Меню

Ведение электронных трудовых книжек

Должностные инструкции

Должностная инструкция – это локальный документ распорядительного характера, фиксирующий обязанности трудящихся. Перечень этот зависит от множества факторов: особенности производственного процесса, требования к должности, степень ответственности сотрудников.

Функции

ДИ характеризуется этими функциями:

  • Определение требований к квалификации, к конкретной должности. В числе этих требований может быть образование, необходимость в специальной подготовке, опыт работы на той же должности.
  • Установление обязанностей. В числе обязанностей может быть перечень исполняемых работ, объем работы, степень ответственности сотрудника.

Цели формирования инструкции:

  • Документ является основанием для отказа в приеме на должность. В частности, работодатель может отказать соискателю, если тот не отвечает квалификационным требованиям.
  • Распределение профессиональных функций между штатом сотрудников.
  • Оценка качества деятельности работника на протяжении испытательного срока.
  • Оценка качества исполнения сотрудником своей работы.
  • Установление несоответствия сотрудника занимаемой им должности.

На основании положений должностной инструкции работодатель может накладывать на сотрудника дисциплинарное взыскание. Основание для его наложения – невыполнение или ненадлежащее выполнение своих рабочих функций.

Формы должностной инструкции

Существует 2 формы должностных инструкций:

  • Типовая. Касается определенной должности. Такая инструкция является универсальной. То есть, она относится ко всем сотрудникам, работающим на одной и той же должности. С документом нужно ознакомить работников под роспись. Должностные обязанности в инструкции и трудовом договоре должны совпадать.
  • Отдельная. Оформляется отдельным документом. В нем прописываются должностные инструкции, особенности взаимодействия, подчиненность. Бумага является приложением к трудовому соглашению. В этом соглашении также указываются обязанности сотрудника. Но они должны быть прописаны со ссылкой на должностную инструкцию.

Типовая форма более удобна. Позволяет уменьшить документооборот.

Разделы инструкции

Инструкция подразделяется на различные разделы. Рассмотрим их особенности.

Общие положения

В этом разделе прописывается основная информация:

  • Должность сотрудника.
  • Наименование подразделения.
  • Подчиненность сотрудника.
  • Порядок назначения на должность и отстранения от нее.
  • Особенности замещения основного сотрудника временным.
  • Требования к подготовке и знаниям: образование, опыт.

Необходимо также указать перечень нормативных актов, на основании которых работает сотрудник (ТК, внутренние акты, приказы и прочее).

Задачи

В этом разделе фиксируются задачи сотрудника, работающего на определенной должности. Указывается участок работы.

Обязанности

Указываются обязанности работника на определенной должности. Они могут быть специфическими и типовыми, универсальными. Рассмотрим универсальные обязанности:

  • Соблюдение сроков подготовки документации.
  • Следование правилам взаимодействия в коллективе.
  • Соблюдение внутреннего распорядка.

Для некоторых должностей принципиальным является обязанность по соблюдению конфиденциальности информации.

Права

Здесь перечисляются права сотрудника, необходимые для исполнения должностных обязанностей. К примеру, это могут быть следующие права:

  • Принятие решений в установленных рамках полномочий.
  • Получение конфиденциальных сведений, если они нужны для исполнения должностных функций.
  • Согласование и утверждение документации.

В этом разделе имеет смысл зафиксировать порядок реализации этих прав.

Ответственность

Здесь фиксируются формы ответственности сотрудника за неисполнение должностных требований и положений. На работника могут накладываться различные виды ответственности: материальная, административная и прочее.

Взаимодействие

Здесь фиксируется порядок взаимодействия сотрудника с подразделениями/ руководством.

Утверждение

Инструкции обычно создаются кадровым отделом. На документе ставится подпись руководителя отдела. Рекомендуется согласовать его с руководителями подразделений, где работает сотрудник, для которого формируется инструкция. Документ утверждается руководителем компании.

