Меню

РАБОЧАЯ ИНСТРУКЦИЯ ответственного секретаря государственной экзаменационной комиссии техникум

РАБОЧАЯ ИНСТРУКЦИЯ ответственного секретаря. государственной экзаменационной комиссии. техникум»

1 Р Департамент образования и науки Кемеровской области государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Таштагольский многопрофильный техникум» РАБОЧАЯ ИНСТРУКЦИЯ ответственного секретаря государственной экзаменационной комиссии ГОУ СПО «ТАШТАГОЛЬСКИЙ МНОГОПРОФИЛЬНЫЙ ТЕХНИКУМ» УТВЕРЖДАЮ Директор ГОУ СПО «Таштагольский многопрофильный техникум» Е.И. Рыданных 20 год РАБОЧАЯ ИНСТРУКЦИЯ ответственного секретаря государственной экзаменационной комиссии ГОУ СПО «Таштагольский многопрофильный техникум» Р РАССМОТРЕНО: на заседании научно-методического совета протокол от 20 г. ТАШТАГОЛ 2015

2 МНОГОПРОФИЛЬНЫЙ ТЕХНИКУМ» стр. 2 из 5 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1 Ответственный секретарь ГЭК (далее — ответственный секретарь) назначается из числа работников техникума и выполняет обязанности секретаря в порядке увеличения объема основной работы. Назначение и освобождение от исполнения обязанностей ответственного секретаря осуществляется приказом директора. 1.2 Ответственный секретарь непосредственно подчиняется председателю ГЭК, а в случае его отсутствия заместителю председателя ГЭК. 1.3 Основным направлением деятельности ответственного секретаря ГЭК является выполнение технических функций по обеспечению работы ГЭК в рамках процедуры ГИА. 1.4 В случае, если ответственный секретарь является педагогическим работником по направлению итоговой аттестации, то с разрешения председателя ГЭК ему может быть предоставлено право голоса. 1.5 Ответственный секретарь взаимодействует с зам. директора по УПР, председателем ЦМК, сотрудниками учебной части. 1.6 Работа секретаря оплачивается в установленном в техникуме порядке. 2. ОБЛАСТЬ КОМПЕТЕНЦИЙ ОТВЕТСТВЕННОГО СЕКРЕТАРЯ 2.1 Обеспечивает наличие обязательной документации ГЭК: — программа ГИА (оригинал); — приказы директора техникума о составе ГЭК и допуске студентов к ГИА; — сводная ведомость успеваемости выпускников (оригинал), в которой секретарь проверяет наличие аттестации по всем этапам теоретического и практического обучения, соответствие списочного состава ведомости приказу директора о допуске к ГИА, наличие всех подписей и печати; — зачетных книжек выпускников; — книги протоколов заседания ГЭК 2.2 Обеспечивает подготовку заседаний ГЭК: — проверяет наличие подготовленной аудитории ГЭК; — регистрирует заявления с просьбой о прохождении ГИА вне установленном графиком срока, а также особых условий для прохождения ГИА для лиц с ограниченными возможностями здоровья; — регистрирует решения апелляционной комиссии; — вывешивает график с очередностью для выпускников; 2.3 Ведет протоколы заседаний ГЭК: — вносит записи четким, разборчивым подчерком одним цветом (черным, синим) — отмечает реальное присутствие членов ГЭК, указывая фамилию, имя, отчество (полностью) в соответствии с приказом о составе ГЭК; 2.4 Не позднее 3 дней после окончания последнего заседания ГЭК: — вписывает решения ГЭК в зачетных книжках студентов и передает их на подпись директору; — подшивает в книгу протоколов ГЭК принятые заявления выпускников и решения апелляционной комиссии; — сдает документы, взятые для проведения заседаний ГЭК, лицам, ответственным за их хранение. 2.5 Секретарь аттестационной комиссии имеет право вносить предложения: — по порядку организации заседания ГЭК;

3 МНОГОПРОФИЛЬНЫЙ ТЕХНИКУМ» стр. 3 из 5 — по совершенствованию форм и методов ведения документации ГЭК. 3. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ 3.1 За неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин нормативных актов, определяющих порядок проведения аттестации, обязанностей, установленных настоящих инструкций, ответственный секретарь государственный аттестационной комиссии несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенном трудовым законодательством.

4 МНОГОПРОФИЛЬНЫЙ ТЕХНИКУМ» стр. 4 из 5 ИНФОРМАЦИОННЫЙ ЛИСТ 1 РАЗРАБОТАНО Должность ФИО Подпись Дата Зам. директора по УПР Юдина И.Н. 2 СОГЛАСОВАНО Должность ФИО Подпись Дата Зам. директора по НМР Щелканова В.И. 3 ВВЕДЕНО В ДЕЙСТВИЕ: со дня утверждения директором Техникума 20 г., (Основание: заседание НМС от 20 г.) 4 СПИСОК РАССЫЛКИ: Контрольный экземпляр документа: Учтенные копии документа:

5 МНОГОПРОФИЛЬНЫЙ ТЕХНИКУМ» стр. 5 из 5 Лист регистрации изменений Номера листов (страниц) п/п Заменённых Новых Аннулированных Номер изменения Подпись Дата введения изменени я

Источник

Инструкция для секретарей ГЭК

Инструкция для секретарей ГЭК

1. Секретарь изучает основной документ для заполнения дипломов и дубликатов. Для чего находит «Порядок заполнения, учета и выдачи документов о высшем образовании и о квалификации и их дубликатов, утвержденный приказом МОН РФ науки РФ от 01.01.01 г. № 000.»

