Меню

Учимся писать записки докладные служебные объяснительные

Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 5 октября 2012 г.

Е.В. Орлова, директор департамента внутреннего аудита ООО «Комо»

Формальность, отнимающая время и силы, — именно так многие относятся к докладным, служебным и объяснительным запискам и зачастую не видят между ними разницы. Принято считать, что докладные и объяснительные записки связаны с применением дисциплинарных взысканий. На самом же деле они используются не только для этого. Мы расскажем, в какой ситуации уместно составление той или иной записки и как это правильно сделать.

Зачем нужны записки

Прежде всего, все записки — это информационно-справочные документы для оперативного управления. С их помощью происходит обмен информацией внутри компании (например, между разными отделами либо между филиалами, представительствами и головным подразделением). Информация в записках не содержит распоряжений, но может стать основанием для принятия какого-то управленческого решения, а может быть только принята к сведению.

Но написать их совсем непросто. Ведь ни определения понятий, ни правил составления записок нет в нормативных правовых актах. Попробуем их сформулировать сами.

Чем записки различаются между собой

Для наглядности покажем основные отличия в таблице.

В налоговых целях записки всякие важны

В некоторых случаях какая-либо записка наряду с другими документами может выступать как первичный документ для обоснования и документального подтверждения в налоговом учете расходов, например:

  • служебная записка собственной службы рекламы, согласно которой срок фактического использования рекламных видеороликов не превышал 12 месяцев, помогла компании доказать, что видеоролики не являются нематериальными активами, и списать расходы единовременн
  • для подтверждения пробега автомобиля показаниями GPS-навигатора (вместо одометра) и признания расходов на топливо нужна докладная записка начальнику транспортного отдела от мастера о том, что предрейсовый осмотр показал неисправность одометр На основании этой докладной (или иного документа) будет издан приказ о необходимости работы автомобиля с включенным навигатором и фиксировании в путевом листе его показани
  • объяснительная записка может пригодиться:
  • для получения вычета по НДФЛ на ребенка, если с прежнего места работы нет справки 2-НДФЛ. Когда человек долгое время не работал и устраивается на работу вновь, нужна его объяснительная об отсутствии доходов, трудовая книжка и письменное заявление на вычеты;
  • для решения вопроса оплаты стоимости проезда в отпуск. Если работник проводит его в нескольких местах или следует через пункты остановки проездом, нужна объяснительная записка работника и его проездные документы.

Понятно, что если записка является первичным документом, то она должна содержать все реквизиты такого документа№ 129-ФЗ.

Как правильно составлять записки

Многим сотрудникам написание записок дается с трудом, ведь это непривычная для них работа. Чтобы облегчить задачу, предусмотрите правила составления, а также бланки записок в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству, и ознакомьте работников с ней. Фрагмент инструкции может выглядеть, например, так.

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

Утверждена приказом по ООО «Альфа»
от 27.12.2011 № 123

Инструкция по делопроизводству ООО «Альфа»

4.10. Записки (докладные, служебные, объяснительные)

4.10.4. Каждая записка составляется с указанием следующих реквизитов:

  • наименование структурного подразделения — составителя записки;
  • наименование вида документа — докладная, служебная или объяснительная записка;
  • дата документа — дата подписания (арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год);
  • адресат — ф. и. о. и должность лица, кому адресована записка (в дательном падеже);
  • заголовок к тексту, который должен начинаться предлогом «О» или «Об»;
  • отметка о наличии приложения (если оно есть), например: «Приложение: в 1 экз. на 3 л.»;
  • подпись составителя (должность составителя; личная подпись и ее расшифровка (ф. и. о.)).

4.10.5. Текст пишется от первого лица в единственном числе.

В тексте записки не должно быть приветствий и завершающих пожеланий.

Рекомендуется заканчивать текст словами «Считаю. (необходимым, целесообразным и т. д.)», «Предлагаю. », «Прошу. (выделить, направить и т. п. или сделать необходимые выводы)».

4.10.6. Бланки форм докладной, служебной и объяснительной записок приведены в приложениях № 15, 16, 17 к Инструкции.

Когда сотруднику понадобится написать записку, дайте ему готовый бланк, а лучше образец. Приведем примеры оформления разных записок.

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

Генеральному директору
ООО «Альфа»
И.И. Стасову

Начальнику отдела кадров
С.В. Климовой
Причины, указанные в объяснительной,
признать неуважительными.
Применить дисциплинарное взыскание
в форме замечания к Т.И. Богдановой

Главному бухгалтеру
А.Д. Жаровой
Принять меры к восстановлению ГТД

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
от 30.08.2012 № 12

О причинах утраты оригинала ГТД

Утрата 29.08.2012 оригинала ГТД на поставку по Контракту с Bonduelle, France, от 20.04.2012 № 0007/5 партии зеленого горошка (Таможенный пост Гатчинский) произошла при ксерокопировании этого документа.