После того, как инструкция утверждена, нужно ознакомить с ней сотрудника под роспись. Работник ставит свою роспись в одном из следующих мест:

  • Отдельный лист под роспись.
  • Специальный журнал.
  • Графа в самой инструкции.

Ознакомление может подтверждаться и иными способами, если они не противоречат закону.

Источник

Ведение электронных трудовых книжек

Обновление: 11 июня 2021 г.

С 2020 года начался постепенный переход на ведение электронных трудовых книжек взамен бумажных. Этапы такого перехода мы рассмотрели в отдельной консультации. Ска­жем лишь, что на тех­ни­че­скую под­го­тов­ку к пе­ре­хо­ду у ра­бо­то­да­те­лей был весь 2020 г.

Как вести электронные трудовые книжки работодателю: пошаговая инструкция

Еще год назад бухгалтерские форумы пестрели вопросами о том, как ведется электронная трудовая книжка. Сегодня же всем понятно, что элек­трон­ные тру­до­вые книж­ки в РФ ведет Пен­си­он­ный фонд, а ра­бо­то­да­те­ли лишь по­да­ют в ПФР с опре­де­лен­ной пе­ри­о­дич­но­стью све­де­ния о кад­ро­вых пе­ре­дви­же­ни­ях в своих организациях. Соответственно обя­зан­но­сти ра­бо­то­да­те­лей в связи с ве­де­ни­ем элек­трон­ных тру­до­вых кни­жек ограничиваются передачей ряда сведений о работниках.

Далее поговорим подробнее о некоторых таких обязанностях.

Отчет СЗВ-ТД

Начиная с февраля 2020 г. работодатели сдают в Пенсионный фонд отчет СЗВ-ТД. Его нужно подавать не позднее 15 числа месяца, следующего за истекшим, если в истекшем месяце (подп. 1 п. 2.5 ст. 11 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ):

  • работнику был оформлен перевод на другую постоянную работу;
  • работник подал заявление на ведение электронной трудовой книжки или заявление с просьбой продолжить вести его трудовую книжку на бумаге. Ведь если у работника не было возможности подать такое заявление в 2020 году (к примеру, из-за того, что он вообще не работал в 2020 году, хотя трудовой стаж у него есть), то в 2021 году он может это сделать.
Читайте также:  Генератор бензиновый CARVER PPG 3900АE LT 170F 2 9 3 2кВт 220В бак 15л электрический стартер

Если же имело место увольнение кого-либо из работников, либо наоборот прием на работу нового сотрудника, то СЗВ-ТД необходимо представить не позднее рабочего дня, следующего за днем, когда был издан соответствующий приказ.

Электронные трудовые книжки: что делать кадровику

В 2020 г. ра­бо­то­да­те­ли в связи с переходом на электронные трудовые книжки должны были (ч. 1 ст. 2 Закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ):

  • внести изменения в локальные нормативные акты, установив в них порядок ведения электронных трудовых книжек;
  • не позднее 30 июня 2020 г. (включительно) направить (выдать) всем работникам уведомление о введении электронных трудовых книжек с 2020 г.;
  • не позднее 30 июня 2020 г. (включительно) направить (выдать) всем работникам уведомление о том, что они долж­ны вы­брать, в каком виде будет ве­стись их тру­до­вая книж­ка: в элек­трон­ном или на бу­ма­ге. Свой выбор ра­бот­ни­ки делали (и в ряде случаев де­ла­ют) путем по­да­чи ра­бо­то­да­те­лю со­от­вет­ству­ю­ще­го пись­мен­но­го за­яв­ле­ния. Эту ин­фор­ма­цию ра­бо­то­да­те­ли вклю­чали (и включают) в све­де­ния о тру­до­вой де­я­тель­но­сти, по­да­ва­е­мые в ПФР, то есть в отчет СЗВ-ТД.