2. Находит и изучает приказ МОН РФ от 29. ноября 2016 г. № 000 «О внесении изменений в Порядок заполнения, учета и выдачи документов о высшем образовании и о квалификации и их дубликатов, утвержденный приказом МОН РФ науки РФ от 01.01.01 г. № 000».

3. Должен различить виды бланков согласно документа МОН «Приказ Министерства образования и науки РФ от 01.01.01 г. № 000 «Об утверждении образцов и описаний документов о высшем образовании и о квалификации и приложений к ним»

4. Копия паспортных данных выпускников обязателен, диплом заполняется строго по данным паспорта. Если данные ИИСУУСС с ошибкой – исправлять при составлении отчета ФРДО.

5. При получении бланков в секторе иметь оригинал списка выпускников, заполненный по требованиям приказа ректора № 000 – ОД от 01.01.2001 г. (Шапка документа как обычный приказ: «Наименование вуза», «Наименование структурного подразделения», далее заголовок «Список выпускников группы______сдавших ГИА от «___»_____2017г., список с указанием ФИО полностью, подписи – проректор, декан или директор УЧП, секретарь ГЭК).

6. Срок заполнения и выдачи – 8 рабочих дней со дня сдачи ГИА.

7. Дипломы с отличием подписывает ректор, дипломы без отличия – курирующий проректор. Гуманитарные – , Технические – , Естественно-математические – , педагогические – , финансово-экономический институт –

8. Титул и приложение подписывается одним и тем же проректором, дипломы с отличием – ректором.

9. Дипломы с отличием после подписания и проставления гербовой печати в общем отделе обратно сдать в сектор.

10. Если студент не получил диплом, не выданные дипломы хранятся в кафедре.

11. Внимание! В список выпускников для получения бланков включаем всех сдавших ГИА студентов. У кого каникулярный отдых по отдельному приказу дипломы выдаются со всеми, а приказ об отчислении издается в сентябре т. г.

12. После выдачи дипломов в сайте СВФУ открываем «личный кабинет» и заполняем отчет ФРДО для сектора.

— открыть сайт СВФУ;

— открыть «личный кабинет» (обязательно)

— открыть вкладку «Для секретарей ГАК»;

— автоматически откроется система (Сначала изучаем визуально);

— найти кафедру, выбрать вид направления (бакалавр, магистр, специалист), форму обучения (очная, заочная);

— нажать на кнопку «Редактировать шаблон» (Обязательно);

— ввести требуемые данные по журналу выдачи дипломов;

Источник

Должностная инструкция секретаря

Должностная инструкция не входит в список необходимых документов предприятия, однако ее наличие позволяет четко определить перечень прав и обязанностей, которыми наделяются работники организации, в том числе секретари.

Образец должностной инструкции секретаря

УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор
ООО «Поставки оптом»
Широков /Широков И.А./
«12» августа 2014 г.

Должностная инструкция секретаря

Общие положения

1.1. В данном документе прописываются должностные функции, полномочия, ответственность и прочие условия работы секретаря организации.

1.2. Должность секретаря имеет право занимать лицо, обладающее аттестатом о законченном среднем общем образовании и дополнительно прошедшее специальную проф.подготовку в виде курсов, с опытом работы от полугода.

1.3. Назначение и увольнение секретаря происходит в порядке, установленном действующим ТК РФ, отдельным приказом руководителя организации.

1.4. В качестве непосредственного руководителя секретаря выступает директор организации

1.5. При отсутствии на рабочем месте, секретаря должен заменять сотрудник, утвержденный специальным распоряжением руководителя предприятия.

1.6. Секретарь обязан знать:

— Основы Закона о труде и гражданское право РФ;

— Структуру предприятия, руководящий состав, в том числе начальников подразделений;

— Правила ведения делопроизводства;

— Правила орфографии, грамматики, стилистики, пунктуации и пр. разделов письменного русского языка, необходимых для грамотного написания и оформления деловой документации;

— Унифицированные, обязательные к применению, формы, образцы, шаблоны распорядительных документов;

— Основы организации трудовых процессов;

— Этику, основы делового общения и стиля, в т.ч. ведения переговоров, составления писем, дресс-кода и т.п.;

— Правила, методы работы с компьютерной и офисной оргтехникой, в т. ч. владеть прикладными компьютерными программами (Word, Excel и т.д..);

— Утвержденные нормы и правила по охране труда, безопасности и внутреннему распорядку.

Функциональные обязанности

2.1. В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи:

— Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя;

— Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;

— Организация командировок руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.

— Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;

— Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;

— Контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря;

— Организация и сопровождение скайп и телефонных переговоров руководителя, прием и отправка факсовых сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте – прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;

— Приобретение для руководителя канцелярских принадлежностей;

— Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;

— Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.)