Офисный копир не предназначен для автоматического копирования документов малой плотности бумаги. Оригинал ГТД, имеющий плотность кальки, автоматически копировался в комплекте с другими документами, имеющими более высокую плотность бумаги. В результате произошло замятие и зажатие оригинала ГТД между валиками копира. При попытке его извлечь документ был разорван на мелкие, невосполнимые и нечитаемые части.

Источник



Как правильно оформить докладную записку. Конкретные примеры

Внутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка. С ней обращаются к людям, занимающим вышестоящие должности, с тем, чтобы поставить в известность о тех или иных фактах для побуждения к принятию определенного решения.

Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели. Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Законодательные основы

Законодательство не выделяет те или иные типы служебной информации, поэтому с термином «докладная записка» вы не столкнетесь в текстах таких нормативных актов, как Трудовой кодекс. Это определенный «внутренний код», используемый для удобства трансляции информации между различными членами одной организации, наравне со служебными и объяснительными записками.

Номер докладной записки по ОКУД – 0286041

Специфика докладной

Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения. Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.

Отличие от служебной записки

Докладная предназначена для передачи сведений «по вертикали», а служебная записка передает информацию между равными по статусу работниками. В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД. Пишется работником по собственной воле.

Отличие от объяснительной записки

Объяснительная записка также направляется «по вертикали», но кардинально отличается целью, заявленной в самом названии документа: объяснить ту или иную сложившуюся ситуацию, чтобы решить вопрос о виновности или невиновности сотрудника. То есть, как и в докладной, представитель вышестоящей должности побуждается к принятию решения, но это решение касается только дисциплинарных нарушений. В ОКУД имеет свой код, как и докладная. Пишется по требованию начальства.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц. Этот документ несет юридическую силу.

Функции докладных записок

Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям. Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными:

  • урегулирование возникшей проблемы производственного или административно-хозяйственного характера;
  • рационализаторские предложения по улучшению производственной деятельности;
  • донесение до руководства мнения по поводу принятого решения (чаще всего таким образом выражается несогласие);
  • объяснение своей позиции при возникновении конфликтной ситуации с коллегами или непосредственным начальством;
  • регулярные отчеты о ходе выполнения работ;
  • жалобы в случае отказа сотрудников выполнять распоряжения непосредственного начальства;
  • разбирательство по поводу неправомерного делегирование обязанностей;
  • доведение до сведения руководства информации о нарушении трудовой дисциплины и распорядка;
  • информация о происшествиях, в результате которых произошли или могли произойти материальные утраты или физический вред;
  • положительные моменты, на которые нужна реакция руководства.

Классификация докладных записок

Если рассматривать этот вид служебной документации с разных позиций, можно выделить несколько наиболее часто употребляемых разновидностей докладных.

  1. Содержание. В зависимости от того, какие именно сведения содержит докладная, можно выделить:
    • информирующая – доносящая до начальства необходимые для принятия решения сведения, например, о ходе работ, о возникших нюансах, способах действий; как правило, подается регулярно вплоть до завершения проекта;
    • отчетная – докладывает о завершении какого-либо этапа работ для получения дальнейших указаний и, при необходимости, нормализации ситуации;
    • инициативная – автор вносит свои предложения на основании сообщенных им сведений.
  2. Адресат. От того, кому именно направляется докладная, зависит ее вид:
    • внешняя – направляется руководству другого учреждения;
    • внутренняя – адресована вышестоящим лицам внутри организации.

К СВЕДЕНИЮ! Для внутренней и внешней докладных характерна существенная разница в оформлении: для последних обязателен бланк организации.

  • Факты. Информация, доносящаяся до сведения руководства, требующая принятия незамедлительных мер, чаще носит негативный характер. Но случается, что нужно известить начальство и об особенных успехах сотрудника. Тип докладной зависит от изложенной в ней ситуации:
    • нарушении трудового распорядка и дисциплины;
    • невыполнении или недостаточном выполнении должностных обязанностей;
    • допущении оскорбления чести и достоинства, недопустимого поведения, провоцировании конфликтов;
    • выдающиеся достижения, достойные награды и пр.
  • Автор докладной

    Теоретически, правом составить докладную записку обладает любой сотрудник организации. Практически, при ее подаче соблюдается принцип субординации. Начальник структурного подразделения пишет докладную на имя генерального директора. Нижестоящие сотрудники должны разрешать возникающие ситуации сначала со своим непосредственным руководством. А уже оно, если сочтет нужным, доведет информацию до сведения дирекции. Допустимо обращение напрямую, но тогда докладную должен завизировать непосредственный руководитель.