Журнал учета электронных трудовых книжек

Как вести учет электронных трудовых книжек работодателю? Никак, ведь обязанности такой у работодателя нет. Поскольку все необходимые сведения о трудовой деятельности лиц, перешедших на ЭТК, собирает и хранит у себя ПФР, он же ведет и учет электронных трудовых книжек. Работодатель же в день выдачи бумажной трудовой книжки сотруднику на руки должен сделать соответствующую запись в книге учета движения трудовых книжек о том, что она выдана работнику на основании его заявления (Письмо Минтруда от 12.02.2020 N 14-2/В-150). А заводить отдельный регистр или журнал учета со сведениями об электронных книжках ваших работников нет необходимости.

Вместе с тем, если вам нужна такая информация, то вы, конечно, можете организовать для себя такой учет. Тогда в случае увольнения работника, обратившись к такому учетному документу, вы, к примеру, сразу будете знать, нужно вам оформлять на сотрудника форму СТД-Р или нет.

Как принять сотрудника с электронной трудовой книжкой

Если к вам в организацию принят новый работник, который ранее сделал выбор в пользу электронной трудовой книжки, то вам нужно сделать следующее:

— убедиться, что в его бумажной трудовой есть соответствующая запись о переходе на ЭТК. То есть пусть работник предъявит вам бумажную книжку. Делать в ней запись о приеме на работу не нужно. Определите на основании бумажной трудовой (а также формы СТД-Р или СТД-ПФР) стаж работника и верните ему книжку;

— подать форму СЗВ-ТД в ПФР с записью о приеме сотрудника на работу не позднее следующего рабочего дня за днем оформления соответствующего приказа.

Подробнее о приеме на работу соискателя в 2021 году с учетом выбранного им ранее «типа» ведения трудовой книжки написано в статье «Новый работник – 2021: вести ли трудовую книжку и как подать СЗВ-ТД».

Источник



Приказ Минтруда России № 211н от 22 апреля 2020 г.

В соответствии со статьей 19 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 14, ст. 1401; 2019, № 14, ст. 1461) и подпунктом 5.2.82 Положения о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. № 610, приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о зарегистрированных лицах.

2. Признать утратившими силу:

  • приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 21 декабря 2016 г. № 766н «Об утверждении Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 февраля 2017 г., регистрационный № 45549).
  • приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 14 июня 2018 г. № 385н «О внесении изменений в Инструкцию о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденную приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 21 декабря 2016 г. № 766н» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 16 июля 2018 г., регистрационный № 51615).

Источник

Переход на электронные трудовые книжки с 2020 года: подробная инструкция

Электронные трудовые книжки с 2020 года введут в кадровую политику организаций и ИП, поэтому важно знать, что что делать работодателю. Работодатель должен уведомить сотрудников о переходе на электронные трудовые и предоставить возможность выбрать между бумажным и электронным документом. В статье есть подробная инструкция по переходу на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года.

Пошаговый алгоритм от редакции Системы Главбух: как перейти на электронные трудовые книжки.

Переход на электронные трудовые книжки в 2020 году: пошаговая инструкция

Электронные трудовые книжки начинают формировать с 1 января 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный. Переводить на электронный формат можно только с согласия работника.

Читайте также:  Вакуумные упаковщики REDMOND RVS М020 и RVS М021

Исключение — сотрудники, которые впервые устроится на работу с 2021 года. По ним все сведения о периодах работы с перового работодатель ведет только в электронном виде. То есть оформлять им бумажную трудовую книжку не будут.

Все остальные сотрудники до 31 декабря 2020 года включительно должны подать работодателю письменное заявление — о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки.

Скачать образец заполнения

Скачать образец заполнения

Скачать образец заполнения

Шаг 1 – подготовьте документы к применению трудовых книжек в электронном виде с 2020 года

Работодатель принимает новые или изменяет локальные нормативные акты при необходимости с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации при его наличии.

С 2020 года все работодатели обязаны формировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде. В рекомендации – образцы уведомлений и заявлений, которые надо оформить в связи с новыми правилами и презентация с пошаговым алгоритмом действий.

Шаг 2 – уведомите сотрудников об электронных трудовых книжках

Работодатель не позднее 31 октября 2020 года должен уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве. Перенос крайнего срока с 30 июня на 31 октября Правительство утвердило в постановлении от 19.06.2020 № 887.