Читайте также:  Терморегулятор ELITECH STC 9100 220V 50C

— Организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр.

— Прием и отправка писем;

— Прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя;

— Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;

— Участие в общих собраниях и совещаниях;

— Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.

Права

Секретарь обладает следующими правами:

3.1. Требовать условий работы, способствующих повышению его производительности труда (в .ч. предоставления усовершенствованных моделей оргтехники, соблюдения норм по организации рабочего места и т.п.);

3.2. Требовать и получать документы, справки, приказы, распоряжения, напрямую касающихся его деятельности;

3.3. Взаимодействовать с начальниками отделов, руководителями структурных подразделений и вышестоящим руководством для решения вопросов, связанных с работой организации;

3.4. Быть представителем предприятия в других организациях, как государственных, так и коммерческих по всем вопросам, которые входят в его компетенцию;

3.5. Посещать курсы повышения квалификации;

3.6. Отказаться от выполнения трудовых обязанностей, если на рабочем месте его жизни или здоровью что-либо угрожает.

Ответственность

Ответственность секретаря (строго в рамках действующего законодательства) предусмотрена за наступление следующих ситуаций:

4.1. Некачественное или несвоевременное выполнение профессиональных функций, а также полный отказ от работы;

4.2. Отказ от выполнения поручений, задач, вопросов, распоряжений и приказов руководителя;

4.3. Умышленное и систематическое предоставление недостоверных или неполных сведений, касающихся его работы;

4.4. Халатное отношение к обеспечению мер по охране труда, правил внутреннего распорядка и безопасности, а также отсутствие реальных действий при их выявлении со стороны других сотрудников;

4.5. Сознательное нарушение трудовой дисциплины при условии отсутствия уважительных причин и подтверждающих их наличие документов.

4.6. Нарушение субординации.

Условия работы

5.1. Режим работы и отдыха секретаря прописан в правилах внутреннего трудового распорядка;

5.2. Возможны служебные поездки (для сопровождения руководителя), как в пределах города, так и в другие регионы.

Право подписи

6.1. Секретарю предоставляется право подписывать документы, напрямую связанные с его работой.

СОГЛАСОВАНО
Начальник кадрового отдела
ООО «Поставки оптом»
Семенов /Семенов Р.А./
«12» августа 2014 г.

С ИНСТРУКЦИЕЙ ОЗНАКОМЛЕН
Ведеркина Анна Валерьевна
Секретарь ООО «Поставки оптом»
Паспорт 7685 № 975849
Выдан ОВД Ленинского р-на г. Пермь
14.09.2012 код подразделения 123-425
Подпись Ведеркина
«17» августа 2014 г.

Для чего нужна должностная инструкция

Данный документ одинаково важен как для самого секретаря, так и для руководства компании. С одной стороны, в нем четко прописываются функции, которые должен выполнять работник, правила и законы, которые он обязан знать, порядок его назначения и увольнения, а также его права и пр. С другой стороны этот же документ позволяет работодателю координировать работу подчиненных и эффективно управлять производственным процессом.

Довольно часто должностные инструкции при возникновении конфликтов, споров и разногласий становятся юридически значимыми документами и обретают доказательную силу. Именно поэтому не стоит относиться к составлению должностных инструкций небрежно, нужно тщательно и взвешенно прописывать каждый пункт.

Основные правила по составлению должностной инструкции секретаря

Единой, обязательной к применению формы должностной инструкции секретаря нет, поэтому можно составлять ее по уже готовому шаблону или разработать документ на свое усмотрение. При оформлении документа стоит помнить о том, что на разных предприятиях секретари могут выполнять различные функции, однако основная работа у них должна быть одинакова.

Стандартная, наиболее распространенная версия должностной инструкции секретаря включает в себя четыре раздела:

  • «Общие положения»,
  • «Должностные обязанности»,
  • «Права»,
  • «Ответственность».

Однако, по желанию или при необходимости, документ можно расширять за счет других пунктов (к примеру, «Прочие условия», «Право подписи» и т.д.).

Пишется документ обычно в одном экземпляре – его же и подписывает сотрудник, на которого он составляется, а также руководитель подразделения и директор организации, но если секретарей несколько, можно распечатать должностную инструкцию в нужном количестве экземпляров. Каждый из них также должен иметь оригинальные подписи и, в случае надобности, подкорректирован, чтобы не случилось дублирования одних и тех же обязанностей.

Составление должностной инструкции секретаря

Шапка

Вверху инструкции, в ее правой верхней части следует отвести место для утверждения руководителем предприятия. Тут надо заполнить всего несколько строк: его должность (генеральный директор, директор), наименование компании, фамилию, имя, отчество и оставить место для подписи с расшифровкой. Затем посередине строки пишется название документа.

Со второй части начинаются основные разделы.

Общие положения

В первом разделе под названием «Общие положения» сначала вписывается, о чем пойдет речь в данном документе, затем указывается порядок назначения и увольнения секретаря, кому именно он подчиняется, а также требования по квалификации, которым он должен соответствовать (специализация, образование, дополнительные курсы и т.п.), необходимый стаж и опыт работы.