    Исключение составляет случай, когда докладная записка составляется в связи с жалобой на самого начальника структурного подразделения. В таких случаях любой сотрудник может прямо обратиться к высшему руководству.

    Как грамотно составить докладную

    Вне зависимости от того, к какому виду принадлежит докладная, в структуре есть определенные моменты, обязательные к соблюдению. Как правило, в докладной можно выделить три самостоятельные части.

    1. Факты, события, причины, побудившие написать докладную. Эта часть должна дать читающему ответ на вопрос «Что произошло?».
    2. Соображения автора по поводу сложившейся ситуации, его предложения, варианты возможных решений.
    3. Выводы и рекомендации автора записки.
    Читайте также:  Стоматологические компрессоры Durr Dental

    Рекомендации к оформлению

    Как и любой деловой документ, докладная записка в своей основе должна подчиняться требованиям , изложенным в ГОСТе 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

    ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.

    Оформляем внутреннюю докладную

    Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4. Специального бланка для нее не требуется. Реквизиты, которые приняты для этого вида внутренней документации:

    • название подразделения, адресующего записку – размещается в верхнем левом углу;
    • получатель записки – его ФИО (достаточно инициалов) и должность надо указать в верхнем правом углу;
    • название документа заглавными буквами посередине листа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА (допускается расположение по левому краю поля листа);
    • ниже размещается дата в формате дд.мм.гггг арабскими цифрами – это день подписания документа;
    • короткая суть докладной;
    • содержание тремя обособленными блоками;
    • на последней строке ставится подпись автора с расшифровкой и названием должности.

    Особенности оформления внешней докладной

    Внешняя докладная записка – исходящий документ. Ее нужно составлять на фирменном бланке организации. Помимо перечисленных выше сведений, внешняя докладная должна содержать такую информацию:

    • сведения об организации-отправителе;
    • присвоенный документу номер;
    • город, в котором составлена докладная;
    • подзаголовок (пишется ниже названия документа и начинается со слов «Касательно…» или «О…»).

    Остальные элементы – название документа, данные адресата, текст докладной, подпись автора – оформляются так же, как и во внутренней докладной.

    Реакция адресата

    Получив докладную записку, приняв во внимание изложенные в ней факты, руководитель принимает определенное решение. Свою волю он выражает в форме резолюции, которую размещает на листе с текстом докладной записки. Данная резолюция является основанием для выполнения принятого решения.

    Конкретные образцы докладных записок

    Практика закрепила несколько типов докладных, наиболее часто встречающихся в обиходе организаций. Рассмотрим их особенности и приведем примеры составления.

    Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины (прогуле)

    Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении. Для этого и используется данный тип докладной. В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.

    Пример докладной о нарушении трудовой дисциплины

    Отдел кадров
    Генеральному директору
    ООО «Омега»
    Н.В. Грощенко

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 1

    О нарушении трудовой дисциплины (прогуле)

    Настоящим довожу до сведения руководства, что позавчера, 04.11.2016 г., сотрудницей отдела кадров Валерьевой Татьяной Олеговной допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва, завершившегося в 14:00, она не возвратилась на свое рабочее место и отсутствовала до конца рабочего дня (с 14:00 до 18:00). Оправдательных документов и удовлетворительных объяснений своего отсутствия Т.О. Валерьева в течение последующих двух дней не предоставила.

    В связи с допущенным грубым нарушением трудовой дисциплины, предлагаю объявить Т.О. Валерьевой выговор с занесением в личную карточку.

    Начальник отдела кадров (подпись) Р.В. Сухаревский

    Докладная записка о невыполнении работником своих должностных обязанностей

    Этот документ призван донести до руководства информацию о том, что работником ненадлежащим образом выполнены либо не выполнены совсем его профессиональные обязанности. В финале документа содержится просьба о дисциплинарном воздействии. Без такой докладной какие-либо санкции в отношении сотрудника могут быть признаны необоснованными.

    Пример докладной записки о невыполнении должностных обязанностей

    Отдел метрологии
    Генеральному директору
    ООО «Росмашинстрой»
    Радковскому К.Л.

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 2

    О невыполнении должностных обязанностей

    Настоящим документом довожу до вашего сведения, что инженер отдела метрологии Антон Петрович Райсфейдер допустил нарушение графика поверок приборов учета электроэнергии (не проконтролировал выполнение утвержденного графика), что повлекло наложение на организацию штрафа государственным инспектором по контролю над приборами учета.

    В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить А.П. Райсфейдеру выговор с занесением в личную карточку и не начислять ему премию по результатам работы за следующий месяц.

