении служебной проверки при потере документов

Приказ о проведении служебной проверки организации при пропаже документов выглядит так:

Источник