Затем в этом же разделе перечисляются все законы, нормативы, правила, распоряжения, с которыми секретарь обязан быть знаком: стандарты и формы документов, принятых в организации, правила ведения делопроизводства, знание оргтехники и т.д. Ниже надо написать, кто замещает секретаря в случае его отсутствия на рабочем месте (без указания фамилий конкретных сотрудников)..

Обязанности секретаря

Следующий раздел «Функциональные обязанности» касается обязанностей, которые должен выполнять секретарь. Их нужно расписывать по возможности максимально подробно, отдельными пунктами, в соответствии с потребностями компании и учетом рабочего времени работника.

Права секретаря

Раздел «Права» включает в себя инициативы и полномочия, которыми имеет право пользоваться секретарь для наиболее эффективной деятельности. Обычно сюда вписывается возможность его взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, а также с руководством.

Ответственность секретаря

В разделе «Ответственность» следует точно прописать нарушения, за которые секретарь может понести дисциплинарное наказание в виде лишения премии, замечания, выговора или даже увольнения. В одном из пунктов можно отметить, что применяемые меры воздействия соответствуют рамкам закона и Трудового кодекса РФ.

Условия работы

В пятый раздел должностной инструкции секретаря под названием «Условия работы», вписывается чем они, эти условия, определяются (например, внутренним трудовым распорядком), а также какие-то особенности – к примеру, поездки в командировки, сменный график и т.п.

Право подписи

Последний раздел данного документа включает всего один пункт, а именно – определяет документы, которые имеет право заверять своей подписью секретарь.

После тщательного заполнения должностной инструкции ее надо согласовать с сотрудником, который несет ответственность за соблюдением правил и норм, прописанных в должностной инструкции секретаря (это может быть руководитель секретариата, начальник кадровой службы и т.п.). Здесь требуется вписать его должность, название компании, фамилию, имя, отчество, а также заверить все это подписью с расшифровкой.

Далее указываем служебные и личные данные о сотруднике: фамилию, имя, отчество, должность, опять же название организации, паспортные данные, подпись и дату ознакомления с документом. Печать ставить необязательно, поскольку документ является частью внутреннего документооборота организации.

Источник



Обязанности секретаря ГАК по защите ВКР

Важным источником первичной информации и связующим звеном между кафедрами и подразделениями университета, участвующими в ИГА (деканатом, отделом магистратуры, учебным отделом и др.), является деятельность секретарей ГАК.

Секретари ГАК назначаются заведующими выпускающих кафедр, как правило, из специалистов или аспирантов соответствующих кафедр и включаются в состав ГАК.

Секретари ГАК не имеют право голоса при выставлении оценки за ВКР.

Секретарь ГАК не может одновременно являться членом ГАК.

В задачи секретарей ГАК входят:

— обеспечение наличия необходимой документации для проведения аттестационных испытаний;

— организация проведения аттестационных испытаний;

— оформление документации после аттестационных испытаний.

Работа секретаря ГАК приведена в инструкции (Приложение 24)

Сдача ВКР в архив, хранение ВКР, выдача ВКР

ВКР после защиты хранятся на соответствующей кафедре. По истечении 2 лет ВКР могут быть сданы в архив университета, в соответствии с Положением о подготовке, передаче, хранении и уничтожении дел в архивном отделе университета (СПбГИЭУ СМК-П-3.6.1-2010). Ответственными за хранение ВКР на кафедре являются заведующие выпускающих кафедр, в архиве — сотрудники архива. Электронные версии ВКР хранятся у руководителей ВКР, а также на кафедре формируются электронные базы данных ВКР. Доступ к данной базе имеет каждый сотрудник кафедры.

На кафедре выдача ВКР для ознакомления студентам (и др. лицам) осуществляется с разрешения заведующего кафедрой при условии её рассмотрения (ВКР) непосредственно на кафедре.

Выдача ВКР из архива может быть разрешена только преподавателям университета при условии обязательной регистрации данного действия.

ПРИСВОЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ ВЫПУСКНИКУ И ПРАВИЛА ПРОХОЖДЕНИЯ ПОВТОРНОЙ ПРОЦЕДУРЫ ИГА

Присвоение соответствующей квалификации/степени выпускнику СПбГИЭУ и выдача ему диплома об образовании осуществляются при ус­ловии успешного прохождения всех установленных видов аттестационных испытаний, включенных в ИГА.

Вместе с дипломом об образовании выпускнику выдается приложение к диплому государственного образца — выписка из зачетной книжки с указанием темы ВКР.

Студент, не прошедший в течение установленного срока обучения всех аттестационных испытаний, входящих в состав ИГА, отчисляется из СПбГИЭУ и получает академическую справку или, по его просьбе, диплом о неполном высшем образовании.

Лицам, не прошедшим итоговые аттестационные испытания по уважительной причине (по медицинским показаниям или в других исклю­чительных случаях, документально подтвержденных), должна быть пре­доставлена возможность пройти итоговые аттестационные испытания без отчисления из СПбГИЭУ. Дополнительные заседания ГАК организуются в установленные СПбГИЭУ сроки, но не позднее четырех месяцев после подачи заявления лицом, не прохо­дившим итоговых аттестационных испытаний по уважительной причине.