    Главный метролог (подпись) П.К. Желтковский

    Докладная записка о некорректном поведении сотрудника

    Данная разновидность докладной записки информирует начальство о недопустимом поведении оскорбительного характера на рабочем месте. Предлагаемые меры воздействия должны быть направлены не только на требование наказать виновника, но и не допускать подобных ситуаций в дальнейшем.

    Пример докладной записки о недопустимом поведении сотрудника

    Административно-хозяйственный отдел
    Генеральному директору
    ООО «Просперити»
    Гиацинтовой А.В.

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3

    О некорректном поведении сотрудника

    Довожу до вашего сведения, что 24.08.2016 г. бригадиром озеленителей территории Зайковским В.И. было допущено некорректное поведение в адрес заместителя начальника административно-хозяйственного отдела Антонины Павловны Финогеновой. Зайковский В.И. допустил нетактичное замечание касательно внешнего вида А.П. Финогеновой, добавив оскорбление нецензурными выражениями. Следует отметить, что это не первое грубое высказывание Зайковского В.И. в адрес сотрудников отдела, что нарушает рабочую обстановку и провоцирует конфликтные ситуации.

    Прошу привлечь Зайковского В.И. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.

    Начальник административно-хозяйственного отдела (подпись) Неклюев М.Л.

    Источник

    Шаблоны для идеальных докладных и служебок

    Вы не должны принимать служебку или докладную от работника, если он написал ее небрежно. Отправляйте сотрудника переписывать документ, если он составлен не по шаблону. Иначе руководителю трудно будет разобраться в ситуации и принять правильное решение. Мы подготовили универсальные шаблоны записок, которые вы можете скачать и использовать уже сейчас.

    • Важное в статье:
    • В докладной попросите сообщить о ситуации и перечислить варианты решений
    • В служебке предложите описать проблему и указать просьбу
    • В объяснительной посоветуйте указать причины проступков и происшествий

    В докладной попросите сообщить о ситуации и перечислить варианты решений

    Руководитель не всегда может лично зафиксировать происшествие или нарушение работником трудовой дисциплины. Как правило, о такой ситуации ему докладывают сотрудники, которые присутствовали при происшествии, или коллеги нарушителя. В некоторых компаниях обязанность сообщать об инцидентах и нарушениях правил работодатели закрепляют в локальных актах.

    Для чего нужен документ. Если ситуация требует конкретных решений, например, привлечь нарушителя к дисциплинарной ответственности, устного сообщения недостаточно. Сотрудник обязан доложить о произошедшем в письменном виде. Для этого используют докладную записку. Работники пишут ее как по своему желанию, так и по требованию. Адресуют документ руководителю подразделения или организации.

    Кто составляет. С позиции отдела кадров, докладные делятся на входящие и исходящие. В первом случае их составляют сотрудники других отделов, а во втором – записки оформляет сам кадровик. Так, работники отдела кадров могут проинформировать генерального директора о нарушении линейными руководителями установленных правил, например, о несвоевременной сдаче табелей учета рабочего времени. Однако чаще в отдел кадров попадают докладные линейных руководителей. Они сообщают, что сотрудники не соблюдают дисциплину, и требуют принять меры, например, отстранить от работы, вынести дисциплинарное взыскание.

    Что нужно писать. Текст докладной записки состоит из двух или трех разделов. В первом излагают причины, обстоятельства, факты или события, которые послужили поводом ее написать. Во втором разделе составитель анализирует ситуацию и приводит возможные варианты решения. В зависимости от ситуации, второй раздел может отсутствовать. В третьем разделе автор указывает выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по его мнению, необходимо предпринять (образец ниже).

    Образец. Докладная записка

    Составляют записки на обычном листе бумаги формата А4. Обязательно оставляют поля – не менее 10 мм по правому краю и не менее 20 мм – по прочим сторонам (п. 4.1 ГОСТ Р 6.30-2003). Это важно, так как документ потом нужно подшить в дело для хранения. Если документ займет более одной страницы, их нумеруют. Номер страницы указывают сверху посередине верхнего поля (п. 4.9 ГОСТ Р 6.30-2003). Допустимо писать документ от руки, но чаще используют печатную форму.

    После того как составили или получили докладную, зарегистрируйте ее в журнале учета внутренней документации. Он может быть как в бумажном, так и в электронном виде. Укажите дату, когда документ поступил или когда его отправили, а также регистрационный номер. В инструкции по делопроизводству работодатель определяет, где присваивать регистрационный номер документа: по месту, где документ составили или где получили. Как правило, чтобы присвоить номер, используют хронологический порядок составления документации, буквенное обозначение структурного подразделения.