Надо сообщить две вещи – о возможности формировать трудовые книжки в электронном виде и о возможности работника выбрать между бумажным и электронным документом.

Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года

Если не удалось получить субсидию на зарплату, еще есть шанс получить деньги. В статье найдете разбор распространенных причин, по которым ФНС отказывала в субсидии. Прочитайте и попробуйте повторно попросить президентский грант.

Шаг 3 – получите от работника заявление

Каждый работник по 31 декабря 2020 года включительно должен письменно сообщить, как вести его трудовые книжки – в электронном или бумажном виде.

Сотруднику, который выбрал электронный формат, работодатель отдает бумажную трудовую на руки. Причем в ней будет запись о подаче работником заявления о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК. Ответственность за такую книжку компания больше не несет. Также информацию о заявлении включают в сведения о трудовой деятельности, которые отправляют в ПФР.

Обратите внимание на один важный момент – работнику, который не подал ни одного заявления, продолжают вести бумажную трудовую книжку в соответствии со статьей 66 ТК.

Образец заявление сотрудника с просьбой продолжать вести бумажную трудовую

Образец заявления сотрудника о желании перейти на электронные сведения о трудовой деятельности

Чтобы получить материальную поддержку от государства на зарплату и другие нужды, компания должна соответствовать одновременно четырем критериям и не находиться в стадии ликвидации. Читайте, кому дадут деньги и как действовать, чтобы получить их уже в мае.

Как можно получить сведения из элеткронных трудовых книжек

Электронные трудовые книжки с 2020 года: что делать работодателю

Обратите внимание, что работнику, который подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель выдает бумажную книжку на руки. После этого работодателя освобождают от ответственности за ее ведение и хранение. Причем в бумажной книжке, перед тем как отдать ее сотруднику, надо внести запись о подаче работником заявления о переходе на электронный вариант.

ПФР просит предупредить работника о том, что выданная ему бумажная книжка сохраняет свою силу и ее можно продолжать использовать наравне с электронной. Более того, работник должен хранить бумажную книжку, так как в электронной версии фиксируют только сведения о трудовой деятельности начиная с 2020 года.

Работникам, по которым не ведут бумажные трудовые книжки, работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности за период работы у него. Сделать это надо тем способом, который работник указал в заявлении. Есть два варианта — на бумажном носителе или в электронном виде, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью, при ее наличии у работодателя.

Чтобы сохранить коллективы компаний, Правительство инициировало меры поддержки бизнеса со стороны банков. В том числе это льготный кредит на выплату зарплаты и кредитные каникулы. Читайте, как и кому можно обращаться за такой поддержкой.

Шаг 1. Внесите изменения в правила внутреннего трудового распорядка

Правила трудового распорядка регламентируют порядок приема и увольнения сотрудников, время труда и отдыха, меры поощрения и взыскания, сроки выплаты зарплаты и т. д. Правила оформляют, как приложение к коллективному договору (ч. 4 ст. 189, ч. 2 ст. 190 ТК). Если коллективного договора в организации нет, то Правила оформите как самостоятельный документ. Читайте в рекомендации Системы Главбух, как оформить Правила трудового распорядка и какие разделы в него включить >>>

В разделе о приеме и увольнении сотрудников укажите новые условие о документах, которые сотрудник передает работодателю при трудоустройстве, а также получает при увольнении:

  • при оформлении на работу работник предъявляет работодателю бумажную трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде;
  • при заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем в бумажном или электронном виде на выбор работника – в течение 2020 года, в электронном виде – с 2021 года;
  • при увольнении работодатель выдает ему трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности за период работы у работодателя способом, указанным в заявлении работника.
Читайте также:  Инструкция Мультиварка Polaris PMC 0511AD

Образец Правил трудового распорядка с изменениями по электронным трудовым книжкам

Теперь надо сдавать СЗВ-ТД на следующий рабочий день после того, как уволили или приняли работника. Об этом сказано в постановлении Правительства 26.04.2020 № 590, которое действует с 27 апреля. Образец и новые правила — в статье.