Читайте также:  DEXP 4M2CTYL B варочная поверхность в Санкт Петербург

В случае изменения перечня аттестационных испытаний, входящих в состав ИГА на момент проведения, выпу­скники проходят аттестационные испытания в соответствии с перечнем, действовавшим в год окончания теоретического курса.

Лицам, завершившим освоение ООП и не подтвердившим соответствие подготовки требованиям ГОС ВПО при прохождении одного или нескольких итоговых аттестационных испытаний, при восстановлении в университете назначаются повторные ито­говые аттестационные испытания.

Повторное прохождение итоговых аттестационных испытаний назна­чается не ранее чем через три месяца и не позднее чем через пять лет после прохождения ИГА впервые.

Повторные итоговые аттестационные испытания не могут быть назна­чены более двух раз.

СОСТАВ И ОФОРМЛЕНИЕ МЕТОДИЧЕСКОГО КОМПЛЕКСА ПО ИТОГОВОЙ ГОСУДАРСТВЕННОЙ АТТЕСТАЦИИ

Методический комплекс по ИГА составляется на основе ФГОС ВПО, ГОС ВПО по соответствующему направлению подготовки (специальности).

Методический комплекс по ИГА включает:

· программу итогового междисциплинарного экзамена (Приложение 25);

· программу и методические указания по преддипломной (научно-исследовательской) практике (если предусмотрено учебным планом) (Приложение 28);

· методические указания по подготовке и защите ВКР (Приложение 31).

Методический комплекс по ИГА считается сформированным при наличии в его составе выписки из протокола заседания кафедры о его рассмотрении и утверждении.

Оригиналы утвержденных методических материалов по ИГА хранятся в учебно-методическом отделе, копии на соответствующих кафедрах.

Предоставление методических материалов по ИГА сторонним организациям (вузам) допускается только с разрешения заведующего кафедрой.

Все преподаватели кафедры должны ознакомится с содержанием методического комплекса по ИГА и выполнять изложенные в нем требования.

Методический комплекс по ИГА оформляется в соответствии с Требованиями к подготовке и оформлению авторских оригиналов работ, представляемых к изданию в СПбГИЭУ в авторской редакции.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Ответственность и контроль за выполнение требований настоящего СТО по направлениям деятельности несут: проректор по учебно-методической работе и качеству образования, проректор по учебной работе, учебный отдел, отдел магистратуры, деканы факультетов, заведующие выпускающими кафедрами, руководители структурных подразделений, деятельность которых напрямую связана с применением в работе данного СТО.

Ответственный руководитель процесса — проректор по учебной работе.

Контроль выполнения требований настоящего СТО осуществляется в процессе внутреннего аудита СМК.

НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

В настоящем стандарте вуза использованы ссылки на следующие законодательные и нормативные документы:

· Закон РФ от 10 июля 1992 г. N 3266-1 «Об образовании» (со всеми изменениями и дополнениями).

· Методика создания оценочных средств для итоговой государственной аттестации выпускников вузов на соответствие требованиям государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования: письмо Минобразования РФ от 16.05.2002 № 14-55-353ин/15

· Методические указания по разработке сокращенных программ подготовки специалистов с высшим профессиональным образованием на базе среднего профессионального образования соответствующего профиля и оформлению документов для лиц, обучающихся по сокращенным программам: письмо Минобразования России от 10.03.1999 № 14-55-156ин/15.

· О вопросах лицензирования, аттестации и государственной аккредитации: Письмо Рособрнадзора от 05.07 2004 г. N 02-24ин/Л.

· О высшем и послевузовском профессиональном образовании: федеральный закон от 22 авг. 1996 г. № 125-ФЗ (со всеми изменениями и дополнениями).

· Положение об итоговой государственной аттестации выпускников высших учебных заведений РФ: утв. приказом Минобразования РФ от 25.03.03 г. № 1155.

· Положение о порядке проведения практики студентов образовательных учреждений высшего профессионального образования: утв. приказом Минобразования РФ от 25.03.03 г. № 1154.

· Условия освоения основных образовательных программ высшего профессионального образования в сокращенные сроки: утв. приказом Минобразования РФ от 13.05.02 г. № 1725.

· ГОСТ Р 7.32-2001. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления. – Введ. 2002-07-01. – М.: ИПК Издательство стандартов, 2002.

· ГОСТ Р ИСО 9000-2001. Система менеджмента качества. Основные положения и словарь. – Введ. 2001-08-31. – М.: ИПК Издательство стандартов, 2001.

· ГОСТ 7.82-2001. Библиографическая запись. Библиографическое описание электронных ресурсов. Общие требования и правила составления. – Введ. 2001-05-22. – М.: ИПК Издательство стандартов, 2001.

· ГОСТ 7.1-2003. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления. – Введ. 2004-07-01. – М.: ИПК Издательство стандартов, 2004.

· ГОСТ 7.9-95 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Реферат и аннотация. Общие требования (введен в действие постановлением Комитета РФ по стандартизации, метрологии и сертификации от 27 февраля 1996 г. N 108).