    Докладная записка об опоздании работника, отсутствии его на рабочем месте вместе с актом, объяснениями сотрудника и пояснениями коллег служит основанием для дисциплинарного взыскания, в том числе и увольнения, поэтому должна быть составлена корректно. Чтобы работники меньше допускали ошибок в докладных, разработайте и утвердите шаблон, который они смогут использовать в дальнейшем.

    В служебке предложите описать проблему и указать просьбу

    Служебная записка по назначению близка к докладной, но имеет исключительно внутренний характер.

    Для чего нужен документ. Служебные записки составляют, когда нужно решить внутренние рабочие вопросы технического, информационного, организационного или хозяйственного характера. Например, специалист отдела кадров может направить служебную записку руководителям структурных подразделений с предложением улучшить контроль над соблюдением трудовой дисциплины работниками.

    Эксперты Системы Главбух отвечают на вопросы про служебные записки

    Отвечает Андрей Кизимов,

    действительный государственный советник РФ 3-го класса, кандидат экономических наук

    Как и когда оформлять служебные записки в связи с командировками?

    Кто составляет. Служебные записки обеспечивают связь структурных подразделений между собой. Этот документ составляет работник или начальник подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. В отличие от докладной, служебную записку работник может адресовать другому сотруднику, если их должности находятся на одном уровне.

    Что нужно писать. Текст служебной записки состоит из двух разделов. В первом разделе указывают обоснования обращения. Во втором – суть записки: предложения, просьбы, заявки. Служебные записки оформляют и регистрируют так же, как и докладные (образец ниже). Чтобы работники не путались, что писать в документе, кому адресовать, понятно излагали просьбы, утвердите шаблон документа.

    Читайте также:  Инструкция мерам пожарной безопасности школе

    Образец. Служебная записка

    В объяснительной посоветуйте указать причины проступков и происшествий

    Кадровики часто имеют дело с объяснительными, которые составляют работники по поводу происшествия, поступка, ситуации. Без этого документа невозможно разобрать конфликт, вынести дисциплинарное взыскание, расследовать несчастный случай на производстве.

    Для чего нужен документ. В некоторых случаях без письменных объяснений сотрудника работодатель не вправе принимать решения по ситуации. Например, привлечение к дисциплинарной ответственности предусматривает, что работник должен дать письменные объяснения не позднее двух рабочих дней со дня, когда получил такое требование (ст. 193 ТК РФ). Без этого документа, в случае спора, суд признает, что сотрудника привлекли к ответственности с нарушением, и отменит взыскание. Однако важно и то, как написали объяснительную. Если в документе нет даты, подписи работника или других реквизитов – это также вызовет сомнения у суда в том, что работодатель действовал обоснованно.

    Кто составляет. Документ может составить любой работник по требованию непосредственного начальника или руководителя организации. Если сотрудник на требование написать объяснительную в ответ просит предъявить документ, который послужил причиной для дачи пояснений, например докладную записку, работодатель вправе ему отказать. Докладная – это не нормативный документ, не содержит нормы трудового права или информацию, которая непосредственно относится к трудовой деятельности сотрудника. Поэтому знакомить с ней по правилам статьи 22 Трудового кодекса работодатель не должен. На это указывает и суд (апелляционные определения Архангельского областного суда от 7 октября 2013 г. № 33-5808/2013, Хабаровского краевого суда от 5 июля 2013 г. по делу № 33-4172/2013, Липецкого областного суда от 17 января 2013 г. по делу № 33-58/2013).

    Что нужно писать. Текст объяснительной записки состоит из двух разделов. В первом разделе сотрудник перечисляет факты, которые послужили причиной для ее написания. Во втором разделе указывает обстоятельства, которые объясняют его действия. Можете попросить работника максимально подробно описать ситуацию, по которой нужно дать объяснения. Чем конкретнее и подробнее будет содержание объяснительной, тем выше вероятность того, что руководитель разберется в ситуации и вынесет справедливое решение (образец ниже).

    Образец. Объяснительная записка

    Если работник не знаком с требованиями ГОСТа или с культурой оформления деловых бумаг, можете продиктовать, как оформить реквизиты, или дать шаблон. Объясните, что писать в шапке документа, напомните о необходимости соблюдать поля, особенно левое, потому что документ должен читаться и после подшивания его в дело. Однако подсказывать содержимое текста записки не нужно, иначе сотрудник может использовать это против работодателя, обвинить в оказании давления и попытаться отменить решение в суде.

    К объяснительной записке работник может приложить фотографии или иные документы, которые связаны с ситуацией и подтверждают ее содержание. К примеру, повестку в суд. Бывает, что непосредственный руководитель сотрудника не согласен с пояснениями в документе. Например, работник утверждает, что ему никто не говорил о необходимости прикладывать на входе электронный пропуск, при этом он расписался в соответствующем документе. В этом случае его руководитель или сотрудник кадровой службы может написать на имя генерального директора докладную записку о недостоверности информации, которую работник указал в объяснительной, и приложить к ней подтверждающие документы.