Шаг 2. Обеспечьте техническую готовность своей компании, чтобы подавать СЗВ-ТД в ПФР

Обновите ваши бухгалтерские и кадровые программы под новые правила, потому что с переходом на электронные трудовые для работодателей ввели две новые формы отчетности.

Первый отчет, которые должны подавать работодатели, это СЗВ-ТД. Его передают в ПФР ежемесячно до 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом. В форме те же сведения, которые работодатель указывает в трудовой книжке и сведения, которые идентифицируют сотрудника.

Правительство утвердило постановление от 26.04.2020 № 590, в котором обязало работодателей сдавать в ПФР сведения по форме СЗВ-ТД на следующий день после того, как приняли или уволили работника. Новые правила заработали с 27 апреля 2020 года.

По работникам, которых приняли или уволили с 27 апреля и по 31 декабря 2020 года, отчитывайтесь не позднее следующего рабочего дня после их увольнения или приема ( подп. «в» п. 1, п. 3 постановления № 590).

Особые правила установили на тот случай, если компания уволила или приняла сотрудников в период с 1 апреля до 26 апреля включительно . Отчет на таких работников вы должны сдать 28 апреля (подп. «а» п. 1 постановления № 590).

Второй отчет — СТД-Р. Его предоставляйте тем, кто работает у вас по трудовому договору, в том числе совместителям и дистанционным работникам.

Чтобы получить сведения о трудовой деятельности, сотрудники должны прислать письменный запрос. Когда получите его, у вас будет три рабочих дня, чтобы составить и вручить сотруднику форму СТД-Р. Кроме того, в последний рабочий день выдавайте отчет всем, кто увольняется из компании.

Пониженный тариф в размере 15 процентов действует только с выплат, которые превышают федеральный МРОТ на начало года в размере 12 130 руб. Принимать во внимание региональный МРОТ не нужно. Если выплаты равны минималке или меньше, применяйте общую ставку 30 процентов. В рекомендации — как рассчитать страховые взносы по пониженному тарифу 15 процентов с 1 апреля 2020 года для малого и среднего бизнеса.

Электронная трудовая книжка в 2020 году: основные правила

Формировать сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде, то есть вести электронные трудовые книжки, все работодатели должны с января 2020 года. Исключений и специальных условий для предпринимателей и субъектов малого предпринимательства нет.

Электронная трудовая книжка – это аналог бумажной версии. В документе есть основная информация о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника. К примеру, там есть данные о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора и т.д. Сведения направляют на хранение в ПФР на их информационных ресурсах.

У работников есть еще целый год, чтобы решить, сохранять бумажные трудовые книжки или нет. Компаниям повезло меньше. Уже с января 2020 года им нужно подавать новый ежемесячный отчет СЗВ-ТД в Пенсионный фонд. Кроме того, еще одну новую форму предстоит выдавать сотрудникам по их запросу. В статье — подсказки по переходу на новые правила и все необходимые документы.

При заключении трудового договора кандидат предоставляет сведения о трудовой деятельности вместе с бумажной трудовой книжкой или взамен ее. Эти сведения также можно использовать для расчета трудового стажа и внесения записей в трудовую книжку. Сотрудник, у которого есть стаж по трудовому договору, может получить сведения у последнего работодателя на бумаге или в электронке, в МФЦ на бумаге, в ПФР на бумаге или в электронке или через портал госуслуг в электронном виде.

Работодатель, если он не ведет бумажную трудовую, должен предоставить по письменному запросу сведения о трудовой деятельности способом, который указали в заявлении. Если сведения предоставляют в период работы сотрудника, то срок – 3 рабочих дня с даты подачи заявления. При увольнении сведения представляют в день прекращения трудового договора.

Бумажную трудовую сотрудникам, которые поступили на работу после 31 декабря 2020 года, работодатель не оформляет. Сведения ведут в электронном формате.

Источник