· ГОСТ Р ИСО 9001:2008. Системы менеджмента качества. Требования.

· Устав государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Санкт-Петербургский государственный инженерно-экономический университет», утвержденный 18.11.2002г. Министерством образования и науки РФ.

· Положение о подготовке, передаче, хранении и уничтожении дел в архивном отделе унивесритета (СПбГИЭУ СМК-П-3.6.1-2010).

· Положение о проведении в ГОУ ВПО «Санкт-Петербургский государственный инженерно-экономический университет» в 2009-2010 уч. году конкурса отчетов по преддипломной практике студентов, утвержденное приказом ректора от 06.05.2010г. №3-963 (актуализируется ежегодно).

· Положение о конкурсе выпускных квалификационных работ ГОУ ВПО «Санкт-Петербургский государственный инженерно-экономический университет», утвержденное приказом ректора от 06.05.2010 №48.

· Требования к подготовке и оформлению авторских оригиналов работ, представляемых к изданию в СПбГИЭУ — СПб.: СПбГИЭУ, 2005.

· ДП «Внутренние аудиты» (СПбГИЭУ СМК-ДП-4.1-2011).

Приложение 1

Термины и определения

Выпускная квалификационная работа — законченная разработка (научное исследование), в которой решается актуальная для социально-экономической системы (общества) задача.

ВКР выполняются в формах, соответствующих определенным ступеням ВПО: для квалификации (степени) бакалавр — в форме бакалаврской работы; для квалификации «дипломированный специалист» — в форме дипломной работы (проекта); для квалификации (степени) магистр — в форме магистерской диссертации;

Результат процесса ИГА — студент-выпускник, обладающий необходимым уровнем знаний, умений, навыков для выполнения профессиональных задач в соответствии с требованиями ФГОС ВПО, ГОС ВПО и других групп потребителей (работодателей и т.д.);

Государственная аттестационная комиссия — временно действующая комиссия, устанавливающая соответствие уровня подготовки студента требованиям ГОС ВПО и квалификационным требованиям к специалисту выбранного профиля подготовки;

Документированная процедура — документ, содержащий установленный способ осуществления деятельности или процесса.

Защита ВКР — итоговое аттестационное мероприятие, позволяющее установить соответствие уровня подготовки студента требованиям ФГОС ВПО, ГОС ВПО и квалификационным требованиям к специалисту выбранного профиля подготовки;

Итоговая государственная аттестация — комплекс мероприятий (итоговый государственный экзамен, защита ВКР), позволяющих установить уровень подготовки выпускника к выполнению профессиональных задач и соответствие его требованиям ФГОС ВПО, ГОС ВПО;

Итоговый государственный экзамен — аттестационное мероприятие, позволяющее установить соответствие уровня подготовки студента требованиям ФГОС ВПО, ГОС ВПО специальности (направления подготовки);

Консультант ВКР — специалист (практик) в конкретной области исследования ВКР;

Предзащита ВКР — промежуточное мероприятие ИГА, позволяющее установить степень готовности ВКР к защите, соответствие сопроводительных документов требованиям регламентов ИГА и ФГОС ВПО, ГОС ВПО;

Процесс подготовки и защиты ВКР — устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности по осуществлению процесса подготовки и защиты ВКР, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы;

Ресурсы — ресурсы, необходимые для осуществления процесса ИГА включают в себя:

— работники вуза (ППС и УВП), обладающие необходимым уровнем знаний (квалификацией) для организации и проведения ИГА;

— образовательная среда (инфраструктура вуза, технические средства обучения);

Руководитель ВКР — специалист в предметной области знаний, в рамках которой выполняется ВКР, владеющий методологией научного исследования и методикой выполнения ВКР и осуществляющий консультационную работу со студентом по подготовке ВКР;

Руководитель процесса — должностное лицо университета, имеющее в своем распоряжении ресурсы, необходимые для выполнения процесса ИГА, и несущее ответственность за результаты процесса.

Приложение 2

Дата добавления: 2018-10-27 ; просмотров: 1933 ; Мы поможем в написании вашей работы!

Источник

Должностные обязанности секретаря. Должностная инструкция секретаря

Секретарь обрабатывает документы Секретарь работа секретарем в офисе

Суть работы секретаря

Секретарь – профессия весьма давняя, хотя в привычный нам вид оформилась сравнительно недавно, в начале XX века. Практически все высокопоставленные политики имели подчиненных, которым доверяли разную рутинную работу и могли посвятить в свои дела. Ещё в Древнем Риме так называли специальных слуг (отсюда и название профессии — secretus), которым доверяли тайны государственного управления.

Правильно данная профессия называется «секретарь-референт». Поскольку одна из основных задач специалиста – одновременно и представлять компанию, и выполнять поручения начальника, и консультировать его по определенным вопросам.

Конечно, в разных компаниях этот вопрос решается по-своему. Где-то гендиректор держит у себя целый штат помощников, а секретарь только отвечает на звонки и заваривает кофе, где-то – все офисные обязанности лежат исключительно на одном человеке.