    Регистрирует объяснительную записку не автор, а лицо, которое ее принимает, например, секретарь или сотрудник отдела кадров. Это зависит от того, какая система документооборота установлена в организации. Далее документ нужно передать руководителю, действовать следует только после того, как он примет решение и сделает соответствующую отметку на документе.

    Источник

    Всё о записках: докладная, служебная, объяснительная

    На первый взгляд кажется, что между служебной, докладной и объяснительной записками нет существенной разницы, т.к. эти документы схожи по своему назначению – все они носят информационный характер. Тем не менее это разные документы, которые отличаются содержанием, адресностью, целями составления. Кроме того, в них не содержатся поручения, а сообщаются сведения, побуждающие адресата к принятию окончательного решения по рассматриваемому вопросу.

    В чем заключаются особенности служебной, докладной, объяснительной записки? Как правильно оформить каждый документ на бумажном носителе? На эти и другие вопросы постараемся ответить с практической точки зрения.

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

    Докладная записка (код 0286041 по ОКУД*) – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам. В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.

    Определения «докладная записка» как самостоятельного понятия в законодательстве нет.

    Докладная записка составляется как по письменному или устному указанию руководителя, так и по инициативе самих работников (например, в случаях, когда для урегулирования какого-либо производственного либо хозяйственного вопроса возникает необходимость изложить информацию в письменной форме вышестоящему руководству). С помощью такого документа можно внести предложение об улучшении технической стороны производственных процессов, выразить несогласие с решением, принятым вышестоящим руководителем, а также изложить свою точку зрения при возникновении разногласий с коллегами. Поэтому при подготовке докладной записки автору прежде всего важно доступно сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу.

    Виды докладных записок

    По содержанию докладные записки подразделяются:

    • на инициативные;
    • информационные;
    • отчетные.

    Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

    Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.

    Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

    В зависимости от адресата докладные записки подразделяются:

    • на внешние;
    • внутренние.

    Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:

    • наименование организации;
    • наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
    • дату;
    • индекс;
    • место составления;
    • адресата;
    • заголовок к тексту;
    • текст;
    • подпись руководителя;
    • фамилию исполнителя, номер его телефона.

    Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации (Пример 1).

    Пример 1

    Внешняя докладная записка

    Общество с ограниченной ответственностью «Север»

    ул. Советская, д. 123, 116900, Москва

    Тел./факс (095) 112-56-90

    ОКПО 12377792, ОГРН 1046300213191

    О привлечении дополнительных

    Уважаемый Андрей Васильевич!

    В силу недостатка в кандидатах на стадии формирования административного аппарата для филиала в г. Москве необходимо привлечь трудовые ресурсы из дополнительных источников в срок до 14.04.2014. Собеседования с новыми кандидатами провести до 21.04.2014.

    Оплата расходов по дополнительным услугам будет произведена в соответствии с п. 4.5 Договора услуг № 04/56 от 14.02.2014.

    Начальник отдела кадров Семенов В.О. Семенов

    Внутренняя докладная записка направляется за пределы учреждения, например в вышестоящую организацию, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов» (Пример 2).

    К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:

    • наименование структурного подразделения;
    • наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
    • дата;
    • регистрационный (исходящий номер);
    • заголовок к тексту;
    • текст;
    • отметка о наличии приложения (если есть);
    • адресат;
    • подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).

    Пример 2

    Внутренняя докладная записка

    Директору ООО «Ромашка»

    О прогуле, совершенном менеджером

    Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 07.04.2014, менеджер по продажам Петрова Валентина Ивановна отсутствовала на рабочем месте в течение всего рабочего дня с 10 часов 00 минут до 18 часов 30 минут.

    Никаких сведений или документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Петровой В.И., предоставлено не было.

    В связи с допущенным нарушением предлагаю уволить Петрову В.И. за прогул.

    Начальник отдела продаж Игнатьев О.А. Игнатьев

    Наш совет

    Чтобы сотрудники не допускали ошибок при составлении докладной записки, рекомендуем разработать и утвердить шаблон, который они смогут использовать в дальнейшей работе.

    Оформление реквизитов докладной записки

    При оформлении докладной записки используют как угловое (Пример 3), так и продольное расположение реквизитов заголовочной части (Пример 4).

    Пример 3

    Угловое расположение реквизитов в докладной записке

    Наименование

    структурного подразделения Адресат

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

    Пример 4

    Продольное расположение реквизитов в докладной записке

    Наименование структурного подразделения

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

    Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля.

    Дата и номер докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами (21.04.2014) или буквенно-числовым способом (21 апреля 2014 г.).

    Обратите внимание

    Датой внешней докладной записки является дата ее визирования и отправки адресату, датой внутренней докладной записки дата составления и подписания.

    Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения – в зависимости от системы регистрации документов, которая действует в организации.

    В случае если докладную записку должны рассмотреть заинтересованные лица, на ней проставляют визы согласования, а после принятия решения – резолюция руководителя.

    Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

    Обратите внимание

    Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий.

    Заголовок к тексту кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога о/об и отглагольного существительного в предложном падеже, например О прогуле Лазаренко О.О.

    Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

    • в первой – констатирующейчасти – излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
    • во второй – анализирующей части – содержится анализ сложившейся ситуации и приводятся возможные варианты решения;
    • в третьей – резюмирующей части – содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

    Вторая часть в докладной записке может отсутствовать. В этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.

    Если у докладной записки есть приложение, отметка о приложении делается до оформления подписи.

    Отметку о наличии приложения, названного в тексте записки, оформляют следующим образом:

    Приложение: на 3 л. в 1 экз.

    Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров.

    Читайте также:  Bluetooth гарнитура PTT Kit K01 от SEECODE

    Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

    Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

    Обратите внимание

    Если докладная записка оформлена на двух и более страницах, то вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера проставляются в правой части верхнего поля страницы арабскими цифрами.

    СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

    Служебная записка является разновидностью докладной. Это письменное информационное сообщение, широко применяемое в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационно-правовых форм. Служебные записки обеспечивают прямую связь между объектами управления на горизонтальном уровне.

    Кстати

    Служебная записка – документ, не имеющий официального статуса. В ОКУД он не предусмотрен.

    Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели этого документа включают:

    • запрос информации;
    • выдачу инструкций;
    • сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
    • объявления (извещения).

    Текст служебной записки содержит сведения о причинах ее составления в виде предложения, просьбы, заявки. Это может быть информация о перемещениях персонала, встречах, изменениях в корпоративной культуре компании и т.п. Служебные записки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4.

    Служебную записку подписывает специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

    Законодательством не предусмотрены жесткие требования к составлению и оформлению служебных записок, поэтому порядок их оформления с учетом специфики организации следует закрепить в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству. Формат служебной записки должен служить целям упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации.

    Образец оформления служебной записки представлен в Примере 5.

    Пример 5

    Служебная записка

    СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

    Начальнику отдела кадров И.И. Сидорову

    В субботу, 19.04.2014, с 9:00 до 16:00 в отделе кадров ООО «Север» будут проводиться монтажные работы по установке сигнализации.

    Прошу Вас разрешить доступ для выполнения работ следующим сотрудникам компании «Энергосеть»:

    Начальник АХО Свиридов Н.Н. Свиридов

    ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

    Объяснительная записка – это внутренний документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

    Согласно части первой ст. 193 Трудового кодекса Российской Федерации до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Работник сообщает причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка именно в объяснительной записке. На основе объяснительной записки руководитель принимает решение о применении к сотруднику дисциплинарного взыскания. Кроме того, этот документ является одним из оснований для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

    В ОКУД ОК 011-93 этот документ упоминается только один раз – объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код 0286091), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».

    Виды объяснительных записок и их особенности

    По содержанию объяснительные записки подразделяются:

    • на составляемые для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки);
    • составляемые при возникновении штатных ситуаций, нарушениях дисциплины, проступках и т.д.

    Объяснительная записка пишется работником от руки в единственном экземпляре на стандартном листе бумаги формата А4 и адресуется потребовавшему ее лицу. Она также может быть набрана на компьютере с использованием трафаретной формы, принятой в организации. Форма объяснительной записки, а также способ исполнения (рукописный или на компьютере) законодательно не закреплены.

    Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом.

    Записка как доказательство

    Работодатель, требуя от работника объяснительную записку, написанную от руки, тем самым защищает себя от неправомерных действий со стороны работника при трудовом споре. Он исключает подмену исходного документа.

    Если в компании применяются шаблонные формы, то в конце текста можно сделать пометку: Объяснение составлено лично с использованием персонального компьютера. Дата. Подпись.

    Оформление отдельных реквизитов докладной записки

    В целях унификации информационно-справочных документов объяснительную записку следует составлять и оформлять в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003.

    Датой объяснительной записки является дата ее составления.

    Текст объяснительной записки должен содержать:

    • описание фактов, послуживших поводом к ее написанию;

    • аргументы, которые объясняют сложившуюся ситуацию.

    Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.

    При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.

    В качестве приложений могут приводиться документы, оправдывающие действия составителя документа и подтверждающие те или иные обстоятельства.