Секретарь - где учиться, зарплата, преимущества профессии должностные обязанности секретаря

Краткое описание

Секретари являются обычными офисными сотрудниками, которые умеют выполнять широкий круг работ. Профессия имеет определенную специфику, ведь нередко от секретаря требуется не только знание основ делопроизводства, но и навыки организатора, умение пришивать пуговицы и даже заваривать вкусный кофе. Секретарь – это настоящее сердце любого офиса, ведь именно он обеспечивает бесперебойную работу, следит за порядком, иногда руководит нижестоящим персоналом, предупреждает конфликтные ситуации и формирует правильный деловой микроклимат.

Читайте также:  Starline a39 инструкция по эксплуатации брелка

Секретарь или секретарша?

Изначально профессия секретаря была сугубо мужским занятием, поскольку женщины были практически полностью исключены из деловой сферы. Однако в начале XX века постепенно женщины потеснили мужчин в этой профессии. Руководители по сей день гораздо охотнее принимают на работу именно секретарш, а не мужчин-секретарей. Во-первых, женщины гораздо лучше работают в режиме многозадачности, во-вторых, их ценят за большую собранность и ответственность, в-третьих, не последнее место играет презентабельность и умение налаживать контакт с посетителями.

Так что уместно говорить, что профессия секретаря является сугубо женской, а мужчин в ней незначительное количество.

Заработная плата

В среднем за свою работу секретарь получает 25000 рублей. Многие начинают строить свою карьерную «лестницу» именно с этой профессии. Желающие работать секретарем, без опыта могут рассчитывать на получение небольших зарплат – 10000 — 15000 рублей. Но при этом они должны свободно уметь работать на ПК и знать основы делопроизводства.

У делопроизводителя с опытом работы от одного года заработная плата равна 20000 рублей.

Ценятся сотрудники, знающие английский язык и опытные. Их оплата труда может равняться 25000 рублей и выше.

Обязанности секретаря в его работе

В обществе укоренился стереотип о том, что секретарь – это молодая женщина, все обязанности которой заключается в приготовлении кофе и перепечатывании бумаг. Хотя на самом деле работа секретарем – довольно стрессовая и нервная. И задач в ней на порядок выше.

Секретарю каждый день приходится решать множество дел, а также нередко действовать в условиях форс-мажора и нехватки времени. Так или иначе обязанностей у секретаря достаточно много:

  1. Планирование встреч руководства, запись на прием к начальнику;
  2. Подготовка деловых переговоров, общение с гостями;
  3. Прием телефонных звонков и входящей корреспонденции;
  4. Работа с документами и текстами выступлений руководителя;
  5. Бронирование гостиниц и авиабилетов во время деловых поездок;
  6. Заказ канцтоваров, сувенирной продукции, полиграфии, покупка подарков и т.д.

По факту обязанностей у секретаря может быть ещё больше. Всё зависит от штата компании, специфики работы. Очень часто (особенно в небольших компаниях) секретарь совмещает функции делопроизводителя, а также проводит собеседования среди кандидатов на работу.

Особенности профессии

Современный руководитель должен выполнять целую массу задач. А так как очень часто для этого нужно много времени и внимания, то на помощь ему приходит его помощник – референт.

Благодаря этому специалисту руководитель может выполнять несколько действий, в число которых входит:

  1. наблюдение за работой сотрудников;
  2. проведение переговоров с постоянными и возможными клиентами;
  3. контроль за ведением учетной документации.

Именно по этой причине, референт выполняет обязанности правой руки директора. Причем очень часто бывает так, что обойтись без столь надежного помощника будет очень сложно. Даже в электронном ресурсе Википедия сказано, что совмещение секретарских и административных функций потребует от специалиста всестороннего развития и высокой степени коммуникабельности. Тем более, что ему приходится заниматься планированием рабочего времени и согласования дальнейших действий директора. А это предполагает умение быстро обрабатывать большие объемы информации.

Стоит сказать, что многие не всегда верно понимают, чем занимается референт, что должен знать и уметь, чтобы полностью соответствовать занимаемой должности.

Требования к навыкам секретаря

Во всех объявлениях о поиске работы перечислены довольно стандартные условия для секретарей:

  1. Уверенный пользователь ПК (знание всех рабочих программ, умение обращаться с оргтехникой);
  2. Навык слепой печати;
  3. Умение вести деловые переговоры, владение деловым письмом;
  4. Знание правил документооборота, умение оформлять официальные бумаги (приказы, распоряжения, акты и т.д.);
  5. Познания в архивном деле;
  6. Знание иностранного языка (преимущественно — английского).

Самое интересное, что из-за специфики работы секретарями могут работать далеко не все. В этой профессии нужны собранность, способность делать несколько дел одновременно, управлять своим временем, умение планировать, высокая работоспособность и организаторский талант.

Очень важны также презентабельный внешний вид, приятный голос и знания этикета, умение элегантно одеваться и быть доброжелательным.