    По структуре текста объяснительная записка отличается от докладной тем, что не содержит выводов и предложений (Пример 6).

    Обратите внимание

    Если в компании разработаны и утверждены типовые формы объяснительных записок, применяемых в различных ситуациях, это не означает, что работники должны оформлять записки по утвержденным формам. Документ, составленный не по форме, также может быть действительным.

    Пример 6

    Объяснительная записка

    Считать причины неуважительными.

    Применить дисциплинарное взыскание
    в виде выговора Александровой И.И.

    Отделу кадров издать приказ.
    Смолкин 17.04.2014

    Директору ООО «СВ»

    Об отсутствии на рабочем месте

    Я, Александрова Ирина Игоревна, бухгалтер, отсутствовала на рабочем месте 14.04.2013 с 9 часов 00 минут до 15 часов 30 минут по личным обстоятельствам.

    Оправдательных документов не имею.

    Бухгалтер Александрова И.И. Александрова

    РЕГИСТРАЦИЯ ДОКЛАДНЫХ, СЛУЖЕБНЫХ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСОК

    Одной из функций делопроизводственной службы организации является обеспечение оперативного поиска нужной информации, связанной с продвижением переданных документов к исполнителю. Для более удобного поиска этих данных используются различные регистрационные формы.

    Докладные, служебные, объяснительные записки по своему функциональному назначению являются носителями определенной информации. Поскольку изложенный в записке вопрос требует письменного оформления решения в виде резолюции руководителя организации или иного полномочного должностного лица, документы необходимо регистрировать.

    Напомним, что существуют три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная. Организация вправе выбрать наиболее эффективную и подходящую ей форму регистрации.

    ▪ Журнальная форма регистрации – самая распространенная, но не всегда удобная, т.к. регистрация всех документов в ней идет в хронологическом порядке, а при поиске определенного документа специалисту приходится просматривать все листы журнала. Поиск информации усложнен еще и тем, что инициативный документ может быть зарегистрирован, например, в одном журнале, а ответ на него – в другом. Обязательных регистрационных форм (журналов) законодательством не предусмотрено. Рекомендованная форма журнала регистрации приведена в Примере 7.

    Пример 7

    Фрагмент журнала регистрации докладных и объяснительных записок

    Источник

    Докладная записка

    Докладная записка — документ, адресованный руководителю предприятия (реже — вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

    Пример оформления внутренней докладной записки

    Отдел рекламы Гущину А.В.

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

    О дополнительном финансировании заказа № 174/15

    В связи с ростом цен на полиграфические услуги во II квартале 2004 г. и изменением сметы затрат прошу

    выделить дополнительно _ тыс. руб. для

    завершения работ по заказу № 174/15.

    Начальник отдела Подпись И.Р. Логинов

    Отметка об исполнении

    Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

    Внутренние докладные записки должны быть подписаны составителем (автором).

    Докладные записки (внешние), направляемые в вышестоящие органы, должны быть подписаны руководителем предприятия.

    Датой докладной записки считается дата ее подписания.

    Объяснительная записка — документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

    Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа. Они оформляются на общем бланке учреждения.

    Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства.

    Протокол

    Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. На коммерческом предприятии составляются протоколы заседаний совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний акционеров и т.п.

    Протокол ведется секретарем во время заседания.

    Он составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги, на котором указывается наименование предприятия. Далее указываются следующие реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок. Датой протокола является день проведения заседания, а номером протокола — порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года.

    В заголовке протокола указывается название коллегиального органа. Например:

    ПРОТОКОЛ. заседания Совета директоров

    Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

    Вводная часть оформляется в следующей последовательности:

    Председатель: фамилия и инициалы.

    Секретарь: фамилия и инициалы.

    Присутствовали — фамилии и инициалы присутствующих сотрудников предприятия в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных. Если присутствующих более 10, указывается их общее количество.

    В протоколах заседаний совета директоров указывают фамилии присутствующих членов совета, независимо от их количества.

    Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чем?». Например:

    1. Об итогах работы предприятия за первое полугодие 2004 г.

    Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

    После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступавших и через тире — краткое изложение текста выступления.

    Если после выступления или в ходе обсуждения задавались вопросы, они должны быть зафиксированы в протоколе вместе с ответами. Записи делаются в краткой, лаконичной форме.

    Постановление (решение) указывается в протоколе полностью, так как является наиболее важной его частью. Текст постановления строится по образцу распорядительной части приказа.

    Протокол подписывается председателем и секретарем. Протоколы правления акционерного общества или совета директоров должны быть подписаны всеми присутствовавшими на заседании.

    К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются как приложения.

    Протоколы относятся к числу важных документов предприятия, поэтому хранятся не менее 10 лет и могут передаваться на архивное хранение.

    Источник