Кому подойдет

Секретарь обрабатывает документы

Потенциальный секретарь должен обладать следующими качествами:

  1. Стрессоустойчивость. Претендент на данную должность обязан иметь самообладание и выдержку.
  2. Стремление получать новые знания и умения. Хороший секретарь должен знать иностранный язык, уметь вести деловую переписку, составлять и регистрировать различную документацию.
  3. Готовность к ненормированному графику работы, неожиданным неурядицам (авралам).
  4. Способность правильно и качественно планировать свой день. В большинстве случаев – составление рабочего плана для руководителя – это одна из задач секретаря.
  5. Коммуникабельность. Со всеми посетителями фирмы секретарь должен уметь вести вежливый разговор, быть отзывчивым.

Возможен ли карьерный рост для секретарей

Несмотря на обилие обязанностей и тяжесть труда, карьерных перспектив у секретарей не так уж много. Начинают такие работники, как правило, с должности секретаря на ресепшен. То есть принимают звонки, встречают гостей, заказывают канцелярию и носят документы на подпись. Во многих компаниях на этой позиции, собственно, их карьера и заканчивается.

Альтернативный вариант – стать личным помощником руководителя (секретарем-референтом). В крупных компаниях или государственных ведомствах можно дорасти также до начальника секретариата.

Ответственность

Секретарь-референт должен ответственно относиться к документообороту и не имеет права разглашать конфиденциальную информацию. Такой сотрудник несёт ответственность за сохранность документов и их своевременную подачу начальству. Секретарь несёт ответственность за невыполнение обязанностей, прописанных в должностной инструкции, т. е. за невыполнение своих рабочих функций, в том числе и таких нарушений, как опоздания. У сотрудника могут возникнуть проблемы, если он будет халатно относиться к работе с документацией.

Ответственность несётся за разглашение конфиденциальной информации, которая относится к разряду «коммерческой тайны». Сотруднику запрещается портить инвентарь, в частности, мебель, предоставленный ему или принадлежащий компании. Секретарь несёт ответственность за бестактное или грубое отношение к сотрудникам. Так как он сообщается со всеми другими сотрудниками практически ежедневно, то секретарь должен быть неконфликтным и дипломатичным.

Где выучиться на секретаря

Обучение секретарей проводят, как правило, учреждения среднего профессионального образования. Однако на эту должность могут претендовать по сути любые работники с гуманитарным образованием. Особенно ценятся специалисты, знающие архивное дело, документоведы и делопроизводители.

Если речь идет о работе в юридической компании, то на должность секретаря можно устроиться и с юридической профессией.

Помимо стандартного образования, есть также курсы секретарей и помощников руководителя. Подобное обучение возможно при любом уровне образования, проводится по ускоренной программе.

Плюсы и минусы

Достоинствами профессии можно назвать следующее:

  • отсутствует физическая нагрузка;
  • есть возможность получить важные коммуникативные навыки и наладить полезные связи;
  • нет необходимости иметь специальность для получения работы;
  • работа в комфортных условиях;
  • в некоторых случаях можно в личных целях воспользоваться офисной оргтехникой (копир, скан);
  • иногда можно совмещать учебу и работу.

Как и в любой другой профессии, должность секретаря имеет свои недостатки:

  • постоянное нахождение на виду у руководства;
  • ежедневный безупречный внешний вид (особенно важен в крупных компаниях);
  • однотипные задачи и рутинная работа (часто характерны для небольших организаций);
  • работа часто связана со стрессом;
  • выполнение личных поручений начальства, не имеющих отношения к работе;
  • редко есть возможность для самореализации;
  • режим работы может быть ненормированным.

Перспектива развития для секретаря часто остается под вопросом. Одни руководители не спешат терять хорошего сотрудника и переводить его на другую должность. Другие по отношению к ответственным, трудолюбивым и профессиональным работникам проявляют понимание и нередко повышают в должности.

Секретарь - где учиться, зарплата, преимущества профессии

Вакансии для секретарей на рынке труда, средняя зарплата

Профессия секретаря не относится к категории высокооплачиваемых. При всем обилии обязанностей работодатели в Москве могут предложить порядка 40 тысяч рублей, в провинции зарплата секретаря ещё ниже – порядка 25 тысяч рублей.

Однако, если речь идет о помощнике руководителя, там зарплаты уже повыше – до 60 тысяч рублей. Правда, при этом от помощника может потребоваться самый разный набор умений – от навыков переводчика до участия в разработке проектов. Все зависит от конкретных договоренностей при трудоустройстве. Но даже в этом случае никто не может гарантировать, что помощник руководителя не будет заниматься несвойственной для себя работой.

Специфика делопроизводителя

Если речь идет о более конкретной, узкой специализации, то дело обстоит несколько иначе. Взять, к примеру, должностные обязанности секретаря-делопроизводителя. В самом названии должности четко определен аспект выполняемой работы. Обычно на каждом предприятии уже имеется должностная инструкция, в которой обозначены направления деятельности специалиста по делопроизводству. Если такой инструкции нет, то лучше ее создать. Для этого стоит воспользоваться квалификационным справочником, в котором имеются приблизительные образцы. После этого стандартный вариант обязательно нужно доработать применительно для конкретной организации с учетом специфики и внутренних особенностей. В целом, в обязанностях секретаря-делопроизводителя должны четко прослеживаться 3 основных направления:

Источник